Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng và đề nghị thanh toán theo mẫu 03-TT, 04-TT, 05-TT
Công cụ lập ba chứng từ hay đi cùng nhau khi nhân viên cần tiền để làm việc: giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT), giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu 04-TT) và giấy đề nghị thanh toán (mẫu 05-TT). Bạn điền người đề nghị, số tiền, lý do, thời hạn, các phiếu chi tạm ứng và chứng từ đã chi; công cụ đọc số tiền thành chữ, tự cộng số tạm ứng, số đã chi và tính chênh lệch chi không hết hoặc chi quá, rồi dựng giấy để in, tải PDF hoặc Word. Dòng căn cứ dưới Mẫu số chọn được theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Tính năng nổi bật
- Ba tab trong một công cụ: Đề nghị tạm ứng (03-TT), Thanh toán tạm ứng (04-TT), Đề nghị thanh toán (05-TT); mỗi tab giữ dữ liệu riêng
- 03-TT đủ dòng Kính gửi, Tên tôi là, Địa chỉ, số tiền tạm ứng bằng số và bằng chữ, lý do tạm ứng, thời hạn thanh toán, bốn chỗ ký
- 04-TT dựng bảng Diễn giải và Số tiền theo đúng các mục I, II, III của mẫu: số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết, từng phiếu chi tạm ứng kỳ này, từng chứng từ đã chi
- Tự tính I. Số tiền tạm ứng, II. Số tiền đã chi, III.1 Số tạm ứng chi không hết (I trừ II), III.2 Chi quá số tạm ứng (II trừ I) và câu nhắc cần nộp lại hay chi bổ sung
- 05-TT đủ dòng Kính gửi, người đề nghị, bộ phận, nội dung thanh toán, số tiền bằng chữ, số chứng từ gốc; tùy chọn kèm bảng kê chi tiết và lấy số tiền theo tổng bảng kê
- Ô số tiền hiểu 5.000.000, 5,000,000, 5 000 000; nhập chữ lẫn số hay số âm thì báo lỗi đúng dòng
- Chọn dòng căn cứ Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, tự ghi hoặc không in; chọn dòng thứ hai đầu giấy là Bộ phận hay Địa chỉ
- In ngay, tải PDF khổ A4 hoặc A5, tải Word; sửa được chức danh ký và in sẵn tên người đề nghị
Khi nào cần lập giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán
Nhân viên đi công tác, mua vật tư gấp, trả tiền hội nghị hay ứng tiền đặt cọc thường phải làm ba bước giấy tờ: xin tạm ứng trước khi đi, quyết toán tạm ứng khi về, hoặc đề nghị thanh toán trực tiếp khi đã tự bỏ tiền ra trước. Ba giấy này đơn giản nhưng hay bị trả lại vì sai số tiền bằng chữ, cộng nhầm các chứng từ đã chi, hoặc ghi sai phần chênh lệch, nhất là khi có nhiều phiếu chi tạm ứng và nhiều hóa đơn. Công cụ gom ba mẫu 03-TT, 04-TT, 05-TT vào một chỗ, dùng chung thông tin đơn vị và người đề nghị, tự cộng và tự tính chênh lệch nên kế toán thanh toán chỉ còn việc đối chiếu chứng từ gốc. Người đề nghị lập được ngay trên điện thoại rồi gửi PDF cho kế toán, phòng hành chính lập giúp nhân viên, sinh viên kế toán thực hành cách ghi bảng 04-TT. Dữ liệu chỉ nằm trên máy bạn.
Lợi ích khi sử dụng
- Không cộng nhầm các phiếu chi tạm ứng và chứng từ đã chi
- Phần chênh lệch chi không hết hoặc chi quá tự tính, kèm câu nhắc cần nộp lại hay chi bổ sung
- Số tiền bằng chữ luôn khớp số bằng số
- Ba mẫu dùng chung thông tin đơn vị, không phải gõ lại
- Bố cục bám mẫu 03-TT, 04-TT, 05-TT nên người duyệt quen mắt
- Dùng được trên điện thoại, không cài phần mềm, dữ liệu không rời máy
Cách lập giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán online
- 1Chọn tab Đề nghị tạm ứng (03-TT), Thanh toán tạm ứng (04-TT) hoặc Đề nghị thanh toán (05-TT).
