Tính tỷ lệ nghỉ việc và chi phí thay thế nhân sự theo từng kỳ
Nhập số nhân sự đầu kỳ, cuối kỳ, số người nghỉ tách theo tự nguyện và không tự nguyện cùng số người tuyển mới, công cụ trả về tỷ lệ nghỉ việc chung, tỷ lệ nghỉ tự nguyện, tỷ lệ giữ chân và nhân sự bình quân. Bảng nhập nhiều kỳ cho thấy xu hướng, phần ước tính chi phí thay thế quy con số nghỉ việc thành tiền.
Tính năng nổi bật
- Bảng nhập nhiều kỳ, thêm và xóa dòng tự do để theo dõi xu hướng qua tháng, quý hoặc năm
- Tách riêng nghỉ tự nguyện và nghỉ không tự nguyện, mỗi nhóm có tỷ lệ riêng
- Tính nhân sự bình quân theo trung bình đầu kỳ và cuối kỳ, đây là mẫu số chuẩn của tỷ lệ nghỉ việc
- Tỷ lệ giữ chân tính trên nhóm nhân sự có mặt từ đầu kỳ, hiển thị song song với tỷ lệ nghỉ
- Cột quy đổi năm tự đổi hệ số theo đơn vị kỳ đang chọn, tháng nhân 12 và quý nhân 4
- Cảnh báo khi đầu kỳ cộng tuyển mới trừ số người nghỉ không khớp cuối kỳ, chỉ rõ kỳ nào lệch bao nhiêu
- Ước tính chi phí thay thế theo bốn khoản: tuyển dụng, đào tạo, ghế trống và năng suất hụt
- Quy tổng chi phí nghỉ việc ra phần trăm quỹ lương năm và ra số tháng lương cho mỗi người thay thế
Vì sao cần một con số thay vì cảm giác nhân sự đang biến động
Trong hầu hết doanh nghiệp, chuyện nhân sự nghỉ việc được cảm nhận chứ ít khi được đo. Người quản lý biết quý vừa rồi có vài người nghỉ, biết bộ phận kinh doanh thay người nhiều hơn bộ phận kỹ thuật, nhưng khi ngồi vào cuộc họp thì không ai đưa ra được con số so sánh được giữa các kỳ. Hệ quả là mọi tranh luận về lương, về quản lý trực tiếp hay về chính sách phúc lợi đều dừng ở mức ý kiến. Một tỷ lệ tính đúng mẫu số cho phép so kỳ này với kỳ trước, so bộ phận này với bộ phận khác, và quan trọng hơn là tách được phần nghỉ do người lao động chủ động với phần do doanh nghiệp chủ động. Hai nhóm này có nguyên nhân khác nhau hoàn toàn nên cách xử lý cũng khác. Khi con số được quy tiếp ra chi phí thay thế, cuộc thảo luận chuyển từ chuyện cảm tính sang chuyện ngân sách, và đó là lúc đề xuất tăng lương hay đầu tư vào đào tạo quản lý mới có cơ sở để được duyệt.
Lợi ích khi sử dụng
- Có con số so sánh được giữa các kỳ thay vì cảm nhận chung chung về biến động nhân sự
- Tách nghỉ tự nguyện khỏi nghỉ không tự nguyện để biết vấn đề nằm ở đâu
- Quy tỷ lệ nghỉ việc thành tiền, giúp đề xuất ngân sách giữ người có cơ sở
- Phát hiện ngay số liệu nhân sự không cân đối trước khi đưa vào báo cáo
- Nhìn được kỳ nào bất thường để đối chiếu với thời điểm chi thưởng hoặc thay đổi quản lý
Cách tính tỷ lệ nghỉ việc
- 1Chọn đơn vị kỳ là tháng, quý hoặc năm tùy theo tần suất bạn theo dõi số liệu nhân sự.
- 2Nhập cho từng kỳ: số nhân sự đầu kỳ, số nhân sự cuối kỳ, số người tự xin nghỉ, số người bị cho nghỉ và số người tuyển mới.
