Soạn tờ trình nội bộ nhanh từ mẫu có sẵn
Mẫu tờ trình này dành cho văn bản nội bộ doanh nghiệp: đề xuất mua sắm, xin kinh phí, tuyển dụng, sửa chữa thiết bị, tạm ứng công tác, cử người đi đào tạo, phê duyệt kế hoạch. Bạn chọn mẫu gần với việc của mình, sửa nội dung trong biểu mẫu, bảng dự trù kinh phí tự tính thành tiền, cộng thuế và đọc tổng tiền bằng chữ, rồi tải file Word hoặc PDF khổ A4 để in trình ký.
Tính năng nổi bật
- 7 mẫu tờ trình điền sẵn theo tình huống: mua sắm thiết bị, xin kinh phí sự kiện, tuyển dụng, kế hoạch marketing, sửa chữa tài sản, tạm ứng công tác phí, cử nhân viên đi đào tạo
- Biểu mẫu đủ các phần: tên công ty, bộ phận, số tờ trình, nơi và ngày lập, kính gửi, về việc, căn cứ, lý do, nội dung đề xuất, kiến nghị, câu kết
- Bảng dự trù kinh phí tự tính thành tiền từng khoản, cộng tiền hàng, thuế GTGT 5%, 8%, 10% và tổng cộng
- Tự ghi số tiền bằng chữ tiếng Việt theo tổng cộng cuối cùng, ví dụ Bảy mươi chín triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng
- Đọc được số nhập theo kiểu 15.000.000 hoặc 15000000, số lượng có phần lẻ như 1,5; báo đỏ khi nhập sai
- Khối ký ba cột (phê duyệt, trưởng bộ phận, người lập) thẳng hàng; xóa trống một cột để bỏ cột đó
- Tùy chọn in quốc hiệu, tiêu ngữ; mục nơi nhận; kính gửi một hay nhiều nơi tự trình bày đúng kiểu
- Xem trước khổ A4 ngay khi gõ, dùng cùng bố cục với file xuất ra
- Xuất file Word .docx (A4, Times New Roman 13, lề trái 3 cm) sửa tiếp được và file PDF nhúng phông tiếng Việt để in
- Tự lưu bản nháp trong trình duyệt, mở lại trang vẫn còn; sao chép nhanh nội dung dạng chữ
Vì sao dùng mẫu thay vì tự soạn từ trang trắng
Một tờ trình nội bộ không khó viết, nhưng dễ thiếu: quên số tờ trình, quên căn cứ, bảng kinh phí cộng sai, số tiền bằng chữ lệch với số, khối chữ ký lệch cột khi in. Mỗi lần như vậy văn bản bị trả lại và mất thêm một vòng trình ký. Công cụ này đưa sẵn khung chuẩn với đủ các phần mà cấp duyệt thường cần xem, nội dung mẫu viết theo lối văn bản công ty để bạn chỉ việc thay chi tiết. Phần tính toán (thành tiền, thuế, tổng, đọc số bằng chữ) do máy làm nên không sai số học. Bố cục xem trước và file xuất ra dựng từ cùng một nguồn, in ra đúng như bạn thấy, và file Word vẫn sửa được nếu công ty có quy định trình bày riêng.
Lợi ích khi sử dụng
- Soạn xong một tờ trình đủ ý trong vài phút thay vì dò lại văn bản cũ
- Không sai số học: thành tiền, thuế, tổng cộng và số tiền bằng chữ luôn khớp nhau
- Bố cục gọn, khối chữ ký thẳng hàng, in ra đúng khổ A4
- File Word mở bằng Word, WPS, Google Docs đều được, sửa tiếp theo quy định riêng
- Thông tin nội bộ chỉ nằm trên trình duyệt của bạn, không gửi lên máy chủ
- Miễn phí, không cần đăng ký tài khoản
Cách soạn tờ trình bằng công cụ
- 1Chọn mẫu gần nhất với việc cần trình ở thanh Chọn mẫu theo tình huống. Tên công ty, nơi lập và ngày được giữ lại khi đổi mẫu.
- 2Điền phần đầu: tên công ty, bộ phận lập, số tờ trình, nơi lập, ngày, kính gửi, về việc và các căn cứ (mỗi dòng một căn cứ).
- 3Sửa phần nội dung: lý do, nội dung đề xuất, kiến nghị; mỗi dòng trong ô nhập thành một đoạn văn trong tờ trình.
- 4Nếu có chi phí, bật bảng dự trù kinh phí, nhập từng khoản (nội dung, đơn vị tính, số lượng, đơn giá) và chọn mức thuế GTGT.
- 5Điền chức danh, họ tên ở khối ký và nơi nhận; kiểm tra bản xem trước khổ A4 bên cạnh.
