Mẫu Phiếu Giao Hàng, In Hàng Loạt Từ Excel

Tính năng nổi bật

• Thông tin phiếu: số phiếu, ngày giao, người nhận và số điện thoại, địa chỉ giao, người giao, mã đơn hàng liên quan, ghi chú
• Bảng hàng có STT, tên hàng, ĐVT, số lượng giao, số lượng thực nhận (bật tắt được), ghi chú; tự cộng tổng số lượng giao
• Luôn chừa ít nhất 3 dòng trong bảng để ghi tay thêm khi phiếu ít hàng
• Số tiền thu hộ (COD) in kèm số tiền bằng chữ tiếng Việt
• Ba cột ký: người lập phiếu, người giao hàng, người nhận hàng; tên người giao và người nhận in sẵn dưới chỗ ký
• In hàng loạt từ file .xlsx, .xls, .csv hoặc bảng dán từ Excel: gộp theo Số phiếu, theo Mã đơn, hoặc mỗi dòng một phiếu
• Tự nhận tên cột tiếng Việt có dấu hoặc không dấu (Người nhận, SĐT, Địa chỉ, Tên hàng, Số lượng, Thu hộ...), báo cột thiếu và số lượng sai
• Tải file Excel mẫu có sẵn 2 phiếu ví dụ để điền theo
• Ba khổ in: A4, A5, hoặc 2 phiếu A5 trên tờ A4 ngang có đường cắt; PDF giữ chữ vector với phông tiếng Việt nhúng sẵn
• In 1 hoặc 2 liên mỗi phiếu (liên 1 lưu tại đơn vị, liên 2 giao người nhận); tải Word khổ A4 để sửa tiếp, xem trước từng phiếu

Vì sao nên in phiếu giao hàng

Khi giao hàng tận nơi, một tờ phiếu có chữ ký người nhận là bằng chứng đơn giản nhất cho thấy hàng đã đến tay ai, đủ hay thiếu, vào ngày nào. Nó giúp giải quyết những tình huống quen thuộc: khách báo thiếu hàng, shipper báo đã giao, kế toán cần đối chiếu tiền thu hộ cuối ngày. Nhiều cửa hàng vẫn viết tay phiếu giao hoặc sửa một file Word cho từng đơn, mất thời gian và dễ nhầm số. Công cụ này cho bạn lập nhanh từng phiếu, hoặc lấy luôn danh sách đơn đã có trong Excel để in hàng loạt, mỗi số phiếu một tờ, có sẵn chỗ ghi số lượng thực nhận và chỗ ký. Khổ A5 hoặc 2 phiếu trên một tờ A4 giúp tiết kiệm giấy khi giao nhiều đơn nhỏ.

Lợi ích khi sử dụng

• •Có chữ ký người nhận, hạn chế tranh cãi thiếu hàng, chưa nhận hàng
• •In hàng chục, hàng trăm phiếu từ danh sách Excel trong một lần
• •Tiết kiệm giấy với khổ A5 hoặc 2 phiếu trên một tờ A4
• •Cột số lượng thực nhận giúp ghi lại ngay khi giao thiếu, giao bù
• •Tiền thu hộ ghi cả bằng số và bằng chữ, dễ đối chiếu với shipper
• •Danh sách khách và đơn hàng không bị tải lên máy chủ

Cách lập và in phiếu giao hàng

1. 1Ở thẻ Đơn vị giao và mẫu in, điền tên cửa hàng, công ty, địa chỉ, điện thoại và chọn Khổ giấy.
2. 2Chọn Một phiếu nếu lập từng phiếu, hoặc In hàng loạt từ Excel nếu có danh sách đơn.
3. 3Với Một phiếu: điền thẻ Thông tin phiếu và thẻ Hàng giao, bấm Thêm dòng hàng khi cần.
4. 4Với In hàng loạt: bấm Tải file Excel mẫu, điền theo mẫu, rồi chọn file hoặc dán bảng; kiểm tra số phiếu đọc được và các lỗi được báo.
5. 5Xem bản xem trước bên cạnh; ở chế độ hàng loạt, chọn từng phiếu trong ô Xem trước phiếu.
6. 6Bấm Tải PDF (hoặc Tải PDF kèm số phiếu khi in hàng loạt), hoặc Tải Word (A4) nếu muốn sửa tiếp.
7. 7Khi in, chọn tỉ lệ 100% (Actual size) và đúng khổ giấy trong hộp thoại in.