- 3Bấm Thêm kỳ để nhập tiếp các kỳ trước hoặc sau, bảng tỷ lệ chi tiết bên dưới cập nhật ngay để bạn thấy xu hướng.
- 4Đọc bốn ô kết quả tổng hợp: tỷ lệ nghỉ việc cả giai đoạn, tỷ lệ nghỉ tự nguyện, nhân sự bình quân và tương quan tuyển mới với số người nghỉ.
- 5Nhập lương bình quân tháng cùng bốn tham số chi phí ở khối cuối để quy số người nghỉ ra tiền, rồi so với quỹ lương năm.
Cùng một số người nghỉ, ba cách chọn mẫu số cho ba con số khác nhau
Tỷ lệ nghỉ việc là một phép chia, và phần gây tranh cãi nhất luôn nằm ở mẫu số chứ không ở tử số. Có ba cách thường gặp: chia cho số nhân sự đầu kỳ, chia cho số nhân sự cuối kỳ, hoặc chia cho nhân sự bình quân của kỳ. Giả sử một công ty có 100 người đầu quý, 140 người cuối quý và 12 người nghỉ trong quý. Chia cho đầu kỳ ra 12 phần trăm, chia cho cuối kỳ ra 8,57 phần trăm, chia cho bình quân 120 người ra 10 phần trăm. Ba con số cách nhau khá xa dù mô tả cùng một thực tế. Công cụ này dùng nhân sự bình quân, tính bằng trung bình cộng của đầu kỳ và cuối kỳ, vì đây là mẫu số được dùng phổ biến nhất trong báo cáo nhân sự và cũng là mẫu số ít bị bóp méo nhất khi quy mô đội ngũ thay đổi mạnh trong kỳ. Chọn mẫu số đầu kỳ sẽ thổi phồng tỷ lệ ở công ty đang tuyển mạnh, còn chọn mẫu số cuối kỳ lại làm tỷ lệ trông đẹp hơn thực tế ở chính công ty đó. Điều quan trọng không phải là chọn cách nào, mà là giữ nguyên một cách trong suốt các kỳ so sánh và ghi rõ cách tính khi đưa số liệu cho người khác đọc.
Nghỉ tự nguyện và nghỉ không tự nguyện là hai bài toán khác nhau
Gộp tất cả người rời công ty vào một con số duy nhất làm mất đi thông tin quan trọng nhất. Nghỉ tự nguyện là người lao động chủ động rời đi: tìm được nơi trả cao hơn, không hợp với quản lý trực tiếp, không thấy đường phát triển, hoặc thay đổi hoàn cảnh cá nhân. Nghỉ không tự nguyện là doanh nghiệp chủ động chấm dứt: không đạt yêu cầu công việc, vi phạm kỷ luật, hoặc cắt giảm do tái cơ cấu. Tỷ lệ nghỉ tự nguyện tăng là tín hiệu về sức hấp dẫn của công ty trên thị trường lao động, thường phản ánh vấn đề lương thưởng, quản lý cấp trung hoặc lộ trình thăng tiến. Tỷ lệ nghỉ không tự nguyện tăng lại thường phản ánh vấn đề ở khâu tuyển chọn hoặc ở khâu đặt kỳ vọng khi mời người vào. Còn một lát cắt nữa mà công cụ không tự tính được nhưng bạn nên ghi chú riêng: trong nhóm nghỉ tự nguyện, ai là người bạn tiếc và ai là người bạn không tiếc. Mất mười người mà tám người trong số đó thuộc nhóm hiệu suất thấp là chuyện khác hẳn với mất năm người mà bốn người là nhân sự chủ chốt. Con số phần trăm không phân biệt được điều đó, chỉ có người quản lý mới phân biệt được.
