Lập Biên Bản Nghiệm Thu Online Có Bảng Hạng Mục

Tính năng nổi bật

• Ba bộ mẫu nạp sẵn: hợp đồng dịch vụ, thiết kế website, thi công sửa chữa nhỏ; đổi bộ mẫu vẫn giữ thông tin hai bên và hợp đồng
• Bảng hạng mục có STT, tên hạng mục, đơn vị tính, khối lượng theo hợp đồng, khối lượng thực hiện, cột Đạt và Không đạt, ghi chú; thêm, xóa, đổi thứ tự hạng mục
• Tùy chọn cột đơn giá và thành tiền: thành tiền bằng khối lượng thực hiện nhân đơn giá, giá trị nghiệm thu chỉ cộng các hạng mục đạt
• Tự liệt kê mục Tồn tại cần khắc phục từ các hạng mục không đạt, kèm ghi chú lỗi bạn nhập
• Tự ghi các hạng mục có khối lượng thực hiện khác hợp đồng, kèm phần chênh cộng hoặc trừ
• Nhập số đã tạm ứng để biết số còn phải thanh toán, đọc thành chữ; nếu tạm ứng vượt giá trị nghiệm thu thì ghi rõ để đối chiếu khi quyết toán
• Kết luận tự gợi ý theo bảng (đồng ý nghiệm thu, nghiệm thu có điều kiện, chưa nghiệm thu) hoặc chọn tay; có hạn khắc phục và ý kiến khác
• Mục bàn giao tài liệu, tài sản và thời hạn bảo hành; đổi được cách gọi hai bên (Bên A, Bên B, Chủ đầu tư, Nhà thầu...)
• In ngay, tải PDF A4 tự sang trang, tải Word để sửa tiếp; dữ liệu lưu trên máy bạn

Vì sao cần một biên bản nghiệm thu rõ ràng

Nghiệm thu là lúc hai bên cùng xác nhận công việc đã làm xong đến đâu và đạt hay chưa, thường là điều kiện để thanh toán đợt cuối, bắt đầu tính bảo hành hoặc chính thức đưa vào sử dụng. Tranh chấp sau hợp đồng dịch vụ, làm website hay sửa chữa nhà xưởng rất hay bắt đầu từ một biên bản nghiệm thu sơ sài: chỉ ghi chung chung đã hoàn thành, không có danh sách hạng mục, không ghi phần còn lỗi, không ghi khối lượng thực tế khác hợp đồng bao nhiêu. Công cụ này buộc biên bản đi theo từng hạng mục, mỗi hạng mục có khối lượng và kết quả đạt hoặc không đạt, rồi tự rút ra phần tồn tại, phần giá trị và câu kết luận khớp với bảng. Người làm dịch vụ có thể lập biên bản gửi khách ký sau khi bàn giao, phòng hành chính dùng để nghiệm thu nhà cung cấp, chủ nhà dùng để nghiệm thu đội thợ. Dữ liệu chỉ nằm trên máy bạn.

Lợi ích khi sử dụng

• •Biên bản đi theo từng hạng mục nên ít tranh cãi khi thanh toán và bảo hành
• •Phần tồn tại, phần khối lượng chênh và câu kết luận luôn khớp với bảng
• •Giá trị nghiệm thu và số còn phải thanh toán tự tính, đọc thành chữ
• •Ba bộ mẫu nạp sẵn giúp bắt đầu nhanh, sửa được mọi dòng
• •Không viện dẫn điều luật chưa kiểm chứng, căn cứ chỉ là hợp đồng hai bên
• •Không cài phần mềm, dùng được trên điện thoại, dữ liệu không rời máy

