Mẫu thư mời phỏng vấn, email mời phỏng vấn tiếng Việt và tiếng Anh
Công cụ soạn thư mời phỏng vấn và email mời ứng viên đến phỏng vấn tuyển dụng: vòng 1, vòng 2, vòng cuối, phỏng vấn trực tiếp, online qua Google Meet, Zoom, Teams hoặc qua điện thoại. Thời gian in kèm thứ, có người phỏng vấn, giấy tờ cần mang, người liên hệ và đề nghị xác nhận tham dự. Bạn chọn giọng trang trọng, thân thiện hoặc ngắn gọn, tạo một thư hoặc hàng trăm thư từ danh sách Excel, sao chép vào hộp thư, tải Word, Excel và file lịch hẹn .ics để ứng viên thêm vào lịch.
Tính năng nổi bật
- Thư tiếng Việt và tiếng Anh, ba giọng văn: trang trọng (Kính gửi, Dear), thân thiện (Chào, Hi), ngắn gọn
- Vòng 1, vòng 2, vòng cuối hoặc tự ghi tên vòng, in vào câu mời và tiêu đề email
- Ba hình thức: trực tiếp có địa chỉ và phòng; online có nền tảng, đường dẫn, mã phòng, mật khẩu; qua điện thoại
- Thời gian in kèm thứ trong tuần và thời lượng dự kiến, ví dụ 09:00, Thứ Hai, 02/11/2026 (dự kiến 45 phút)
- Người phỏng vấn, giấy tờ cần mang, câu nhắc đến sớm hoặc kiểm tra camera, micro theo hình thức đã chọn
- Hạn xác nhận tham dự kèm thứ, câu mời phản hồi nếu cần đổi giờ, người liên hệ và chữ ký
- Tạo hàng loạt từ file Excel, CSV hoặc bảng dán: mỗi ứng viên một thư, ngày, giờ, vị trí riêng từng người ghi đè giá trị chung
- Báo thư cần sửa: thiếu ngày, giờ, họ tên, đường dẫn phòng họp, ngày giờ không đọc được, email có vẻ sai
- Tải file lịch hẹn .ics theo giờ Việt Nam, có nhắc trước 1 giờ; nhiều ứng viên thì gom thành file zip
- Sao chép tiêu đề, nội dung, mở thư nháp trong ứng dụng email, tải Word (mỗi thư một trang) và Excel danh sách thư
Vì sao nên dùng mẫu thư mời phỏng vấn thống nhất
Một đợt tuyển dụng có thể phải hẹn hàng chục ứng viên trong vài ngày. Viết từng email bằng tay dễ sai giờ, sai thứ, quên gửi đường dẫn phòng họp hoặc gửi nhầm địa chỉ văn phòng cũ. Ứng viên nhận thư thiếu thông tin sẽ gọi hỏi lại, hoặc tệ hơn là đến sai chỗ. Công cụ này tách phần thông tin chung của đợt phỏng vấn (công ty, vị trí, vòng, hình thức, địa điểm, người liên hệ) khỏi phần riêng của từng người (họ tên, danh xưng, email, ngày giờ). Bạn điền phần chung một lần, nạp danh sách ứng viên từ Excel và nhận đủ thư cho từng người, thứ trong tuần được tính từ ngày nên không bao giờ ghi Thứ Hai cho một ngày Chủ Nhật. Thư nào thiếu thông tin được đánh dấu cần sửa trước khi bạn gửi.
Lợi ích khi sử dụng
- Không sai thứ trong tuần vì thứ được tính từ ngày phỏng vấn
- Ứng viên nhận đủ thông tin giờ, địa điểm hoặc đường dẫn, người liên hệ trong một thư
- Hẹn hàng trăm ứng viên mà không phải sửa tay từng email
- File lịch hẹn giúp ứng viên thêm buổi phỏng vấn vào lịch điện thoại, giảm vắng mặt
- Cùng một mẫu cho cả bản tiếng Việt và tiếng Anh
- Danh sách ứng viên chỉ xử lý trên máy bạn, không tải lên máy chủ
Cách tạo thư mời phỏng vấn
- 1Ở thẻ Ngôn ngữ, giọng văn, vị trí, chọn Ngôn ngữ, Giọng văn, điền Tên công ty, Vị trí tuyển dụng, chọn Vòng phỏng vấn; bấm Nạp mẫu nếu muốn có nội dung gợi ý.
