Tạo Phiếu Bảo Hành Online, In Hàng Loạt Có Mã QR

Tính năng nổi bật

• Tự tính ngày hết hạn bảo hành theo số tháng, đúng lịch: ngày mua không có ở tháng đích (29, 30, 31) thì lấy ngày cuối tháng đó, có xét năm nhuận
• Hai cách tính ngày hết hạn: hết hạn đúng ngày tròn tháng, hoặc bảo hành đến hết ngày liền trước (giống công thức EDATE trừ 1 ngày trong Excel)
• Thời hạn gõ tự nhiên: 12, 18 tháng, 36t, 2 năm, 1,5 năm; ngày mua gõ 05/03/2026, 5-3-2026, 5.3.26 hoặc 2026-03-05
• Mã QR dạng chữ chứa số phiếu, sản phẩm, serial, ngày mua, thời hạn, ngày hết hạn, nơi bảo hành và hotline; quét bằng camera là đọc được, không cần mạng, không cần máy chủ
• Mã QR dạng liên kết tới trang tra cứu của cửa hàng, tự thay biến {serial}, {so}, {sdt}, {model}, {ngaymua}, {hethan} cho từng phiếu
• In hàng loạt từ file Excel hoặc CSV: mỗi dòng một phiếu, tự nhận cột theo tên (Sản phẩm, Serial, IMEI, Ngày mua, Thời hạn...), báo lỗi đúng dòng, tối đa 500 phiếu một lần
• Khổ A5 ngang mỗi trang một phiếu, hoặc A4 dọc 2 phiếu có đường cắt; PDF chữ vector với phông Be Vietnam Pro nhúng sẵn, tải thêm ảnh PNG 300 dpi
• Logo cửa hàng, điều kiện bảo hành sửa tự do (chữ tự thu nhỏ cho vừa khung), hai ô ký khách hàng và cửa hàng đổi tên được
• Lưu thông tin cửa hàng và phiếu đang soạn trên máy, file Excel đọc ngay trong trình duyệt, không tải lên đâu

Vì sao nên in phiếu bảo hành bằng công cụ thay vì viết tay

Phiếu bảo hành viết tay hay bị thiếu thông tin, chữ khó đọc, và phần dễ sai nhất là ngày hết hạn: người viết phải tự đếm 12 hay 24 tháng, rồi lúng túng khi khách mua ngày 31 hoặc ngày 29 tháng 2. Khi khách quay lại bảo hành, nhân viên lại phải lục sổ để đối chiếu serial. Công cụ này tính ngày hết hạn theo một quy tắc rõ ràng, in đủ các ô cần thiết, và gắn mã QR để ai cầm phiếu cũng quét ra ngay sản phẩm, serial, ngày mua, ngày hết hạn và số hotline. Cửa hàng bán nhiều đơn mỗi ngày có thể xuất danh sách đơn hàng ra Excel, nạp vào và in cả chục phiếu trong một lần, hai phiếu trên một tờ A4 để tiết kiệm giấy. Không cần mua phần mềm quản lý bảo hành chỉ để in phiếu, không cần đăng ký tài khoản.

Lợi ích khi sử dụng

• •Không còn tính nhầm ngày hết hạn bảo hành, kể cả ngày mua cuối tháng và năm nhuận
• •Khách quét QR là thấy ngay sản phẩm, serial và hạn bảo hành, nhân viên đỡ phải tra sổ
• •In hàng chục phiếu từ một file Excel trong một lần bấm
• •Phiếu in sắc nét, dấu tiếng Việt đúng, trông chuyên nghiệp hơn phiếu viết tay
• •Tiết kiệm giấy với khổ 2 phiếu trên một tờ A4
• •Miễn phí, không cần tài khoản, dữ liệu khách hàng không rời khỏi máy