Cách lập biên bản nghiệm thu online

1. 1Chọn bộ mẫu: Hợp đồng dịch vụ, Thiết kế website hoặc Thi công, sửa chữa nhỏ. Công cụ nạp tên biên bản, hạng mục ví dụ và danh sách bàn giao phù hợp.
2. 2Ở khung Thông tin chung, sửa tên biên bản, nội dung về việc, số biên bản (nếu cần), số và ngày ký hợp đồng, ngày giờ và địa điểm nghiệm thu, ngày bắt đầu và hoàn thành; thêm căn cứ khác như phụ lục hợp đồng, mỗi dòng một căn cứ.
3. 3Ở khung Hai bên tham gia, chọn cách gọi hai bên rồi điền tên, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, người đại diện và chức vụ; thêm thành phần khác nếu có.
4. 4Ở khung Hạng mục nghiệm thu, nhập từng hạng mục: tên, đơn vị tính, khối lượng theo hợp đồng, khối lượng thực hiện, kết quả Đạt hoặc Không đạt, ghi chú. Bật Có đơn giá và thành tiền nếu biên bản dùng để thanh toán theo khối lượng, nhập đơn giá và số đã tạm ứng.
5. 5Ở khung Bàn giao, bảo hành, kết luận, liệt kê tài liệu và tài sản bàn giao, thời hạn bảo hành, để công cụ gợi ý kết luận hoặc chọn tay, nhập hạn khắc phục nếu có tồn tại, số bản lập.
6. 6Kiểm tra bản xem trước rồi bấm In, Tải PDF hoặc Tải Word. In hai bản, hai bên ký và giữ mỗi bên một bản.

Biên bản nghiệm thu dùng khi nào, khác gì biên bản bàn giao

Biên bản nghiệm thu ghi lại việc bên giao việc kiểm tra kết quả công việc so với yêu cầu của hợp đồng và kết luận có chấp nhận hay không. Biên bản bàn giao ghi lại việc giao nhận tài sản, tài liệu, quyền quản trị. Trong hợp đồng dịch vụ và làm website, hai việc này hay làm cùng lúc nên nhiều đơn vị gộp thành biên bản nghiệm thu và bàn giao; công cụ hỗ trợ cả hai: bảng hạng mục cho phần nghiệm thu, mục Tài liệu, tài sản bàn giao kèm theo cho phần bàn giao. Biên bản nghiệm thu thường được dùng làm căn cứ để thanh toán đợt cuối, xuất hóa đơn, tính thời điểm bắt đầu bảo hành hoặc thanh lý hợp đồng, tùy điều khoản hai bên đã ký. Vì vậy trước khi lập, hãy mở lại hợp đồng để lấy đúng phạm vi công việc, tiêu chí chất lượng, khối lượng và đơn giá. Với công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý chất lượng công trình, hồ sơ nghiệm thu có quy định và biểu mẫu riêng của pháp luật xây dựng; công cụ này chỉ phù hợp cho thi công, sửa chữa nhỏ theo thỏa thuận dân sự, không thay hồ sơ nghiệm thu công trình.

Cấu trúc một biên bản nghiệm thu do công cụ dựng

Biên bản gồm các phần theo thứ tự: quốc hiệu và tiêu ngữ (có thể tắt), tên biên bản, số biên bản nếu có, dòng về việc; các dòng căn cứ (hợp đồng số, ngày ký, giữa hai bên nào và các căn cứ bạn thêm); thời gian, địa điểm; thông tin bên thứ nhất và bên thứ hai với địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, người đại diện, chức vụ; thành phần khác; rồi các mục được đánh số tự động: thời gian thực hiện (nếu nhập ngày bắt đầu hoặc hoàn thành), khối lượng và chất lượng công việc (bảng hạng mục và dòng tổng hợp), tồn tại cần khắc phục (chỉ có khi có hạng mục không đạt), giá trị nghiệm thu (khi bật đơn giá), tài liệu và tài sản bàn giao, bảo hành, kết luận. Cuối biên bản là câu biên bản được lập thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản và hai cột ký Đại diện bên A, Đại diện bên B. Mục nào không có dữ liệu thì không in, nên biên bản ngắn gọn với việc nhỏ và đầy đủ với việc lớn.

