Mẫu đơn đặt hàng công ty: tự tính tiền, đọc số tiền bằng chữ, xuất Excel và PDF
Công cụ lập mẫu đơn đặt hàng (Purchase Order, PO) để bên mua gửi nhà cung cấp: thông tin hai bên, số PO tự đánh theo tháng, bảng hàng hóa tự tính thành tiền, chiết khấu theo phần trăm hoặc số tiền, thuế GTGT tùy chọn, tổng tiền bằng chữ, điều khoản giao hàng và thanh toán, ba cột ký xác nhận. Bạn xem trước khổ A4 ngay bên cạnh rồi tải PDF để gửi, file Excel còn giữ công thức để sửa tiếp, hoặc file Word. Đây là mẫu tham khảo dùng trong giao dịch giữa hai bên, không phải hóa đơn.
Tính năng nổi bật
- Thông tin bên mua và bên bán: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ, điện thoại, email
- Số PO tự đánh dạng tiền tố - năm tháng - số thứ tự (ví dụ PO-202610-001), mỗi tháng bắt đầu lại từ 001, sửa tay được
- Ghi nhớ số PO đã tải file trong trình duyệt; nút Đơn mới lấy số kế tiếp, giữ lại thông tin hai bên và điều khoản
- Bảng hàng: tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền tự tính và làm tròn đến đồng
- Đọc số kiểu Việt Nam: 15.000.000, 15000000, số lẻ 1,5; báo lỗi ngay ở dòng có số không đọc được
- Chiết khấu theo phần trăm hoặc số tiền, thuế GTGT 5%, 8%, 10% hoặc không ghi thuế; tổng cộng đọc thành chữ tiếng Việt
- Điều khoản giao hàng, thanh toán có 3 câu mẫu mỗi loại, thời gian và địa điểm giao, ghi chú
- Ba cột ký (người lập, phê duyệt bên mua, xác nhận bên bán), đổi được chức danh hoặc bỏ cột
- Xem trước khổ A4; tải PDF phông tiếng Việt nhúng sẵn, Word (.docx), Excel có công thức cho thành tiền, cộng, chiết khấu, thuế, tổng
- Tự lưu bản nháp trong trình duyệt, không gửi dữ liệu lên máy chủ
Khi nào doanh nghiệp cần lập đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là văn bản bên mua gửi bên bán để xác nhận cần mua gì, bao nhiêu, giá nào, giao khi nào và thanh toán ra sao. Với công ty nhỏ, đơn đặt hàng thường được làm bằng một file Excel chép đi chép lại, dễ sót công thức, sai số tiền bằng chữ hoặc trùng số đơn. Công cụ này gom các phần hay dùng vào một biểu mẫu: điền thông tin, tiền tự tính, số tiền bằng chữ tự đọc theo tổng cuối cùng, số PO tự tăng. Khi cần gửi nhà cung cấp, bạn tải PDF để nội dung không bị sửa; khi cần lưu trữ hoặc chỉnh tiếp, tải Excel vẫn còn công thức. Đơn đặt hàng thể hiện thỏa thuận giữa hai bên; nó không phải hóa đơn, việc xuất hóa đơn vẫn do bên bán thực hiện theo quy định.
Lợi ích khi sử dụng
- Không còn sai thành tiền hay số tiền bằng chữ do sửa tay
- Số đơn đặt hàng liên tục theo tháng, dễ đối chiếu khi nhận hàng và thanh toán
- Một lần nhập ra cả PDF để gửi, Excel để lưu và Word để chỉnh bố cục
- File Excel giữ công thức nên kế toán, kho có thể sửa số lượng và thấy tổng tự cập nhật
- Dùng ngay trên trình duyệt, không cần cài phần mềm kế toán hay đăng ký tài khoản
- Thông tin đơn hàng và giá mua không rời khỏi máy của bạn
Cách lập đơn đặt hàng
- 1Ở thẻ Số đơn và ngày, kiểm tra Tiền tố số đơn, Số đơn đặt hàng, Nơi lập và Ngày lập.
