Người mua nông sản ở nước ngoài thường không gọi điện hỏi. Họ mở website, tìm bảng quy cách, xem doanh nghiệp có hàng vào tháng nào, có những chứng nhận gì, vùng trồng ở đâu, rồi mới gửi email hỏi giá. Nếu website chỉ có vài tấm ảnh trái cây đẹp, khẩu hiệu "chất lượng hàng đầu" và một số điện thoại, họ đóng tab và mở website của nhà cung cấp tiếp theo trong danh sách.
Website của doanh nghiệp xuất khẩu nông sản có việc rất rõ: trả lời trước những câu hỏi mà phòng thu mua của nhà nhập khẩu luôn hỏi, bằng ngôn ngữ của họ. Bài này đi qua những gì website cần có: bảng quy cách từng sản phẩm, lịch mùa vụ, vùng trồng và mã số, chứng nhận và kiểm nghiệm, thông tin thương mại theo container, form hỏi giá và gửi mẫu.
Người mua nông sản quyết định thế nào
| Người mua | Họ cần gì | Website phải có |
|---|---|---|
| Nhà nhập khẩu, nhà phân phối | Nguồn hàng ổn định theo mùa, giá theo container, chứng từ đầy đủ | Quy cách, lịch mùa vụ, sản lượng, Incoterms, cảng xuất |
| Bộ phận thu mua của chuỗi bán lẻ | Nhà cung cấp qua được đánh giá, có chứng nhận, truy xuất được nguồn gốc | Chứng nhận còn hạn, vùng trồng, nhà đóng gói, quy trình kiểm soát |
| Nhà chế biến, nhà sản xuất thực phẩm | Nguyên liệu đúng chỉ tiêu kỹ thuật, giao đều | Chỉ tiêu cụ thể, phiếu kiểm nghiệm mẫu, khả năng làm theo quy cách riêng |
| Trader, đại lý thu mua | Giá nhanh, số lượng sẵn có | Form hỏi giá gọn, phản hồi nhanh, kênh liên hệ quen dùng |
Chu trình thường là: tìm thấy doanh nghiệp qua tìm kiếm, sàn thương mại điện tử B2B hoặc hội chợ; vào website kiểm tra; hỏi giá; xin mẫu; đặt đơn thử một container; rồi mới ký hợp đồng theo mùa. Website tham gia ở bước kiểm tra, và nhiều người mua quay lại website trước mỗi mùa vụ. Đơn thử đầu tiên thường nhỏ, nhưng một khách hàng đã tin thì mua lặp lại nhiều năm.
Bảng quy cách cho từng sản phẩm
Đây là trang người mua đọc kỹ nhất, và cũng là chỗ phần lớn website trong ngành bỏ trống. Mỗi sản phẩm, mỗi dạng (tươi, sấy, đông lạnh, bột) nên có một bảng quy cách riêng bằng tiếng Anh, và tải được thành PDF để người mua chuyển cho đồng nghiệp:
Phân loại: grade, size, trọng lượng quả hoặc cỡ hạt, tỷ lệ lỗi cho phép. Dùng đúng cách phân loại mà thị trường đó quen dùng.
Chỉ tiêu chính theo loại sản phẩm: độ ẩm và tạp chất với hạt, gia vị; độ Brix với trái cây; kích cỡ và màu sắc với hàng tươi.
Đóng gói và xếp hàng: quy cách thùng, bao, nhãn; số kiện và khối lượng mỗi container 20 feet, 40 feet. Có thể ước tính trước số kiện vào container bằng công cụ xếp container, rồi ghi con số đã kiểm thực tế.
Bảo quản: nhiệt độ, độ ẩm, thời gian bảo quản, container lạnh hay container khô.
Ghi ngày cập nhật trên mỗi bảng. Chỉ ghi những chỉ tiêu doanh nghiệp làm được đều đặn, không ghi con số đẹp nhất của một lô.
Lịch mùa vụ và sản lượng
Câu hỏi đầu tiên của nhà nhập khẩu thường không phải giá, mà là "tháng nào có hàng, mỗi tháng được bao nhiêu". Một bảng mùa vụ theo tháng cho từng sản phẩm trả lời ngay câu đó:
Tháng chính vụ, tháng có hàng ít và tháng không có hàng tươi.
Sản phẩm có quanh năm nhờ sấy, đông lạnh hay nhiều vùng trồng thu hoạch lệch nhau.
Sản lượng có thể cung cấp mỗi tháng tính theo container, nếu doanh nghiệp đủ chắc chắn để công bố.
