Tự in địa chỉ lên phong bì bằng máy in văn phòng
Công cụ in phong bì thư online này tạo file PDF có kích thước trang đúng bằng mặt phong bì, với thông tin người gửi ở góc trên trái và người nhận lệch phải phía dưới, để bạn nạp phong bì vào máy in và in thẳng. Có sẵn các khổ DL, C6, C5, C4 và các cỡ thông dụng ở Việt Nam như 12 x 22 cm, in hàng loạt từ danh sách Excel, mỗi phong bì một trang. Nếu bạn đang tìm nơi in phong bì in sẵn logo số lượng lớn, đó là việc của cơ sở in; công cụ này dành cho việc tự in địa chỉ tại văn phòng.
Tính năng nổi bật
- Khổ chuẩn quốc tế DL 110 x 220, C6 114 x 162, C5 162 x 229, C4 229 x 324 mm và các cỡ thông dụng ở Việt Nam 12 x 22, 16 x 23, 25 x 35 cm, hoặc tự nhập kích thước
- PDF mỗi trang đúng kích thước phong bì theo mm, trình bày nằm ngang cho thư thường hoặc đứng dọc cho phong bì hồ sơ lớn
- Khối người gửi: logo, tên công ty in hoa, địa chỉ nhiều dòng, điện thoại, email, website
- Khối người nhận: dòng Kính gửi, họ tên, công ty, địa chỉ, điện thoại; vị trí chỉnh theo mm từ mép trái và mép trên
- In hàng loạt: dán danh sách từ Excel hoặc chọn file .xlsx, .csv, nhận cột Họ tên, Công ty, Địa chỉ, Điện thoại, tối đa 1.000 phong bì mỗi lần
- Cỡ chữ gợi ý theo khổ phong bì, cảnh báo khi chữ tràn quá mép dưới
- Hai phông chữ đủ dấu tiếng Việt nhúng trong PDF: Tinos (số đo như Times New Roman) và Roboto (không chân)
- Khung vị trí dán tem tùy chọn và cảnh báo khổ phong bì quá rộng so với máy in văn phòng khổ A4
Vì sao cần file in có kích thước đúng bằng phong bì
Cách nhiều người làm là gõ địa chỉ vào trang A4 trong Word rồi thử đi thử lại vị trí cho tới khi chữ rơi đúng chỗ trên phong bì, mỗi lần thử hỏng một phong bì. Khi trang in có đúng kích thước của phong bì, máy in chỉ việc in từ mép trên trái của phong bì, vị trí chữ trên màn hình cũng là vị trí trên giấy. Công cụ tạo sẵn trang như vậy cho các khổ phổ biến, đặt khối người gửi và người nhận ở vị trí hợp lý, và với danh sách khách hàng, đối tác dài thì tạo mỗi phong bì một trang để in liền một lượt.
Lợi ích khi sử dụng
- Không phải thử vị trí bằng cách in hỏng phong bì
- In địa chỉ cho cả danh sách khách hàng trong một lần
- Chữ in rõ, đủ dấu tiếng Việt, đồng đều giữa các phong bì
- Dùng được phong bì trơn mua sẵn, không cần đặt in logo số lượng lớn
- Danh sách địa chỉ không rời khỏi máy bạn
Cách in địa chỉ lên phong bì
- 1Đo phong bì thật và chọn khổ tương ứng trong danh sách, hoặc chọn Tự nhập kích thước và gõ cạnh dài, cạnh ngắn theo mm.
- 2Chọn hướng trình bày: nằm ngang cho phong bì thư, đứng dọc cho phong bì hồ sơ lớn; chọn phông chữ.
- 3Điền thông tin người gửi, thêm logo nếu có.
- 4Nhập một người nhận, hoặc chọn Hàng loạt từ Excel rồi dán danh sách có cột Họ tên, Công ty, Địa chỉ, Điện thoại.
- 5Xem trước, chỉnh khoảng cách khối người nhận so với mép trái, mép trên và cỡ chữ nếu cần.
- 6Bấm Tải PDF, in thử một trang lên giấy thường để kiểm tra chiều nạp, rồi nạp phong bì vào khay tay và in.