- 2Ở thẻ Thời gian và hình thức, chọn Ngày phỏng vấn, Giờ bắt đầu, Thời lượng, Hình thức; điền địa chỉ hoặc đường dẫn phòng họp, người phỏng vấn, giấy tờ cần mang.
- 3Ở thẻ Xác nhận và người liên hệ, chọn Hạn xác nhận tham dự, điền người liên hệ, số điện thoại, email và người ký.
- 4Ở thẻ Ứng viên, chọn Một ứng viên để nhập họ tên, email; hoặc chọn Hàng loạt từ danh sách, chọn file Excel hay dán bảng rồi bấm Đọc bảng đã dán.
- 5Xem thư ở cột bên phải; với danh sách, chọn từng người ở ô Xem thư và sửa các thư được đánh dấu cần sửa.
- 6Bấm Sao chép thư, Sao chép tiêu đề hoặc Mở thư nháp để gửi từ hộp thư của bạn; bấm Tải lịch hẹn .ics để đính kèm.
- 7Khi tạo hàng loạt, bấm Tải Word để có tất cả thư hoặc Tải Excel danh sách thư để trộn thư bằng công cụ gửi email khác.
Một email mời phỏng vấn cần có những thông tin gì
Ứng viên cần biết chính xác năm điều: ai mời, cho vị trí nào, gặp lúc nào, ở đâu hoặc bằng cách nào, và phải làm gì tiếp theo. Thư do công cụ tạo luôn có tên công ty và vị trí trong câu mở đầu, khối thông tin gạch đầu dòng gồm thời gian kèm thứ, hình thức, địa điểm hoặc đường dẫn, người phỏng vấn, sau đó là giấy tờ cần mang, câu đề nghị xác nhận tham dự trước hạn và thông tin liên hệ. Tiêu đề email ghi tên công ty, vị trí, vòng và họ tên ứng viên để ứng viên tìm lại thư dễ dàng, đồng thời bộ phận tuyển dụng lọc thư đã gửi theo tên. Dòng nào bạn để trống, ví dụ người phỏng vấn, sẽ không xuất hiện trong thư.
Chọn giọng văn: trang trọng, thân thiện hay ngắn gọn
Giọng trang trọng mở đầu bằng Kính gửi, cảm ơn ứng viên đã quan tâm, kết bằng Trân trọng; hợp với doanh nghiệp truyền thống, cơ quan, vị trí quản lý. Giọng thân thiện mở đầu bằng Chào, dùng câu hẹn trao đổi, kết bằng Hẹn gặp và Thân mến; hợp với công ty khởi nghiệp, ngành sáng tạo, tuyển sinh viên mới ra trường. Giọng ngắn gọn bỏ câu xã giao và câu nhắc chuẩn bị, chỉ giữ lời mời, khối thông tin và yêu cầu xác nhận; hợp khi gửi tin qua Zalo hoặc khi ứng viên đã trao đổi trước qua điện thoại. Cả ba giọng đều giữ nguyên các dữ kiện, chỉ khác lời dẫn.
Mời phỏng vấn online: những gì không được thiếu
Với phỏng vấn trực tuyến, đường dẫn phòng họp là thông tin quan trọng nhất; công cụ đánh dấu thư cần sửa nếu bạn chọn Online mà chưa nhập đường dẫn. Bạn ghi thêm nền tảng (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams...), mã phòng và mật khẩu nếu nền tảng yêu cầu. Thư tự thêm câu nhắc ứng viên kiểm tra kết nối mạng, camera, micro và vào phòng sớm vài phút. Trong file lịch hẹn .ics, đường dẫn được ghi vào ô địa điểm và ô URL để ứng viên bấm vào từ lịch điện thoại. Nếu mỗi ứng viên có phòng họp riêng, hãy tạo thư từng người hoặc sửa đường dẫn trong file Excel danh sách thư trước khi trộn thư.