- 6Bấm Tải file Word (.docx) để sửa tiếp hoặc Tải PDF để in trình ký.
Tờ trình là gì và khác tờ đề xuất, công văn ra sao
Tờ trình là văn bản cấp dưới gửi cấp trên để trình bày một vấn đề và xin cấp trên xem xét, quyết định hoặc phê duyệt. Trong doanh nghiệp, người lập thường là một phòng ban hoặc cá nhân phụ trách, người nhận là giám đốc, ban giám đốc, hội đồng quản trị hoặc trưởng một khối. Điểm đặc trưng của tờ trình là phải có lập luận: vì sao cần làm, làm gì, tốn bao nhiêu, đề nghị cấp trên quyết định điều gì. Tờ đề xuất (giấy đề nghị) thường ngắn hơn, dùng cho việc nhỏ và lặp lại như đề nghị thanh toán, đề nghị cấp văn phòng phẩm, không cần phân tích lý do nhiều. Công văn dùng để trao đổi, đề nghị, thông báo giữa các đơn vị ngang cấp hoặc với đối tác bên ngoài. Báo cáo dùng để tường trình kết quả, tình hình đã xảy ra. Nếu việc của bạn cần cấp trên ký duyệt một khoản chi hay một chủ trương mới, tờ trình là loại văn bản phù hợp.
Bố cục một tờ trình nội bộ đầy đủ
Một tờ trình nội bộ thường gồm các phần theo thứ tự sau. Phần đầu bên trái ghi tên công ty, tên bộ phận lập (in hoa, bộ phận in đậm) và số, ký hiệu tờ trình; bên phải ghi địa danh, ngày tháng năm, có công ty in thêm quốc hiệu và tiêu ngữ. Giữa trang là tên loại văn bản TỜ TRÌNH in hoa đậm, ngay dưới là trích yếu bắt đầu bằng V/v (về việc). Tiếp đến dòng Kính gửi, các căn cứ (quy chế, kế hoạch, biên bản liên quan) in nghiêng. Phần thân chia mục: lý do hoặc sự cần thiết, nội dung đề xuất, dự trù kinh phí kèm bảng và số tiền bằng chữ, kiến nghị. Câu kết thường là Kính trình Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt. Cuối cùng là khối chữ ký: ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, trưởng bộ phận, người lập; góc dưới bên trái là mục Nơi nhận liệt kê các nơi nhận bản sao và nơi lưu. Công cụ dựng đúng trình tự này, mục nào để trống thì không in.
Cách viết phần lý do và đề xuất cho dễ được duyệt
Người duyệt thường đọc nhanh, nên phần lý do cần trả lời ngay câu hỏi tại sao phải làm bây giờ. Nêu hiện trạng bằng con số cụ thể (02 máy tính dùng trên 6 năm, doanh số tăng 35%, 15 nhân viên bị ảnh hưởng) thay vì nhận xét chung chung. Nêu hậu quả nếu không làm. Phần đề xuất trả lời làm gì, ai làm, khi nào, làm thế nào, chọn phương án nào và vì sao; nếu đã lấy nhiều báo giá thì ghi số báo giá và tiêu chí chọn. Mỗi ý viết thành một đoạn ngắn hoặc một dòng, tránh một đoạn dài kín trang. Phần kiến nghị nói rõ điều bạn cần cấp trên quyết định: phê duyệt chủ trương, phê duyệt kinh phí, giao bộ phận nào phối hợp, hạn chót. Trong công cụ, mỗi dòng bạn gõ trong ô lý do, đề xuất, kiến nghị trở thành một đoạn văn căn đều hai bên, thụt đầu dòng 1 cm.
Bảng dự trù kinh phí: cách tính và cách ghi số tiền bằng chữ
Bảng dự trù gồm các cột số thứ tự, nội dung, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Thành tiền bằng số lượng nhân đơn giá, làm tròn đến đồng. Nếu báo giá chưa gồm thuế giá trị gia tăng, công cụ cộng thêm dòng thuế theo mức bạn chọn (5%, 8% hoặc 10%), tiền thuế bằng cộng tiền hàng nhân thuế suất, làm tròn đến đồng; nếu đơn giá đã gồm thuế, chọn Không cộng thuế. Ví dụ mẫu mua sắm: 4 máy tính giá 17.500.000 đồng là 70.000.000 đồng, 4 chuột 250.000 đồng là 1.000.000 đồng, 4 balo 350.000 đồng là 1.400.000 đồng, cộng tiền hàng 72.400.000 đồng, thuế 10% là 7.240.000 đồng, tổng cộng 79.640.000 đồng, bằng chữ Bảy mươi chín triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng. Số tiền bằng chữ luôn đọc theo tổng cộng cuối cùng và viết hoa chữ cái đầu. Khi sửa bất kỳ số nào, mọi dòng liên quan và phần bằng chữ tự cập nhật nên không có chuyện số và chữ lệch nhau.
