Sổ theo dõi công nợ khách hàng: số dư, tuổi nợ, nhắc hạn, đối chiếu
Công cụ ghi và theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng ngay trên trình duyệt, có thêm sổ phải trả nhà cung cấp nếu bạn bật. Mỗi chứng từ gồm ngày, số chứng từ, đối tượng, diễn giải, số tiền phát sinh, hạn thanh toán và số đã thu. Công cụ cộng số dư từng khách, chia tuổi nợ theo các nhóm chưa đến hạn, 1–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày, lọc chứng từ quá hạn, in thư nhắc nợ và biên bản đối chiếu công nợ dạng PDF, Word. Đây là sổ theo dõi nội bộ, không thay sổ kế toán theo quy định.
Tính năng nổi bật
- Ghi chứng từ phải thu: ngày, số chứng từ hoặc hóa đơn, khách hàng, diễn giải, số tiền phát sinh, hạn thanh toán, số đã thu
- Bật thêm sổ phải trả nhà cung cấp, hai sổ tách riêng bằng hai thẻ Phải thu và Phải trả
- Tổng hợp theo khách hàng: số còn phải thu và chia vào 5 nhóm tuổi nợ chưa đến hạn, 1–30, 31–60, 61–90, trên 90 ngày
- Chọn ngày tính tuổi nợ bất kỳ để xem lại công nợ tại một ngày trong quá khứ; chứng từ sau ngày đó không được tính
- Danh sách chứng từ quá hạn sắp theo số ngày quá hạn, tô màu theo mức độ
- Dán nhiều dòng từ Excel hoặc nhập file Excel có cột Ngày, Khách hàng, Số tiền; báo rõ dòng nào lỗi và vì sao
- Sửa, xóa từng chứng từ, nút Đã thu đủ để tất toán nhanh, tìm theo khách, số chứng từ, diễn giải
- In thư đề nghị thanh toán (nhắc nợ) và biên bản đối chiếu công nợ theo từng khách, số tiền đọc bằng chữ, tải PDF hoặc Word
- Lưu tự động trong trình duyệt kèm giờ lưu gần nhất; tải sao lưu .json và khôi phục, xuất Excel gồm chứng từ, tổng hợp, quá hạn
- Đọc số tiền kiểu 15.000.000, 15000000 hoặc 15,000,000; ô ngày của Excel đọc đúng không lệch múi giờ
Khi nào cần một sổ theo dõi công nợ riêng
Cửa hàng, xưởng nhỏ, công ty dịch vụ bán chịu cho vài chục khách thường theo dõi công nợ bằng sổ tay hoặc một file Excel tự làm. Cách này chạy được cho đến khi cần trả lời những câu hỏi rất cụ thể: khách nào đang nợ quá 60 ngày, tổng nợ quá hạn là bao nhiêu, khách A còn nợ những hóa đơn nào để gửi thư nhắc. Trả lời bằng tay mất thời gian và dễ sót. Công cụ này giữ đúng cách ghi quen thuộc (mỗi chứng từ một dòng), còn phần cộng dồn theo khách, chia nhóm tuổi nợ và lọc quá hạn thì tự tính theo ngày bạn chọn. Khi cần nhắc khách hay chốt số với khách, bạn tạo thư nhắc nợ hoặc biên bản đối chiếu từ chính các chứng từ đó. Công cụ hợp với nhu cầu theo dõi nội bộ quy mô nhỏ; doanh nghiệp đã dùng phần mềm kế toán nên lấy số liệu từ phần mềm đó.
Lợi ích khi sử dụng
- Thấy ngay khách nào nợ lâu nhất và tổng tiền đã quá hạn
- Nhắc nợ có căn cứ: thư liệt kê đúng từng chứng từ, số ngày quá hạn, số còn lại
- Chốt số với khách nhanh bằng biên bản đối chiếu lập từ cùng dữ liệu
- Không cần cài phần mềm hay tạo tài khoản, mở trình duyệt là dùng
- Dữ liệu không rời máy bạn; sao lưu ra file khi cần chuyển máy
- Xuất Excel để gửi kế toán hoặc nhập lại vào sổ sau này
Cách dùng sổ theo dõi công nợ
- 1Đọc khung cảnh báo màu cam: dữ liệu chỉ lưu trong trình duyệt này, nhớ bấm Tải sao lưu .json thường xuyên.