Tạo thư hàng loạt từ danh sách Excel
Dòng đầu tiên của file là tên cột. Công cụ nhận các tên cột thông dụng không phân biệt dấu và hoa thường: Họ tên, Họ và tên hoặc Name cho họ tên; Email; Danh xưng hoặc Giới tính; Vị trí; Ngày phỏng vấn hoặc Ngày; Giờ. Danh xưng chấp nhận Anh, Chị, Ông, Bà, Nam, Nữ, Mr, Ms. Ô ngày nhận kiểu 02/11/2026 hoặc ô định dạng ngày của Excel; ô giờ nhận 9:00, 9h, 9h30 hoặc ô định dạng giờ. Ô để trống dùng giá trị chung bạn đã nhập, nên với lịch xếp mỗi người một khung giờ chỉ cần cột Giờ. Dòng thiếu họ tên bị bỏ qua và được liệt kê trong khung cảnh báo. Mỗi lần nạp tối đa 500 ứng viên; bấm Tải file mẫu Excel để có sẵn đúng cột.
File lịch hẹn .ics hoạt động thế nào
File .ics là định dạng lịch chuẩn (iCalendar, RFC 5545) mà Google Calendar, Outlook, lịch iPhone và Android đều mở được. Mỗi file chứa một sự kiện có tiêu đề phỏng vấn kèm vị trí và công ty, giờ bắt đầu, giờ kết thúc tính từ thời lượng dự kiến (mặc định 60 phút nếu bỏ trống), địa điểm hoặc đường dẫn, toàn bộ nội dung thư và lời nhắc trước 1 giờ. Giờ được ghi theo giờ quốc tế UTC sau khi trừ 7 giờ của giờ Việt Nam, nên ứng viên ở múi giờ khác sẽ thấy giờ đã quy đổi. Bạn đính kèm file .ics vào email; ứng viên mở file và chọn thêm vào lịch. Công cụ không gửi lời mời lịch qua máy chủ nào và không biết ứng viên đã nhận hay chưa.
Sau khi gửi thư mời phỏng vấn
Nên theo dõi xác nhận của từng ứng viên trước hạn đã ghi trong thư. File Excel danh sách thư có cột họ tên, email, ngày, giờ, bạn thêm cột Đã xác nhận để đánh dấu. Ứng viên xin đổi giờ thì sửa giờ trong danh sách, tạo lại thư và file lịch hẹn cho riêng người đó. Trước ngày phỏng vấn một ngày, một tin nhắn ngắn nhắc lại giờ và địa điểm giúp giảm số người vắng mặt. Sau buổi phỏng vấn, ứng viên được chọn sẽ nhận thư mời nhận việc; website có công cụ thư mời nhận việc riêng với bảng lương, phúc lợi và chỗ ký xác nhận.
Xếp lịch phỏng vấn cho nhiều ứng viên trong một ngày
Khi hẹn nhiều người cùng ngày, nên chừa khoảng nghỉ giữa hai buổi để người phỏng vấn ghi nhận xét và để buổi trước có kéo dài cũng không làm ứng viên sau phải chờ lâu. Cách làm gọn là lập danh sách trong Excel với cột Giờ cách nhau đều, ví dụ buổi 45 phút thì xếp 09:00, 10:00, 11:00, rồi nạp vào công cụ. Thời lượng dự kiến bạn nhập được in trong thư và dùng để tính giờ kết thúc trong file lịch hẹn, nên ứng viên biết trước mình cần dành bao lâu. Với phỏng vấn trực tiếp, ghi rõ tầng, phòng và nơi báo tên để lễ tân không phải hỏi lại. Với phỏng vấn online dùng chung một phòng họp cho cả ngày, cần có người cho từng ứng viên vào phòng đúng giờ của họ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Thư mời phỏng vấn tiếng Anh là gì?