Đánh số và ký hiệu tờ trình
Số tờ trình giúp tra cứu và lưu trữ, thường gồm số thứ tự trong năm, dấu gạch chéo, chữ viết tắt TTr và chữ viết tắt bộ phận, ví dụ 12/TTr-HCNS là tờ trình số 12 của phòng Hành chính - Nhân sự. Mỗi công ty có quy ước riêng: có nơi đánh số chung toàn công ty, có nơi mỗi phòng tự đánh số, có nơi thêm năm (12/2026/TTr-KD). Số thứ tự thường bắt đầu lại từ 01 vào đầu năm. Nếu công ty bạn có sổ đăng ký văn bản đi, hãy lấy số từ sổ để không trùng. Ngày tháng nên ghi đầy đủ; nhiều đơn vị quen viết ngày dưới 10 và tháng 1, 2 có thêm số 0 ở trước (ngày 05 tháng 02) để tránh bị sửa thêm chữ số, công cụ cũng ghi theo cách đó. Địa danh là nơi công ty đặt trụ sở hoặc nơi lập văn bản.
Trình bày khi in: khổ giấy, phông chữ, lề
File xuất ra dùng khổ A4 đứng, phông Times New Roman cỡ 13 cho phần thân, tên loại văn bản cỡ 15 đậm, phần đầu và khối ký cỡ 12, nơi nhận cỡ 11. Lề trên và dưới 2 cm, lề trái 3 cm để đóng ghim hoặc đóng sổ không che chữ, lề phải 2 cm. Giãn dòng 1,15, cách sau đoạn 6 pt. Đây là cách trình bày phổ biến của văn bản doanh nghiệp Việt Nam, đọc rõ khi in và khi xem trên màn hình. Bản PDF dùng phông Tinos, có cùng số đo chữ với Times New Roman và đủ dấu tiếng Việt, được nhúng vào file nên in ở máy nào cũng không lỗi font. File Word ghi tên phông Times New Roman; máy không có phông này (một số máy Linux, điện thoại) sẽ thay bằng phông tương đương. Nếu nội dung dài hơn một trang, Word và PDF tự sang trang, khối chữ ký được giữ trọn trên cùng một trang.
Phạm vi của mẫu: tờ trình doanh nghiệp, không phải văn bản cơ quan nhà nước
Các mẫu ở đây viết cho công ty, cửa hàng, văn phòng, tổ chức tư nhân, nơi tờ trình là công cụ quản lý nội bộ và hình thức do chính doanh nghiệp quy định. Cơ quan, tổ chức nhà nước có quy định riêng, chặt chẽ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (vị trí từng thành phần, cỡ chữ, cách ghi ký hiệu, chữ ký số), công cụ này không nhằm thay thế quy định đó. Doanh nghiệp đã ban hành quy chế công tác văn thư nên chỉnh file Word theo quy chế của mình: đổi phông, đổi vị trí số và ngày, thêm logo, thêm mục phê duyệt nhiều cấp. Nội dung mẫu chỉ là gợi ý cách diễn đạt và cách sắp xếp ý; các con số trong bảng kinh phí là số minh họa, cần thay bằng báo giá thật trước khi trình.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Mẫu tờ trình này dùng cho cơ quan nhà nước được không?
Không nên. Các mẫu được viết cho tờ trình nội bộ doanh nghiệp. Văn bản của cơ quan nhà nước phải theo quy định riêng về thể thức trình bày; nếu cần, hãy dùng mẫu do cơ quan bạn ban hành.
Tải mẫu tờ trình file Word được không?
Được. Bấm Tải file Word (.docx) để nhận file A4, Times New Roman 13, mở và sửa bằng Microsoft Word, WPS Office, LibreOffice hoặc Google Docs. Bạn cũng có thể tải PDF để in ngay.
Số tiền bằng chữ được tính thế nào?
Công cụ đọc tổng cộng cuối cùng (đã cộng thuế nếu bạn chọn mức thuế) thành chữ tiếng Việt, viết hoa chữ cái đầu và thêm chữ đồng, ví dụ 79.640.000 là Bảy mươi chín triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng.
Nhập đơn giá có cần dấu chấm phân cách không?
Không bắt buộc. Gõ 15.000.000 hoặc 15000000 đều được hiểu là mười lăm triệu. Số lượng có phần lẻ dùng dấu phẩy như 1,5. Nếu gõ sai định dạng, khoản đó báo đỏ và không được cộng vào tổng.
