Tạo hóa đơn bán hàng: nội dung bắt buộc, cách tính thuế và phân biệt với hóa đơn điện tử
Công cụ tạo phiếu bán hàng và hóa đơn chiếu lệ với đầy đủ thông tin hai bên, danh sách hàng hóa, thuế và tổng tiền, xuất ra tệp để in hoặc gửi cho khách. Cần lưu ý ngay: đây là chứng từ thương mại dùng để đối chiếu và thanh toán, không thay thế được hóa đơn giá trị gia tăng do cơ quan thuế quản lý.
Tính năng nổi bật
- Điền thông tin bên bán và bên mua, gồm mã số thuế và địa chỉ
- Thêm nhiều dòng hàng hóa với số lượng, đơn giá và thành tiền tự tính
- Tính thuế theo mức bạn chọn và cộng vào tổng thanh toán
- Ghi số tiền bằng chữ tự động cho khớp dòng tổng
- Thêm ghi chú, điều khoản thanh toán và thông tin chuyển khoản
- Xem trước bố cục trước khi xuất tệp
- Xuất ra tệp để in hoặc gửi qua email
- Xử lý trên trình duyệt, dữ liệu khách hàng không rời khỏi máy bạn
Ai cần công cụ này và nó giải quyết việc gì
Freelancer, hộ kinh doanh nhỏ, người bán hàng online và các nhóm làm dịch vụ thường xuyên cần gửi cho khách một chứng từ ghi rõ đã bán gì, giá bao nhiêu và phải chuyển tiền vào đâu, nhưng chưa tới mức phải phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho từng giao dịch. Tự làm bằng bảng tính thì mỗi lần lại phải sửa mẫu, dễ quên trường thông tin và trình bày mỗi lần một kiểu. Công cụ này chuẩn hóa phần đó: bạn điền vào các trường đã bố trí sẵn, phần tính toán và ghi số tiền bằng chữ được làm tự động, và bản xuất ra luôn có cùng bố cục nên trông nhất quán qua các lần gửi. Với người mua, một chứng từ rõ ràng cũng là căn cứ để đối chiếu công nợ và ghi sổ nội bộ.
Lợi ích khi sử dụng
- Chứng từ trình bày nhất quán qua mọi lần gửi cho khách
- Không phải tính tay tổng tiền và thuế, giảm sai sót
- Số tiền bằng chữ được ghi tự động, đúng chính tả tiếng Việt
- Dữ liệu khách hàng không bị tải lên máy chủ bên thứ ba
- Không cần cài phần mềm kế toán chỉ để xuất một chứng từ
Cách tạo hóa đơn
- 1Điền thông tin bên bán gồm tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có và thông tin liên hệ.
- 2Điền thông tin bên mua tương ứng, kèm mã số thuế nếu khách là doanh nghiệp cần đối chiếu.
- 3Thêm từng dòng hàng hóa hoặc dịch vụ với tên, đơn vị tính, số lượng và đơn giá. Thành tiền được tính tự động.
- 4Chọn mức thuế áp dụng nếu có, và kiểm tra dòng tổng cộng cùng số tiền bằng chữ.
- 5Thêm ghi chú, hạn thanh toán và số tài khoản nhận tiền, rồi xem trước và xuất tệp.
Phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng với phiếu bán hàng
Đây là điểm quan trọng nhất cần nắm trước khi dùng bất kỳ công cụ tạo hóa đơn nào. Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ thuế, phải phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, có ký số của người bán và có thể tra cứu được trên cổng thông tin của ngành thuế. Chỉ loại này mới dùng để kê khai khấu trừ thuế đầu vào và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phiếu bán hàng, phiếu thu hay hóa đơn chiếu lệ do bạn tự lập là chứng từ thương mại: nó ghi nhận giao dịch giữa hai bên, dùng để đối chiếu công nợ, làm căn cứ thanh toán và lưu hồ sơ nội bộ, nhưng không có giá trị kê khai thuế. Công cụ này tạo ra loại thứ hai. Nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp cần hóa đơn để hạch toán chi phí, họ sẽ yêu cầu loại thứ nhất.