Bốn khoản làm nên chi phí thay một người và cách hiệu chỉnh cho đúng công ty bạn
Chi phí thay thế nhân sự hiếm khi nằm gọn trong một dòng trên sổ sách vì phần lớn nó là chi phí cơ hội. Công cụ chia thành bốn khoản. Khoản đầu là chi phí tuyển dụng: đăng tin, phí dịch vụ tuyển dụng, thời gian của người phỏng vấn quy ra tiền, chi phí kiểm tra thông tin ứng viên. Khoản thứ hai là đào tạo và hội nhập: thời gian của người hướng dẫn, tài liệu, khóa học bắt buộc, giấy phép phần mềm cấp mới. Khoản thứ ba là ghế trống, tức phần công việc không có người làm trong khoảng từ lúc người cũ bàn giao đến lúc người mới nhận việc, ở đây quy ước bằng lương tuần nhân số tuần trống. Khoản thứ tư là năng suất hụt, tức người mới đã ngồi vào vị trí nhưng chưa làm được đủ khối lượng của người cũ trong vài tháng đầu. Bốn khoản cộng lại thường cho kết quả tương đương từ nửa năm tới hai năm lương của vị trí đó, mức cụ thể phụ thuộc vào độ hiếm của kỹ năng. Muốn con số sát thực tế, hãy thay ba tham số phần trăm mặc định bằng số liệu của chính doanh nghiệp: lấy tổng chi phí tuyển dụng năm trước chia số người tuyển được, lấy thời gian trung bình từ lúc mở tin tới lúc người mới nhận việc, và hỏi trưởng bộ phận xem sau bao lâu thì người mới làm được như người cũ.
Tỷ lệ bao nhiêu là cao, và vì sao đừng vội so với con số của ngành khác
Câu hỏi đầu tiên ai cũng hỏi là con số của mình có cao không. Không có một ngưỡng chung cho mọi ngành. Bán lẻ, dịch vụ ăn uống và tổng đài chăm sóc khách hàng có tỷ lệ nghỉ việc năm cao hơn hẳn mặt bằng chung, một phần vì tính chất công việc theo ca và mặt bằng lương khởi điểm, một phần vì lực lượng lao động ở các vị trí này thường là sinh viên hoặc người làm bán thời gian. Sản xuất và công nghệ thông tin có mức thấp hơn nhưng chi phí thay một người lại cao hơn nhiều vì thời gian đào tạo dài. Vì vậy so tỷ lệ của công ty bạn với một con số trung bình đọc được ở đâu đó thường dẫn tới kết luận sai. Cách so sánh có ích hơn là so chính bạn với chính bạn qua các kỳ, và so giữa các bộ phận trong cùng công ty vì chúng chia sẻ cùng chính sách lương thưởng nên chênh lệch giữa các bộ phận thường trỏ thẳng vào chất lượng quản lý trực tiếp. Một lát cắt nữa rất đáng theo dõi là tỷ lệ nghỉ trong năm đầu tiên và đặc biệt là trong ba tháng thử việc. Con số này cao nghĩa là vấn đề nằm ở khâu tuyển chọn và ở việc mô tả công việc không đúng thực tế, chứ không phải ở chính sách giữ người.
Đọc xu hướng nhiều kỳ thay vì bám vào một con số duy nhất
Tỷ lệ nghỉ việc của một kỳ đơn lẻ rất dễ gây hiểu nhầm, nhất là với đội ngũ nhỏ. Một công ty hai mươi người chỉ cần hai người nghỉ trong quý là tỷ lệ đã lên mười phần trăm, trong khi cũng hai người đó ở công ty hai trăm người chỉ tạo ra một phần trăm. Mẫu số nhỏ làm con số nhảy mạnh mà chưa chắc phản ánh xu hướng nào. Đó là lý do bảng nhập nhiều kỳ quan trọng hơn ô kết quả đơn lẻ. Với doanh nghiệp Việt Nam còn một yếu tố mùa vụ rõ rệt: quý một sau khi nhận thưởng cuối năm luôn là quý có số người nghỉ cao nhất, vì nhiều người đã quyết định chuyển việc từ trước nhưng chờ nhận thưởng rồi mới nộp đơn. So tỷ lệ quý một với quý ba mà không tính đến điều này sẽ dẫn tới kết luận sai về chính sách nhân sự. Cách đọc đúng là so quý một năm nay với quý một năm ngoái, và nhìn đường xu hướng qua ít nhất bốn tới sáu kỳ liên tiếp. Cũng cần thận trọng với cột quy đổi năm: nhân tỷ lệ của một tháng với mười hai chỉ đúng khi giả định mười một tháng còn lại giữ nguyên nhịp độ đó, điều hiếm khi xảy ra. Cột này dùng để cảnh báo sớm chứ không dùng làm con số báo cáo cả năm.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tỷ lệ nghỉ việc bao nhiêu thì bị coi là cao?