Cách tạo phiếu bảo hành có mã QR

1. 1Ở khung Cửa hàng và mẫu phiếu, nhập tên cửa hàng, địa chỉ trung tâm bảo hành, hotline, website hoặc Zalo, chọn logo nếu có. Chọn khổ in (A5 ngang hoặc 2 phiếu trên A4) và cách tính ngày hết hạn.
2. 2Sửa phần Điều kiện bảo hành cho đúng chính sách của cửa hàng: lỗi nào được bảo hành, trường hợp nào bị từ chối, cách mang sản phẩm đến bảo hành.
3. 3Ở khung Mã QR tra cứu, chọn QR dạng chữ (đọc ngay khi quét) hoặc QR liên kết tới trang tra cứu của cửa hàng, hoặc không in QR.
4. 4Với một phiếu: nhập số phiếu, khách hàng, điện thoại, sản phẩm, model, serial, ngày mua và số tháng bảo hành. Ngày hết hạn và số ngày còn lại hiện ngay bên dưới.
5. 5Với nhiều phiếu: chuyển sang In hàng loạt từ Excel, bấm Tải file Excel mẫu, điền mỗi dòng một phiếu rồi chọn file (hoặc dán bảng từ Excel). Kiểm tra số phiếu đọc được và các dòng báo lỗi, chọn từng phiếu để xem trước.
6. 6Bấm Tải PDF để in tất cả phiếu, hoặc Tải ảnh PNG để gửi trang đang xem qua Zalo. Khi in chọn tỉ lệ 100%; với khổ 2 phiếu trên A4, cắt theo đường nét đứt ở giữa tờ.

Cách công cụ tính ngày hết hạn bảo hành

Ngày hết hạn được tính bằng cách cộng đủ số tháng theo lịch vào ngày mua: mua ngày 15/03/2026, bảo hành 12 tháng thì ngày tròn tháng là 15/03/2027. Khó nhất là các ngày cuối tháng, vì tháng đích có thể không có ngày đó. Công cụ dùng quy tắc giống hàm EDATE của Excel: nếu ngày mua không tồn tại ở tháng đích thì lấy ngày cuối cùng của tháng đích. Ví dụ mua 31/01/2026, bảo hành 1 tháng, ngày tròn tháng là 28/02/2026 vì năm 2026 không nhuận; mua 31/01/2028 thì là 29/02/2028 vì 2028 là năm nhuận; mua 31/03/2026, bảo hành 6 tháng thì là 30/09/2026; mua 29/02/2028, bảo hành 12 tháng thì là 28/02/2029. Năm nhuận được xác định đúng quy tắc lịch Gregory: chia hết cho 4, trừ năm chia hết cho 100 mà không chia hết cho 400. Sau khi có ngày tròn tháng, bạn chọn một trong hai cách ghi: hết hạn đúng ngày đó, hoặc bảo hành đến hết ngày liền trước. Cách thứ hai cho đúng 12 tháng trọn vẹn (từ 15/03/2026 đến hết 14/03/2027), cách thứ nhất dễ nhớ hơn với khách. Hãy chọn theo cách cửa hàng bạn vẫn ghi và giữ nhất quán trên mọi phiếu.

Mã QR trên phiếu chứa gì và vì sao không cần máy chủ

Ở chế độ QR dạng chữ, mã QR chứa một đoạn chữ ngắn gồm số phiếu, tên sản phẩm và model, số serial, ngày mua, thời hạn, ngày hết hạn, số hóa đơn, tên nơi bảo hành và hotline. Toàn bộ thông tin nằm ngay trong mã, nên khi quét bằng camera điện thoại hoặc Zalo, máy hiện ngay đoạn chữ đó mà không phải truy cập trang web nào. Cửa hàng không cần dựng máy chủ, không cần cơ sở dữ liệu, và mã vẫn đọc được sau nhiều năm. Số điện thoại của khách không bao giờ được đưa vào QR dạng chữ; tên khách chỉ được đưa vào nếu bạn bật tùy chọn. Nếu máy quét mã vạch ở quầy là loại đời cũ chỉ đọc chữ không dấu, bật tùy chọn bỏ dấu tiếng Việt. Ở chế độ liên kết, mã QR là một địa chỉ web của trang tra cứu do cửa hàng tự có, ví dụ https://cuahang.vn/bao-hanh?serial={serial}; công cụ thay {serial} bằng serial thật của từng phiếu. Chế độ này cần cửa hàng có trang tra cứu thật; công cụ chỉ tạo đường dẫn, không tạo trang tra cứu.

