Người tìm dịch vụ hải quan thường đang cầm một lô hàng cụ thể: container máy móc sắp cập cảng Cát Lái, lô mỹ phẩm đầu tiên nhập từ Hàn Quốc, đơn hàng xuất đi Mỹ cần làm C/O. Họ không cần đọc lời giới thiệu dài về "đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm". Họ cần biết ngay: công ty này làm được mặt hàng của tôi không, ở cảng nào, cần giấy tờ gì, phí bao nhiêu, bao lâu xong. Website trả lời được những câu đó trong vài phút sẽ nhận được hồ sơ lô hàng; website không trả lời được thì chỉ nhận được cuộc gọi hỏi giá rồi im lặng.
Bài này dành cho đại lý làm thủ tục hải quan, công ty dịch vụ xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu. Phần vận chuyển, kho bãi, theo dõi lô hàng đã có trong bài thiết kế website vận tải, logistics; ở đây chỉ nói những gì riêng của phần thủ tục: mặt hàng, giấy tờ, mã HS, phí và trách nhiệm.
Ai đang tìm dịch vụ hải quan
| Khách | Điều họ lo | Website cần có |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp nhỏ nhập hàng lần đầu | Không biết cần giấy tờ gì, sợ hàng bị giữ ở cảng | Hướng dẫn theo mặt hàng, danh sách chứng từ, ước tính thời gian, nút gửi hồ sơ để được xem trước |
| Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên | Phí ổn định, làm nhanh, ít sai sót | Bảng phí theo bậc, cam kết thời gian xử lý, đầu mối phụ trách riêng |
| Doanh nghiệp có vốn nước ngoài, gia công, chế xuất | Đúng loại hình, báo cáo quyết toán, làm việc bằng tiếng Anh | Trang dịch vụ theo loại hình, kinh nghiệm quyết toán, bản tiếng Anh |
| Người bán hàng online nhập hàng về bán | Nhập lô nhỏ, hàng nhiều loại, giấy phép chuyên ngành | Hướng dẫn mặt hàng phổ biến, gói cho lô nhỏ, cảnh báo hàng cấm và hàng cần giấy phép |
Khách hàng xuất nhập khẩu thường xuyên ít khi đổi đơn vị làm thủ tục nếu không có sự cố. Lần đầu chọn, họ chọn người làm được mặt hàng của mình và trả lời rõ ràng; sau đó họ ở lại vì ít sai sót. Website nên giúp lần chọn đầu tiên đó dễ hơn.
Nghề đại lý hải quan năm 2026: chuyển sang quản lý theo tiêu chuẩn
Kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan không còn là ngành nghề kinh doanh có điều kiện sau khi Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 cắt giảm danh mục. Thay vào đó, Thông tư 83/2026/TT-BTC, ban hành ngày 30/6/2026, đặt tiêu chuẩn để đại lý và nhân viên đại lý được làm thủ tục:
Đại lý: thành lập hợp pháp, có hạ tầng để khai hải quan điện tử (phần mềm, chữ ký số, máy tính), có nhân viên đủ tiêu chuẩn, không nằm trong danh sách bị dừng hoạt động, và gửi thông báo hoạt động tới Cục Hải quan.
Nhân viên đại lý: có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan, tham gia cập nhật kiến thức, được cơ quan hải quan cấp mã số nhân viên. Mỗi người chỉ đứng tên ở một đại lý tại một thời điểm.
Ngày 23/8/2026, Quốc hội thông qua Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan, có hiệu lực từ 1/3/2027. Luật bỏ các điều kiện kinh doanh với đại lý trong luật, giao Bộ Tài chính quy định việc quản lý hoạt động; đồng thời chứng từ đã nộp qua Cơ chế một cửa quốc gia không phải nộp lại.
Với website, điều này có nghĩa là:
Thay vì ghi chung "có giấy phép đại lý hải quan", hãy ghi số nhân viên có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan và mã số nhân viên do hải quan cấp, thông tin này khách có thể đối chiếu.
Ghi rõ công ty làm thủ tục với tư cách đại lý (khai thay, đứng tên đại lý trên tờ khai) hay nhận ủy thác xuất nhập khẩu (đứng tên trên hợp đồng mua bán), vì trách nhiệm hai bên khác nhau.