Không có ngưỡng chung cho mọi ngành. Bán lẻ và dịch vụ ăn uống thường cao gấp nhiều lần sản xuất hay công nghệ thông tin. Cách so sánh có ích là so chính công ty bạn qua các kỳ liên tiếp và so giữa các bộ phận trong cùng công ty, vì các bộ phận chia sẻ cùng chính sách lương nên chênh lệch thường trỏ vào chất lượng quản lý trực tiếp.
Nên chia cho nhân sự bình quân hay chia cho số người đầu kỳ?
Công cụ dùng nhân sự bình quân, tức trung bình cộng đầu kỳ và cuối kỳ, vì đây là mẫu số ít bị bóp méo nhất khi quy mô đội ngũ thay đổi mạnh trong kỳ. Chia cho đầu kỳ sẽ thổi phồng tỷ lệ ở công ty đang tuyển mạnh. Quan trọng nhất là giữ nguyên một cách tính trong suốt các kỳ so sánh và ghi rõ cách tính khi gửi số liệu cho người khác.
Người hết hạn hợp đồng mà công ty không gia hạn thì xếp vào nhóm nào?
Xếp vào nhóm nghỉ không tự nguyện, vì quyết định chấm dứt đến từ phía doanh nghiệp. Trường hợp ngược lại, người lao động được mời gia hạn nhưng từ chối để đi nơi khác, thì xếp vào nghỉ tự nguyện. Nếu đơn vị bạn có nhiều hợp đồng ngắn hạn, nên tách riêng nhóm này ra một cột ghi chú vì nó làm tỷ lệ chung tăng mà không phản ánh vấn đề giữ người.
Nhân viên thời vụ và cộng tác viên có tính vào bảng này không?
Nên tách ra và không gộp chung. Lao động thời vụ theo bản chất là vào rồi ra, gộp vào sẽ đẩy tỷ lệ lên rất cao mà không nói lên điều gì về khả năng giữ người ở nhóm nhân sự chính thức. Nếu muốn theo dõi cả hai, hãy chạy công cụ hai lần với hai bộ số liệu riêng rồi đặt hai bảng cạnh nhau.
Tỷ lệ nghỉ việc cộng tỷ lệ giữ chân có bằng đúng 100% không?
Thường gần bằng nhưng không bằng chính xác, vì hai chỉ số dùng mẫu số khác nhau. Tỷ lệ nghỉ việc chia cho nhân sự bình quân của cả kỳ, còn tỷ lệ giữ chân chia cho số người có mặt từ đầu kỳ. Khi công ty tuyển thêm nhiều trong kỳ, hai mẫu số lệch nhau nên tổng hai tỷ lệ sẽ không tròn trăm.
Vì sao quý đầu năm luôn có tỷ lệ nghỉ cao hơn các quý khác?
Vì phần lớn người đã quyết định chuyển việc từ cuối năm trước nhưng chờ nhận thưởng Tết rồi mới nộp đơn. Đây là yếu tố mùa vụ rất rõ ở doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy đừng so quý một với quý ba trong cùng năm, hãy so quý một năm nay với quý một năm ngoái thì mới thấy được xu hướng thật.
Công ty chỉ có mười lăm người thì tính tỷ lệ này có ý nghĩa gì không?