Người mua lên kế hoạch nhập trước nhiều tháng. Website nên mời họ đặt trước cho vụ tới bằng một nút riêng trên bảng mùa vụ, thay vì chờ đến chính vụ mới hỏi.
Vùng trồng, cơ sở đóng gói và truy xuất nguồn gốc
Với nhiều thị trường, nông sản tươi chỉ được nhập khi đến từ vùng trồng và cơ sở đóng gói đã có mã số. Hiện nay việc cấp mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói theo Nghị định 38/2026/NĐ-CP, đã được điều chỉnh bởi Nghị quyết 36/2026/NQ-CP từ 31/7/2026. Theo đó, hồ sơ được nộp tại UBND cấp xã nơi có vùng trồng hoặc cơ sở đóng gói. Riêng hồ sơ phục vụ xuất khẩu sang thị trường có yêu cầu mã số thì vẫn được kiểm tra theo yêu cầu của nước nhập khẩu trước khi cấp (nguồn: LuatVietnam). Quy định trong lĩnh vực này đang được sửa đổi, nên khi làm hồ sơ cho một lô hàng cụ thể, hãy hỏi lại cơ quan bảo vệ thực vật hoặc đơn vị tư vấn.
Trên website, phần này nên có:
Vùng trồng: tỉnh, diện tích, mô hình liên kết với nông hộ hoặc hợp tác xã, ảnh thật của vườn, ruộng. Ghi mã số vùng trồng đã được cấp và cho thị trường nào, nếu doanh nghiệp đã có.
Nhà đóng gói: dây chuyền sơ chế, phân loại, kho lạnh, ảnh thật trong mùa vụ, mã số cơ sở đóng gói.
Truy xuất nguồn gốc: mã lô trên thùng hàng truy về vùng trồng và ngày đóng gói. Nếu có mã QR truy xuất, cho người mua quét thử một mã mẫu ngay trên website.
Chỉ liệt kê những thị trường doanh nghiệp đã thật sự xuất được hoặc đã đủ điều kiện. Một danh sách dài cờ các nước mà không có lô hàng nào là điều người mua có kinh nghiệm nhận ra rất nhanh.
Chứng nhận và kiểm nghiệm: cho người mua tự tra
Mỗi chứng nhận một dòng: tên (ví dụ GlobalG.A.P., VietGAP, hữu cơ theo tiêu chuẩn của thị trường nhập khẩu, HACCP hay ISO 22000 cho nhà đóng gói), số chứng nhận, đơn vị cấp, phạm vi (sản phẩm nào, cơ sở nào), ngày hết hạn. Nếu đơn vị cấp có cơ sở dữ liệu tra cứu công khai, đặt link để người mua tự kiểm tra.
Kiểm nghiệm: người mua quan tâm dư lượng thuốc bảo vệ thực vật theo giới hạn của thị trường của họ. Nói rõ doanh nghiệp kiểm nghiệm ở phòng thí nghiệm nào, theo lô hay định kỳ, và gửi phiếu kết quả cho người mua khi được yêu cầu.
Chứng từ theo lô hàng: giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận xuất xứ và các chứng từ khác doanh nghiệp cung cấp cho mỗi lô.
Không đăng logo chứng nhận đã hết hạn hay chứng nhận của đối tác như của mình. Chứng nhận của vùng trồng liên kết thì ghi rõ là của vùng trồng nào.
Thông tin thương mại và form hỏi giá
Người mua quốc tế cần biết các điều kiện giao dịch trước khi hỏi giá:
Incoterms nhận làm (FOB, CIF…), cảng xuất, đơn hàng tối thiểu tính theo container, thời gian từ khi chốt đơn đến khi xếp hàng, phương thức thanh toán chấp nhận.
Chính sách gửi mẫu: mẫu có tính phí không, ai trả phí chuyển phát, mất bao lâu.
Làm theo quy cách riêng: đóng gói theo nhãn của người mua, phân loại theo yêu cầu, có hay không và từ số lượng nào.
Form hỏi giá nên hỏi đủ để báo giá ngay lần đầu: sản phẩm và dạng, quy cách mong muốn, số lượng (container mỗi tháng hoặc mỗi đơn), cảng đến, Incoterms, thời gian cần hàng, tên công ty và quốc gia. Thêm một form riêng "Request a sample". Người mua ở múi giờ khác, nên ghi rõ thời gian phản hồi và giờ làm việc quy đổi; khi hẹn gọi video, công cụ chọn giờ họp theo múi giờ giúp tránh hẹn nhầm.