Các bài giải thích quy định ghi ngày cập nhật và sửa lại khi luật sửa đổi có hiệu lực vào tháng 3/2027.
Phần trên tóm tắt để định hướng nội dung website, không thay ý kiến của cơ quan hải quan hay luật sư.
Trang dịch vụ theo mặt hàng, không theo "dịch vụ trọn gói"
Phần khó nhất của thủ tục xuất nhập khẩu không nằm ở tờ khai mà nằm ở mặt hàng: mỗi nhóm hàng có giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, công bố, kiểm dịch riêng, do các bộ khác nhau quản lý. Khách tìm theo đúng mặt hàng của họ, nên website mạnh nhất là website có trang riêng cho những nhóm hàng công ty làm nhiều:
Máy móc, thiết bị, kể cả hàng đã qua sử dụng: điều kiện riêng với máy cũ, giám định nếu cần, hồ sơ kỹ thuật.
Thực phẩm, thực phẩm chức năng, phụ gia: công bố sản phẩm, kiểm tra an toàn thực phẩm, nhãn phụ.
Mỹ phẩm: phiếu công bố mỹ phẩm phải có trước khi nhập.
Hàng điện, điện tử, đồ chơi trẻ em: kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy.
Nông sản, gỗ, hàng có nguồn gốc động thực vật: kiểm dịch, và với hàng xuất, hồ sơ nguồn gốc cho thị trường nhập khẩu.
Hóa chất: khai báo, giấy phép tùy loại.
Mỗi trang nên có: những giấy tờ khách cần chuẩn bị, giấy phép hay kiểm tra nào phải làm trước khi hàng về, thời gian thường gặp cho từng bước, những lỗi hay làm hàng bị giữ ở cảng, và một ví dụ lô hàng đã làm (không nêu tên khách nếu chưa được đồng ý). Ghi ngày cập nhật ở đầu trang, vì danh mục kiểm tra chuyên ngành thay đổi thường xuyên.
Doanh nghiệp làm nhiều hàng nông sản, gỗ xuất khẩu có thể tham khảo thêm những gì người mua nước ngoài hỏi trong bài thiết kế website xuất khẩu nông sản và bài thiết kế website gỗ, nội thất xuất khẩu; đó là phần hồ sơ mà đại lý hải quan thường phải phối hợp chuẩn bị.
Bảng phí: tách phí dịch vụ với khoản chi hộ
Nguồn tranh cãi lớn nhất giữa khách và đơn vị làm thủ tục là khoản "phát sinh". Báo giá ban đầu thấp, đến khi hàng ra mới có thêm phí lưu container, phí kiểm hóa, phí làm thêm giờ. Một trang bảng phí rõ ràng tách ba phần:
Phí dịch vụ: khai báo theo tờ khai hoặc theo lô, theo loại hình (nhập kinh doanh, xuất kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất), phí làm C/O, xin giấy phép, làm kiểm tra chuyên ngành. Phần này nên có bậc giá cụ thể và ngày cập nhật.
Chi hộ theo thực tế: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, phí cảng, phí lưu container, lưu kho, phí kiểm dịch, phí kiểm tra chất lượng. Ghi rõ công ty thu đúng theo hóa đơn, chứng từ của bên thu.
Có thể phát sinh: kiểm tra thực tế hàng hóa, bổ sung chứng từ, sửa tờ khai, chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành. Ghi rõ khi nào xảy ra và cam kết báo khách trước khi phát sinh chi phí.
Đi kèm bảng phí là một form gửi hồ sơ lô hàng: loại hàng, cảng, ngày hàng dự kiến về hoặc đi, nút tải lên hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn. Khách gửi hồ sơ trước sẽ nhận báo giá chính xác hơn và công ty phát hiện thiếu giấy tờ sớm hơn. Ghi rõ thời gian phản hồi thường lệ, ví dụ trong ngày làm việc.