- 2Với 03-TT: nhập số giấy, ngày, người nhận đề nghị ở ô Kính gửi, họ tên và địa chỉ hoặc bộ phận của người đề nghị, số tiền, lý do tạm ứng, thời hạn thanh toán.
- 3Với 04-TT: nhập người thanh toán, bộ phận, tài khoản Nợ và Có nếu cần; nhập số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết (nếu có), từng phiếu chi tạm ứng kỳ này (số phiếu, ngày, số tiền) và từng chứng từ đã chi (số chứng từ, ngày, nội dung, số tiền). Ô tóm tắt hiện ngay mục I, II, III.
- 4Với 05-TT: nhập Kính gửi, người đề nghị, bộ phận, nội dung thanh toán, số tiền và số chứng từ gốc kèm theo. Nếu muốn liệt kê từng khoản, bật bảng kê chi tiết; số tiền khi đó lấy theo tổng bảng kê.
- 5Ở khung Đơn vị và mẫu in, nhập tên đơn vị, chọn dòng thứ hai đầu giấy là Bộ phận hay Địa chỉ, khổ giấy, dòng căn cứ; sửa chức danh ký nếu cần.
- 6Bấm In, Tải PDF hoặc Tải Word. Khi in chọn tỉ lệ 100%. Bấm Lập giấy mới để lập giấy kế tiếp, giữ người đề nghị và tăng số giấy một đơn vị.
Mẫu 03-TT, 04-TT, 05-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC
Trong nhóm chứng từ tiền tệ của Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC (ngày 27/10/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC), ba mẫu này vẫn giữ số hiệu quen thuộc: 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng, 04-TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng, 05-TT Giấy đề nghị thanh toán. Đối chiếu với nội dung mẫu được chép lại trên các trang Kế toán Thiên Ưng và MISA AMIS, cấu trúc ba giấy không thay đổi so với thời Thông tư 200. Mẫu 03-TT có Đơn vị, Bộ phận ở góc trái; tiêu đề, ngày, số; dòng Kính gửi; Tên tôi là; Địa chỉ; Đề nghị cho tạm ứng số tiền (viết bằng chữ); Lý do tạm ứng; Thời hạn thanh toán; bốn chỗ ký Giám đốc, Kế toán trưởng, Phụ trách bộ phận, Người đề nghị tạm ứng. Mẫu 04-TT có Số, Nợ, Có; họ tên người thanh toán; bộ phận (hoặc địa chỉ); bảng Diễn giải và Số tiền với các mục I, II, III; bốn chỗ ký Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Người đề nghị thanh toán. Mẫu 05-TT có Kính gửi; họ tên người đề nghị thanh toán; bộ phận (hoặc địa chỉ); nội dung thanh toán; số tiền bằng chữ; kèm theo chứng từ gốc; chỗ ký Người đề nghị thanh toán, Phụ trách bộ phận, Kế toán trưởng, Người duyệt. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC (vẫn còn hiệu lực tại tháng 11/2026) có ba mẫu cùng số hiệu. Vì các nguồn ghi dòng thứ hai đầu giấy 05-TT khác nhau (Địa chỉ hoặc Bộ phận), công cụ cho bạn chọn. Chúng tôi chưa đối chiếu được từng chữ với bản Phụ lục I gốc trên Công báo, nên chức danh ký và dòng căn cứ đều sửa được.