- 2Ở thẻ Thêm chứng từ phải thu, chọn Ngày chứng từ, nhập Số chứng từ, Khách hàng, Diễn giải, Số tiền phát sinh, Đã thu, Hạn thanh toán rồi bấm Thêm chứng từ; hoặc bấm Dán nhiều dòng từ Excel, Nhập từ Excel.
- 3Muốn theo dõi cả công nợ với nhà cung cấp, tích ô Theo dõi cả phải trả nhà cung cấp rồi chuyển sang thẻ Phải trả.
- 4Chọn ngày ở ô Tính tuổi nợ đến ngày (mặc định là hôm nay) và xem bảng tổng hợp theo khách, các nhóm tuổi nợ.
- 5Xem bảng Chứng từ quá hạn; khi khách trả tiền, bấm Sửa để cập nhật số đã thu hoặc bấm Đã thu đủ.
- 6Ở thẻ In thư nhắc nợ, biên bản đối chiếu công nợ, điền tên đơn vị, chọn khách hàng, người ký rồi bấm Thư nhắc nợ PDF hoặc Biên bản đối chiếu PDF, Word.
- 7Cuối mỗi buổi làm việc, bấm Tải sao lưu .json hoặc Xuất Excel và cất file ở nơi an toàn.
Dữ liệu được lưu ở đâu và cách để không bị mất
Công cụ không có máy chủ lưu sổ của bạn. Mọi chứng từ được ghi vào bộ nhớ localStorage của trình duyệt trên chính máy đang dùng, mỗi lần bạn thêm, sửa hay xóa. Cách lưu này tiện vì không cần đăng nhập, nhưng có rủi ro thật: xóa dữ liệu duyệt web, dọn bộ nhớ bằng phần mềm, dùng chế độ ẩn danh, đổi sang trình duyệt hoặc máy khác đều không thấy sổ cũ. Vì vậy hãy tạo thói quen bấm Tải sao lưu .json sau mỗi lần nhập liệu và cất file lên Google Drive, OneDrive hoặc gửi vào email của mình. Khi đổi máy, bấm Khôi phục từ .json để đưa toàn bộ sổ về; thao tác này thay thế sổ đang có nên công cụ hỏi lại trước khi làm. Nếu trình duyệt từ chối lưu (bộ nhớ đầy hoặc bị chặn), khung cảnh báo sẽ báo ngay để bạn tải sao lưu.
Tuổi nợ được tính như thế nào
Với mỗi chứng từ còn số dư, công cụ lấy ngày tính tuổi nợ trừ đi hạn thanh toán để ra số ngày quá hạn. Chứng từ không ghi hạn được coi là đến hạn ngay ngày chứng từ, phù hợp với bán hàng thu tiền ngay. Kết quả bằng 0 hoặc âm là chưa đến hạn; từ 1 đến 30 ngày vào nhóm 1–30; 31 đến 60 vào nhóm 31–60; 61 đến 90 vào nhóm 61–90; từ 91 ngày trở lên vào nhóm trên 90 ngày. Số ngày đếm theo lịch, có tính tháng 2 năm nhuận. Ví dụ hóa đơn 7.200.000 đồng hạn ngày 12/09/2026, tính đến 27/10/2026 là quá hạn 45 ngày, nằm trong nhóm 31–60. Tổng các nhóm của một khách luôn bằng số dư của khách đó; khoản thu thừa (số dư âm) được ghi vào nhóm chưa đến hạn để tổng không lệch.