Bảng hạng mục: khối lượng theo hợp đồng, khối lượng thực hiện, đạt và không đạt

Mỗi hạng mục nên tương ứng một dòng công việc trong hợp đồng hoặc báo giá đã duyệt, để người đọc đối chiếu được. Khối lượng theo hợp đồng là con số đã thỏa thuận; khối lượng thực hiện là con số đo đếm thực tế khi nghiệm thu. Hai con số khác nhau là chuyện bình thường với thi công (đo diện tích thực tế sau khi sơn) hay dịch vụ (số bài viết đăng thêm), nên công cụ tự ghi các hạng mục chênh khối lượng ngay dưới bảng, ví dụ theo hợp đồng 180, thực hiện 176,5 (chênh -3,5). Cột Đạt và Không đạt đánh dấu x theo kết quả bạn chọn; hạng mục chưa đánh giá để trống cả hai cột và được tính riêng. Với hạng mục không đạt, hãy ghi rõ lỗi trong ô ghi chú vì nội dung này được chép sang mục Tồn tại cần khắc phục, ví dụ Email báo chưa nhận được khi gửi từ điện thoại hoặc Còn thấm góc tường, thử nước lại. Ô khối lượng nhận số lẻ theo kiểu Việt Nam (176,5) và báo lỗi khi gõ lẫn chữ.

Giá trị nghiệm thu và số còn phải thanh toán: ví dụ thi công sửa chữa

Khi bật Có đơn giá và thành tiền, thành tiền mỗi dòng bằng khối lượng thực hiện nhân đơn giá, làm tròn đến đồng. Giá trị nghiệm thu chỉ cộng các hạng mục đạt; hạng mục không đạt được ghi riêng là giá trị chưa nghiệm thu. Ví dụ bộ mẫu thi công, do công cụ tính: sơn tường 176,5 m2 nhân 65.000 đồng bằng 11.472.500 đồng; trần thạch cao 45 m2 nhân 185.000 đồng bằng 8.325.000 đồng; ổ cắm, công tắc 12 bộ nhân 120.000 đồng bằng 1.440.000 đồng; ba hạng mục này đạt nên giá trị nghiệm thu là 21.237.500 đồng (Hai mươi mốt triệu hai trăm ba mươi bảy nghìn năm trăm đồng). Hạng mục chống thấm 8 m2 nhân 250.000 đồng bằng 2.000.000 đồng không đạt, nên ghi là giá trị chưa nghiệm thu. Nếu bên nhận thầu đã tạm ứng 10.000.000 đồng, số bên giao thầu còn phải thanh toán theo biên bản này là 11.237.500 đồng. Đơn giá trong bộ mẫu chỉ để minh họa cách tính, không phải giá thị trường. Hợp đồng trọn gói không tính theo khối lượng thì nên tắt cột đơn giá và ghi giá trị trong điều khoản thanh toán của hợp đồng.

Nghiệm thu website: hạng mục nên có và bàn giao gì

Với website, hạng mục nên bám vào phạm vi trong hợp đồng hoặc bản đặc tả: số trang và giao diện theo bản thiết kế đã duyệt, hiển thị trên điện thoại và máy tính bảng, các chức năng quản trị (thêm, sửa, xóa bài viết, sản phẩm), form liên hệ, tích hợp thanh toán hoặc vận chuyển nếu có, tốc độ tải trang nếu hợp đồng có cam kết, nội dung ban đầu được nhập. Mỗi hạng mục nên kiểm tra thực tế ngay trong buổi nghiệm thu, ví dụ gửi thử form từ điện thoại, đăng thử một bài. Phần bàn giao nên có: tên miền đứng tên bên đặt hàng và quyền quản lý tên miền, tài khoản hosting và trang quản trị, mã nguồn và bản sao lưu dữ liệu tại ngày nghiệm thu, tài liệu hướng dẫn. Không ghi mật khẩu vào biên bản vì biên bản được in nhiều bản và lưu lâu; bàn giao mật khẩu riêng và đổi mật khẩu ngay sau khi nhận. Thời hạn bảo hành và phạm vi bảo hành (sửa lỗi hay thêm tính năng) lấy theo hợp đồng.