Giới hạn của mã QR dạng chữ

QR dạng chữ chỉ là bản sao những gì in trên phiếu. Nó giúp đọc nhanh và tránh nhập lại serial, nhưng không chứng minh được phiếu là thật: ai có công cụ tạo QR cũng làm được một mã có nội dung tương tự. Nếu cửa hàng lo phiếu giả hoặc muốn khách tra cứu lịch sử sửa chữa, hãy dùng chế độ liên kết tới một trang tra cứu có dữ liệu do cửa hàng quản lý, hoặc đối chiếu serial với sổ bán hàng khi nhận bảo hành. Một giới hạn khác là độ dài: mã QR càng chứa nhiều chữ thì càng dày ô, in nhỏ sẽ khó quét. Công cụ in mã ở cạnh 30 mm, đủ cho nội dung thông thường; nếu tên sản phẩm hoặc liên kết quá dài, công cụ báo để bạn rút gọn. Nên in thử một phiếu và quét bằng vài điện thoại khác nhau trước khi in hàng loạt.

Quy định về bảo hành mà cửa hàng nên biết

Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2024, dành Điều 30 cho việc bảo hành sản phẩm, hàng hóa, linh kiện, phụ kiện. Theo đó, sản phẩm được bảo hành theo thỏa thuận hoặc theo quy định bắt buộc của pháp luật; bên bảo hành phải công khai chính sách bảo hành (thời điểm, thời hạn, nội dung, phạm vi, cách thức và các trường hợp không bảo hành), cấp văn bản tiếp nhận bảo hành ghi rõ thời gian thực hiện, và thời gian thực hiện bảo hành không tính vào thời hạn bảo hành. Luật cũng quy định tính lại thời hạn khi thay linh kiện hoặc đổi sản phẩm mới, cung cấp sản phẩm tương tự để dùng tạm hoặc giải quyết theo thỏa thuận trong thời gian sửa, và đổi sản phẩm mới hoặc hoàn tiền khi đã bảo hành từ 3 lần trở lên trong thời hạn mà vẫn không khắc phục được lỗi. Đây là tóm tắt để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý; nội dung đầy đủ xem tại văn bản luật (ví dụ hethongphapluat.com, mục Điều 30). Phần Điều kiện bảo hành mẫu trong công cụ đã có câu thời gian sửa chữa không tính vào thời hạn bảo hành; các điều kiện khác cửa hàng tự viết theo chính sách của mình.

Chuẩn bị file Excel để in phiếu bảo hành hàng loạt

Dòng đầu tiên của file là tên cột, mỗi dòng sau là một phiếu. Công cụ nhận tên cột không phân biệt hoa thường và có dấu hay không, nên Ngày mua, NGAY MUA hay ngay_mua đều được. Các tên được nhận: Số phiếu hoặc Mã bảo hành; Khách hàng, Họ tên; SĐT, Số điện thoại; Sản phẩm, Tên hàng, Thiết bị; Model, Mã hàng; Serial, IMEI, Số seri, SN; Ngày mua, Ngày bán, Ngày kích hoạt; Thời hạn, Bảo hành, Số tháng; Số hóa đơn, Mã đơn; Ghi chú. Hai cột bắt buộc là Sản phẩm và Ngày mua. Thiếu cột Số phiếu thì công cụ tự đánh BH0001, BH0002 theo thứ tự dòng. Ô ngày trong Excel được đọc đúng dù là kiểu ngày hay chữ, ô thời hạn có thể ghi 12, 24 tháng hoặc 2 năm. Dòng nào thiếu ngày mua, ngày không hợp lệ (ví dụ 31/02) hay thời hạn không đọc được sẽ được liệt kê với số dòng trong file để bạn sửa; phiếu đó vẫn in nhưng ô hết hạn để trống. Bấm Tải file Excel mẫu để có sẵn đúng các cột.