Nhập chứng từ từ Excel hoặc dán bảng
Dòng đầu tiên của bảng phải là tên cột. Công cụ nhận tên cột không phân biệt dấu và chữ hoa: Ngày (hoặc Ngày chứng từ, Ngày hóa đơn), Khách hàng (hoặc Nhà cung cấp, Đối tượng), Số tiền (hoặc Phát sinh, Thành tiền) là bắt buộc; Số chứng từ, Diễn giải, Hạn thanh toán, Đã thu hoặc Đã trả, Loại là tùy chọn. Ngày viết dạng 15/10/2026 hoặc là ô ngày của Excel; số tiền viết 15.000.000, 15000000 hay 15,000,000 đều được. Dòng thiếu tên, ngày không có thật, số tiền không đọc được sẽ bị bỏ qua và được liệt kê kèm số dòng để bạn sửa. Nhập Excel và dán bảng luôn thêm vào sổ, không thay thế, nên đừng nhập lại cùng một file hai lần. Sổ giữ tối đa 5.000 chứng từ.
Thư nhắc nợ và biên bản đối chiếu công nợ
Thư đề nghị thanh toán gửi khách hàng gồm phần đầu có tên đơn vị, lời cảm ơn, bảng các chứng từ còn nợ với cột ngày, số chứng từ, diễn giải, phát sinh, đã thu, còn lại và số ngày quá hạn, tổng số còn nợ và phần đã quá hạn đọc bằng chữ, thông tin thanh toán bạn nhập và câu mời khách báo lại nếu đã trả hoặc số liệu chênh lệch. Biên bản đối chiếu công nợ ghi bên A là đơn vị bạn, bên B là khách hàng hoặc nhà cung cấp, bảng chứng từ còn số dư tính đến ngày bạn chọn, câu chốt bên nào còn phải thanh toán cho bên nào bao nhiêu, dòng ý kiến của bên B và hai cột ký. Cả hai là mẫu tham khảo lập từ sổ nội bộ; hãy rà lại số liệu trước khi gửi.
Sổ theo dõi này khác sổ kế toán thế nào
Sổ chi tiết công nợ trong kế toán được ghi theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng, gắn với tài khoản, chứng từ gốc và báo cáo tài chính. Công cụ này không theo mẫu sổ của chế độ kế toán nào, không hạch toán tài khoản và không thay thế sổ, chứng từ kế toán hay hóa đơn. Nó là sổ theo dõi nội bộ cho người bán hàng, người phụ trách thu tiền: biết ai nợ, nợ bao lâu, nhắc ai trước. Nếu doanh nghiệp đã có kế toán hoặc phần mềm kế toán, số liệu chính thức là số trên sổ kế toán; công cụ có thể dùng để theo dõi nhanh hằng ngày rồi đối chiếu định kỳ với kế toán.
Thói quen theo dõi công nợ giúp thu tiền đúng hạn
Ghi chứng từ ngay khi giao hàng hoặc xuất hóa đơn, đừng để cuối tháng mới nhập. Luôn ghi hạn thanh toán theo thỏa thuận với từng khách, vì tuổi nợ được tính từ hạn chứ không phải từ ngày bán. Mỗi tuần mở bảng Chứng từ quá hạn, gọi điện cho các khoản vừa quá hạn trước khi chúng trôi sang nhóm 31–60. Với khoản quá hạn lâu, gửi thư nhắc nợ bằng văn bản và giữ lại một bản. Định kỳ, ví dụ cuối quý, gửi biên bản đối chiếu để hai bên thống nhất số dư, tránh tranh cãi khi số liệu đã cũ. Khi nhận tiền, cập nhật số đã thu ngay để danh sách quá hạn luôn đúng.
Xuất Excel gồm những gì
File Excel có trang Chung tu chứa toàn bộ chứng từ của cả hai sổ với cột Loại, Ngày, Số chứng từ, Khách hàng, Diễn giải, Số tiền, Hạn thanh toán, Đã thu; ngày được ghi là ô ngày thật của Excel và số tiền là số, nên bạn lọc, cộng, lập bảng tổng hợp tiếp được. Trang này cũng đọc lại được bằng nút Nhập từ Excel. Ngoài ra có trang Tong hop phai thu (và Tong hop phai tra nếu bật) với số dư, các nhóm tuổi nợ, số ngày quá hạn lâu nhất của từng đối tượng, và trang Qua han liệt kê chứng từ quá hạn, đều tính đến ngày bạn đang chọn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Dữ liệu sổ công nợ lưu ở đâu, có mất không?
