Tạo bảng tên nhân viên hàng loạt từ danh sách Excel, in A4 đúng kích thước
Tạo bảng tên nhân viên cho cả công ty hay cả hội nghị thường mất nhiều thời gian nhất ở khâu gõ lại từng tên và căn chỉnh tên dài cho vừa khung. Công cụ này nhận danh sách dán từ Excel hoặc file .xlsx, dựng thẻ đeo 54 × 86 mm, thẻ cài áo 70 × 25 mm, bảng tên để bàn gập đôi và bảng tên hội nghị A6, tự co chữ cho tên dài, thêm logo, màu và mã QR, rồi xuất file PDF khổ A4 có dấu cắt đúng kích thước thật hoặc gói ảnh PNG từng thẻ.
Tính năng nổi bật
- Bốn mẫu: thẻ đeo 54 × 86 mm theo chuẩn thẻ CR80, thẻ cài áo 70 × 25 mm, bảng tên để bàn gập đôi mặt 190 × 65 mm, bảng tên hội nghị A6
- Nhận danh sách dán từ Excel, Google Sheets hoặc chọn file .xlsx, .xls, .csv; tự nhận dòng tiêu đề Họ tên, Chức danh, Phòng ban, Mã
- Tự co cỡ chữ cho tên dài và tự xuống hai dòng ở chỗ cân đối nhất khi cần
- Phông chữ đủ dấu tiếng Việt: Roboto, Roboto Condensed, Be Vietnam Pro, Montserrat, Quicksand, Lora, nhúng thẳng vào PDF
- Thêm logo, chọn màu chủ đạo, màu nền, màu tên, dòng tên công ty hoặc sự kiện, tùy chọn viết hoa họ tên
- Mã QR riêng cho từng người tạo từ cột Mã (mã nhân viên, đường link hồ sơ, mã check-in)
- PDF khổ A4 với dấu cắt ở lề, thẻ đúng kích thước milimét khi in tỷ lệ 100%; bảng để bàn có mặt trên in ngược và nét gập
- Tải ảnh PNG 300 dpi từng thẻ trong một file ZIP để gửi nhà in hoặc in máy in thẻ
Vì sao nên tạo bảng tên hàng loạt thay vì làm từng cái trong Word
Làm bảng tên trong Word hay PowerPoint ổn với năm, mười người, nhưng với năm mươi hay vài trăm người, bạn sẽ phải sao chép khung, gõ lại tên, chỉnh cỡ chữ cho từng tên dài và căn lại lề, rất dễ sót hoặc lệch. Công cụ dùng một mẫu thống nhất cho cả danh sách: tên ngắn giữ cỡ lớn, tên dài tự co hoặc tự xuống dòng, mọi thẻ cùng vị trí logo và mã QR. Danh sách thay đổi vào phút chót thì chỉ cần sửa trong ô dán rồi xuất lại file PDF.
Lợi ích khi sử dụng
- Làm bảng tên cho cả trăm người trong vài phút
- Tên dài không bị tràn hay bị cắt
- In đúng kích thước thật, cắt theo dấu cắt là vừa bao thẻ
- Đủ dấu tiếng Việt trên mọi thẻ, kể cả khi mở PDF ở máy khác
- Danh sách không rời khỏi máy tính của bạn
Cách tạo bảng tên nhân viên với công cụ
- 1Dán danh sách từ Excel với các cột Họ tên, Chức danh, Phòng ban, Mã, hoặc chọn file .xlsx; mỗi người một dòng.
- 2Chọn mẫu: thẻ đeo, thẻ cài áo, bảng tên để bàn hoặc bảng tên hội nghị A6.
- 3Chọn phông chữ, màu, nhập tên công ty hoặc sự kiện và tải logo lên nếu có.
- 4Bật hoặc tắt mã QR, chữ mã, viết hoa họ tên, vị trí đục lỗ dây đeo; xem trước thẻ và từng trang A4.
- 5Tải PDF để in trên giấy A4 ở tỷ lệ 100%, hoặc tải ZIP ảnh PNG từng thẻ để gửi nhà in.
