Lập danh sách ký nhận tiền, quà, tài liệu từ Excel trong vài phút
Danh sách ký nhận là tờ giấy quen thuộc mỗi lần phát thưởng, chi phụ cấp, trao quà Tết hay phát sách vở, tài liệu: mỗi người một dòng, có số tiền hoặc món nhận và một ô để ký. Công cụ tạo mẫu danh sách ký nhận tiền này nhận danh sách dán từ Excel, tự đánh số thứ tự, cộng tổng, ghi tổng số tiền bằng chữ, dàn bảng khổ A4 với ô ký đủ cao và lặp lại dòng tiêu đề cột ở mỗi trang, rồi cho tải PDF để in hoặc file Excel để lưu.
Tính năng nổi bật
- Hai loại danh sách: ký nhận tiền (có cột số tiền, dòng tổng cộng, tổng tiền bằng chữ) và ký nhận quà, tài liệu, hiện vật (cột nội dung nhận và số lượng)
- Dán thẳng từ Excel hoặc chọn file .xlsx, .xls, .csv; tự nhận dòng tên cột như Họ và tên, Phòng ban, Lớp, Số tiền, Ghi chú
- Đọc số tiền theo nhiều cách viết: 1.500.000, 1,500,000, 1500000, 500k, 1,5tr, 2 triệu; báo lỗi đúng dòng khi số tiền không đọc được
- Ô Số tiền chung cho những dòng để trống, tiện khi mọi người nhận cùng một mức
- Tổng số tiền bằng chữ tiếng Việt, ví dụ 9.000.000 đồng ghi thành Chín triệu đồng
- PDF khổ A4 dọc hoặc ngang, chọn cỡ chữ 11 đến 13 và chiều cao dòng 8 đến 15 mm để đủ chỗ ký, dòng tiêu đề bảng lặp lại ở mỗi trang, có số trang
- Khối chữ ký cuối danh sách với 1 đến 4 người ký tự đặt chức danh như Người lập, Kế toán trưởng, Giám đốc, kèm địa danh và ngày lập
- Tải file Excel có số tiền dạng số, dòng tổng dùng hàm SUM để chỉnh tiếp
Vì sao nên lập danh sách ký nhận bằng công cụ thay vì kẻ tay trong Word
Kẻ bảng danh sách ký nhận trong Word hay Excel nhìn thì đơn giản nhưng mỗi lần làm lại tốn công: phải chỉnh độ cao dòng cho đủ chỗ ký, nhớ bật lặp lại dòng tiêu đề khi danh sách sang trang hai, cộng tổng rồi tự đọc số tiền thành chữ, căn khối chữ ký cho thẳng hàng. Chỉ cần sót một chữ trong phần bằng chữ hoặc cộng sai một dòng là phải in lại cả xấp. Công cụ này làm sẵn những việc đó từ chính danh sách bạn đã có trong Excel, nên người làm hành chính, kế toán, giáo viên chủ nhiệm hay ban tổ chức sự kiện chỉ việc dán danh sách, kiểm tra lại rồi in.
Lợi ích khi sử dụng
- Không còn tự cộng tổng và tự đọc số tiền thành chữ
- Danh sách dài nhiều trang vẫn có tiêu đề cột ở đầu mỗi trang
- Ô ký đủ cao, đều nhau, in ra dùng được ngay
- Dùng lại được danh sách Excel có sẵn, không phải gõ lại tên
- Danh sách tên và số tiền không rời khỏi máy của bạn
Cách tạo danh sách ký nhận tiền từ Excel
- 1Chọn loại danh sách: ký nhận tiền hoặc ký nhận quà, tài liệu, hiện vật.
- 2Nhập tên đơn vị ở góc trên trái, tiêu đề danh sách và dòng nội dung phụ nếu có, địa danh và ngày lập.
- 3Mở danh sách trong Excel, bôi đen từ dòng tên cột đến dòng cuối, copy rồi dán vào ô danh sách; hoặc chọn thẳng file Excel.
- 4Kiểm tra dòng tổng kết ngay dưới ô danh sách: số người, tổng tiền, số tiền bằng chữ và các dòng bị báo lỗi nếu có.
- 5Chọn khổ A4 dọc hoặc ngang, cỡ chữ, chiều cao mỗi dòng, bật tắt cột đơn vị, cột ghi chú; sửa chức danh người ký.
- 6Xem trước từng trang, bấm Tải PDF để in hoặc Tải file Excel để lưu và chỉnh tiếp.