Dữ liệu lưu trong bộ nhớ của trình duyệt trên máy bạn, không lưu trên máy chủ. Xóa dữ liệu duyệt web, dùng ẩn danh, đổi trình duyệt hay đổi máy sẽ không thấy sổ. Hãy bấm Tải sao lưu .json thường xuyên và cất file ở nơi an toàn.
Làm sao chuyển sổ sang máy khác?
Trên máy cũ bấm Tải sao lưu .json, chuyển file sang máy mới, mở công cụ và bấm Khôi phục từ .json. Khôi phục sẽ thay toàn bộ sổ đang có trên máy mới.
Nhiều người có dùng chung một sổ được không?
Không đồng bộ trực tiếp được, vì mỗi trình duyệt giữ một bản riêng. Có thể chuyển file sao lưu .json qua lại, nhưng hai người cùng sửa sẽ ghi đè nhau. Cần nhiều người cùng làm thì nên dùng Google Sheets hoặc phần mềm có tài khoản.
Theo dõi công nợ là làm gì?
Theo dõi công nợ là ghi lại mọi khoản bán chịu hoặc mua chịu, cập nhật số đã thu, đã trả, biết mỗi khách còn nợ bao nhiêu, khoản nào sắp đến hạn hay đã quá hạn, rồi nhắc thanh toán và định kỳ đối chiếu số dư với từng bên. Công cụ này làm các việc đó cho sổ phải thu và phải trả: cộng số dư, chia tuổi nợ, lọc chứng từ quá hạn, in thư nhắc nợ và biên bản đối chiếu.
Theo dõi công nợ tiếng Anh là gì?
Công nợ phải thu là accounts receivable (AR), công nợ phải trả là accounts payable (AP); việc theo dõi thường gọi là accounts receivable tracking hoặc debt tracking. Bảng tuổi nợ tiếng Anh là aging report, các nhóm 1–30, 31–60 ngày gọi là aging buckets. Giao diện và file xuất của công cụ dùng tiếng Việt.
Công cụ này khác theo dõi công nợ trên MISA hay KiotViet thế nào?
MISA là phần mềm kế toán, KiotViet là phần mềm bán hàng; công nợ trong đó sinh tự động từ hóa đơn, phiếu thu chi và đồng bộ cho nhiều người dùng. Sổ ở đây là công cụ miễn phí chạy riêng trên trình duyệt, bạn tự nhập hoặc dán chứng từ, không kết nối hay nhập trực tiếp từ các phần mềm đó, dữ liệu chỉ nằm trên máy bạn. Nó hợp với cửa hàng, công ty nhỏ chưa dùng phần mềm hoặc cần xem nhanh tuổi nợ từ một file Excel xuất ra.
Tuổi nợ là gì?
Là số ngày một khoản nợ đã quá hạn thanh toán, tính đến một ngày nhất định. Công cụ chia thành các nhóm chưa đến hạn, 1–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày để thấy khoản nào cần đòi gấp.
Chứng từ không có hạn thanh toán thì tính thế nào?
Được coi là đến hạn ngay ngày chứng từ, nên ngày hôm sau đã tính là quá hạn 1 ngày. Nếu bạn cho khách nợ, hãy ghi hạn thanh toán để tuổi nợ đúng.
Khách trả một phần thì ghi thế nào?
Bấm Sửa ở chứng từ đó và tăng ô Đã thu bằng tổng số khách đã trả. Số còn lại tự tính lại. Khi khách trả hết, bấm Đã thu đủ.
Khách trả gộp cho nhiều hóa đơn thì sao?
Công cụ theo dõi số đã thu theo từng chứng từ, chưa tự phân bổ một khoản thu cho nhiều hóa đơn. Bạn phân bổ theo thỏa thuận với khách (thường trả hóa đơn cũ trước) rồi sửa số đã thu ở từng chứng từ.