Mẫu có bắt buộc không, đơn vị có được tự thiết kế
Các bài phân tích Thông tư 99 (MISA, Kế toán Thiên Ưng) đều nêu biểu mẫu chứng từ trong Phụ lục I mang tính hướng dẫn: doanh nghiệp được tự thiết kế, sửa đổi, bổ sung biểu mẫu cho phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý, miễn bảo đảm các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán và phản ánh trung thực nghiệp vụ; đơn vị tự thiết kế nên ban hành quy chế nội bộ về biểu mẫu. Thực tế nhiều công ty thêm bảng kê chi tiết vào giấy đề nghị thanh toán, thêm dòng số tài khoản ngân hàng nhận tiền, hoặc thêm chỗ ký của phòng hành chính. Công cụ cho phép thêm bảng kê vào 05-TT (ghi rõ đây là phần thêm), sửa chức danh ký, thêm chỗ ký, đổi dòng căn cứ thành quy chế nội bộ. Mức tạm ứng tối đa, thời hạn hoàn ứng, ai được duyệt, có phải kèm kế hoạch công tác hay không là quy định riêng của từng đơn vị; công cụ không kiểm tra những điều đó.
Cách ghi giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
Dòng Kính gửi ghi người có quyền duyệt tạm ứng, thường là giám đốc hoặc người được ủy quyền. Tên tôi là và Địa chỉ ghi họ tên, bộ phận công tác hoặc địa chỉ của người xin tạm ứng. Số tiền tạm ứng ghi bằng số và bằng chữ; công cụ đọc số thành chữ, ví dụ 5.000.000 là Năm triệu đồng. Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích để người duyệt và kế toán dễ đối chiếu khi quyết toán, ví dụ Tạm ứng công tác phí đi Đà Nẵng gặp khách hàng từ 10/11 đến 12/11/2026, Tạm ứng mua vật tư sửa chữa kho. Thời hạn thanh toán ghi ngày phải quyết toán hoặc hoàn ứng; ô này nhận cả ngày cụ thể lẫn câu như trong 05 ngày làm việc sau khi về. Giấy được phụ trách bộ phận, kế toán trưởng xem xét và giám đốc duyệt; sau đó kế toán lập phiếu chi (02-TT) để thủ quỹ chi tiền, số phiếu chi này sẽ được ghi lại ở mục I.2 của giấy thanh toán tạm ứng 04-TT.
Bảng I, II, III của giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê số đã nhận tạm ứng và số đã chi để quyết toán. Mục I. Số tiền tạm ứng gồm hai phần: 1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết, lấy theo số dư tạm ứng của người đó trên sổ kế toán tại ngày lập; 2. Số tạm ứng kỳ này, mỗi phiếu chi tạm ứng ghi một dòng Phiếu chi số ... ngày .... Mục II. Số tiền đã chi liệt kê từng chứng từ: Chứng từ số ... ngày .... Mục III. Chênh lệch có hai dòng: 1. Số tạm ứng chi không hết (I trừ II) và 2. Chi quá số tạm ứng (II trừ I); chỉ một trong hai dòng có số. Ví dụ do công cụ tính: anh Cường nhận tạm ứng 5.000.000 đồng theo phiếu chi PC0015, đã chi vé máy bay 2.680.000 đồng, khách sạn 1.400.000 đồng, taxi và ăn uống 650.000 đồng. Mục I bằng 5.000.000, mục II bằng 4.730.000, dòng chi không hết bằng 270.000 đồng, dòng chi quá bằng 0. Nếu có thêm 500.000 đồng tạm ứng kỳ trước chưa chi hết và tổng chứng từ đã chi là 6.000.000 đồng thì mục I bằng 5.500.000, mục II bằng 6.000.000, dòng chi quá bằng 500.000 đồng. Theo hướng dẫn ghi mẫu phổ biến, số chi không hết được nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương; số chi quá được đơn vị chi bổ sung cho người tạm ứng sau khi duyệt, thường bằng một phiếu chi mới.