- 2Điền thẻ Bên mua và Bên bán (nhà cung cấp): tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ.
- 3Ở thẻ Hàng hóa, dịch vụ, nhập từng dòng tên hàng, quy cách, ĐVT, số lượng, đơn giá; bấm Thêm dòng hàng nếu cần thêm.
- 4Chọn Chiết khấu theo phần trăm hoặc số tiền, nhập Mức chiết khấu nếu có, chọn mức Thuế GTGT.
- 5Ở thẻ Giao hàng, thanh toán, chọn thời gian, địa điểm giao, bấm Mẫu 1, 2, 3 để chèn điều khoản rồi sửa lại.
- 6Ở thẻ Ký xác nhận, sửa chức danh, họ tên các cột ký; xem bản xem trước A4 bên cạnh.
- 7Bấm Tải PDF, Tải Excel hoặc Tải Word. Lần sau bấm Đơn mới để lấy số PO kế tiếp.
Đơn đặt hàng khác hóa đơn, báo giá, hợp đồng thế nào
Báo giá do bên bán gửi trước, nêu giá và điều kiện bán. Đơn đặt hàng do bên mua lập sau khi đồng ý với báo giá, xác nhận số lượng, giá, thời gian giao và cách thanh toán. Với giao dịch lặp lại, nhiều doanh nghiệp ký một hợp đồng nguyên tắc rồi mỗi lần mua chỉ gửi đơn đặt hàng kèm theo hợp đồng đó. Hóa đơn là chứng từ do bên bán xuất khi bán hàng, cung cấp dịch vụ và phải theo quy định về hóa đơn; đơn đặt hàng không thay được hóa đơn. Vì vậy công cụ có tùy chọn in dòng ghi chú ở cuối trang rằng đơn đặt hàng không thay thế hóa đơn. Nếu bạn cần lập báo giá từ phía bên bán, hãy dùng công cụ tạo báo giá riêng trên website.
Cách công cụ tính thành tiền, chiết khấu và thuế
Thành tiền mỗi dòng bằng số lượng nhân đơn giá, làm tròn đến đồng. Cộng tiền hàng là tổng các dòng có đủ số lượng và đơn giá. Nếu chọn chiết khấu theo phần trăm, tiền chiết khấu bằng cộng tiền hàng nhân phần trăm, làm tròn đến đồng; nếu chọn theo số tiền, chiết khấu không vượt quá cộng tiền hàng. Thuế GTGT tính trên phần còn lại sau chiết khấu, làm tròn đến đồng. Tổng cộng bằng phần sau chiết khấu cộng thuế. Ví dụ 50 ram giấy giá 72.000 đồng và 10 hộp bút giá 45.000 đồng: cộng tiền hàng 4.050.000 đồng, chiết khấu 5% là 202.500 đồng, thuế 10% trên 3.847.500 đồng là 384.750 đồng, tổng cộng 4.232.250 đồng. Công cụ chỉ tính theo mức thuế bạn chọn, không xác định thuế suất cho hàng hóa nào.
Số tiền bằng chữ được đọc thế nào
Số tiền bằng chữ luôn đọc theo tổng cộng cuối cùng, sau chiết khấu và thuế, làm tròn đến đồng. Cách đọc theo từng nhóm ba chữ số: hàng trăm, chục, đơn vị, rồi ghép với nghìn, triệu, tỷ. Nhóm có hàng trăm bằng 0 nằm giữa số được đọc là không trăm, hàng chục bằng 0 đọc là lẻ, ví dụ 1.000.000.005 đọc là một tỷ không trăm lẻ năm đồng. Số 5 ở hàng đơn vị sau hàng chục đọc là lăm, số 1 sau hàng chục từ hai mươi trở lên đọc là mốt, ví dụ 4.232.250 đọc là bốn triệu hai trăm ba mươi hai nghìn hai trăm năm mươi đồng. Phần đọc số dùng chung bộ đọc với công cụ đọc số thành chữ trên website.
