Lập báo giá cho khách: cấu trúc chuẩn, cách tính VAT và những chỗ hay gây tranh cãi
Công cụ tạo báo giá online cho phép nhập thông tin bên bán, bên mua, danh sách hạng mục kèm số lượng và đơn giá, sau đó tự cộng tạm tính, thuế giá trị gia tăng 10 phần trăm và tổng cộng. Bản xem trước hiện dưới dạng văn bản thuần, bấm một nút là sao chép được toàn bộ để dán vào email, Word hay phần mềm quản lý khách hàng.
Tính năng nổi bật
- Nhập khối thông tin bên báo giá gồm tên công ty, địa chỉ, điện thoại và email
- Nhập tên và địa chỉ khách hàng nhận báo giá
- Đặt số báo giá, ngày lập và ngày hết hiệu lực, mặc định hiệu lực 30 ngày
- Thêm hoặc xóa dòng hạng mục không giới hạn, mỗi dòng có mô tả, số lượng và đơn giá
- Tự nhân số lượng với đơn giá ra thành tiền từng dòng và cộng dồn tạm tính
- Tự tính thuế giá trị gia tăng 10 phần trăm và tổng cộng cuối cùng
- Định dạng số tiền theo chuẩn Việt Nam, ngăn cách hàng nghìn bằng dấu chấm kèm ký hiệu đồng
- Ô ghi chú riêng cho điều khoản thanh toán, bản xem trước cập nhật ngay khi gõ và có nút sao chép toàn bộ
Vì sao nên có một mẫu báo giá cố định thay vì mỗi lần gõ lại từ đầu
Phần lớn báo giá bị khách hỏi lại không phải vì giá cao mà vì thiếu thông tin: không ghi ngày hết hiệu lực nên hai tháng sau khách vẫn lấy giá cũ ra đối chiếu, không ghi rõ đơn giá đã gồm thuế hay chưa nên tới lúc xuất hóa đơn thì lệch mười phần trăm, hoặc mô tả hạng mục quá ngắn nên hai bên hiểu khác nhau về phạm vi công việc. Khi bạn gõ lại từ đầu mỗi lần, những mục dễ quên chính là những mục hay gây tranh cãi nhất. Một biểu mẫu cố định buộc bạn điền đủ số báo giá, ngày, thời hạn, đơn giá và ghi chú trước khi gửi, đồng thời làm phép cộng thay bạn nên không còn chuyện tổng tiền lệch với bảng chi tiết vì sửa một dòng mà quên cập nhật dòng tổng.
Lợi ích khi sử dụng
- Không bao giờ lệch giữa bảng chi tiết và dòng tổng cộng vì phép cộng do máy làm
- Có sẵn ô ngày hết hiệu lực nên không quên mục hay bị bỏ sót nhất
- Số tiền hiển thị theo cách viết quen thuộc ở Việt Nam, khách đọc là hiểu ngay
- Nội dung ở dạng văn bản thuần nên dán vào email, Zalo hay Word đều giữ được bố cục
- Toàn bộ chạy trên trình duyệt, giá vốn và chính sách giá của bạn không gửi đi đâu
Cách lập một bản báo giá bằng công cụ
- 1Điền thông tin bên báo giá gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và email để khách biết liên hệ ai khi cần làm rõ.
- 2Điền tên và địa chỉ khách hàng đúng như trên giấy phép kinh doanh nếu sau đó còn xuất hóa đơn cho bên này.
- 3Đặt số báo giá theo quy ước của bạn, chọn ngày lập và chỉnh ngày hết hiệu lực cho phù hợp với thời gian giá vốn còn ổn định.
- 4Thêm từng dòng hạng mục với mô tả rõ phạm vi, số lượng và đơn giá; kiểm tra lại phần tạm tính, thuế và tổng cộng ở cột xem trước.
- 5Viết điều khoản thanh toán và mốc bàn giao vào ô ghi chú, bấm sao chép rồi dán vào email hoặc tệp Word để gửi khách.