Chuẩn bị danh sách để tạo bảng tên nhân viên
Cách nhanh nhất là mở file Excel nhân sự, chọn bốn cột Họ tên, Chức danh, Phòng ban, Mã rồi dán vào ô danh sách. Nếu dòng đầu có tiêu đề như Họ và tên, Chức vụ, Bộ phận, Mã NV, công cụ tự ghép đúng cột dù thứ tự cột khác nhau và bỏ qua các cột không cần như STT. Không có dòng tiêu đề thì công cụ đọc theo thứ tự Họ tên, Chức danh, Phòng ban, Mã. Dòng thiếu họ tên bị bỏ qua và được đếm để bạn kiểm tra. Mỗi lần xuất tối đa 1.000 người; danh sách dài hơn nên chia nhiều lần.
Kích thước các mẫu bảng tên và số thẻ trên một tờ A4
Thẻ đeo 54 × 86 mm là kích thước chuẩn CR80 của thẻ nhựa, vừa với bao đeo thẻ bán sẵn, xếp 9 thẻ trên một tờ A4. Thẻ cài áo 70 × 25 mm xếp 20 thẻ mỗi tờ, hợp với kẹp cài áo có khe cắm giấy. Bảng tên để bàn gồm hai mặt 190 × 65 mm nối nhau, tổng 190 × 130 mm, xếp 2 bảng mỗi tờ; mặt trên được in ngược để khi gập theo nét đứt, người ngồi đối diện và người đứng phía sau đều đọc được. Bảng tên hội nghị A6 105 × 148 mm xếp 4 thẻ phủ kín tờ A4, hợp với bao đeo cỡ A6.
Tên dài được tự co chữ như thế nào
Với mỗi người, công cụ đo độ rộng thật của họ tên bằng chính phông chữ đã chọn, rồi tính cỡ chữ lớn nhất để tên nằm vừa khung trên một dòng. Nếu tách làm hai dòng cho chữ lớn hơn đáng kể, công cụ thử mọi vị trí ngắt giữa các từ và chọn chỗ hai dòng dài gần bằng nhau nhất, ví dụ Phạm Nguyễn Thị Minh Khuê được tách thành Phạm Nguyễn và Thị Minh Khuê. Tên ngắn như Đỗ Đức giữ cỡ chữ tối đa của mẫu. Chức danh, phòng ban dài được co trên một dòng. Nếu tên quá dài, hãy thử phông Roboto Condensed vì chữ hẹp hơn.
In bảng tên đúng kích thước: những lưu ý quan trọng
Khi in file PDF, hãy chọn tỷ lệ 100% hoặc Actual size, không chọn Fit to page hay Vừa trang, vì tùy chọn này thu nhỏ cả trang làm thẻ nhỏ hơn bao đeo. Nên in thử một trang trên giấy thường, đo bằng thước trước khi in hàng loạt trên giấy bìa. Dấu cắt nằm ở lề giấy, nối dài theo mép từng cột và từng hàng, đặt thước nối hai dấu đối diện rồi cắt. Với mẫu A6 ghép sát mép, máy in văn phòng thường chừa lề trắng 3 đến 5 mm nên viền màu ngoài cùng có thể bị hụt; nếu cần in tràn lề, hãy gửi ảnh PNG cho nhà in.
Dùng mã QR trên bảng tên
Mã QR được tạo từ đúng nội dung cột Mã của từng người. Cột này có thể là mã nhân viên để quét điểm danh, đường link hồ sơ, danh thiếp điện tử, hoặc mã check-in sự kiện. Mã QR in ở mức sửa lỗi trung bình với khoảng trắng viền đủ để máy quét nhận dạng; nội dung càng dài thì ô QR càng dày, nên với thẻ nhỏ hãy dùng mã ngắn hoặc link rút gọn. Người không có mã thì thẻ của họ không có QR. Hãy quét thử vài thẻ trên bản in trước khi in toàn bộ.
Phông chữ tiếng Việt, logo và file PDF
Các phông trong công cụ lấy từ thư viện phông của website và đều có đủ dấu tiếng Việt, chữ trong PDF là chữ thật được nhúng phông nên sắc nét khi phóng to và không lỗi dấu khi mở ở máy khác. Nếu một phông không nhúng được vào PDF, công cụ tự chuyển sang in mỗi trang thành ảnh 300 dpi và báo cho bạn. Logo nên là ảnh PNG nền trong suốt; ảnh được thu về tối đa 1.200 pixel cạnh dài để file PDF không quá nặng. Danh sách và logo chỉ được xử lý trong trình duyệt, không tải lên máy chủ.
