Trộn Thư Online (Mail Merge)

Tính năng nổi bật

• Đọc danh sách từ file .xlsx, .xls, .ods, .csv (tự nhận UTF-8 và bảng mã Windows-1258) hoặc dán thẳng bảng từ Excel, Google Sheets; chọn trang tính khi file có nhiều sheet
• Mẫu thư với trường {{Tên cột}}, gõ {{ là hiện danh sách tên cột để chọn bằng phím mũi tên và Enter, hoặc bấm tên cột để chèn
• Giá trị mặc định khi ô trống: {{Danh xưng|Quý khách}}; số thứ tự bản ghi {{#}}
• Định dạng ngày {{Ngày:dd/MM/yyyy}} kèm thứ trong tuần, định dạng số {{Số tiền:#,##0}} ra 1.500.000, đọc số thành chữ {{Số tiền:chữ}}, đổi chữ hoa, chữ thường
• Xem trước từng bản ghi, tô màu dữ liệu, giá trị mặc định, trường thiếu và giá trị không định dạng được; nút tới bản ghi thiếu tiếp theo
• Mẫu văn bản thuần hoặc có định dạng đơn giản: in đậm, in nghiêng, gạch đầu dòng, liên kết
• Xuất ZIP mỗi bản ghi một file .txt hoặc .html, tên file đặt theo mẫu như {{#}}-{{Họ tên}}
• Xuất một PDF gộp khổ A4, mỗi bản ghi bắt đầu ở trang mới, chữ tiếng Việt đủ dấu; xuất CSV gồm email, tiêu đề, nội dung cho tiện ích gửi thư hàng loạt; liên kết mailto cho danh sách nhỏ

Vì sao dùng công cụ trộn thư online thay vì Word

Mail Merge của Word rất mạnh nhưng nhiều bước, và hay vấp ở những chỗ nhỏ: ngày tháng hiện kiểu tháng trước ngày sau, số tiền mất dấu phân cách hàng nghìn, ô trống để lại chữ Kính gửi trơ trọi, gửi email thì phải có Outlook bản cài trên máy. Công cụ này làm những việc hay gặp nhất ở văn phòng Việt Nam một cách trực tiếp: viết {{Số tiền:#,##0}} là ra 1.500.000, viết {{Danh xưng|Quý khách}} là tự điền khi ô trống, và cả danh sách được kiểm tra trước để biết bản ghi nào còn thiếu. Kết quả là file riêng cho từng người, một PDF để in hàng loạt hoặc CSV để gửi email bằng công cụ bạn đang dùng. Dữ liệu khách hàng được xử lý ngay trong trình duyệt, không tải lên máy chủ.

Lợi ích khi sử dụng

• •Không cần cài Word hay Outlook, dùng được trên máy công ty bị khóa cài đặt
• •Ngày tháng và số tiền ra đúng kiểu Việt Nam mà không phải học mã trường của Word
• •Phát hiện bản ghi thiếu dữ liệu trước khi in hoặc gửi, tránh thư có chỗ trống
• •Dữ liệu cá nhân của khách hàng, học viên không rời khỏi máy
• •Một mẫu dùng cho cả in giấy (PDF) và gửi email (CSV, mailto)

Cách trộn thư online với danh sách Excel

1. 1Chọn file Excel hoặc CSV có dòng đầu là tên cột, hoặc dán bảng từ Excel vào ô dữ liệu. Công cụ hiện số bản ghi và danh sách tên cột.
2. 2Viết tiêu đề và nội dung thư. Gõ {{ để chọn tên cột, hoặc bấm tên cột để chèn tại con trỏ. Thêm |giá trị mặc định cho cột có thể trống, và :định dạng cho ngày và số tiền.
3. 3Xem khung Xem trước, dùng nút Trước, Sau hoặc Tới bản ghi thiếu tiếp theo để kiểm tra. Sửa dữ liệu hoặc thêm giá trị mặc định cho những chỗ tô đỏ.
4. 4Đặt tên file cho từng bản ghi và chọn cột email nếu cần gửi thư.
5. 5Bấm Tải ZIP để có mỗi người một file, Tải PDF gộp để in, hoặc Tải CSV email để gửi bằng tiện ích trộn thư của Gmail hay Outlook.