Một phiếu bảo hành nên có những thông tin gì

Một phiếu bảo hành rõ ràng giúp cả cửa hàng lẫn khách tránh tranh cãi. Thông tin cơ bản gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại của nơi bảo hành; số phiếu để tra sổ; tên khách và số điện thoại; tên sản phẩm, model và số serial hoặc IMEI để nhận diện đúng chiếc máy; ngày mua và số hóa đơn làm mốc; thời hạn và ngày hết hạn; điều kiện bảo hành và các trường hợp không bảo hành; chữ ký của khách và của cửa hàng. Serial là thông tin quan trọng nhất vì nó gắn phiếu với một sản phẩm cụ thể; nhiều cửa hàng dán thêm tem bảo hành có cùng số lên sản phẩm (tem đó in được bằng công cụ In tem nhãn của site, trên giấy decal A4). Phần điều kiện nên viết cụ thể, tránh câu mơ hồ như hư hỏng do người dùng, ví dụ ghi rõ rơi vỡ, vào nước, cháy nổ do nguồn điện, tự ý tháo mở. Công cụ dàn các thông tin này trên một phiếu A5 ngang: cột trái là thông tin sản phẩm và chỗ ký, cột phải là mã QR và điều kiện bảo hành.

Mẹo in phiếu bảo hành

File PDF có kích thước đúng khổ đã chọn: A5 ngang là 210 x 148 mm, A4 dọc là 210 x 297 mm với hai phiếu, đường cắt nét đứt ở giữa. Khi in, chọn tỉ lệ 100% (Actual size) để mã QR và chữ đúng kích thước; nếu máy in không có khay A5, in khổ 2 phiếu trên A4 rồi cắt đôi. Dùng giấy dày từ 100 đến 160 g/m² thì phiếu cứng cáp, khách giữ được lâu; giấy couche bóng in đẹp nhưng khó viết chữ ký bằng bút bi. Chữ và mã QR trong PDF là vector nên in ở bất kỳ máy in nào cũng sắc nét; đường kẻ được dựng ở 200 dpi. Nếu thêm logo, nên dùng ảnh PNG nền trong suốt, kích thước khoảng 300 x 300 px trở lên. Khi in hàng loạt vài trăm phiếu, trình duyệt cần thời gian dựng từng trang; nút sẽ hiện tiến độ, bạn đợi đến khi file tải về.

Dữ liệu khách hàng và quyền riêng tư

File Excel danh sách khách hàng được đọc ngay trong trình duyệt bằng thư viện bảng tính, không tải lên máy chủ của Tấn Phát Digital hay bất kỳ đâu. Phiếu PDF cũng được tạo trên máy bạn. Công cụ chỉ lưu vào bộ nhớ trình duyệt thông tin cửa hàng và phiếu đơn lẻ đang soạn để lần sau dùng tiếp; danh sách hàng loạt không được lưu lại sau khi đóng trang. Mã QR dạng chữ mặc định không chứa tên và không bao giờ chứa số điện thoại của khách, vì phiếu có thể bị mất hoặc chụp lại. Ở chế độ liên kết, nếu bạn dùng biến {sdt} trong đường dẫn thì số điện thoại sẽ nằm trong mã QR; chỉ nên làm vậy khi trang tra cứu của bạn cần xác thực bằng số điện thoại. Bấm Xóa dữ liệu để xóa những gì đã lưu trên máy.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• phiếu bảo hành
• mẫu phiếu bảo hành
• tạo phiếu bảo hành
• phiếu bảo hành mẫu
• mẫu phiếu bảo hành sản phẩm
• mẫu phiếu bảo hành hàng hóa
• mẫu phiếu bảo hành đơn giản
• mẫu phiếu bảo hành máy móc
• mẫu phiếu bảo hành thiết bị
• mẫu phiếu bảo hành word
• mẫu phiếu bảo hành file excel
• mẫu phiếu bảo hành nội thất
• phiếu bảo hành điện thoại
• phiếu bảo hành xe điện
• phiếu bảo hành có mã QR
• in phiếu bảo hành hàng loạt
• tính ngày hết hạn bảo hành
• tem bảo hành
• thẻ bảo hành
• giấy bảo hành sản phẩm