Có cần ghi quốc hiệu, tiêu ngữ trên tờ trình công ty không?
Tùy quy định nội bộ. Nhiều công ty vẫn ghi để văn bản trang trọng, nhiều nơi bỏ. Công cụ để mặc định không in, bạn tick ô In quốc hiệu, tiêu ngữ nếu công ty yêu cầu.
Tờ trình không có chi phí thì làm sao?
Bỏ tick Có bảng dự trù kinh phí, mục này và dòng bằng chữ sẽ không xuất hiện; các mục còn lại tự đánh số lại.
Thuế GTGT nên chọn mức nào?
Chọn theo báo giá của nhà cung cấp. Nếu đơn giá trên báo giá đã gồm thuế, chọn Không cộng thuế. Nếu báo giá ghi giá chưa thuế, chọn đúng mức thuế ghi trên báo giá hoặc hóa đơn dự kiến (5%, 8% hoặc 10%).
Có thêm được logo công ty không?
Công cụ chưa chèn logo. Bạn tải file Word rồi chèn logo vào ô bên trái phần đầu trong Word, bố cục bảng không viền giúp logo không làm xô lệch chữ.
Muốn bỏ cột ký Ý kiến phê duyệt thì làm thế nào?
Xóa trống cả ô chức danh và ô họ tên của cột đó trong phần Ký duyệt. Các cột còn lại tự chia đều bề ngang trang.
Nội dung tôi nhập có được lưu không?
Có, bản nháp tự lưu trong trình duyệt của máy bạn (localStorage) sau mỗi lần sửa. Mở lại trang trên cùng trình duyệt sẽ thấy lại. Bấm Làm lại từ mẫu để xóa bản nháp. Không có dữ liệu nào gửi lên máy chủ.
Kính gửi nhiều nơi thì trình bày ra sao?
Gõ mỗi nơi nhận trên một dòng. Một dòng thì in trên cùng hàng với chữ Kính gửi; nhiều dòng thì chữ Kính gửi đứng riêng, các nơi nhận xuống dòng có gạch đầu dòng, kết thúc bằng dấu chấm phẩy và dấu chấm ở nơi cuối cùng.
File PDF có bị lỗi font tiếng Việt khi in không?
Không. PDF nhúng phông Tinos (cùng số đo với Times New Roman, đủ dấu tiếng Việt) nên in ở máy nào cũng đúng chữ. Lần đầu tạo PDF trình duyệt cần tải phông từ website nên cần mạng.
Tờ trình dài hơn một trang thì sao?
File Word và PDF tự sang trang. Bảng kinh phí dài được chia theo hàng, khối chữ ký được giữ trọn trên một trang. Bản xem trước trên màn hình hiển thị liền một dải để bạn đọc nhanh.
Số tờ trình ghi thế nào cho đúng?
Thông dụng là số thứ tự/TTr-viết tắt bộ phận, ví dụ 12/TTr-HCNS. Theo quy ước đánh số văn bản của công ty bạn nếu có; số thứ tự thường đánh lại từ 01 mỗi năm.
Làm trên điện thoại được không?
Được. Biểu mẫu xếp thành một cột trên màn hình nhỏ, bản xem trước nằm bên dưới. File Word, PDF tải về mở được bằng ứng dụng trên điện thoại hoặc gửi qua Zalo, email để in.
Mẫu tờ trình xin kinh phí khác mẫu đề xuất mua sắm ở điểm nào?
Mẫu xin kinh phí tập trung vào một hoạt động (sự kiện, du lịch, đào tạo) với nhiều khoản chi khác loại và nguồn chi; mẫu mua sắm tập trung vào tài sản, nêu cấu hình, số báo giá, cách chọn nhà cung cấp và việc ghi sổ, bàn giao tài sản.
Từ khóa liên quan
- mẫu tờ trình
- mẫu tờ trình công ty
- mẫu tờ trình nội bộ
- mẫu tờ trình xin kinh phí
- mẫu tờ trình mua sắm thiết bị
- mẫu tờ trình đề xuất
- mẫu tờ trình tuyển dụng
- mẫu tờ trình sửa chữa
- mẫu tờ trình xin tạm ứng
- mẫu tờ trình phê duyệt kế hoạch
- mẫu tờ trình file word
- cách viết tờ trình
- tờ trình là gì
- mẫu tờ trình giám đốc
- mẫu tờ trình xin chủ trương
- mẫu tờ trình tổ chức sự kiện
- mẫu tờ trình đào tạo nhân viên
- mẫu tờ trình chi phí
- soạn tờ trình online
- tờ trình xin phê duyệt
- mẫu tờ trình doanh nghiệp