Giấy đề nghị thanh toán 05-TT và bảng kê chi tiết
Giấy đề nghị thanh toán dùng khi người lao động đã tự chi trước (không qua tạm ứng) hoặc khi bộ phận đề nghị đơn vị trả một khoản đã có chứng từ. Dòng Nội dung thanh toán ghi ngắn gọn khoản chi; số tiền ghi bằng số và bằng chữ; kèm theo ... chứng từ gốc ghi số hóa đơn, biên nhận đính kèm. Mẫu 05-TT không có bảng, nhưng nhiều đơn vị muốn liệt kê từng khoản để người duyệt xem nhanh. Bật ô Kèm bảng kê chi tiết, công cụ in thêm bảng STT, Nội dung chi, Số chứng từ, Ngày, Số tiền với dòng Cộng, và lấy số tiền đề nghị theo tổng bảng kê. Ví dụ hai khoản 1.320.000 đồng tiền mực in và 550.000 đồng công sửa máy in cộng lại 1.870.000 đồng, bằng chữ Một triệu tám trăm bảy mươi nghìn đồng. Dòng Số trên 05-TT là tùy chọn: để trống thì giấy in không có dòng số.
Quan hệ giữa ba giấy và phiếu thu, phiếu chi
Ba giấy này không phải là chứng từ xuất hay nhập quỹ; tiền chỉ thực sự ra vào quỹ qua phiếu chi và phiếu thu. Trình tự thường gặp: nhân viên lập 03-TT, được duyệt thì kế toán lập phiếu chi tạm ứng; làm xong việc, nhân viên lập 04-TT kèm chứng từ đã chi; nếu tạm ứng chi không hết thì kế toán lập phiếu thu hoàn tạm ứng, nếu chi quá thì lập phiếu chi bổ sung. Với khoản không qua tạm ứng, nhân viên lập 05-TT kèm hóa đơn, được duyệt thì kế toán lập phiếu chi hoặc chuyển khoản. Trên site có công cụ Phiếu thu, phiếu chi (mẫu 01-TT, 02-TT) dùng cùng bộ đọc số thành chữ và cùng cách dựng PDF, để bạn lập tiếp phiếu sau khi giấy được duyệt. Khi trả tiền qua ngân hàng, chứng từ ngân hàng thay cho phiếu chi tiền mặt, nhưng giấy đề nghị và chứng từ gốc vẫn cần để kế toán hạch toán.
Ô Nợ, Có trên giấy thanh toán tạm ứng
Chỉ mẫu 04-TT có ô Nợ, Có trong ba giấy. Khi quyết toán, khoản tạm ứng được ghi giảm và khoản chi được ghi vào chi phí, hàng mua hay tài sản tùy bản chất chứng từ; vì thế ô Có thường ghi tài khoản tạm ứng, ô Nợ ghi tài khoản chi phí hoặc tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Các ví dụ trong ô nhập (642, 141) chỉ để gợi ý vị trí. Một giấy thanh toán có thể gồm nhiều loại chi khác nhau, kế toán sẽ ghi chi tiết trên sổ chứ không nhất thiết trên giấy. Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99 có điều chỉnh so với Thông tư 200 và doanh nghiệp được mở tài khoản chi tiết, nên công cụ không tự định khoản; để trống thì giấy in ra dòng chấm để ghi tay.
Lưu ý khi in và lưu giấy đề nghị
Mặc định giấy in khổ A4; có thể chọn A5 hoặc 2 bản A5 trên một tờ A4 ngang cho giấy ngắn như 03-TT và 05-TT. Giấy 04-TT có nhiều dòng chứng từ nên để A4 cho dễ đọc; PDF tự sang trang khi bảng dài. Khi in, chọn tỉ lệ 100% (Actual size). Nút In mở bản PDF ở thẻ mới để in đúng khổ; nếu trình duyệt chặn cửa sổ bật lên, hãy cho phép rồi bấm lại hoặc dùng Tải PDF. PDF nhúng phông Tinos (cùng số đo với Times New Roman, đủ dấu tiếng Việt) nên in trên máy nào cũng không lỗi font; lần đầu tạo PDF cần mạng để tải phông từ website. File Word khổ A4 mở được bằng Word hoặc LibreOffice để sửa tiếp. Ghi số tiền nhất quán giữa giấy đề nghị, chứng từ gốc và phiếu chi; nếu có chênh lệch do làm tròn hay phí ngân hàng, ghi rõ trong nội dung.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99 là mẫu số mấy?