Cách trộn thư trong Word bằng Mail Merge

Nếu bạn cần kết quả là file Word hoặc gửi thư qua Outlook, Mail Merge của Word là lựa chọn phù hợp. Các bước trên Word 365, 2019, 2016 bản tiếng Anh (bản tiếng Việt có tên lệnh tương ứng): 1) Mở văn bản mẫu, vào thẻ Mailings, bấm Start Mail Merge và chọn Letters (thư in) hoặc E-mail Messages (thư điện tử). 2) Bấm Select Recipients, chọn Use an Existing List, chọn file Excel, chọn trang tính và đánh dấu First row of data contains column headers. 3) Đặt con trỏ vào chỗ cần điền, bấm Insert Merge Field và chọn tên cột. Lặp lại cho các trường khác. 4) Bấm Preview Results và dùng mũi tên để xem từng người. 5) Bấm Finish & Merge: Edit Individual Documents để tạo một file Word chứa tất cả bản ghi, Print Documents để in, hoặc Send Email Messages để gửi qua Outlook (cần Outlook bản cài trên máy đã đăng nhập tài khoản, chọn cột email ở ô To và nhập tiêu đề). Công cụ trên trang này không tạo file Word và không điều khiển Word hay Outlook; nó là một cách khác để ra kết quả tương tự ngay trên trình duyệt.

Sửa lỗi ngày tháng và số tiền khi trộn thư trong Word

Lỗi hay gặp nhất khi trộn thư trong Word là ngày hiện thành 10/15/2026 hoặc số tiền 1500000 không có dấu phân cách, vì Word lấy giá trị gốc trong Excel chứ không lấy định dạng hiển thị. Cách sửa trong Word là thêm mã định dạng vào trường: nhấn Alt+F9 để hiện mã trường, sửa { MERGEFIELD Ngay_hen } thành { MERGEFIELD Ngay_hen \@ "dd/MM/yyyy" } cho ngày và { MERGEFIELD So_tien \# "#,##0" } cho số, rồi nhấn Alt+F9 lần nữa và F9 để cập nhật. Dấu phân cách trong kết quả số phụ thuộc cài đặt vùng (Region) của Windows. Trong công cụ này bạn viết thẳng {{Ngày hẹn:dd/MM/yyyy}} và {{Số tiền:#,##0}}, kết quả luôn theo kiểu Việt Nam (1.500.000 và 1.234,50) bất kể máy cài đặt thế nào. Ô ngày trong Excel được đọc đúng theo ngày, ô chữ như 15/10/2026 được hiểu là ngày trước tháng sau.

Cú pháp trường trộn: mặc định, ngày, số, chữ

{{Tên cột}} lấy đúng chữ hiển thị trong ô, không phân biệt chữ hoa thường; nếu gõ thiếu dấu mà chỉ có một cột khớp thì công cụ vẫn nhận. {{Tên cột|Mặc định}} dùng chữ sau dấu | khi ô trống, ví dụ Kính gửi {{Danh xưng|Quý khách}}. {{Tên cột:định dạng}} đổi cách hiển thị: với ngày, dùng d, dd (ngày), M, MM (tháng), yy, yyyy (năm), H, HH (giờ), mm (phút), ss (giây), EEEE (thứ trong tuần như Thứ Năm), chữ đặt trong dấu nháy đơn được giữ nguyên, ví dụ {{Ngày:EEEE, 'ngày' dd/MM/yyyy}}. Với số, dùng mẫu kiểu Excel: #,##0 cho số nguyên có phân nhóm, #,##0.00 cho hai chữ số thập phân, thêm chữ trước hoặc sau như #,##0 đ. {{Số tiền:chữ}} đọc số thành chữ (một triệu năm trăm nghìn), {{Số tiền:Chữ}} viết hoa chữ đầu, phần thập phân được làm tròn. {{Họ tên:hoa}}, {{Họ tên:thường}}, {{Họ tên:tên}} đổi chữ hoa, chữ thường, viết hoa đầu từ. Có thể kết hợp định dạng và mặc định: {{Ngày:dd/MM/yyyy|chưa hẹn}}.