Một bản báo giá đầy đủ gồm những khối thông tin nào
Khối đầu là thông tin bên báo giá: tên pháp nhân, địa chỉ, điện thoại, email, và nếu có thì thêm mã số thuế cùng số tài khoản ngân hàng để khách chuyển tiền không phải hỏi lại. Khối thứ hai là bên nhận báo giá, nên ghi đúng tên pháp nhân chứ không ghi tên người liên hệ, vì hợp đồng và hóa đơn về sau đứng tên pháp nhân. Khối thứ ba là phần định danh tài liệu gồm số báo giá, ngày lập và ngày hết hiệu lực. Khối thứ tư là bảng hạng mục: mô tả, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Khối thứ năm là phần tổng kết theo đúng thứ tự tạm tính, thuế giá trị gia tăng, tổng cộng, và nếu có chiết khấu thì phải ghi rõ chiết khấu trừ trước hay sau thuế. Khối cuối là điều khoản: tiến độ thanh toán, thời gian thực hiện, phạm vi bảo hành và điều kiện áp dụng. Công cụ này dựng sẵn năm khối đầu, còn khối điều khoản bạn viết trong ô ghi chú.
Thuế giá trị gia tăng trong công cụ đang cố định ở mức 10 phần trăm
Công cụ lấy tạm tính nhân 0,1 để ra tiền thuế rồi cộng vào tổng, và mức này không đổi được ngay trên giao diện. Nếu mặt hàng của bạn thuộc nhóm chịu thuế suất khác, cách xử lý là sao chép nội dung ra rồi sửa lại hai dòng thuế và tổng cộng trước khi gửi khách. Có ba tình huống cần chú ý. Thứ nhất, hàng hóa dịch vụ xuất khẩu áp thuế suất 0 phần trăm nên dòng thuế phải để bằng không chứ không phải bỏ hẳn dòng đó. Thứ hai, một số nhóm hàng thiết yếu áp mức 5 phần trăm. Thứ ba, nhiều thời điểm nhà nước có chính sách giảm thuế xuống 8 phần trăm cho một số nhóm ngành, nên trước khi báo giá cho đơn hàng lớn bạn nên kiểm tra mức đang có hiệu lực. Quan trọng nhất là ghi rõ đơn giá bạn nhập là giá chưa gồm thuế, vì công cụ cộng thêm thuế lên trên tạm tính. Nếu bạn lỡ nhập đơn giá đã gồm thuế thì tổng cộng sẽ bị tính thuế hai lần.
Đánh số báo giá và quản lý các phiên bản sửa đổi
Số báo giá tồn tại để hai bên nói cùng một tài liệu khi trao đổi qua điện thoại. Một quy ước dễ dùng là ghép tiền tố, năm và số thứ tự tăng dần, ví dụ QT-2026-001, và không bao giờ dùng lại một số đã gửi đi. Khi khách yêu cầu điều chỉnh phạm vi, đừng sửa đè lên bản cũ rồi gửi lại cùng một số, vì lúc đối chiếu sẽ không ai biết bản nào là bản sau. Cách an toàn là thêm hậu tố phiên bản, ví dụ QT-2026-001-R2, và ghi một dòng trong phần ghi chú nói rõ bản này thay thế bản nào. Với đội bán hàng nhiều người, nên chèn thêm ký hiệu nhân viên vào số báo giá để tránh hai người cùng phát ra một số trong ngày. Ngày hết hiệu lực nên đặt theo mức biến động giá vốn: hàng nhập khẩu hoặc vật liệu xây dựng thường chỉ nên để 7 đến 15 ngày, còn dịch vụ có giá ổn định thì 30 ngày là hợp lý. Bản thân công cụ không lưu lịch sử, nên bạn cần tự lưu từng bản đã gửi.
Báo giá không phải hóa đơn và cũng không thay được hợp đồng
Đây là điểm hay bị nhầm nhất. Bản báo giá do công cụ này tạo ra là tài liệu chào giá thương mại, không phải hóa đơn giá trị gia tăng và không dùng để kê khai thuế hay hạch toán chi phí. Hóa đơn giá trị gia tăng phải phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế, kèm chữ ký số của bên bán. Dòng thuế trong báo giá chỉ là con số dự tính để khách biết tổng phải trả, không có giá trị chứng từ. Về mặt ràng buộc, báo giá thường được xem là lời đề nghị giao kết: khi khách chấp nhận đúng nội dung trong thời hạn hiệu lực thì hai bên đã có sự thỏa thuận về giá, nhưng phạm vi công việc, tiến độ, trách nhiệm khi chậm bàn giao và cách xử lý tranh chấp thì vẫn cần một hợp đồng riêng. Vì vậy nên ghi thẳng vào ô ghi chú rằng báo giá này chưa bao gồm các điều khoản hợp đồng, và giá chỉ giữ nguyên trong thời hạn ghi trên tài liệu.