Các khổ phong bì thường gặp
Theo chuẩn ISO, phong bì DL 110 x 220 mm vừa tờ A4 gấp ba, là cỡ thư phổ biến nhất ở văn phòng; C6 114 x 162 mm vừa tờ A4 gấp bốn hoặc tờ A6; C5 162 x 229 mm vừa tờ A4 gấp đôi hoặc tờ A5; C4 229 x 324 mm đựng tờ A4 không gấp. Ở Việt Nam, các cơ sở in thường làm phong bì theo cỡ tính bằng cm như 12 x 22 cm cho thư, thiệp, 16 x 23 hoặc 17 x 23 cm cho tài liệu gấp đôi, 25 x 35 cm (có nơi 25 x 34 hoặc 24 x 32 cm) cho hồ sơ A4. Kích thước thực tế mỗi nơi có thể chênh vài mm nên hãy đo phong bì của bạn, nếu khác thì chọn Tự nhập kích thước.
Vị trí người gửi và người nhận trên phong bì
Thông tin người gửi đặt ở góc trên bên trái, cỡ chữ nhỏ. Thông tin người nhận đặt lệch sang phải và xuống dưới giữa phong bì, cỡ chữ lớn hơn, để nhân viên bưu chính đọc nhanh. Góc trên bên phải dành cho tem hoặc dấu cước phí nên không in chữ ở đó. Công cụ đặt khối người nhận ở khoảng 42% bề rộng tính từ mép trái và 45% chiều cao tính từ mép trên khi phong bì nằm ngang; với phong bì 12 x 22 cm là cách mép trái 92 mm, cách mép trên 54 mm. Bạn có thể chỉnh lại từng mm và bật khung vị trí dán tem để hình dung.
Cài đặt máy in để in phong bì
Trong hộp thoại in, chọn khổ giấy đúng bằng phong bì: nhiều máy in có sẵn Envelope DL, C5, C6; nếu không có, tạo khổ tùy chỉnh (Custom paper size) với kích thước giống file PDF. Chọn tỷ lệ 100% hoặc Actual size, bỏ Fit to page để chữ không bị thu nhỏ và dịch chỗ. Nạp phong bì vào khay tay (manual feed) hoặc khay đa năng, gạt thanh chặn sát hai mép. Hình vẽ trên khay cho biết mặt in úp hay ngửa và nắp phong bì nằm bên nào. Chọn loại giấy Envelope hoặc giấy dày trong trình điều khiển để máy chạy chậm hơn, giảm kẹt giấy và nhăn nếp dán.
Phong bì lớn và giới hạn của máy in văn phòng
Máy in văn phòng khổ A4 thường chỉ kéo được giấy rộng tối đa khoảng 216 mm, bằng bề rộng giấy Letter. Phong bì DL, C6, C5 và 12 x 22 cm có cạnh ngắn dưới mức này nên nạp theo cạnh ngắn được. Phong bì C4 có cạnh ngắn 229 mm và phong bì 25 x 35 cm có cạnh ngắn 250 mm, rộng hơn khay của máy in A4, cần máy in khổ A3 hoặc nhờ cơ sở in. Công cụ tự cảnh báo khi bạn chọn các khổ này. Phong bì quá dày, có cửa sổ bóng kính hoặc có keo dán dạng băng bóc có thể gây kẹt máy in laser, nên in thử một chiếc trước.
In hàng loạt từ danh sách Excel
Chọn chế độ Hàng loạt từ Excel, dán danh sách với dòng đầu là tên cột. Công cụ nhận cột theo nghĩa: Họ tên, Người nhận, Kính gửi là tên người nhận; Công ty, Đơn vị, Cơ quan là tên tổ chức; Địa chỉ; Điện thoại, SĐT. Không có dòng tên cột thì lấy theo thứ tự Họ tên, Công ty, Địa chỉ, Điện thoại. Dòng không có cả tên người lẫn tên công ty bị bỏ qua. Mỗi dòng thành một trang PDF đúng kích thước phong bì, nên một lệnh in là ra cả xấp. Nên ghi danh xưng Ông, Bà ngay trong cột họ tên để thư trang trọng hơn.
