Mẫu đề xuất kinh doanh: khung bảy mục, cách điền và chỗ dễ mất tiền
Công cụ dựng bản nháp đề xuất theo khung bảy mục quen thuộc trong bán hàng doanh nghiệp, từ giới thiệu tới điều khoản. Bạn điền từng ô, bản xem trước hiện ngay bên cạnh, sao chép hoặc tải về dạng văn bản. Đây là điểm khởi đầu để bạn viết tiếp theo đúng tình huống của mình, không phải bản gửi thẳng cho khách.
Tính năng nổi bật
- Bốn kiểu đề xuất để chọn: dịch vụ, dự án, hợp tác và marketing, thay đổi ngay dòng tiêu đề
- Khung bảy mục đánh số sẵn: giới thiệu, dự án, phạm vi công việc, tiến độ, ngân sách, lợi ích, điều khoản
- Ô nhập riêng cho bên gửi, người nhận, công ty khách hàng, tên dự án và ngày lập
- Ngày lập tự điền theo ngày hiện tại, sửa lại được bằng ô chọn ngày
- Bản xem trước cập nhật ngay từng chữ khi bạn gõ, đặt cạnh biểu mẫu để đối chiếu
- Mục nào bỏ trống sẽ hiện dòng gợi ý trong ngoặc vuông để bạn không quên điền
- Nút sao chép toàn bộ và nút tải về tệp văn bản đặt tên theo tên dự án
- Chạy hoàn toàn trong trình duyệt, nội dung không gửi lên máy chủ và không được lưu lại
Vì sao nên bắt đầu từ một khung có sẵn thay vì trang trắng
Người viết đề xuất lần đầu thường mắc cùng một lỗi: viết rất dài phần giới thiệu công ty mình, rồi để phạm vi công việc và điều khoản thanh toán ở dạng vài dòng chung chung. Khách hàng đọc xong không biết cụ thể sẽ nhận được gì, còn bạn thì không có căn cứ khi tới lúc khách yêu cầu sửa lần thứ tám. Một khung cố định buộc bạn phải điền đủ những mục mà bên mua thật sự cần để ra quyết định, và quan trọng hơn là làm lộ ra chỗ bạn chưa nghĩ tới. Khi bạn thấy ô tiến độ trống và không biết viết gì, đó là dấu hiệu bạn chưa chia được dự án thành giai đoạn, và bản đề xuất chưa nên gửi đi. Khung này còn giúp các bản đề xuất của cùng một công ty có chung bố cục, nên khi người khác trong nhóm tiếp nhận khách thì đọc là hiểu ngay.
Lợi ích khi sử dụng
- Không bỏ sót mục nào mà bên mua cần để duyệt chi
- Thấy ngay mục nào mình chưa nghĩ thấu vì ô đó còn trống
- Các bản đề xuất trong cùng công ty có chung bố cục, dễ bàn giao giữa người với người
- Nội dung nằm trong trình duyệt, an toàn khi bạn gõ giá và điều khoản thật
- Rút ngắn thời gian từ lúc gặp khách tới lúc gửi được bản đề xuất đầu tiên
Cách dựng bản nháp đề xuất
- 1Chọn kiểu đề xuất phù hợp trong danh sách, vì lựa chọn này đổi dòng tiêu đề đầu tài liệu.
- 2Điền tên công ty bạn, tên người nhận, công ty khách hàng, tên dự án và kiểm tra lại ngày lập.
- 3Viết lần lượt bảy mục nội dung, bắt đầu từ phạm vi công việc vì đây là mục quyết định các mục còn lại.
- 4Đọc lại bản xem trước bên phải, tìm những chỗ còn để dòng gợi ý trong ngoặc vuông và điền nốt.
- 5Bấm sao chép hoặc tải tệp về, rồi đưa sang Word hay Google Docs để thêm logo, bảng giá và xuất PDF.