Đánh số đơn đặt hàng
Số PO giúp bên mua và bên bán cùng nhắc đến một đơn mà không nhầm lẫn, nhất là khi một nhà cung cấp nhận nhiều đơn mỗi tháng. Công cụ đề xuất dạng tiền tố, năm tháng và số thứ tự ba chữ số, ví dụ PO-202610-007 là đơn thứ bảy của tháng 10 năm 2026. Bạn đổi tiền tố tùy cách gọi của công ty, ví dụ DH hay PO-HN cho từng chi nhánh. Mỗi khi bạn tải PDF, Excel hoặc Word, số thứ tự đang dùng được ghi nhớ trong trình duyệt; bấm Đơn mới sẽ lấy số kế tiếp. Bộ nhớ này chỉ nằm trên một trình duyệt, không đồng bộ giữa các máy, nên nếu nhiều người cùng lập đơn, hãy chia tiền tố riêng cho từng người hoặc dùng sổ theo dõi chung.
File Excel xuất ra có gì
File Excel có một trang tính tên Don dat hang: tiêu đề, số đơn, ngày, thông tin bên mua và bên bán ở các dòng đầu, sau đó là bảng hàng hóa với cột STT, tên hàng, quy cách, ĐVT, số lượng, đơn giá, thành tiền. Ô thành tiền dùng công thức làm tròn số lượng nhân đơn giá; ô cộng tiền hàng dùng SUM; ô chiết khấu, thuế GTGT và tổng cộng cũng là công thức. Nhờ vậy khi sửa số lượng hoặc đơn giá ngay trong Excel, các ô tiền tự tính lại. Riêng dòng số tiền bằng chữ là chữ được ghi lúc xuất, không tự đổi; nếu sửa số trong Excel, hãy sửa lại dòng này hoặc nhập lại trên công cụ rồi xuất file mới. Cột tiền được định dạng có dấu phân cách hàng nghìn.
Điều khoản giao hàng và thanh toán nên ghi gì
Phần điều khoản là chỗ hai bên tránh hiểu lầm sau này. Về giao hàng, nên ghi rõ thời gian, địa điểm, ai chịu chi phí vận chuyển, hàng giao kèm chứng từ gì và bên mua kiểm tra số lượng, quy cách lúc nhận. Về thanh toán, nên ghi hình thức (chuyển khoản, tiền mặt), thời hạn tính từ mốc nào và tỷ lệ tạm ứng nếu có. Công cụ có ba câu mẫu cho mỗi loại, các chỗ cần điền như số ngày, tỷ lệ tạm ứng được để trong ngoặc vuông. Nội dung điều khoản do hai bên tự thỏa thuận; nếu giao dịch giá trị lớn hoặc có điều kiện phức tạp như bảo hành, phạt chậm giao, nên lập hợp đồng và tham khảo người có chuyên môn.
Kiểm tra đơn trước khi gửi nhà cung cấp
Trước khi tải PDF gửi đi, nên rà lại vài điểm hay sai. Tên hàng và quy cách có khớp với báo giá của nhà cung cấp không, nhất là mã hàng, kích thước, màu. Đơn vị tính có thống nhất không, ví dụ báo giá tính theo thùng mà đơn ghi theo cái. Đơn giá đã gồm thuế hay chưa, để tránh cộng thuế hai lần. Ngày giao có đủ thời gian cho bên bán chuẩn bị không. Thông tin người liên hệ và số điện thoại có đúng người sẽ nhận hàng không. Cuối cùng, đọc lại dòng số tiền bằng chữ và tổng cộng cho khớp với số bạn dự tính. Khi nhà cung cấp gửi lại bản có ký xác nhận, hãy lưu cùng file Excel của đơn để đối chiếu lúc nhận hàng và thanh toán.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Mẫu đơn đặt hàng gồm những nội dung gì?