Là mẫu số 03-TT trong nhóm chứng từ tiền tệ của Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/01/2026. Giấy thanh toán tiền tạm ứng là 04-TT, giấy đề nghị thanh toán là 05-TT. Số hiệu giống thời Thông tư 200 và giống mẫu của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Giấy thanh toán tiền tạm ứng khác giấy đề nghị thanh toán thế nào?
Giấy thanh toán tiền tạm ứng (04-TT) dùng để quyết toán khoản đã nhận tạm ứng: liệt kê số tạm ứng, số đã chi và tính chênh lệch. Giấy đề nghị thanh toán (05-TT) dùng khi chưa nhận tạm ứng, người lao động đã tự chi trước hoặc bộ phận đề nghị đơn vị trả một khoản có chứng từ. Công cụ có cả hai tab.
Số tạm ứng chi không hết thì xử lý thế nào?
Theo hướng dẫn ghi mẫu phổ biến, số tạm ứng chi không hết (dòng III.1) được nộp lại quỹ, khi đó kế toán lập phiếu thu, hoặc trừ vào lương của người tạm ứng theo quy chế. Ví dụ tạm ứng 5.000.000 đồng, đã chi 4.730.000 đồng thì số chi không hết là 270.000 đồng.
Chi quá số tạm ứng thì người tạm ứng có được trả thêm không?
Thường là có, sau khi khoản chi quá được duyệt. Dòng III.2 Chi quá số tạm ứng (II trừ I) ghi số đơn vị cần chi bổ sung, kế toán lập phiếu chi hoặc chuyển khoản phần này. Việc khoản chi vượt có được chấp nhận hay không do người duyệt và quy chế chi tiêu của đơn vị quyết định.
Mục số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết lấy số ở đâu?
Lấy theo số dư tạm ứng của người đó trên sổ kế toán tại ngày lập giấy thanh toán, tức các khoản đã nhận ở lần trước nhưng chưa quyết toán hết. Nếu người đó không còn dư tạm ứng, để trống ô; công cụ coi bằng 0 và dòng này in để trống.
Một giấy thanh toán tạm ứng ghi được nhiều phiếu chi tạm ứng không?
Được. Mục I.2 Số tạm ứng kỳ này ghi mỗi phiếu chi tạm ứng một dòng, công cụ cho thêm đến 100 dòng và tự cộng. Tương tự, mục II Số tiền đã chi ghi mỗi chứng từ một dòng, có thể ghi kèm nội dung chi trong ngoặc.
Giấy đề nghị thanh toán có cần kèm bảng kê không?
Mẫu 05-TT không có bảng kê, chỉ có dòng kèm theo ... chứng từ gốc. Nếu đơn vị muốn liệt kê từng khoản, bật ô Kèm bảng kê chi tiết: công cụ in thêm bảng nội dung, số chứng từ, ngày, số tiền và lấy số tiền đề nghị theo tổng bảng kê. Đây là phần thêm theo nhu cầu, được phép vì mẫu mang tính hướng dẫn.
Ô Kính gửi trên giấy đề nghị tạm ứng ghi ai?
Ghi người có thẩm quyền duyệt khoản tạm ứng hoặc thanh toán, thường là giám đốc hoặc người được ủy quyền, có thể kèm kế toán trưởng. Ví dụ Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH Minh Phát. Khi bấm Lập giấy mới, công cụ giữ lại ô này.
Thời hạn thanh toán trên giấy tạm ứng ghi thế nào?
