Lập báo giá có thời hạn hiệu lực rõ ràng, khác hẳn một tờ hóa đơn
Công cụ tạo báo giá đầy đủ thông tin bên bán và bên mua, danh sách hạng mục tính tiền tự động, thuế VAT và giảm giá tùy chọn, đặc biệt có ngày hết hạn hiệu lực vốn là đặc trưng phân biệt báo giá với hóa đơn. Xem trước theo đúng bố cục sẽ xuất ra, tải file PDF, và bản nháp được tự lưu ngay trên trình duyệt để quay lại chỉnh sửa sau.
Tính năng nổi bật
- Nhập đầy đủ thông tin bên bán gồm tên, địa chỉ, liên hệ, mã số thuế tùy chọn và logo tải lên
- Nhập thông tin bên nhận báo giá kèm người liên hệ cụ thể, hữu ích khi gửi cho phòng ban lớn
- Bắt buộc có ngày lập và ngày hết hạn hiệu lực, đặc trưng của báo giá mà hóa đơn không có
- Danh sách hạng mục thêm bớt tự do, mỗi dòng tự tính thành tiền theo số lượng nhân đơn giá
- Bật tắt giảm giá theo phần trăm và thuế VAT theo phần trăm một cách độc lập
- Xem trước trực tiếp theo đúng bố cục sẽ xuất ra file, không cần đoán trước kết quả
- Xuất file PDF ngay trên trình duyệt bằng html2canvas và jsPDF, tự chia nhiều trang nếu nội dung dài
- Tự lưu bản nháp vào localStorage của trình duyệt, quay lại trang vẫn giữ nguyên dữ liệu đang nhập dở
Vì sao báo giá cần một công cụ riêng, không dùng chung với hóa đơn
Báo giá và hóa đơn phục vụ hai thời điểm khác nhau trong một giao dịch và mang ý nghĩa pháp lý khác nhau. Báo giá được gửi trước khi khách hàng quyết định mua, mục đích là trình bày đề xuất giá cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, và vì giá cả có thể thay đổi theo thời gian do biến động chi phí đầu vào, tỷ giá, hoặc chính sách của bên bán, mọi báo giá nghiêm túc đều cần một ngày hết hạn hiệu lực rõ ràng. Hóa đơn ngược lại được xuất sau khi giao dịch đã xảy ra hoặc đã được xác nhận, ghi nhận nghĩa vụ thanh toán và tại Việt Nam còn có thể mang giá trị pháp lý về thuế nếu là hóa đơn điện tử hợp lệ. Việc dùng chung một mẫu cho cả hai mục đích dễ khiến khách hàng nhầm tưởng một đề xuất giá đã là cam kết ràng buộc, hoặc khiến nội bộ nhầm một báo giá thăm dò với một đơn hàng đã chốt. Công cụ này được thiết kế riêng cho báo giá, đưa ngày hết hạn thành một trường bắt buộc và nhấn mạnh tính chất đề xuất tạm thời của các con số trong đó.
Lợi ích khi sử dụng
- Tránh nhầm lẫn giữa một đề xuất giá còn có thể thay đổi và một cam kết thanh toán chính thức
- Có ngày hết hạn rõ ràng giúp khách hàng hiểu cần phản hồi trong khung thời gian nào
- Xem trước đúng bố cục cuối cùng, không cần xuất thử nhiều lần mới biết trông ra sao
- Bản nháp tự lưu trên trình duyệt, không mất dữ liệu nếu lỡ đóng tab giữa chừng
- Toàn bộ xử lý diễn ra trên trình duyệt, thông tin khách hàng và mức giá không đi qua máy chủ nào
Cách lập một báo giá hoàn chỉnh
- 1Điền thông tin bên bán: tên, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế nếu cần và logo nếu có
- 2Điền thông tin khách hàng nhận báo giá, nên ghi rõ người liên hệ cụ thể nếu gửi cho một công ty lớn
- 3Đặt số báo giá theo quy tắc nội bộ của bạn, chọn ngày lập và đặc biệt là ngày hết hạn hiệu lực