Viết mô tả hạng mục sao cho khách không hiểu sai phạm vi
Một dòng ghi là thiết kế website 15 triệu đồng gần như chắc chắn sẽ dẫn tới tranh cãi, vì khách hiểu là gồm cả nội dung, hình ảnh và chỉnh sửa không giới hạn, còn bạn hiểu là dựng giao diện theo mẫu có sẵn. Cách viết an toàn là nêu ba thứ trong mỗi dòng: đối tượng cụ thể, khối lượng đo đếm được, và ranh giới của hạng mục. Ví dụ thay bằng thiết kế giao diện website 6 trang gồm trang chủ, giới thiệu, dịch vụ, tin tức, liên hệ và một trang chi tiết, tối đa hai vòng chỉnh sửa, chưa bao gồm viết nội dung và mua ảnh bản quyền. Đơn vị tính cũng nên thống nhất: gói, trang, giờ công, tháng, mét vuông; đừng để dòng này tính theo gói còn dòng kia tính theo giờ mà không nói rõ. Với những thứ dễ phát sinh, hãy thêm hẳn một dòng ghi số lượng bằng không kèm đơn giá để khách thấy trước chi phí nếu vượt phạm vi. Cuối cùng, ô ghi chú nên liệt kê rõ những gì không bao gồm, vì phần không bao gồm mới là nơi tiền phát sinh.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Báo giá bắt buộc phải có những thông tin gì?
Không có quy định pháp luật bắt buộc về mẫu, nhưng theo thông lệ thì cần đủ tên và địa chỉ hai bên, số báo giá, ngày lập, ngày hết hiệu lực, bảng hạng mục với số lượng và đơn giá, tạm tính, thuế, tổng cộng và điều khoản thanh toán. Thiếu ngày hết hiệu lực là lỗi hay gặp nhất vì khách có thể lấy giá cũ ra đòi áp dụng.
Tôi đổi được mức thuế giá trị gia tăng khác 10 phần trăm không?
Trên giao diện thì không, công cụ đang cố định mức 10 phần trăm. Cách xử lý là bấm sao chép rồi sửa lại dòng thuế và dòng tổng cộng trong Word hoặc email trước khi gửi. Với hàng xuất khẩu áp thuế suất 0 phần trăm, bạn nên giữ lại dòng thuế và ghi số không thay vì xóa hẳn dòng đó.
Đơn giá tôi nhập vào là giá đã gồm thuế hay chưa gồm thuế?
Là giá chưa gồm thuế. Công cụ cộng tất cả thành tiền để ra tạm tính rồi mới tính thêm 10 phần trăm lên trên. Nếu bạn nhập đơn giá đã bao gồm thuế thì tổng cộng sẽ bị đội lên vì thuế bị tính hai lần. Muốn tách thuế ra khỏi giá đã gồm thuế, bạn chia giá đó cho 1,1 rồi mới nhập vào.
Báo giá này có thay được hóa đơn giá trị gia tăng không?
Không. Đây là tài liệu chào giá thương mại, không có giá trị chứng từ thuế và không dùng để kê khai hay hạch toán chi phí. Hóa đơn giá trị gia tăng phải phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế kèm chữ ký số của bên bán. Dòng thuế trong báo giá chỉ là con số dự tính.
Nên đặt thời hạn hiệu lực bao nhiêu ngày?
Tùy mức biến động giá đầu vào của bạn. Hàng nhập khẩu chịu ảnh hưởng tỷ giá hoặc vật liệu xây dựng thường chỉ nên để 7 đến 15 ngày. Dịch vụ có giá vốn ổn định thì 30 ngày là hợp lý và cũng là mặc định của công cụ. Đơn hàng lớn cần nhiều cấp phê duyệt thì nên nới rộng hơn để khách kịp trình duyệt.