Phiếu giao hàng khác hóa đơn và phiếu xuất kho

Phiếu giao hàng ghi nhận việc giao và nhận hàng giữa người giao và người nhận: giao cái gì, bao nhiêu, cho ai, ở đâu và người nhận đã ký. Hóa đơn là chứng từ bán hàng do người bán lập theo quy định về hóa đơn. Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng trong quản lý kho của doanh nghiệp, thường theo biểu mẫu thuộc chế độ kế toán mà đơn vị áp dụng (ví dụ Thông tư 200/2014/TT-BTC). Công cụ này chỉ tạo phiếu giao nhận nội bộ, không theo biểu mẫu chứng từ kế toán của Bộ Tài chính và không thay hóa đơn hay phiếu xuất kho. Nếu đơn vị bạn cần chứng từ cho sổ sách kế toán, hãy dùng mẫu do kế toán quy định. Phiếu có tùy chọn in dòng ghi chú chứng từ giao nhận nội bộ, không thay thế hóa đơn.

Chuẩn bị file Excel để in hàng loạt

Mỗi dòng trong file là một dòng hàng. Các thông tin của phiếu như người nhận, số điện thoại, địa chỉ, người giao, ngày, thu hộ chỉ cần ghi ở dòng đầu tiên của phiếu, các dòng hàng tiếp theo có cùng số phiếu được gộp vào. Công cụ nhận tên cột không phân biệt có dấu hay không dấu, hoa hay thường: Số phiếu, Ngày, Mã đơn, Người nhận (hoặc Khách hàng, Tên khách), SĐT, Địa chỉ, Người giao (hoặc Shipper), Tên hàng (hoặc Sản phẩm, Hàng hóa), ĐVT, Số lượng, Thực nhận, Thu hộ (hoặc COD), Ghi chú. Bắt buộc phải có cột người nhận và cột tên hàng. Nếu file không có cột Số phiếu, công cụ gộp theo Mã đơn; không có cả hai thì mỗi dòng là một phiếu và tự đánh số PGH-001, PGH-002. File mẫu tải về có sẵn hai phiếu ví dụ, trong đó phiếu đầu có hai dòng hàng.

In khổ A5 và 2 phiếu trên một tờ A4

Khổ A5 (148 x 210 mm) bằng đúng một nửa tờ A4, cạnh dài và cạnh ngắn theo tỉ lệ căn hai, nên một trang A4 thu nhỏ còn khoảng 70,5% là vừa A5. Công cụ dựng mỗi phiếu trên trang A4 với chữ to hơn bình thường, rồi thu nhỏ đúng tỉ lệ đó, nên chữ in ra trên A5 khoảng 10 pt, vẫn là chữ vector sắc nét chứ không phải ảnh chụp. Chọn A5 nếu máy in của bạn có khay giấy A5. Nếu chỉ có giấy A4, chọn 2 phiếu A5 trên một tờ A4 ngang: mỗi tờ in hai phiếu cạnh nhau, giữa có đường cắt nét đứt. Khi in, hãy chọn tỉ lệ 100% hoặc Actual size thay vì Fit to page để phiếu không bị co thêm. Phiếu quá nhiều dòng hàng sẽ kéo sang trang thứ hai; với kiểu 2 phiếu một tờ, phần tiếp theo nằm ở nửa tờ kế bên.