Gửi email hàng loạt từ kết quả trộn thư

Công cụ không tự gửi email, vì gửi thư hàng loạt cần tài khoản của chính bạn và phải tuân thủ giới hạn gửi của nhà cung cấp. Có hai cách dùng kết quả. Với danh sách nhỏ, chọn cột email để có danh sách liên kết mailto: bấm từng liên kết, ứng dụng email mặc định mở một thư nháp đã điền người nhận, tiêu đề, nội dung, bạn đọc lại và bấm gửi. Liên kết mailto chỉ chứa văn bản thuần và nhiều trình duyệt, ứng dụng email cắt liên kết dài hơn khoảng 2.000 ký tự, nên công cụ cảnh báo những liên kết quá dài. Với danh sách lớn, tải CSV email gồm cột Email, Tiêu đề, Nội dung (và Nội dung HTML nếu dùng định dạng), mở bằng Google Sheets hoặc Excel rồi dùng tiện ích trộn thư của Gmail hoặc chức năng Mail Merge của Word và Outlook, trỏ trường người nhận vào cột Email và trường nội dung vào cột Nội dung.

Xuất file: ZIP, PDF gộp và CSV

Tải ZIP tạo mỗi bản ghi một file: .txt khi dùng văn bản thuần (mã UTF-8 có BOM, mở bằng Notepad hay Word không lỗi dấu), .html khi dùng định dạng, mở bằng trình duyệt hoặc Word đều giữ in đậm, in nghiêng. Tên file đặt theo ô Tên từng file, ví dụ {{#}}-{{Họ tên}} cho ra 1-Nguyễn Văn An.html; ký tự không hợp lệ trong tên file Windows bị bỏ, tên trùng được đánh số thêm. Tải PDF gộp tạo một file A4 dùng phông Roboto nhúng sẵn nên chữ tiếng Việt hiển thị đúng trên mọi máy; tiêu đề in đậm ở đầu trang, mỗi bản ghi bắt đầu ở trang mới và tự sang trang khi dài. Đánh dấu Chỉ xuất bản ghi đủ dữ liệu nếu muốn bỏ qua các dòng còn thiếu.

Giới hạn cần biết

Công cụ không tạo file Word .docx và không giữ bố cục phức tạp như bảng, ảnh, logo, chữ ký hay nhiều cột; mẫu có bố cục như vậy nên làm bằng Mail Merge trong Word. Định dạng chỉ gồm in đậm, in nghiêng, gạch đầu dòng và liên kết. Mỗi lần đọc tối đa 10.000 dòng dữ liệu và PDF gộp tối đa 3.000 bản ghi để trình duyệt không hết bộ nhớ. File Excel có mật khẩu cần được gỡ mật khẩu trước. Công thức trong Excel được lấy theo kết quả đã tính lưu trong file. Trường điều kiện chỉ hỗ trợ giá trị mặc định khi ô trống, không có điều kiện dạng nếu... thì... như Rules trong Word. Đọc số thành chữ hỗ trợ số dưới một triệu tỷ và dùng cách đọc lẻ cho số 0 ở hàng chục (một trăm lẻ năm).

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• trộn thư
• trộn thư online
• trộn thư trong word
• cách trộn thư trong word
• mail merge
• mail merge online
• mail merge word excel
• trộn thư từ excel
• trộn thư gửi email hàng loạt
• trộn thư định dạng ngày tháng
• trộn thư định dạng số tiền
• gửi email hàng loạt từ excel
• tạo thư mời hàng loạt
• tạo giấy báo hàng loạt từ excel
• mail merge gmail
• mail merge outlook
• đọc số thành chữ
• trộn văn bản với danh sách
• phối thư word