Thư mời phỏng vấn trong tiếng Anh thường gọi là interview invitation letter hoặc interview invitation email; tiêu đề email hay dùng dạng Interview invitation kèm tên vị trí. Khi chọn Tiếng Anh, công cụ đổi cả lời chào (Dear Mr., Ms.), tiêu đề, ngày giờ kiểu Monday, November 2, 2026 và tên vòng như first-round, final-round.
Có mẫu thư mời phỏng vấn ngắn gọn không?
Có. Chọn giọng Ngắn gọn để thư chỉ còn câu mời, thời gian, hình thức, địa điểm hoặc đường dẫn và câu đề nghị xác nhận, bỏ các câu dặn dò. Kiểu này hợp với tin nhắn Zalo hay email gửi lại cho ứng viên đã trao đổi qua điện thoại. Nội dung vẫn đủ ngày kèm thứ để ứng viên khó nhầm lịch.
Có mẫu email mời phỏng vấn tiếng Anh không?
Có. Chọn Tiếng Anh ở ô Ngôn ngữ, thư chuyển sang tiếng Anh với lời chào Dear Mr./Ms. hoặc Hi, ngày dạng Monday, November 2, 2026. Bấm Nạp mẫu tiếng Anh để có nội dung gợi ý bằng tiếng Anh cho các ô tự nhập.
Viết email mời phỏng vấn như thế nào cho chuyên nghiệp?
Ghi rõ vị trí, vòng, thời gian kèm thứ, hình thức, địa điểm hoặc đường dẫn, người liên hệ và hạn xác nhận; tiêu đề có tên công ty, vị trí và tên ứng viên. Công cụ dựng sẵn bố cục này với giọng trang trọng, bạn chỉ điền thông tin.
Công cụ có tự gửi email cho ứng viên không?
Không. Bạn sao chép nội dung, hoặc bấm Mở thư nháp để ứng dụng email trên máy điền sẵn tiêu đề và nội dung, rồi tự gửi. Khi gửi hàng loạt, tải Excel danh sách thư để dùng với công cụ trộn thư bạn đang có.
Có tạo thư cho nhiều ứng viên cùng lúc được không?
Được. Chọn Hàng loạt từ danh sách, chọn file Excel, CSV hoặc dán bảng có cột Họ tên; mỗi dòng thành một thư. Tối đa 500 ứng viên mỗi lần.
Mỗi ứng viên một khung giờ khác nhau thì làm sao?
Thêm cột Giờ (và Ngày phỏng vấn nếu khác ngày) trong danh sách. Ô có giá trị sẽ ghi đè thời gian chung; ô để trống dùng thời gian chung.
File .ics là gì, ứng viên mở bằng gì?
Là file lịch chuẩn iCalendar. Google Calendar, Outlook, lịch trên iPhone và Android đều mở được và cho thêm vào lịch kèm lời nhắc trước 1 giờ. Bạn đính kèm file vào email gửi ứng viên.
Giờ trong file lịch có bị lệch không?
Giờ bạn nhập được hiểu là giờ Việt Nam (UTC+7) và ghi vào file theo giờ quốc tế. Lịch của ứng viên ở Việt Nam hiển thị đúng giờ đã hẹn; ứng viên ở nước khác thấy giờ đã quy đổi sang múi giờ của họ.
Mời phỏng vấn online cần ghi những gì?
Nền tảng, đường dẫn phòng họp, mã phòng và mật khẩu nếu có. Công cụ cảnh báo khi chọn Online mà thiếu đường dẫn, và tự thêm câu nhắc kiểm tra camera, micro.
Phỏng vấn qua điện thoại thì thư viết thế nào?