Bảy mục trong khung và điều cần viết ở mỗi mục
Mục giới thiệu nên gói trong năm tới bảy dòng, nói rõ bạn hiểu vấn đề của khách hàng là gì rồi mới nói bạn là ai, đừng đảo ngược. Mục dự án chỉ là một dòng tên gọi thống nhất, nhưng hãy đặt tên trùng với tên sẽ dùng trong hợp đồng và trên hóa đơn để sau này đối chiếu chứng từ không lệch. Mục phạm vi công việc phải liệt kê được từng hạng mục bàn giao, kèm số lượng và số vòng chỉnh sửa. Mục tiến độ ghi theo giai đoạn và mốc bàn giao, tính bằng ngày làm việc chứ không phải ngày lịch, và ghi rõ mốc nào phụ thuộc vào việc khách gửi tư liệu. Mục ngân sách ghi rõ đã bao gồm thuế hay chưa. Mục lợi ích nên gắn với con số hiện trạng của khách chứ không nói chung. Mục điều khoản gồm lịch thanh toán, phạm vi bảo hành, quyền sở hữu sản phẩm bàn giao và thời hạn hiệu lực của chính bản đề xuất này.
Phạm vi công việc: chỗ dễ mất tiền nhất trong cả bản đề xuất
Phần lớn tranh cãi giữa bên bán và bên mua không nằm ở giá mà nằm ở câu hỏi việc này có nằm trong phạm vi hay không. Cách viết an toàn là chia làm hai danh sách. Danh sách thứ nhất liệt kê thứ bạn sẽ bàn giao, ghi cụ thể đến mức đếm được: ba phương án thiết kế trang chủ, tám trang nội dung, hai vòng chỉnh sửa cho mỗi hạng mục, bàn giao file nguồn định dạng nào. Danh sách thứ hai liệt kê thứ không nằm trong phạm vi, ví dụ chi phí tên miền và máy chủ, chi phí mua ảnh bản quyền, việc viết nội dung nếu khách chưa gửi bản thảo, hoặc việc tích hợp với hệ thống nội bộ mà bạn chưa được xem tài liệu kỹ thuật. Danh sách thứ hai thường bị bỏ qua vì sợ mất thiện cảm, nhưng chính nó cứu bạn khi khách phát sinh yêu cầu. Kèm theo, hãy nêu cách xử lý phát sinh: yêu cầu ngoài phạm vi sẽ được báo giá riêng bằng văn bản trước khi làm.
Ngân sách, thuế và lịch thanh toán trong bối cảnh Việt Nam
Câu đầu tiên của mục ngân sách nên trả lời dứt khoát: con số này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa. Thuế suất phổ biến hiện nay là 8 phần trăm hoặc 10 phần trăm tùy nhóm hàng hóa dịch vụ, và chênh lệch này trên một hợp đồng vài trăm triệu là con số không nhỏ, nên viết mập mờ là tự tạo tranh cãi. Nếu bạn báo giá trước thuế, hãy ghi thêm dòng tổng cộng sau thuế để người duyệt chi không phải tự tính. Lịch thanh toán thông dụng là tạm ứng khi ký, thanh toán theo mốc bàn giao, và giữ lại một phần cho tới khi nghiệm thu, ví dụ 40 phần trăm khi ký, 40 phần trăm khi bàn giao bản chạy thử, 20 phần trăm sau nghiệm thu. Với hợp đồng dài hạn nên ghi thêm điều kiện điều chỉnh giá. Cuối cùng, luôn ghi thời hạn hiệu lực của báo giá, thường 15 tới 30 ngày, để bạn không bị buộc giữ giá cũ khi khách quay lại sau nửa năm.