Một danh sách ký nhận thường gồm những phần nào
Mẫu danh sách ký nhận tiền phổ biến ở các cơ quan, doanh nghiệp, trường học có cấu trúc khá giống nhau. Góc trên trái là tên đơn vị, có thể kèm tên phòng ban. Tiếp theo là tiêu đề viết hoa như DANH SÁCH KÝ NHẬN TIỀN THƯỞNG, bên dưới là dòng nói rõ nội dung hoặc lý do chi. Phần chính là bảng gồm số thứ tự, họ và tên, đơn vị hoặc lớp, số tiền hoặc món nhận, cột ký nhận và cột ghi chú. Cuối bảng có dòng tổng cộng và dòng tổng số tiền bằng chữ. Cuối cùng là địa danh, ngày tháng và khối chữ ký của người lập, kế toán, thủ trưởng đơn vị. Công cụ dựng đủ các phần này, bạn có thể bỏ bớt cột hoặc người ký nếu đơn vị không dùng.
Cách công cụ đọc danh sách dán từ Excel
Khi dán từ Excel, các ô được ngăn bằng ký tự tab nên công cụ tách cột chính xác kể cả khi tên đơn vị có dấu phẩy. Nếu dòng đầu có tên cột, công cụ nhận diện theo nghĩa, không phân biệt hoa thường và dấu: Họ và tên, Họ tên, Tên học sinh đều là cột họ tên; Phòng ban, Bộ phận, Lớp, Tổ là cột đơn vị; Số tiền, Thành tiền là cột tiền. Nếu không có dòng tên cột, công cụ lấy theo thứ tự Họ tên, Đơn vị, Số tiền, Ghi chú (hoặc Họ tên, Đơn vị, Nội dung, Số lượng, Ghi chú với danh sách hiện vật). Cột số thứ tự có sẵn trong file được bỏ qua vì công cụ tự đánh lại. Dòng không có họ tên và dòng Tổng cộng chép lẫn từ Excel không được tính.
Số tiền bằng chữ được ghi thế nào
Công cụ đọc tổng tiền theo cách đọc số quen dùng trên chứng từ: 9.000.000 đồng là Chín triệu đồng, 21.000.000 đồng là Hai mươi mốt triệu đồng, 1.005.000 đồng là Một triệu không trăm lẻ năm nghìn đồng, 1.500.000 đồng là Một triệu năm trăm nghìn đồng. Chữ đầu viết hoa, cuối có chữ đồng. Số tiền phải là số nguyên đồng và không âm; số có phần lẻ thập phân hoặc viết lẫn hai kiểu dấu phân cách như 1.500,000 sẽ bị báo lỗi để bạn sửa lại thay vì công cụ tự đoán sai. Tổng tối đa công cụ đọc được là 999.999.999.999.999 đồng.
In danh sách ký nhận cho đẹp và dễ ký
Với cỡ chữ 12, khổ A4 dọc và chiều cao dòng 10 mm, trang đầu chứa 21 người, các trang sau 25 người; tăng lên 12 mm thì còn 18 và 20 người; khổ ngang dòng 10 mm được 13 và 16 người mỗi trang. Nếu cần thêm cột ghi chú rộng hoặc tên đơn vị dài, chọn khổ ngang. Người ký là người lớn tuổi hoặc chữ ký dài thì tăng chiều cao dòng lên 12 hoặc 15 mm. Khi in, chọn khổ A4 và tỷ lệ 100% (Actual size) để khung bảng không bị thu nhỏ. Danh sách nhiều trang có số trang ở chân mỗi trang và dòng tiêu đề cột ở đầu mỗi trang, nên có thể tách ra cho từng tổ ký rồi ghép lại mà không nhầm.
Danh sách ký nhận quà, sách vở, tài liệu
Không phải lúc nào cũng là tiền. Nhà trường phát sách giáo khoa, đồ dùng học tập; công đoàn phát quà Tết, quà trung thu; công ty phát đồng phục, thiết bị, tài liệu đào tạo. Ở chế độ ký nhận hiện vật, cột số tiền được thay bằng cột nội dung nhận (có thể đổi tên thành Tên quà, Tài liệu) và cột số lượng. Công cụ cộng tổng số lượng ở dòng cuối, không ghi phần bằng chữ. Cột đơn vị có thể đổi tên thành Lớp, Tổ, Khoa tùy nơi dùng.