Ghi hạn phải quyết toán hoặc hoàn trả tạm ứng theo quy chế đơn vị, có thể là một ngày cụ thể (trước 30/11/2026) hoặc một khoảng (trong 05 ngày làm việc sau khi kết thúc công tác). Ô này nhận chữ tự do; nếu bạn nhập theo dạng năm-tháng-ngày, công cụ đổi sang ngày/tháng/năm khi in.
Ai ký trên giấy thanh toán tiền tạm ứng?
Theo mẫu 04-TT có bốn chỗ ký: Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Người đề nghị thanh toán, mỗi người ký và ghi họ tên. Kế toán trưởng soát xét, giám đốc duyệt. Đơn vị có tên chức danh khác thì sửa trong khung chức danh ký, có thể thêm hoặc bỏ chỗ ký.
Giấy đề nghị thanh toán có cần ghi số không?
Nội dung mẫu 05-TT được chép trên các trang tổng hợp không có dòng số ở dưới tiêu đề. Nhiều đơn vị vẫn đánh số để dễ tra. Trong công cụ, ô Số của 05-TT là tùy chọn: nhập thì in dòng Số dưới ngày, để trống thì không in.
Tạm ứng bằng chuyển khoản có cần giấy đề nghị tạm ứng không?
Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để duyệt khoản tạm ứng, không phụ thuộc trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Khi chuyển khoản, chứng từ ngân hàng thay cho phiếu chi tiền mặt; ở mục I.2 của giấy thanh toán, bạn ghi số và ngày của chứng từ chuyển khoản thay cho số phiếu chi.
Tổng tiền trên giấy thanh toán tạm ứng có đọc thành chữ không?
Mẫu 04-TT chỉ có bảng số tiền, không có dòng viết bằng chữ, nên công cụ không in chữ trên giấy này. Giấy 03-TT và 05-TT có dòng số tiền viết bằng chữ và công cụ tự đọc, ví dụ 1.870.000 đồng là Một triệu tám trăm bảy mươi nghìn đồng.
Nhập số tiền sai định dạng thì công cụ báo thế nào?
Ô số tiền nhận 5.000.000, 5,000,000, 5 000 000 hay 5.000.000đ. Nếu gõ lẫn chữ, số âm hoặc dấu phân cách lộn xộn như 1.00.000, công cụ báo lỗi ngay dưới dòng đó và không cộng dòng lỗi vào tổng, để bạn sửa trước khi in.
Có tải được giấy đề nghị dạng Word để sửa tiếp không?
Có. Bấm Tải Word để nhận file .docx khổ A4, mở bằng Word hoặc LibreOffice. Số tiền và chữ trong file Word là chữ thường, không tự tính lại khi sửa, nên nếu đổi số tiền trong Word thì nhớ sửa cả dòng viết bằng chữ, hoặc sửa trong công cụ rồi tải lại.
Dữ liệu giấy đề nghị có được lưu lại không?
Thông tin đơn vị, nội dung ba giấy và tùy chọn được lưu trong bộ nhớ trình duyệt của máy bạn, mở lại trang vẫn còn. Không có gì gửi lên máy chủ. Bấm Xóa dữ liệu để xóa phần đã lưu và nạp lại ví dụ mẫu.
Từ khóa liên quan
- giấy đề nghị tạm ứng
- mẫu giấy đề nghị tạm ứng
- giấy đề nghị thanh toán
- mẫu giấy đề nghị thanh toán
- giấy thanh toán tiền tạm ứng
- mẫu 03-TT
- mẫu 04-TT
- mẫu 05-TT
- giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 99
- giấy đề nghị thanh toán thông tư 99
- giấy đề nghị tạm ứng thông tư 133
- giấy thanh toán tạm ứng thông tư 200
- mẫu đề nghị thanh toán word
- cách viết giấy đề nghị tạm ứng
- cách lập giấy thanh toán tiền tạm ứng
- quyết toán tạm ứng công tác phí
- giấy đề nghị tạm ứng công tác phí
- mẫu đề nghị hoàn ứng
- giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê
- lập giấy đề nghị thanh toán online