Bản đề xuất không phải hợp đồng, và mẫu này chỉ là điểm khởi đầu
Đề xuất là lời mời thương lượng, ghi lại cách hiểu của bạn về công việc và mức giá bạn sẵn sàng làm. Nó không thay hợp đồng, không thay phụ lục, và bản thân nó thường không đủ để ràng buộc hai bên khi có tranh chấp. Vì vậy đừng để những nội dung có sức nặng pháp lý như phạt vi phạm, giới hạn trách nhiệm, bảo mật thông tin hay chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ chỉ nằm trong bản đề xuất rồi coi như xong; những nội dung đó cần đưa vào hợp đồng và nên có người có chuyên môn pháp lý rà lại. Mẫu trong công cụ này là khung chung, không gắn với ngành nghề hay quy mô cụ thể, không phải tư vấn pháp lý và cũng không được soạn cho tình huống riêng của bạn. Hãy đọc lại từng dòng, xóa những gì không đúng với thực tế công việc, thêm những điều kiện riêng của ngành bạn, và nếu giá trị hợp đồng lớn thì nên nhờ luật sư xem phần điều khoản trước khi gửi.
Từ tệp văn bản thuần thành tài liệu gửi được cho khách
Kết quả tải về là tệp văn bản không định dạng, cố ý như vậy để bạn tự do đưa vào bộ nhận diện của mình. Bước hợp lý tiếp theo là dán vào Word hoặc Google Docs, đặt tiêu đề các mục theo kiểu Heading để tự sinh mục lục, thêm trang bìa có logo, và chuyển phần ngân sách từ đoạn văn thành bảng vì bảng dễ đọc và dễ duyệt hơn nhiều. Nên gửi bản PDF thay vì bản Word để bố cục không xô lệch trên máy người nhận và để nội dung không bị sửa vô ý. Đặt tên tệp theo cấu trúc gồm tên công ty khách, tên dự án và ngày, ví dụ dạng ngày tháng đảo ngược kiểu 2026-08-13, để danh sách tệp tự sắp đúng thứ tự thời gian. Nếu dự án phức tạp, cân nhắc đưa ra hai hoặc ba mức phương án thay vì một con số duy nhất, vì khi có nhiều lựa chọn thì câu hỏi của khách chuyển từ làm hay không sang chọn phương án nào.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Bản đề xuất nên dài bao nhiêu trang?
Tùy quy mô công việc. Với dịch vụ nhỏ, ba đến năm trang là đủ và người đọc còn chịu đọc hết. Với dự án nhiều hạng mục, phần phạm vi công việc và tiến độ tự nhiên dài ra, mười tới mười lăm trang là bình thường. Đừng kéo dài bằng phần giới thiệu công ty, hãy dài ở phần khách cần để ra quyết định.
Có nên ghi giá ngay trong bản đề xuất không?
Nên, trừ khi bạn chưa nắm đủ yêu cầu để tính. Bản đề xuất không có giá buộc khách phải hỏi thêm một vòng nữa, và trong lúc đó đối thủ đã gửi bản có giá. Nếu chưa chắc, hãy đưa khoảng giá kèm điều kiện làm rõ phạm vi, thay vì để trống hoàn toàn mục ngân sách.
Giá trong đề xuất đã gồm thuế giá trị gia tăng chưa?
Điều đó do bạn ghi, công cụ chỉ in đúng những gì bạn nhập. Hãy viết rõ trong mục ngân sách là giá trước thuế hay đã gồm thuế, và ghi thêm dòng tổng cộng sau thuế. Thuế suất hiện phổ biến ở mức 8 hoặc 10 phần trăm tùy nhóm dịch vụ, để mập mờ là mở đường cho tranh cãi khi xuất hóa đơn.
Đề xuất có giá trị pháp lý như hợp đồng không?
Không. Đây là lời mời thương lượng, ghi lại cách hiểu và mức giá bạn đưa ra. Những nội dung có sức nặng pháp lý như phạt vi phạm, bảo mật, giới hạn trách nhiệm và quyền sở hữu sản phẩm bàn giao cần được đưa vào hợp đồng chính thức và nên có người có chuyên môn pháp lý rà lại trước khi ký.
Nên viết phạm vi công việc chi tiết đến mức nào?
Chi tiết đến mức đếm được. Ghi số lượng hạng mục bàn giao, số vòng chỉnh sửa cho mỗi hạng mục, định dạng file nguồn sẽ giao. Quan trọng không kém là danh sách những việc không nằm trong phạm vi, vì đó mới là chỗ phát sinh tranh cãi và cũng là căn cứ để bạn báo giá bổ sung một cách sòng phẳng.