Ngôn ngữ: tiếng Anh trước, thêm ngôn ngữ khi trả lời được
Tiếng Anh là bắt buộc. Thêm tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật hay ngôn ngữ khác chỉ khi doanh nghiệp có người trả lời được email và cuộc gọi bằng ngôn ngữ đó; một trang tiếng Trung mà email trả lời bằng tiếng Anh sau ba ngày còn tệ hơn không có trang. Thuật ngữ quy cách, tên giống, tên chỉ tiêu cần người biết ngành duyệt, không dùng máy dịch nguyên văn. Cách chọn cấu trúc thư mục ngôn ngữ, bản địa hóa nội dung được bàn trong bài website tiếng Anh cho doanh nghiệp xuất khẩu, còn phần khai báo kỹ thuật xem bài hreflang là gì.
Cấu trúc website gợi ý
Trang chủ: sản phẩm chính, thị trường đã xuất, chứng nhận nổi bật, lịch mùa vụ rút gọn, nút "Request a quote".
Sản phẩm: mỗi sản phẩm, mỗi dạng một trang, có bảng quy cách tải được.
Mùa vụ: bảng theo tháng cho mọi sản phẩm.
Vùng trồng và nhà đóng gói: ảnh thật, mã số, quy trình từ thu hoạch đến xếp container.
Chất lượng và chứng nhận: chứng nhận có số và hạn, kiểm nghiệm, truy xuất nguồn gốc.
Điều kiện giao dịch: Incoterms, cảng, đơn tối thiểu, gửi mẫu, thanh toán.
Liên hệ: form hỏi giá, form xin mẫu, email, kênh nhắn tin người mua ở thị trường đó hay dùng.
Bảng quy cách và catalog PDF thường nặng vì có nhiều ảnh; nén lại bằng công cụ nén PDF để người mua ở xa tải nhanh và gửi qua email không bị chặn.
Người mua tìm bằng từ khóa nào
Theo sản phẩm và vai trò: "Vietnam [sản phẩm] supplier", "[sản phẩm] exporter Vietnam", "[sản phẩm] manufacturer".
Theo dạng và quy cách: "frozen [sản phẩm]", "dried [sản phẩm] wholesale", tên grade hay size cụ thể.
Theo chứng nhận: "organic [sản phẩm] Vietnam", "GlobalG.A.P. certified [sản phẩm]".
Theo mùa vụ: "[sản phẩm] season Vietnam", "when is [sản phẩm] season". Trang mùa vụ trả lời đúng các tìm kiếm này.
Từ khóa phải nghiên cứu riêng cho từng ngôn ngữ, không dịch từ tiếng Việt. Doanh nghiệp làm cả khâu vận chuyển, kho lạnh có thể xem thêm bài thiết kế website vận tải, logistics; đơn vị cung cấp thùng carton, bao bì cho nông sản có bài thiết kế website công ty bao bì.
Sai lầm thường gặp
Chỉ có ảnh sản phẩm, không có quy cách, chỉ tiêu, cách đóng gói.
Ảnh lấy từ mạng hoặc ảnh vườn của đơn vị khác; người mua có thể tìm ngược ảnh rất dễ.
Logo chứng nhận không có số và hạn, hoặc đã hết hạn.
Bản đồ thế giới đầy cờ các nước chưa từng xuất được.
Bản tiếng Anh dịch máy, sai tên giống và thuật ngữ quy cách.
Form liên hệ chỉ có ô "Message", phải trao đổi thêm vài lượt email mới báo giá được.
Không có lịch mùa vụ, người mua phải hỏi mới biết tháng nào có hàng.
Triển khai theo thứ tự nào
Giai đoạn 1: bản tiếng Anh với trang sản phẩm chính có bảng quy cách tải được, lịch mùa vụ, trang chứng nhận có số và hạn, form hỏi giá và xin mẫu.
Giai đoạn 2: trang vùng trồng và nhà đóng gói có ảnh thật, mã số, điều kiện giao dịch, truy xuất nguồn gốc.
Giai đoạn 3: thêm ngôn ngữ cho thị trường chính khi có người trả lời được, chuyên mục kiến thức sản phẩm theo mùa, trang theo từng thị trường.
Nếu doanh nghiệp xuất khẩu nông sản của bạn đang cần làm lại website, có thể xem trang thiết kế website tiếng Anh và các gói tại bảng giá thiết kế website. Website song ngữ có nhiều sản phẩm, bảng quy cách và khu vực chứng nhận như trên thường hợp với gói giải pháp doanh nghiệp. Tấn Phát Digital có buổi audit 60 phút miễn phí để rà website hiện tại theo các mục trong bài này.