Phông chữ và logo
PDF nhúng sẵn phông chữ nên chữ có dấu in đúng trên mọi máy: Tinos có độ rộng ký tự tương đương Times New Roman, hợp với thư trang trọng; Roboto là phông không chân, gọn và dễ đọc ở cỡ nhỏ. Logo tốt nhất là ảnh PNG nền trong suốt, công cụ giữ nguyên độ trong suốt khi đưa vào PDF và đặt logo cạnh khối người gửi với chiều cao bạn chọn. Logo quá cao so với phong bì được tự thu lại cho vừa.
Tự in hay đặt cơ sở in làm phong bì
Công cụ này phù hợp khi bạn đã có phong bì trơn hoặc phong bì in sẵn logo và cần in địa chỉ từng người nhận, số lượng từ vài chiếc đến vài trăm chiếc. Nếu bạn cần phong bì in màu toàn bộ, in logo lên nắp, bế cửa sổ hay số lượng hàng nghìn chiếc, cơ sở in sẽ làm tốt hơn và thường rẻ hơn; khi đó bạn vẫn có thể dùng công cụ để in phần địa chỉ người nhận lên phong bì đã in sẵn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
In phong bì online có mất phí không?
Không. Công cụ miễn phí, không cần đăng ký, không chèn chữ quảng cáo lên phong bì.
Phong bì 12 x 22 cm chọn khổ nào?
Chọn 12 x 22 cm (phong bì thư thông dụng ở Việt Nam). Nếu phong bì của bạn là 11 x 22 cm thì chọn DL.
File PDF có đúng kích thước phong bì không?
Có. Mỗi trang PDF có kích thước đúng bằng mặt phong bì theo mm, ví dụ 220 x 120 mm với phong bì 12 x 22 cm.
Máy in không có sẵn khổ phong bì thì làm sao?
Tạo khổ giấy tùy chỉnh trong trình điều khiển máy in với kích thước đúng như file PDF, rồi chọn khổ đó khi in.
In ra chữ bị lệch vị trí, vì sao?
Thường do chọn Fit to page hoặc khổ giấy trong hộp thoại in khác khổ PDF. Hãy chọn 100% hoặc Actual size và đúng khổ phong bì, gạt thanh chặn giấy sát mép.
Có in hàng loạt từ Excel được không?
Có. Chọn Hàng loạt từ Excel, dán danh sách hoặc chọn file .xlsx, .csv. Mỗi người nhận một trang, tối đa 1.000 phong bì mỗi lần.
Máy in A4 có in được phong bì C4 hay 25 x 35 cm không?
Thường là không, vì cạnh ngắn của hai khổ này (229 và 250 mm) rộng hơn khay nạp khoảng 216 mm của máy in A4. Cần máy in khổ A3.
Có thêm logo công ty được không?
Được. Chọn ảnh logo, nên dùng PNG nền trong suốt, và chỉnh chiều cao logo theo mm.
Nên đặt phong bì úp hay ngửa?
Tùy máy in. Xem hình hướng dẫn trên khay nạp, hoặc in thử một tờ giấy thường có đánh dấu góc để biết chiều trước khi in phong bì.
Có đổi được vị trí khối người nhận không?
Có. Nhập khoảng cách từ mép trái và mép trên theo mm; bấm Đặt lại vị trí gợi ý để quay về vị trí mặc định.
Có in được phong bì đứng dọc không?
Có. Chọn hướng trình bày Đứng dọc, thường dùng cho phong bì hồ sơ lớn.
Công cụ có nhận in phong bì số lượng lớn không?
Không. Đây là công cụ tạo file để bạn tự in. Cần in phong bì màu, in logo số lượng lớn thì nên liên hệ cơ sở in.
Danh sách địa chỉ có bị lưu lại không?
Không. Danh sách chỉ được xử lý trong trình duyệt của bạn để tạo file PDF.
Từ khóa liên quan
- in phong bì
- in phong bì thư
- in phong bì thư công ty
- in phong bì online
- cách in phong bì bằng máy in
- in địa chỉ lên phong bì
- mẫu phong bì thư
- khổ phong bì dl
- phong bì 12x22
- kích thước phong bì
- in phong bì hàng loạt
- in phong bì từ excel
- mẫu phong bì công ty
- in phong bì a4
- phong bì c5
- in thư gửi khách hàng
- mẫu phong bì 12x22 file word
- cách in phong bì trong word