- 4Thêm từng hạng mục sản phẩm hoặc dịch vụ, nhập đơn vị tính, số lượng và đơn giá, thành tiền sẽ tự tính
- 5Bật giảm giá hoặc thuế VAT nếu áp dụng, nhập tỷ lệ phần trăm tương ứng
- 6Viết điều khoản thanh toán và ghi chú, ví dụ tỷ lệ đặt cọc và thời điểm thanh toán phần còn lại
- 7Kiểm tra khung xem trước bên phải, đây chính là bố cục sẽ xuất ra file PDF
- 8Bấm xuất file PDF để tải về, hoặc bấm lưu nháp nếu muốn quay lại chỉnh sửa sau
Phân biệt báo giá và hóa đơn: hai tài liệu dễ bị dùng lẫn
Trang này còn có công cụ Invoice Generator dành riêng cho việc lập hóa đơn. Nhiều người dùng lẫn lộn hai loại tài liệu này vì cả hai đều liệt kê sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng tiền theo cùng một cách trình bày. Khác biệt cốt lõi nằm ở thời điểm và ý nghĩa: báo giá là lời đề nghị được gửi trước khi khách hàng đồng ý mua, chưa phát sinh nghĩa vụ thanh toán và có thể bị từ chối, thương lượng lại, hoặc hết hạn mà không dẫn tới giao dịch nào. Hóa đơn được lập sau khi hai bên đã thống nhất mua bán, xác nhận nghĩa vụ thanh toán đã phát sinh. Nếu bạn đang trong giai đoạn tư vấn, chào hàng, hoặc chờ khách hàng ra quyết định, hãy dùng công cụ báo giá này. Khi đơn hàng đã được xác nhận và cần ghi nhận giao dịch chính thức, hãy chuyển sang dùng Invoice Generator.
Vì sao ngày hết hạn hiệu lực lại quan trọng đến vậy
Một báo giá không ghi ngày hết hạn có thể tạo ra tranh chấp thương mại thực sự: khách hàng giữ báo giá sáu tháng rồi mới quay lại yêu cầu mua đúng mức giá cũ, trong khi giá nguyên vật liệu, nhân công hoặc tỷ giá đã thay đổi đáng kể trong thời gian đó. Về nguyên tắc, báo giá không kèm thời hạn có thể bị hiểu là còn hiệu lực vô thời hạn, gây bất lợi cho bên bán khi chi phí đầu vào biến động. Thời hạn hợp lý phụ thuộc vào ngành nghề: dịch vụ tư vấn hoặc thiết kế thường để 15 đến 30 ngày vì chi phí nhân công ít biến động nhanh, trong khi báo giá vật tư xây dựng hoặc linh kiện nhập khẩu có thể chỉ để 3 đến 7 ngày vì giá nguyên liệu và tỷ giá thay đổi liên tục. Công cụ này đặt sẵn mười bốn ngày làm mốc mặc định, một khoảng trung bình phù hợp với phần lớn giao dịch dịch vụ, nhưng bạn nên điều chỉnh theo đặc thù ngành của mình.
Cách công cụ tính thuế VAT và giảm giá
Công cụ áp dụng giảm giá trước, tính theo phần trăm trên tổng tạm tính của toàn bộ hạng mục, cho ra số tiền sau giảm giá. Thuế VAT sau đó được tính trên số tiền sau giảm giá này, không tính trên tổng tạm tính ban đầu, đây là thứ tự tính phổ biến và đúng theo nguyên tắc thuế: giảm giá được xem là điều chỉnh giá bán trước khi tính thuế. Cả hai khoản này đều là tùy chọn độc lập, bạn có thể chỉ bật giảm giá mà không bật VAT, hoặc ngược lại. Công cụ áp dụng một mức thuế suất chung cho toàn bộ báo giá thay vì cho phép từng dòng hạng mục có thuế suất riêng biệt, phù hợp với phần lớn trường hợp một báo giá chỉ gồm các hạng mục cùng nhóm thuế suất. Nếu báo giá của bạn có hạng mục thuộc nhiều nhóm thuế suất khác nhau, ví dụ vừa có hàng hóa chịu thuế 10% vừa có dịch vụ được miễn thuế, bạn cần tách thành hai báo giá riêng hoặc ghi chú rõ trong phần điều khoản.