Kết luận nghiệm thu: đồng ý, có điều kiện hay chưa nghiệm thu

Công cụ gợi ý kết luận theo bảng: mọi hạng mục đều đạt thì gợi ý đồng ý nghiệm thu; có hạng mục đạt và có hạng mục không đạt hoặc chưa đánh giá thì gợi ý nghiệm thu có điều kiện; không có hạng mục nào đạt thì gợi ý chưa đồng ý nghiệm thu. Câu kết luận in ra dùng đúng con số trong bảng, ví dụ bộ mẫu website có 5 hạng mục, 4 đạt, 1 không đạt nên câu kết luận là Bên A đồng ý nghiệm thu 4 trên 5 hạng mục đạt yêu cầu, kèm câu bên B khắc phục các tồn tại trước ngày hạn khắc phục và hai bên lập biên bản nghiệm thu bổ sung. Bỏ chọn Kết luận tự gợi ý nếu hai bên thống nhất khác, ví dụ vẫn đồng ý nghiệm thu dù còn lỗi nhỏ để bảo hành xử lý; khi đó nên ghi rõ thỏa thuận ở ô Ý kiến khác. Câu kết luận là văn mẫu tham khảo, hai bên có thể sửa trong file Word trước khi ký.

Những điều nên kiểm tra trước khi ký biên bản

Thông tin hai bên khớp hợp đồng: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện; nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật thì nên có giấy ủy quyền và ghi số giấy ủy quyền ở ô Ý kiến khác hoặc dòng căn cứ. Hạng mục bám đúng phạm vi hợp đồng, không gộp nhiều việc thành một dòng khó kiểm. Khối lượng thực hiện là số đo thực tế, có người của hai bên cùng đo. Các hạng mục không đạt ghi rõ lỗi và có hạn khắc phục. Giá trị nghiệm thu, số đã tạm ứng, số còn phải thanh toán khớp với điều khoản thanh toán. Danh sách bàn giao đủ, không ghi mật khẩu. Số bản lập và số bản mỗi bên giữ đúng thực tế. Công cụ không kiểm tra tư cách pháp lý của người ký, không kiểm tra hợp đồng có hiệu lực hay không và không viện dẫn điều luật nào; nếu giá trị lớn hoặc có tranh chấp, nên nhờ luật sư hoặc bộ phận pháp chế xem lại.

In, lưu và sửa tiếp biên bản

Biên bản in khổ A4, PDF tự sang trang khi bảng dài và giữ tiêu đề mục đi cùng nội dung bên dưới. Nút In mở bản PDF ở thẻ mới để in đúng khổ; khi in chọn tỉ lệ 100%. PDF nhúng phông Tinos có số đo giống Times New Roman, đủ dấu tiếng Việt, nên in trên máy nào cũng không lỗi font; lần đầu tạo PDF cần mạng để tải phông từ website. Tải Word để chỉnh câu chữ, thêm logo hoặc điều khoản riêng; số liệu trong file Word là chữ thường, sửa số ở Word thì nhớ sửa cả dòng bằng chữ. Biên bản đang soạn được lưu trong trình duyệt của máy bạn; khi lập biên bản cho hợp đồng khác, đổi bộ mẫu hoặc sửa trực tiếp các ô, hoặc bấm Xóa dữ liệu để bắt đầu lại từ ví dụ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• biên bản nghiệm thu
• mẫu biên bản nghiệm thu
• biên bản nghiệm thu và bàn giao
• mẫu biên bản nghiệm thu website
• biên bản nghiệm thu dịch vụ
• mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ
• biên bản nghiệm thu khối lượng
• mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành
• biên bản nghiệm thu sửa chữa
• biên bản nghiệm thu thi công
• biên bản nghiệm thu hợp đồng
• mẫu biên bản nghiệm thu word
• biên bản bàn giao website
• biên bản nghiệm thu có điều kiện
• cách lập biên bản nghiệm thu
• biên bản nghiệm thu công việc
• mẫu biên bản nghiệm thu đơn giản
• lập biên bản nghiệm thu online
• biên bản nghiệm thu quảng cáo
• biên bản nghiệm thu sơn nhà