Công cụ có xuất được tệp PDF hay gắn logo công ty không?
Chưa có. Bản xem trước là văn bản thuần và nút sao chép chỉ chép phần chữ. Muốn có bản đẹp kèm logo, bạn dán nội dung vào Word hoặc Google Docs, đặt phần bảng hạng mục bằng phông chữ đều để các cột thẳng hàng, chèn logo ở đầu trang rồi xuất PDF từ đó.
Có ghi chiết khấu vào báo giá được không?
Công cụ chưa có dòng chiết khấu riêng. Hai cách thay thế: giảm thẳng đơn giá của dòng liên quan, hoặc thêm một dòng hạng mục có đơn giá âm để phần tạm tính tự trừ xuống. Nếu chọn cách thứ hai, hãy ghi rõ trong ô ghi chú rằng chiết khấu được trừ trước khi tính thuế để khách không tính lại ra con số khác.
Khách chấp nhận báo giá thì đã coi như ký hợp đồng chưa?
Chưa hẳn. Báo giá thường được xem là lời đề nghị giao kết, khi khách chấp nhận đúng nội dung trong thời hạn hiệu lực thì hai bên đã thống nhất về giá. Nhưng phạm vi công việc, tiến độ, trách nhiệm khi chậm bàn giao và cách xử lý tranh chấp vẫn cần một hợp đồng riêng hoặc ít nhất là một đơn đặt hàng có xác nhận.
Đánh số báo giá theo quy ước nào cho dễ quản lý?
Một cách phổ biến là ghép tiền tố, năm và số thứ tự tăng dần như QT-2026-001, không bao giờ dùng lại số đã gửi. Khi phải sửa nội dung cho khách, thêm hậu tố phiên bản như R2 và ghi rõ bản này thay thế bản nào. Đội nhiều người bán hàng nên chèn thêm ký hiệu nhân viên để tránh trùng số trong cùng một ngày.
Vì sao mô tả hạng mục nên viết dài thay vì gọn?
Vì tiền phát sinh luôn nằm ở phần không nói rõ. Một dòng chỉ ghi tên dịch vụ và con số sẽ để mỗi bên tự hiểu một phạm vi. Nên nêu đối tượng cụ thể, khối lượng đo đếm được và ranh giới của hạng mục, ví dụ số trang, số vòng chỉnh sửa, và liệt kê thẳng những gì không bao gồm ở ô ghi chú.
Thông tin khách hàng và giá vốn tôi nhập có bị lưu lại không?
Không. Toàn bộ công cụ chạy bằng JavaScript ngay trên trình duyệt, không có bước gửi dữ liệu lên máy chủ và cũng không lưu lịch sử báo giá. Đổi lại, khi bạn tải lại trang thì nội dung mất, nên hãy sao chép và lưu bản đã gửi vào thư mục hoặc phần mềm quản lý khách hàng của mình.
Số tiền hiển thị theo định dạng nào?
Theo chuẩn Việt Nam, dùng dấu chấm ngăn cách hàng nghìn và ký hiệu đồng ở cuối, ví dụ 15.000.000 đồng. Đây là điểm khác với quy ước tiếng Anh vốn dùng dấu phẩy. Khi dán sang Excel bạn nên kiểm tra lại định dạng ô, vì Excel cấu hình theo vùng khác có thể hiểu dấu chấm là dấu thập phân.
Từ khóa liên quan
- tạo báo giá online
- mẫu báo giá
- phần mềm tạo báo giá miễn phí
- cách viết báo giá gửi khách hàng
- báo giá dịch vụ
- báo giá sản phẩm
- mẫu báo giá công ty
- cách tính VAT trong báo giá
- báo giá có hiệu lực bao lâu
- số báo giá đánh như thế nào
- báo giá và hóa đơn khác nhau
- quotation là gì
- quote generator
- lập báo giá xây dựng
- báo giá thiết kế website
- mẫu báo giá bằng word
- điều khoản thanh toán trong báo giá
- chiết khấu trước hay sau thuế
- báo giá chưa bao gồm VAT
- tạo báo giá chuyên nghiệp miễn phí