Có nhưng phải đọc rất thận trọng, vì mẫu số nhỏ làm con số nhảy rất mạnh. Một người nghỉ trong đội mười lăm người đã tạo ra gần bảy phần trăm. Với quy mô này, số tuyệt đối và lý do nghỉ của từng người có giá trị hơn phần trăm. Hãy dùng bảng nhiều kỳ để nhìn đường xu hướng thay vì kết luận từ một kỳ.
Chi phí thay một người tương đương bao nhiêu tháng lương là hợp lý?
Kết quả thường rơi vào khoảng từ sáu tháng tới hai mươi bốn tháng lương của chính vị trí đó, tùy độ hiếm của kỹ năng và thời gian đào tạo. Vị trí phổ thông tuyển nhanh thì nằm ở đầu dưới, vị trí chuyên môn sâu hoặc quản lý nằm ở đầu trên. Công cụ hiển thị sẵn số tháng lương tương đương ngay dưới dòng tổng để bạn kiểm tra kết quả có hợp lý không.
Nhân tỷ lệ của một tháng với mười hai để ra tỷ lệ năm có chính xác không?
Chỉ chính xác nếu mười một tháng còn lại giữ đúng nhịp độ của tháng đó, điều hiếm khi xảy ra vì nghỉ việc có tính mùa vụ. Cột quy đổi năm nên dùng như một tín hiệu cảnh báo sớm, kiểu tháng này mà kéo dài cả năm thì sẽ thành mức nào, chứ không dùng làm con số báo cáo tổng kết năm.
Người chuyển sang bộ phận khác trong cùng công ty có tính là nghỉ việc không?
Với tỷ lệ toàn công ty thì không, vì người đó vẫn ở trong tổ chức. Nhưng khi bạn tính tỷ lệ riêng cho từng bộ phận thì luân chuyển nội bộ làm số đầu kỳ và cuối kỳ của cả hai bộ phận thay đổi mà không có ai nghỉ. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến bảng báo lệch cân đối, hãy ghi chú riêng các trường hợp này.
Bảng báo số liệu chưa cân đối thì xử lý thế nào?
Cảnh báo xuất hiện khi đầu kỳ cộng tuyển mới trừ số người nghỉ không ra đúng cuối kỳ. Ba nguyên nhân hay gặp là luân chuyển nội bộ, người chuyển từ cộng tác viên sang chính thức, và một đợt nghỉ chưa được ghi nhận vào đúng kỳ. Tỷ lệ vẫn tính được, nhưng nên tìm ra nguyên nhân trước khi đưa số liệu vào báo cáo chính thức.
Có nên đưa tỷ lệ nghỉ việc vào chỉ tiêu đánh giá của bộ phận nhân sự không?
Nên nhưng phải chọn đúng chỉ số, và chỉ số hợp lý là tỷ lệ nghỉ tự nguyện chứ không phải tỷ lệ chung. Lấy tỷ lệ chung làm chỉ tiêu sẽ tạo động cơ ngại cho nghỉ những người thực sự không phù hợp. Nên bổ sung thêm tỷ lệ nghỉ trong năm đầu tiên, vì con số này phản ánh chất lượng khâu tuyển chọn rõ hơn bất kỳ chỉ số nào khác.
Từ khóa liên quan
- tính tỷ lệ nghỉ việc
- employee turnover rate
- công thức tỷ lệ nghỉ việc
- tỷ lệ giữ chân nhân viên
- tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện
- nhân sự bình quân trong kỳ
- chi phí thay thế nhân sự
- chi phí tuyển dụng một nhân viên
- attrition rate là gì
- retention rate công thức
- tỷ lệ nghỉ việc bao nhiêu là cao
- tỷ lệ nghỉ việc theo quý
- tỷ lệ nghỉ việc sau Tết
- tỷ lệ nghỉ việc năm đầu tiên
- chỉ số nhân sự HR metrics
- tính chi phí nghỉ việc
- báo cáo biến động nhân sự
- quy đổi tỷ lệ nghỉ việc ra năm
- công cụ tính turnover miễn phí
- so sánh tỷ lệ nghỉ việc giữa các bộ phận