Cột số lượng thực nhận dùng thế nào

Cột số lượng giao ghi số bên giao xuất đi. Cột số lượng thực nhận để người nhận ghi số thực tế khi kiểm hàng, thường để trống trên phiếu in và ghi tay lúc giao. Nếu khi lập phiếu đã biết số thực nhận, ví dụ in lại phiếu sau khi giao, bạn có thể nhập luôn vào cột này hoặc vào cột Thực nhận trong file Excel. Khi hai cột lệch nhau, ghi rõ lý do ở cột ghi chú như hàng vỡ, thiếu, giao bù sau. Nếu bạn không cần cột này, bỏ chọn ô Có cột Số lượng thực nhận để bảng rộng hơn cho tên hàng. Dòng tổng cộng chỉ in khi mọi dòng hàng đều có số lượng giao đọc được.

Tiền thu hộ và đối chiếu cuối ngày

Với đơn giao thu tiền tận nơi, nhập số tiền vào ô Số tiền thu hộ, hoặc cột Thu hộ trong file Excel. Phiếu in số tiền có dấu chấm phân cách hàng nghìn và dòng bằng chữ, ví dụ 850.000 đồng là Tám trăm năm mươi nghìn đồng, để người nhận và người giao cùng đọc một con số. Cuối ngày, bộ phận bán hàng gom các phiếu đã ký để đối chiếu với số tiền shipper nộp lại. Công cụ không tính tổng tiền thu hộ của cả danh sách; bạn cộng ngay trong file Excel bằng hàm SUM. Ô thu hộ nhận số kiểu 850.000, 850000 hoặc có chữ đ ở cuối; nếu nhập sai, danh sách hàng loạt báo phiếu nào có số tiền không đọc được.

Ngày tháng và số điện thoại từ Excel

Với file .xlsx, .xls, ô số như số lượng, tiền thu hộ được đọc theo giá trị gốc, nên dù Excel hiển thị 850,000 hay 850.000 thì phiếu vẫn in 850.000 đồng. Ô ngày theo định dạng mặc định được đổi về kiểu ngày/tháng/năm; ô ngày có định dạng riêng hoặc là chữ thì giữ đúng như Excel hiển thị. Khi dán bảng thay vì chọn file, công cụ chỉ nhận được chữ đang hiển thị, vì vậy số tiền nên viết kiểu 850.000 hoặc 850000. Số điện thoại lưu dạng số trong Excel thường đã mất số 0 ở đầu ngay từ khi nhập, nên trên phiếu cũng thiếu số 0; hãy định dạng cột SĐT là Văn bản (Text) trước khi nhập số. Trong file Excel mẫu tải về, các ô đều là chữ nên giữ nguyên số 0. Nếu file của bạn lấy từ phần mềm bán hàng, chỉ cần đổi tên cột cho khớp với các tên công cụ nhận ra, không cần sắp xếp lại thứ tự cột.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• mẫu phiếu giao hàng
• mẫu phiếu giao hàng excel
• mẫu phiếu giao hàng word
• mẫu phiếu giao hàng mới nhất
• mẫu phiếu giao hàng chuẩn
• mẫu phiếu giao hàng cho hộ kinh doanh
• mẫu phiếu giao hàng gia công
• mẫu phiếu giao hàng kiêm bảo hành
• mẫu phiếu giao hàng vật liệu xây dựng
• phiếu giao hàng a5
• in phiếu giao hàng hàng loạt
• phiếu giao nhận hàng hóa
• biên bản giao nhận hàng hóa
• phiếu giao hàng có chữ ký
• phiếu giao hàng thu hộ cod
• tạo phiếu giao hàng online
• in phiếu giao hàng từ excel
• phiếu giao hàng pdf
• mẫu phiếu giao hàng đơn giản
• phiếu giao hàng 2 liên a4
• mẫu phiếu giao hàng theo thông tư 200