Những thông tin nên có trên một chứng từ bán hàng
Phần đầu cần tên chứng từ, số hiệu và ngày lập. Số hiệu nên theo một quy tắc nhất quán để dễ tra cứu về sau, ví dụ gồm năm, tháng và số thứ tự. Phần thông tin hai bên cần tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế nếu là doanh nghiệp; với khách cá nhân thì tên và số điện thoại là đủ. Phần thân là bảng hàng hóa với tên hàng đủ rõ để không nhầm lẫn, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền từng dòng. Phần cuối gồm cộng tiền hàng, tiền thuế nếu có, tổng thanh toán bằng số và bằng chữ, kèm điều khoản thanh toán và thông tin tài khoản nhận tiền. Một dòng thường bị bỏ quên nhưng rất hữu ích khi có tranh chấp là hạn thanh toán ghi bằng ngày cụ thể thay vì ghi số ngày.
Tính thuế trên chứng từ cho đúng
Thuế giá trị gia tăng hiện áp dụng phổ biến ở hai mức 8% và 10% tùy nhóm hàng hóa dịch vụ, và có nhóm không chịu thuế. Trên chứng từ, hãy ghi rõ đơn giá là giá trước thuế hay đã bao gồm thuế, vì đây là nguồn hiểu nhầm thường xuyên khi báo giá. Cách trình bày rõ nhất là để đơn giá trước thuế, cộng ra tiền hàng, rồi có dòng thuế riêng và dòng tổng thanh toán. Nếu bạn niêm yết giá đã gồm thuế thì muốn tách phần tiền hàng phải chia cho 1,08 hoặc 1,1 chứ không trừ đi 8% hay 10% — đây là lỗi tính toán rất phổ biến. Khi có chiết khấu, hãy áp chiết khấu lên giá trước thuế rồi mới tính thuế trên phần còn lại, vì thuế đánh trên giá trị thực tế của giao dịch.
Đánh số và lưu trữ chứng từ cho gọn
Số hiệu trùng lặp là nguyên nhân gây rối phổ biến nhất khi đối chiếu công nợ cuối kỳ. Hãy chọn một quy tắc và giữ nguyên: chẳng hạn bắt đầu bằng năm và tháng rồi tới số thứ tự tăng dần trong tháng, và luôn dùng đủ chữ số cho phần thứ tự để việc sắp xếp theo tên tệp không bị lộn xộn. Về lưu trữ, nên giữ cả bản đã gửi cho khách lẫn bản ghi trong sổ theo dõi của bạn, đặt tên tệp theo cùng quy tắc với số hiệu để tra nhanh. Với các giao dịch có sửa đổi sau khi đã gửi, đừng sửa đè lên bản cũ mà lập bản mới với số hiệu mới và ghi chú rõ thay thế cho chứng từ nào — cách này giữ được dấu vết và tránh tranh cãi về việc ai đã đồng ý với con số nào.
Điều khoản thanh toán nên ghi thế nào để đỡ bị nợ
Ghi hạn thanh toán bằng một ngày cụ thể luôn tốt hơn ghi số ngày, vì cụm thanh toán trong vòng 30 ngày dẫn tới câu hỏi tính từ ngày nào — ngày lập chứng từ, ngày giao hàng hay ngày khách nhận được. Nên ghi rõ hình thức thanh toán được chấp nhận và thông tin tài khoản đầy đủ gồm tên chủ tài khoản, số tài khoản và tên ngân hàng, vì thiếu một trong ba làm chậm việc chuyển tiền. Với dịch vụ kéo dài, chia thành các đợt thanh toán gắn với mốc bàn giao cụ thể giúp dòng tiền đều hơn và giảm rủi ro làm xong mới đòi tiền. Nếu có phí chậm thanh toán, phải ghi trước trên chứng từ và tốt nhất là đã có trong hợp đồng, chứ thêm vào sau khi khách đã trễ hạn thì rất khó áp dụng.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hóa đơn tạo bằng công cụ này có thay được hóa đơn đỏ không?
Không. Đây là chứng từ thương mại dùng để đối chiếu và thanh toán, không phải hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn giá trị gia tăng phải phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, có ký số và tra cứu được trên cổng thông tin ngành thuế.
Khách hàng doanh nghiệp có dùng chứng từ này để hạch toán chi phí được không?
Không dùng để kê khai khấu trừ thuế hay hạch toán chi phí được trừ. Nếu khách là doanh nghiệp cần chứng từ hợp lệ về thuế, họ sẽ yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng. Chứng từ này phù hợp cho việc đối chiếu công nợ và lưu hồ sơ nội bộ.