Vì sao nên ghi thời hạn hiệu lực cho báo giá?
Vì chi phí nhân sự, tỷ giá và giá dịch vụ bên thứ ba đều thay đổi. Không ghi thời hạn thì khi khách quay lại sau nửa năm, bạn ở thế khó xử giữa việc giữ giá cũ và việc mất uy tín. Mức thông dụng là 15 tới 30 ngày kể từ ngày lập, ghi ngay trong mục điều khoản.
Lịch thanh toán theo tỷ lệ nào là hợp lý?
Không có con số bắt buộc, nhưng cách chia theo mốc bàn giao được dùng phổ biến, ví dụ tạm ứng 40 phần trăm khi ký, 40 phần trăm khi bàn giao bản chạy thử và 20 phần trăm sau nghiệm thu. Nguyên tắc là mỗi lần thanh toán phải gắn với một mốc kiểm chứng được, không gắn với ngày trên lịch.
Công cụ có xuất được file PDF hoặc Word không?
Không, hiện chỉ có nút sao chép và nút tải tệp văn bản thuần. Cách làm thực tế là dán nội dung sang Word hoặc Google Docs, thêm logo và trang bìa, chuyển phần ngân sách thành bảng rồi xuất PDF. Gửi PDF cũng an toàn hơn vì bố cục không xô lệch trên máy người nhận.
Nội dung tôi gõ vào có bị gửi đi đâu không?
Không. Toàn bộ biểu mẫu và bản xem trước chạy bằng JavaScript ngay trong trình duyệt, không có bước gọi máy chủ. Đổi lại, khi bạn tải lại trang thì nội dung mất, nên hãy bấm tải tệp hoặc sao chép sang tài liệu của bạn trước khi đóng tab.
Bốn kiểu đề xuất trong danh sách khác nhau chỗ nào?
Chúng đổi dòng tiêu đề đầu tài liệu thành đề xuất dịch vụ, dự án, hợp tác hay marketing, còn khung bảy mục giữ nguyên. Sự khác biệt thật nằm ở cách bạn viết: đề xuất hợp tác cần nói rõ nghĩa vụ của cả hai bên, còn đề xuất dịch vụ tập trung vào hạng mục bàn giao và lịch thanh toán.
Nên gửi đề xuất sau bao lâu kể từ khi gặp khách?
Càng sớm càng tốt, khi những gì hai bên trao đổi còn nguyên trong đầu người nghe. Nếu chưa kịp hoàn thiện, hãy gửi trước một thư ngắn tóm tắt cách bạn hiểu yêu cầu và hẹn ngày gửi bản đầy đủ. Cách này vừa giữ nhịp vừa giúp bạn phát hiện sớm nếu mình hiểu sai đề bài.
Có nên đưa nhiều phương án giá trong một bản đề xuất không?
Với dự án có thể co giãn phạm vi thì nên. Khi bạn đưa hai hoặc ba mức phương án kèm khác biệt rõ ràng về hạng mục bàn giao, câu hỏi của khách chuyển từ làm hay không sang chọn phương án nào. Điều kiện là mỗi phương án phải khác nhau ở nội dung công việc chứ không chỉ khác con số.
Từ khóa liên quan
- mẫu đề xuất kinh doanh
- proposal template
- mẫu proposal tiếng Việt
- cách viết đề xuất dự án
- mẫu đề xuất dịch vụ
- mẫu đề xuất hợp tác
- đề xuất marketing mẫu
- phạm vi công việc trong đề xuất
- scope of work là gì
- mẫu báo giá dịch vụ
- điều khoản thanh toán hợp đồng dịch vụ
- hiệu lực báo giá bao lâu
- business proposal mẫu
- cách viết scope of work
- tạo đề xuất online miễn phí
- mẫu đề xuất gửi khách hàng
- đề xuất và hợp đồng khác nhau
- lịch thanh toán theo mốc bàn giao
- mẫu proposal cho agency
- công cụ soạn đề xuất kinh doanh