Vì sao bản nháp chỉ lưu trên trình duyệt này, không đồng bộ nơi khác
Công cụ dùng localStorage, một kho lưu trữ có sẵn của trình duyệt, để giữ lại toàn bộ dữ liệu bạn đang nhập ngay trên máy tính hoặc điện thoại đó. Cách này giúp bạn không mất công gõ lại nếu lỡ đóng tab hoặc trình duyệt bị tắt đột ngột, nhưng đồng thời có nghĩa là bản nháp không đồng bộ sang trình duyệt khác, thiết bị khác, hay tài khoản nào, vì công cụ không có máy chủ lưu trữ dữ liệu người dùng. Nếu bạn xóa dữ liệu duyệt web, dùng chế độ ẩn danh, hoặc chuyển sang máy khác, bản nháp sẽ không còn. Với báo giá đã hoàn chỉnh và quan trọng, luôn nên xuất file PDF và lưu lại ở nơi lưu trữ chính thức của bạn, không nên chỉ dựa vào bản nháp tự động trong trình duyệt.
Những điều khoản nên có trong phần ghi chú của một báo giá chuyên nghiệp
Phần điều khoản thanh toán và ghi chú là nơi nhiều báo giá bị thiếu sót nhất, dẫn tới hiểu lầm sau này. Nên ghi rõ tỷ lệ đặt cọc và thời điểm thanh toán phần còn lại, ví dụ đặt cọc 30% khi ký hợp đồng và 70% khi nghiệm thu bàn giao. Nên nêu rõ báo giá đã bao gồm hay chưa bao gồm các chi phí phát sinh thường gặp như vận chuyển, lắp đặt, bảo hành, hoặc thuế nếu có sự nhầm lẫn tiềm ẩn. Nên ghi chú điều kiện để báo giá còn hiệu lực, ví dụ số lượng đặt hàng tối thiểu hoặc thời gian giao hàng dự kiến sau khi xác nhận đơn hàng. Với các dự án có phạm vi công việc phức tạp, nên ghi rõ báo giá dựa trên phạm vi công việc nào, để tránh tranh chấp khi khách hàng yêu cầu thêm hạng mục ngoài dự kiến ban đầu mà không phát sinh thêm chi phí tương ứng.
Xuất PDF hoạt động thế nào và giới hạn cần biết
Công cụ chụp lại khung xem trước bằng thư viện html2canvas ngay trên trình duyệt, sau đó ghép ảnh chụp đó vào file PDF bằng thư viện jsPDF, tự động chia thành nhiều trang nếu nội dung báo giá dài hơn một trang A4, ví dụ khi có rất nhiều hạng mục. Cách làm này cho ra bố cục giống hệt những gì bạn thấy trong khung xem trước, nhưng vì bản chất là chụp ảnh nên văn bản trong file PDF không thể chọn hay tìm kiếm được như PDF tạo từ văn bản gốc, và dung lượng file có thể lớn hơn một PDF thuần văn bản tương ứng. Với hầu hết mục đích gửi báo giá qua email hay in ra ký duyệt, đây không phải vấn đề đáng kể, nhưng nếu bạn cần một PDF cho phép khách hàng bôi đen sao chép số liệu, hãy cân nhắc thêm bước gõ lại nội dung quan trọng vào email đi kèm.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Báo giá khác hóa đơn ở điểm nào quan trọng nhất?
Quan trọng nhất là thời điểm và giá trị ràng buộc. Báo giá gửi trước khi khách hàng quyết định mua, chỉ là đề xuất giá và có thể thay đổi, nên luôn cần ngày hết hạn hiệu lực. Hóa đơn xuất sau khi giao dịch đã được xác nhận, ghi nhận nghĩa vụ thanh toán đã phát sinh. Trang này có công cụ Invoice Generator riêng cho việc lập hóa đơn.
Nên đặt ngày hết hạn báo giá bao lâu là hợp lý?
Tùy ngành nghề. Dịch vụ tư vấn, thiết kế thường để 15 đến 30 ngày vì chi phí ít biến động nhanh. Vật tư, linh kiện nhập khẩu nên để ngắn hơn, khoảng 3 đến 7 ngày, vì giá nguyên liệu và tỷ giá thay đổi liên tục. Công cụ đặt mặc định 14 ngày, bạn nên điều chỉnh theo đặc thù sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
Thuế VAT được tính trên tổng tạm tính hay tổng sau giảm giá?
Công cụ tính giảm giá trước trên tổng tạm tính, sau đó tính thuế VAT trên số tiền còn lại sau giảm giá. Đây là thứ tự tính phổ biến và đúng nguyên tắc thuế, vì giảm giá được xem là điều chỉnh giá bán trước khi tính thuế trên giá bán thực tế.