Một chứng từ bán hàng cần có những thông tin gì?
Tên chứng từ, số hiệu, ngày lập; thông tin đầy đủ hai bên gồm tên, địa chỉ và mã số thuế nếu là doanh nghiệp; bảng hàng hóa với tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; cộng tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán bằng số và bằng chữ; kèm hạn thanh toán và thông tin tài khoản nhận tiền.
Đơn giá nên ghi trước thuế hay đã gồm thuế?
Rõ ràng nhất là để đơn giá trước thuế, có dòng thuế riêng và dòng tổng thanh toán. Dù chọn cách nào cũng phải ghi rõ trên chứng từ, vì đây là nguồn hiểu nhầm thường xuyên nhất khi báo giá.
Tách tiền hàng khỏi giá đã gồm thuế 10% thế nào?
Chia giá đã gồm thuế cho 1,1, phần chênh lệch là tiền thuế. Giá 3.300.000 đồng đã gồm thuế 10% có tiền hàng 3.000.000 đồng và thuế 300.000 đồng. Lấy 3.300.000 trừ đi 10% ra 2.970.000 đồng là sai.
Có chiết khấu thì tính thuế trước hay sau chiết khấu?
Áp chiết khấu lên giá trước thuế trước, rồi mới tính thuế trên phần còn lại, vì thuế đánh trên giá trị thực tế của giao dịch. Trên chứng từ nên có dòng chiết khấu riêng để hai bên đối chiếu được.
Nên đánh số chứng từ theo quy tắc nào?
Chọn một quy tắc và giữ nguyên, thường gồm năm, tháng và số thứ tự tăng dần trong tháng. Dùng đủ chữ số cho phần thứ tự để việc sắp xếp theo tên tệp không lộn xộn. Số hiệu trùng lặp là nguyên nhân gây rối phổ biến nhất khi đối chiếu công nợ.
Đã gửi chứng từ rồi mà cần sửa thì làm sao?
Đừng sửa đè lên bản cũ. Hãy lập bản mới với số hiệu mới và ghi chú rõ thay thế cho chứng từ nào. Cách này giữ được dấu vết và tránh tranh cãi về việc hai bên đã đồng ý với con số nào.
Ghi hạn thanh toán thế nào cho chặt?
Ghi bằng một ngày cụ thể thay vì ghi số ngày, vì cụm trong vòng 30 ngày dẫn tới câu hỏi tính từ ngày lập, ngày giao hàng hay ngày khách nhận được. Kèm theo thông tin tài khoản đầy đủ gồm tên chủ tài khoản, số tài khoản và tên ngân hàng.
Số tiền bằng chữ có được ghi tự động không?
Có. Công cụ chuyển dòng tổng thanh toán thành chữ theo đúng chính tả tiếng Việt, xử lý được các trường hợp hay sai như linh, lẻ, mốt, lăm. Bạn vẫn nên đọc lại một lượt để chắc chắn khớp với con số bằng số.
Dữ liệu khách hàng tôi nhập có bị lưu lại không?
Không. Việc dựng chứng từ chạy hoàn toàn trên trình duyệt của bạn, không gửi dữ liệu lên máy chủ. Thông tin khách hàng và số liệu giao dịch chỉ tồn tại trong tab đang mở.
Xuất ra được định dạng nào?
Công cụ xuất tệp để bạn in trực tiếp hoặc gửi qua email cho khách. Bố cục được giữ cố định nên bản khách nhận được trông giống hệt bản bạn xem trước.
Từ khóa liên quan
- tạo hóa đơn online
- mẫu hóa đơn bán hàng
- tạo phiếu bán hàng
- làm hóa đơn miễn phí
- hóa đơn chiếu lệ
- mẫu phiếu thu
- invoice generator online
- phân biệt hóa đơn đỏ và phiếu bán hàng
- hóa đơn giá trị gia tăng là gì
- hóa đơn điện tử
- cách tính thuế trên hóa đơn
- tách thuế vat khỏi giá
- đánh số hóa đơn
- hóa đơn cho freelancer
- hóa đơn bán hàng online
- mẫu hóa đơn dịch vụ
- điều khoản thanh toán trên hóa đơn
- số tiền bằng chữ trên hóa đơn
- tạo hóa đơn cho hộ kinh doanh
- công cụ tạo hóa đơn miễn phí