Chọn Hình thức Qua điện thoại; thư ghi rằng công ty sẽ gọi đến số ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ và nhắc ứng viên chọn nơi yên tĩnh. Thời gian và thời lượng vẫn in như bình thường.
Thư mời phỏng vấn vòng 2, vòng cuối khác gì vòng 1?
Nội dung giống nhau, chỉ khác tên vòng trong câu mời và tiêu đề. Bạn có thể chọn Tự ghi để đặt tên khác như vòng kiểm tra chuyên môn, vòng gặp giám đốc.
Công cụ này có dùng cho phỏng vấn visa không?
Không. Đây là thư mời phỏng vấn tuyển dụng do doanh nghiệp gửi ứng viên. Lịch hẹn phỏng vấn xin thị thực do đại sứ quán, lãnh sự quán cấp theo quy trình riêng của họ.
Ứng viên xác nhận tham dự bằng cách nào?
Thư đề nghị ứng viên trả lời email trước hạn bạn chọn và mời phản hồi nếu cần đổi giờ. Công cụ không theo dõi phản hồi; bạn ghi nhận trong hộp thư hoặc file Excel danh sách thư.
Danh xưng trong thư được lấy từ đâu?
Với một ứng viên, bạn chọn trong ô Danh xưng. Với danh sách, công cụ đọc cột Danh xưng hoặc Giới tính (Anh, Chị, Ông, Bà, Nam, Nữ, Mr, Ms); ô trống hoặc giá trị khác sẽ in Anh/Chị.
Ngày trong Excel bị đọc sai thì làm sao?
Công cụ đọc được ô định dạng ngày của Excel và chữ kiểu 02/11/2026 (ngày/tháng/năm), kể cả trong file CSV xuất từ Google Sheets. Nếu file ghi theo kiểu tháng/ngày của Mỹ dưới dạng chữ, ngày sẽ bị hiểu sai hoặc báo không đọc được; hãy đổi sang ngày/tháng/năm hoặc định dạng ô thành Date. Luôn xem lại dòng Thời gian trong thư xem trước, vì thứ trong tuần in kèm giúp phát hiện ngày sai.
Có tải thư ra file Word được không?
Có. Bấm Tải Word để nhận file .docx; với danh sách, mỗi thư nằm trên một trang riêng có tiêu đề THƯ MỜI PHỎNG VẤN. Bạn in hoặc sửa tiếp trong Word.
Thông tin ứng viên có bị lưu lại không?
Danh sách ứng viên chỉ nằm trong bộ nhớ của trang và mất khi tải lại trang. Phần thông tin chung và ứng viên đang nhập ở chế độ một ứng viên được lưu nháp trong trình duyệt trên máy bạn; bấm Xóa nháp để xóa.
Nên gửi thư mời phỏng vấn trước bao lâu?
Không có quy tắc chung; nhiều nơi gửi trước vài ngày để ứng viên kịp sắp xếp, nhất là ứng viên đang đi làm. Đặt hạn xác nhận trước ngày phỏng vấn để còn thời gian mời người khác nếu có ứng viên không tham dự.
Từ khóa liên quan
- thư mời phỏng vấn
- mẫu thư mời phỏng vấn
- email mời phỏng vấn
- mẫu email mời phỏng vấn
- mẫu email mời phỏng vấn tiếng anh
- thư mời phỏng vấn tiếng anh
- interview invitation email
- email mời phỏng vấn online
- mẫu thư mời phỏng vấn online
- thư mời phỏng vấn vòng 2
- thư mời phỏng vấn vòng cuối
- cách viết email mời phỏng vấn
- thư mời phỏng vấn qua email
- mẫu thư mời phỏng vấn file word
- gửi thư mời phỏng vấn hàng loạt
- lịch hẹn phỏng vấn
- email hẹn lịch phỏng vấn
- thư mời phỏng vấn qua điện thoại
- mẫu tin nhắn mời phỏng vấn
- thư mời phỏng vấn tuyển dụng
- email xác nhận lịch phỏng vấn