Có xem công nợ tại một ngày trong quá khứ được không?
Được. Đổi ô Tính tuổi nợ đến ngày; chứng từ có ngày sau mốc đó bị loại khỏi tổng hợp. Lưu ý số đã thu là số hiện tại, công cụ không lưu lịch sử từng lần thu nên số dư quá khứ có thể thấp hơn thực tế lúc đó.
Có nhập dữ liệu từ file Excel sẵn có được không?
Được, nếu dòng đầu là tên cột và có ít nhất các cột Ngày, Khách hàng, Số tiền. Bấm Nhập từ Excel hoặc dán bảng; dòng lỗi được liệt kê kèm lý do. Dữ liệu nhập được thêm vào sổ, không thay thế.
Có in được biên bản đối chiếu công nợ không?
Có. Chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp, điền thông tin đơn vị, người ký rồi bấm Biên bản đối chiếu PDF hoặc Word. Biên bản liệt kê chứng từ còn số dư tính đến ngày bạn chọn và ghi rõ bên nào còn phải thanh toán bao nhiêu.
Thư nhắc nợ có những nội dung gì?
Bảng các chứng từ khách còn nợ kèm số ngày quá hạn, tổng còn nợ và phần đã quá hạn đọc bằng chữ, thông tin thanh toán bạn nhập, lời đề nghị thanh toán và chỗ ký. Bạn tải PDF để gửi hoặc Word để sửa câu chữ.
Sổ này có thay được sổ kế toán không?
Không. Đây là sổ theo dõi nội bộ, không theo mẫu sổ của chế độ kế toán nào và không thay chứng từ, sổ kế toán hay hóa đơn. Số liệu chính thức vẫn là số trên sổ kế toán của doanh nghiệp.
Có theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp không?
Có. Tích ô Theo dõi cả phải trả nhà cung cấp, thẻ Phải trả xuất hiện với cột Nhà cung cấp và Đã trả. Phải trả có tổng hợp, tuổi nợ và biên bản đối chiếu, không có thư nhắc nợ.
Sổ chứa được bao nhiêu chứng từ?
Tối đa 5.000 chứng từ. Bộ nhớ trình duyệt cho mỗi trang web có giới hạn; khi gần đầy, hãy xuất Excel lưu trữ các chứng từ đã tất toán rồi xóa bớt khỏi sổ.
Vì sao số tiền tôi nhập bị báo lỗi?
Số tiền phải lớn hơn 0 và chỉ gồm chữ số, dấu chấm hoặc phẩy phân cách. Viết 15.000.000, 15000000 hoặc 15,000,000 đều được; chữ như mười lăm triệu thì không đọc được.
Dùng trên điện thoại được không?
Được. Các bảng cuộn ngang trên màn hình nhỏ. Lưu ý sổ trên điện thoại và sổ trên máy tính là hai bản riêng; muốn chuyển, dùng file sao lưu .json.
Mẫu theo dõi công nợ bằng Excel có tải được không?
Bấm Xuất Excel để có file gồm trang chứng từ, tổng hợp theo khách và quá hạn; trang chứng từ có đúng các cột để nhập lại vào công cụ. Bạn có thể dùng file này làm mẫu Excel theo dõi công nợ.
Từ khóa liên quan
- sổ theo dõi công nợ
- sổ theo dõi công nợ khách hàng
- theo dõi công nợ khách hàng
- mẫu theo dõi công nợ khách hàng excel
- file excel theo dõi công nợ
- bảng theo dõi công nợ phải thu
- theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp
- tuổi nợ là gì
- báo cáo tuổi nợ phải thu
- phân tích tuổi nợ
- danh sách công nợ quá hạn
- mẫu thư nhắc nợ khách hàng
- mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ
- biên bản đối chiếu công nợ
- mẫu biên bản đối chiếu công nợ
- quản lý công nợ online miễn phí
- phần mềm quản lý công nợ miễn phí
- sổ ghi nợ khách hàng
- cách theo dõi công nợ
- công nợ phải thu
- app ghi nợ