File Excel tải về dùng để làm gì
File Excel giữ nguyên số thứ tự, họ tên, đơn vị, số tiền dạng số với định dạng phân nhóm hàng nghìn, dòng tổng cộng dùng hàm SUM trỏ tới cột tiền, dòng bằng chữ, ngày lập và chức danh người ký. Bạn có thể lưu làm hồ sơ, sửa tiếp số tiền rồi tổng sẽ tự cập nhật, hoặc gửi cho kế toán đối chiếu. Thư viện ghi file Excel trong trình duyệt không ghi được kẻ khung và in đậm, nên nếu muốn in trực tiếp từ Excel, hãy kẻ khung lại; còn khi cần bản in đẹp, dùng file PDF.
Lưu ý về tính pháp lý và lưu trữ
Công cụ chỉ giúp trình bày và tính toán danh sách. Việc danh sách cần những chữ ký nào, có phải đóng dấu hay đính kèm chứng từ khác không tùy quy chế tài chính và yêu cầu kế toán của từng đơn vị, hãy hỏi bộ phận kế toán nơi bạn làm việc. Danh sách tên và số tiền chỉ được xử lý trong trình duyệt, không lưu trên máy chủ; hãy tự lưu file PDF hoặc Excel sau khi tạo.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tạo danh sách ký nhận tiền có mất phí không?
Không. Công cụ miễn phí, không cần đăng ký tài khoản.
Tôi có thể dán danh sách từ Excel không?
Có. Bôi đen vùng danh sách trong Excel kể cả dòng tên cột, copy rồi dán vào ô danh sách. Cũng có thể chọn thẳng file .xlsx, .xls hoặc .csv.
Số tiền bằng chữ có chính xác không?
Công cụ đọc theo cách đọc số tiếng Việt thông dụng, ví dụ 1.005.000 là Một triệu không trăm lẻ năm nghìn đồng. Bạn vẫn nên đọc lại trước khi in.
Số tiền viết 500k hoặc 1,5tr có được không?
Được. Công cụ hiểu 500k là 500.000 đồng, 1,5tr là 1.500.000 đồng, 2 triệu là 2.000.000 đồng.
Mọi người nhận cùng một mức thì nhập thế nào?
Để trống cột số tiền và nhập mức chung vào ô Số tiền chung cho dòng để trống, công cụ sẽ dùng mức đó cho mọi dòng trống.
Danh sách dài nhiều trang có lặp tiêu đề bảng không?
Có. Dòng tiêu đề cột được in lại ở đầu mỗi trang và mỗi trang có số trang ở chân.
Có in khổ A4 ngang được không?
Được. Chọn Khổ A4 ngang khi danh sách có nhiều cột hoặc tên đơn vị dài.
Ô ký nhận có đủ rộng để ký không?
Cột ký nhận được dành bề rộng lớn, chiều cao dòng chọn được từ 8 đến 15 mm. Mặc định 10 mm vừa với đa số chữ ký.
Có tạo được danh sách ký nhận quà, sách vở không?
Có. Chọn Ký nhận quà, tài liệu, hiện vật: bảng có cột nội dung nhận và số lượng, dòng cuối cộng tổng số lượng.
Người ký cuối danh sách có sửa được không?
Có. Bạn đặt từ 1 đến 4 người ký, sửa chức danh và điền họ tên nếu muốn in sẵn.
Vì sao có dòng bị báo lỗi số tiền?
Ô đó có chữ, số âm, số lẻ thập phân hoặc viết lẫn hai kiểu dấu phân cách. Sửa lại ô đó trong danh sách rồi xem kết quả cập nhật ngay.
File Excel tải về có công thức tính tổng không?
Có. Dòng tổng cộng dùng hàm SUM trỏ tới cột tiền, sửa số tiền trong Excel thì tổng tự cập nhật.
Dữ liệu danh sách có được lưu lại trên máy chủ không?
Không. Danh sách chỉ được xử lý trong trình duyệt của bạn. Hãy tải PDF hoặc Excel về để lưu.
Từ khóa liên quan
- danh sách ký nhận
- mẫu danh sách ký nhận tiền
- mẫu danh sách ký nhận
- danh sách ký nhận tiền thưởng
- danh sách ký nhận quà
- mẫu danh sách ký nhận quà tết
- danh sách ký nhận tài liệu
- mẫu bảng ký nhận tiền
- danh sách ký nhận tiền excel
- mẫu danh sách nhận tiền
- danh sách ký nhận sách giáo khoa
- bảng ký nhận
- mẫu danh sách ký nhận tiền hỗ trợ
- danh sách ký nhận phụ cấp
- tạo danh sách ký nhận online
- in danh sách ký nhận
- danh sách ký nhận tiền bằng chữ
- mẫu danh sách chi tiền