Mã HS và nội dung tra cứu: kênh tìm khách mạnh, cần cẩn thận
Câu hỏi "mặt hàng này mã HS gì, thuế bao nhiêu" là một trong những câu được tìm nhiều nhất của người làm xuất nhập khẩu. Bài viết và trang tra cứu trả lời câu này đem về đúng khách tiềm năng, nhưng cũng là chỗ dễ gây hại nhất nếu sai:
Ghi rõ mã HS trên website chỉ để tham khảo; phân loại chính xác phụ thuộc mô tả, thành phần, công dụng thực tế của hàng. Khi cần chắc chắn, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan hải quan xác định trước mã số.
Thuế suất ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do cần C/O đúng mẫu, đúng xuất xứ; giải thích điều kiện này thay vì chỉ đăng một con số thuế suất.
Mỗi bài, mỗi trang tra cứu ghi ngày cập nhật và văn bản làm căn cứ; rà lại khi biểu thuế hoặc danh mục thay đổi.
Ghi tên người viết, kèm việc người đó có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan hay không.
Một số công cụ nhỏ cũng giúp khách khi chuẩn bị lô hàng, như tính khối lượng quy đổi hay xếp container; có thể đặt link ở các trang hướng dẫn liên quan.
Những câu không nên viết
"Bao thông quan", "cam kết luồng xanh", "thông quan mọi mặt hàng". Phân luồng và kết quả kiểm tra do cơ quan hải quan quyết định.
"Hỗ trợ khai giá thấp", "giảm thuế nhập khẩu", "xử lý hàng không giấy phép". Những câu này thu hút đúng loại khách đem lại rủi ro pháp lý cho công ty.
Ám chỉ quan hệ với cán bộ hải quan, hoặc dùng logo, hình ảnh của cơ quan hải quan khiến khách nghĩ đây là trang chính thức.
Tên, logo khách hàng, ảnh chứng từ có số tờ khai, tên hàng, giá trị lô hàng của khách.
Thuế suất, danh mục kiểm tra không ghi ngày, để nguyên khi chính sách đã đổi.
Khách tìm bằng mặt hàng, cảng và loại hình
Theo cảng, cửa khẩu: "dịch vụ khai hải quan Cát Lái", "dịch vụ hải quan Hải Phòng", "làm thủ tục hải quan sân bay Tân Sơn Nhất", "dịch vụ hải quan cửa khẩu Lạng Sơn".
Theo mặt hàng: "thủ tục nhập khẩu máy móc cũ", "nhập khẩu mỹ phẩm cần giấy tờ gì", "thủ tục nhập khẩu thực phẩm chức năng".
Theo loại hình: "dịch vụ quyết toán hải quan gia công", "dịch vụ hải quan cho doanh nghiệp chế xuất", "ủy thác nhập khẩu".
Khách nước ngoài: "customs broker Vietnam", "customs clearance Ho Chi Minh City". Nếu nhận khách này, cần bản tiếng Anh viết đúng thuật ngữ; xem thiết kế website tiếng Anh.
Văn phòng gần cảng, sân bay, cửa khẩu nên có hồ sơ Google Maps đúng địa chỉ và giờ làm việc, vì nhiều khách cần mang chứng từ gốc tới; xem dịch vụ tối ưu Google Maps nếu cần người làm.
Làm phần nào trước
Bắt đầu: trang chủ nói rõ công ty là đại lý hải quan, ủy thác xuất nhập khẩu hay cả hai, làm ở cảng nào; bảng phí tách ba phần; form gửi hồ sơ lô hàng có tải chứng từ; nút gọi và Zalo; trang đội ngũ với nhân viên có chứng chỉ, mã số thật.
Tiếp theo: trang cho 4–6 nhóm mặt hàng công ty làm nhiều nhất; trang theo loại hình cho khách gia công, chế xuất; bản tiếng Anh nếu nhận khách nước ngoài.
Lâu dài: bài hướng dẫn và tra cứu mã HS có người viết và ngày cập nhật; khu vực cho khách theo dõi tình trạng tờ khai và tải chứng từ đã hoàn thành.
Website giới thiệu có trang dịch vụ theo mặt hàng, bảng phí và form gửi hồ sơ thường hợp với gói website chuyên nghiệp; nếu cần khu vực khách hàng theo dõi lô hàng, xem gói website thương mại điện tử và các gói khác tại bảng giá thiết kế website. Tấn Phát Digital có buổi audit 60 phút miễn phí để rà website hiện tại theo các mục trong bài này.