Thường có số đơn, ngày lập, thông tin bên mua và bên bán, danh mục hàng hóa với số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền bằng số và bằng chữ, thời gian và địa điểm giao, điều khoản thanh toán, chữ ký. Công cụ có đủ các phần này. Bạn có thể bỏ cột ký hoặc dòng thuế nếu không dùng.
Có mẫu đơn đặt hàng Excel không?
Có. Sau khi điền, bấm Tải Excel để nhận file .xlsx với công thức cho thành tiền, cộng tiền hàng, chiết khấu, thuế và tổng cộng. Sửa số lượng hay đơn giá trong Excel thì các ô tiền tự tính lại. Dòng số tiền bằng chữ không tự cập nhật.
Có mẫu đơn đặt hàng file Word để sửa tiếp không?
Có. Bấm Tải Word để nhận file .docx khổ A4 có đủ bảng hàng, tổng tiền, số tiền bằng chữ và các cột ký. Mở bằng Word, WPS hoặc Google Docs để chèn logo, đổi bố cục. Lưu ý số tiền trong file Word là chữ cố định, sửa số lượng trong Word thì phải tự tính lại; cần công thức thì dùng file Excel.
Có mẫu đơn đặt hàng kiêm báo giá không?
Công cụ này lập đơn theo phía bên mua nên tiêu đề là Đơn đặt hàng, không có ô hiệu lực báo giá hay chữ ký chào giá của bên bán. Nếu bên bán cần một tờ vừa báo giá vừa để khách ký đặt hàng, hãy dùng công cụ tạo báo giá trên website rồi thêm dòng khách xác nhận đặt hàng. Một cách khác là tải file Word của đơn này và sửa tiêu đề cho đúng thỏa thuận của hai bên.
Đơn đặt hàng có phải là hóa đơn không?
Không. Đơn đặt hàng là văn bản bên mua gửi bên bán để xác nhận nhu cầu mua; hóa đơn do bên bán xuất theo quy định về hóa đơn. Công cụ có tùy chọn in dòng ghi chú đơn đặt hàng không thay thế hóa đơn ở cuối trang.
Mẫu đơn đặt hàng kèm theo hợp đồng nguyên tắc dùng thế nào?
Khi hai bên đã ký hợp đồng nguyên tắc, mỗi lần mua bạn lập một đơn đặt hàng và ghi số, ngày hợp đồng vào ô Ghi chú hoặc điều khoản, ví dụ theo hợp đồng nguyên tắc số [số] ngày [ngày]. Công cụ không soạn hợp đồng, chỉ lập đơn đặt hàng.
Có dùng cho đơn đặt hàng gia công, sản xuất được không?
Được, miễn là đơn của bạn có dạng danh mục hàng, số lượng, đơn giá. Cột Quy cách dùng để ghi kích thước, chất liệu, màu, tiêu chuẩn kỹ thuật. Yêu cầu kỹ thuật dài nên ghi ở Ghi chú hoặc đính kèm bản vẽ riêng.
Số PO được đánh như thế nào?
Mặc định là tiền tố - năm tháng - số thứ tự ba chữ số, ví dụ PO-202610-001, mỗi tháng bắt đầu lại từ 001. Khi bạn tải file, số đang dùng được ghi nhớ trong trình duyệt; bấm Đơn mới để lấy số kế tiếp. Bạn vẫn sửa tay ô số đơn được.
Hai người lập đơn trên hai máy có bị trùng số không?
Có thể. Bộ nhớ số PO chỉ nằm trong trình duyệt của từng máy, không đồng bộ. Hãy đặt tiền tố riêng cho từng người hoặc chi nhánh, ví dụ PO-HN và PO-HCM, hoặc theo dõi số đơn trong một sổ chung.
Thuế GTGT nên chọn 8% hay 10%?
Công cụ không xác định thuế suất. Thuế suất phụ thuộc loại hàng hóa, dịch vụ và quy định hiện hành, bạn chọn theo thông tin của bên bán hoặc bộ phận kế toán. Nếu đơn giá đã gồm thuế, chọn Không ghi thuế.