Giới hạn của công cụ
Công cụ không có ảnh chân dung nhân viên, không in mặt sau cho thẻ đeo và không tạo mã vạch dạng vạch kẻ. Bố cục mỗi mẫu là cố định, bạn chọn màu, phông, logo nhưng không kéo thả từng thành phần. Màu in thực tế phụ thuộc máy in và giấy nên có thể khác màn hình. Tạo ZIP ảnh PNG cho danh sách rất dài tốn bộ nhớ, trên máy yếu nên chia thành nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Kích thước bảng tên nhân viên đeo cổ thông dụng là bao nhiêu?
Phổ biến nhất là 54 × 86 mm, bằng thẻ ATM, theo chuẩn CR80, vừa với bao đeo thẻ bán sẵn. Sự kiện, hội nghị hay dùng thêm cỡ A6 105 × 148 mm.
Dán danh sách từ Excel thế nào?
Bôi đen các cột Họ tên, Chức danh, Phòng ban, Mã trong Excel, nhấn Ctrl + C rồi dán vào ô danh sách. Có dòng tiêu đề thì công cụ tự ghép đúng cột.
File Excel có nhiều sheet thì sao?
Công cụ đọc sheet đầu tiên. Hãy đưa danh sách lên sheet đầu hoặc sao chép rồi dán vào ô danh sách.
In ra thẻ bị nhỏ hơn kích thước thật, vì sao?
Do hộp thoại in đang chọn Fit to page hoặc Vừa trang. Hãy chọn Actual size hoặc tỷ lệ 100%, rồi in thử và đo lại bằng thước.
Tên quá dài có bị tràn khỏi thẻ không?
Không. Công cụ đo độ rộng của từng tên, tự giảm cỡ chữ hoặc tách thành hai dòng cân đối. Tên rất dài sẽ nhỏ hơn, có thể dùng phông Roboto Condensed để chữ to hơn.
Bảng tên để bàn gập như thế nào?
Cắt theo dấu cắt được tấm 190 × 130 mm, gập đôi theo nét đứt ở giữa. Mặt trên được in ngược nên khi dựng lên, cả hai phía đều đọc được tên.
Nên in bảng tên trên loại giấy nào?
Thẻ cho vào bao nhựa có thể in giấy thường hoặc giấy dày 150 đến 200 gsm. Bảng tên để bàn nên dùng giấy bìa dày để đứng vững. Hãy kiểm tra máy in có hỗ trợ độ dày giấy đó không.
Mã QR trên thẻ chứa gì?
Đúng nội dung cột Mã của người đó, ví dụ mã nhân viên hoặc đường link. Không có cột Mã thì không có mã QR. Có thể tắt QR và chỉ in chữ mã.
Có in được ảnh chân dung nhân viên không?
Chưa. Công cụ tập trung vào bảng tên chữ, logo và mã QR. Thẻ có ảnh cần công cụ thiết kế thẻ nhân viên riêng.
Phông chữ có bị lỗi dấu tiếng Việt khi mở PDF ở máy khác không?
Không, phông được nhúng vào file PDF nên hiển thị giống nhau trên mọi máy.
Gửi file cho nhà in thì dùng PDF hay PNG?
PDF A4 hợp để tự in hoặc in nhanh. Nếu nhà in cần từng thẻ riêng để in trên máy in thẻ hoặc in tràn lề, hãy gửi gói ZIP ảnh PNG 300 dpi.
Danh sách nhân viên có bị gửi lên máy chủ không?
Không. Việc đọc file, dựng thẻ và tạo PDF, ZIP đều chạy trong trình duyệt trên máy bạn.
Một lần tạo được tối đa bao nhiêu thẻ?
Tối đa 1.000 người mỗi lần. Với danh sách dài hơn hoặc máy cấu hình yếu, hãy chia thành nhiều lần xuất.
Từ khóa liên quan
- tạo bảng tên nhân viên
- làm bảng tên nhân viên
- mẫu bảng tên nhân viên
- in bảng tên nhân viên
- thẻ tên nhân viên
- thẻ đeo nhân viên
- kích thước thẻ nhân viên
- thẻ nhân viên 54x86
- bảng tên để bàn
- bảng tên hội nghị
- thẻ tên hội nghị
- thẻ cài áo nhân viên
- in thẻ tên hàng loạt
- tạo thẻ tên từ excel
- name tag maker
- badge maker
- bảng tên có mã qr
- mẫu thẻ đeo sự kiện