Có thể áp thuế suất khác nhau cho từng hạng mục không?
Công cụ áp dụng một mức thuế suất chung cho toàn bộ báo giá, không hỗ trợ thuế suất riêng cho từng dòng hạng mục. Nếu báo giá của bạn có các hạng mục thuộc nhiều nhóm thuế suất khác nhau, nên tách thành các báo giá riêng hoặc ghi chú rõ trong phần điều khoản để tránh nhầm lẫn.
Bản nháp lưu ở đâu, có mất khi tắt máy không?
Bản nháp được lưu vào localStorage ngay trên trình duyệt bạn đang dùng, không gửi lên máy chủ nào. Dữ liệu vẫn còn khi bạn đóng tab hoặc tắt máy rồi mở lại đúng trình duyệt đó, nhưng sẽ mất nếu bạn xóa dữ liệu duyệt web, dùng chế độ ẩn danh, hoặc chuyển sang thiết bị khác.
File PDF xuất ra có chỉnh sửa hay copy chữ được không?
Không trực tiếp. File PDF được tạo bằng cách chụp ảnh khung xem trước rồi ghép vào PDF, nên nội dung là hình ảnh chứ không phải văn bản có thể chọn hay tìm kiếm. Muốn chỉnh sửa, hãy quay lại công cụ, sửa thông tin trong form rồi xuất lại file mới.
Báo giá dài nhiều hạng mục có bị cắt trang không?
Không. Công cụ tự động chia nội dung thành nhiều trang A4 nếu chiều cao vượt quá một trang, dựa trên chiều cao thực tế của khung xem trước, nên bạn không cần lo về việc bảng hạng mục bị cắt ngang giữa trang.
Có bắt buộc phải nhập mã số thuế của bên bán không?
Không bắt buộc. Trường mã số thuế là tùy chọn, phù hợp khi bên bán là hộ kinh doanh cá thể hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ tự do chưa có mã số thuế doanh nghiệp. Nếu là công ty, nên điền để báo giá trông chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin pháp lý hơn.
Logo tải lên có giới hạn dung lượng không?
Có, giới hạn 500KB. Vì logo được chuyển thành dữ liệu base64 nhúng thẳng vào trình duyệt và vào file PDF xuất ra, ảnh quá lớn sẽ làm chậm quá trình xử lý và tăng dung lượng file PDF không cần thiết. Nên dùng ảnh logo đã nén sẵn, định dạng PNG nền trong suốt cho kết quả đẹp nhất.
Thông tin khách hàng tôi nhập có được gửi lên máy chủ nào không?
Không. Toàn bộ tính toán, xem trước và xuất PDF diễn ra hoàn toàn trong trình duyệt của bạn bằng JavaScript. Không có dữ liệu nào được gửi đi qua mạng, kể cả khi bạn tải logo lên hay xuất file PDF.
Sau khi khách hàng đồng ý báo giá, bước tiếp theo là gì?
Khi khách hàng đã xác nhận đồng ý và giao dịch chuẩn bị diễn ra, bạn nên chuyển sang lập hóa đơn chính thức bằng công cụ Invoice Generator của trang, ghi nhận đúng thông tin đã thống nhất trong báo giá, thay vì tiếp tục dùng báo giá như một chứng từ giao dịch chính thức.
Có thể dùng công cụ này cho báo giá bằng ngoại tệ không?
Công cụ định dạng số tiền theo chuẩn tiền Đồng Việt Nam. Nếu cần báo giá bằng ngoại tệ, bạn vẫn nhập được các con số nhưng phần định dạng hiển thị sẽ theo VND, nên cần ghi chú rõ đơn vị tiền tệ thực tế trong phần điều khoản hoặc tên hạng mục để tránh nhầm lẫn.
Từ khóa liên quan
- tạo báo giá online
- quotation generator tiếng việt
- mẫu báo giá chuyên nghiệp
- phần mềm lập báo giá
- báo giá khác hóa đơn
- thời hạn hiệu lực báo giá
- báo giá có vat
- mẫu báo giá dịch vụ
- xuất báo giá pdf
- tạo báo giá miễn phí
- invoice generator
- báo giá công ty
- điều khoản thanh toán báo giá
- báo giá đặt cọc
- form báo giá online
- báo giá tự tính vat
- báo giá giảm giá phần trăm
- lưu nháp báo giá
- báo giá logo công ty
- quy trình báo giá bán hàng