Chiết khấu được tính trước hay sau thuế?
Trong công cụ, chiết khấu trừ vào cộng tiền hàng trước, thuế GTGT tính trên phần còn lại sau chiết khấu. Nếu hai bên thỏa thuận cách khác, ví dụ chiết khấu sau thuế, hãy ghi rõ trong điều khoản và sửa số trong file Excel.
Nhập đơn giá kiểu 72.000 hay 72000?
Cả hai đều được. Công cụ đọc dấu chấm là phân cách hàng nghìn và dấu phẩy là phần thập phân, ví dụ 1,5 là một rưỡi. Có thể gõ thêm chữ đ ở cuối. Dòng có số không đọc được được viền đỏ kèm hướng dẫn.
Số tiền bằng chữ đọc theo số nào?
Theo tổng cộng cuối cùng, tức là sau chiết khấu và đã cộng thuế nếu có, làm tròn đến đồng. Cách đọc theo kiểu thông dụng: không trăm, lẻ, mốt, lăm. Phần lẻ dưới một đồng không được đọc.
Xuất PDF có bị lỗi font tiếng Việt không?
Không. PDF dùng phông Tinos (cùng số đo với Times New Roman) có đủ dấu tiếng Việt và được nhúng vào file. Lần đầu tạo PDF, trình duyệt cần mạng để tải phông từ website, các lần sau dùng lại.
Đơn có nhiều dòng hàng thì sao?
Bạn thêm bao nhiêu dòng cũng được. File PDF và Word tự sang trang khi bảng dài hơn một trang; trong Word, dòng tiêu đề bảng được đánh dấu lặp lại ở đầu mỗi trang. Bản xem trước trên trang hiển thị liền một khổ dài.
Có in logo công ty lên đơn được không?
Công cụ chưa hỗ trợ chèn logo. Bạn tải file Word rồi chèn logo vào góc trên bằng Word, WPS hoặc Google Docs. Tên công ty bên mua được in đậm ở góc trên bên trái.
Dữ liệu đơn hàng có được lưu lại không?
Bản nháp được lưu trong trình duyệt trên máy bạn và tự nạp lại khi mở trang; số PO đã dùng cũng được nhớ ở đó. Không có dữ liệu nào gửi lên máy chủ. Nút Xóa nháp đưa về đơn mẫu.
Tôi là bên bán, có lập đơn đặt hàng thay khách được không?
Về nội dung thì được, bạn điền thông tin khách vào Bên mua và gửi cho khách ký xác nhận. Nhưng nếu mục đích là chào giá, nên lập báo giá. Đơn đặt hàng thường do bên mua phát hành.
Mẫu đơn đặt hàng vật liệu xây dựng, nội thất dùng được không?
Dùng được. Ghi chủng loại, mác, kích thước ở cột Quy cách, đơn vị tính như m3, tấn, bộ ở cột ĐVT, và địa điểm giao là công trình. Với hàng giao nhiều đợt, ghi lịch giao từng đợt ở phần Ghi chú.
Từ khóa liên quan
- mẫu đơn đặt hàng
- mẫu đơn đặt hàng excel
- mẫu đơn đặt hàng công ty
- mẫu đơn đặt hàng cho công ty
- mẫu đơn đặt hàng gia công
- mẫu đơn đặt hàng sản xuất
- mẫu đơn đặt hàng kèm theo hợp đồng nguyên tắc
- mẫu đơn đặt hàng kiêm báo giá
- mẫu đơn đặt hàng nội thất
- mẫu đơn đặt hàng vật liệu xây dựng
- mẫu đơn đặt hàng vận chuyển
- purchase order là gì
- mẫu purchase order
- tạo đơn đặt hàng online
- lập đơn đặt hàng nhà cung cấp
- mẫu đơn đặt hàng word
- mẫu đơn đặt hàng pdf
- số tiền bằng chữ
- mẫu PO tiếng việt
- phiếu đặt hàng
- đơn đặt hàng có phải hóa đơn không