Lập lịch công việc tuần online: bảy cột, ba mức ưu tiên và một tệp xuất ra để giữ lại
Công cụ dựng bảng lịch tuần bảy cột từ thứ hai đến chủ nhật, mỗi việc gồm giờ bắt đầu, tên việc và mức ưu tiên. Bấm vào thẻ việc để xoay vòng ba trạng thái chưa làm, đang làm và hoàn thành, còn nút Xuất tạo một tệp văn bản gom việc theo từng ngày và sắp theo giờ để bạn lưu lại hoặc gửi cho người khác.
Tính năng nổi bật
- Bảng bảy cột theo thứ trong tuần, việc tự xếp vào đúng cột khi thêm
- Mỗi việc có giờ bắt đầu chọn bằng ô nhập giờ, tên việc và mức ưu tiên
- Ba mức ưu tiên cao, trung bình và thấp, phân biệt bằng màu chữ trên thẻ việc
- Bấm vào thẻ để xoay vòng trạng thái chưa làm, đang làm, hoàn thành và quay lại
- Việc trong mỗi cột tự sắp xếp theo giờ tăng dần
- Ba con số theo dõi tổng số việc, số đang làm và số đã xong
- Nút xóa hiện ra khi rê chuột lên từng thẻ việc
- Nút Xuất tải về tệp văn bản gom theo ngày, tên tệp kèm ngày đầu tuần
Vì sao vẫn nên viết lịch tuần ra khi đã có lịch trên điện thoại
Lịch trên điện thoại giỏi việc nhắc giờ nhưng kém việc cho bạn nhìn thấy cả tuần cùng lúc. Nó hiển thị từng ngày, và mỗi cuộc hẹn chiếm một khối thời gian riêng, nên bạn khó thấy rằng thứ tư mình đã nhận ba việc lớn còn thứ sáu thì trống trơn. Bảng bảy cột đặt cạnh nhau giải quyết đúng chỗ đó: chỉ cần liếc qua là biết ngày nào quá tải, ngày nào còn chỗ nhận thêm, và việc ưu tiên cao có bị dồn hết vào cuối tuần không. Đây là lý do nhiều người vẫn giữ thói quen ngồi mười lăm phút đầu tuần để dàn việc ra bảy cột trước khi bắt tay vào làm. Công cụ này làm đúng một việc đó, không đòi tài khoản, không cài ứng dụng, và cho bạn xuất ra tệp văn bản để dán vào email hay tin nhắn báo cáo kế hoạch tuần.
Lợi ích khi sử dụng
- Nhìn thấy cả tuần cùng lúc nên phát hiện ngay ngày bị dồn việc
- Đổi trạng thái chỉ bằng một cú bấm, không phải mở hộp thoại
- Việc tự xếp theo giờ nên thứ tự trong ngày luôn đúng
- Tệp xuất ra là văn bản thuần, mở được bằng mọi máy và dán được vào email
- Không cần tài khoản, không thu thập thông tin công việc của bạn
Cách lập lịch công việc tuần
- 1Chọn ngày đầu tuần ở ô Tuần bắt đầu, con số này sẽ đi vào tiêu đề và tên tệp khi bạn xuất ra.
- 2Chọn thứ, đặt giờ bắt đầu, gõ tên việc rồi chọn mức ưu tiên và bấm Thêm.
- 3Lặp lại cho tới khi dàn hết việc trong tuần, mỗi việc sẽ tự nhảy vào đúng cột và tự xếp theo giờ.
- 4Trong lúc làm, bấm vào thẻ việc để chuyển sang đang làm rồi hoàn thành, và rê chuột lên thẻ để bấm nút xóa nếu việc bị hủy.
- 5Bấm Xuất để tải tệp văn bản về máy trước khi đóng tab, vì lịch chỉ nằm trong bộ nhớ tạm của trang.
Lịch chỉ nằm trong bộ nhớ của trang, hãy bấm Xuất trước khi đóng tab
Đây là điều cần biết trước tiên để khỏi mất công. Danh sách việc được giữ trong trạng thái của trang, không ghi vào bộ nhớ cục bộ của trình duyệt và cũng không gửi lên bất kỳ máy chủ nào. Hệ quả là tải lại trang, bấm nút quay lại, đóng tab hay để máy tự khởi động lại đều làm mất sạch lịch bạn vừa nhập. Không có nút hoàn tác và không có bản nháp tự lưu. Cách làm việc an toàn là dàn xong lịch thì bấm Xuất ngay, tệp văn bản tải về sẽ đóng vai trò bản lưu. Nếu tuần sau muốn dùng lại khung cũ, bạn mở tệp đó ra và nhập lại những việc lặp, việc này mất vài phút nhưng đổi lại bạn không phụ thuộc vào bất cứ tài khoản nào. Mặt khác, chính vì không lưu gì mà công cụ dùng được trên máy dùng chung hay máy ở quán: đóng tab là không còn dấu vết nội dung công việc của bạn trên máy đó.
Tệp xuất ra trông như thế nào và dùng lại vào việc gì
Nút Xuất tạo một tệp văn bản thuần mã hóa theo bảng mã UTF-8 nên tiếng Việt có dấu hiển thị đúng, tên tệp có dạng lich-cong-viec kèm ngày đầu tuần bạn đã chọn. Bên trong, dòng đầu là tiêu đề lịch công việc tuần, dòng thứ hai ghi ngày bắt đầu tuần, sau đó các ngày được liệt kê theo thứ tự từ thứ hai đến chủ nhật. Ngày nào không có việc thì bị bỏ qua hoàn toàn, ngày nào có việc thì in tên thứ, một đường kẻ ngang, rồi từng dòng việc theo thứ tự giờ tăng dần với bốn thông tin ngăn cách bằng dấu gạch đứng: giờ, tên việc, mức ưu tiên và trạng thái. Định dạng phân tách bằng dấu gạch đứng này rất tiện: bạn dán thẳng vào email hoặc tin nhắn nhóm để báo cáo kế hoạch tuần, hoặc mở bằng bảng tính rồi tách cột theo dấu gạch đứng để tổng hợp lại nếu cần thống kê. Vì là văn bản thuần nên tệp mở được trên mọi máy mà không cần phần mềm riêng.
Gán ba mức ưu tiên sao cho chúng thật sự có nghĩa
Ba mức cao, trung bình và thấp chỉ có ích khi chúng phân bố lệch nhau. Sai lầm phổ biến nhất là gán mức cao cho gần hết danh sách, vì lúc đó nhãn ưu tiên không còn phân biệt được gì và bảng lịch trở thành một danh sách phẳng. Một cách đặt ngưỡng thực tế là mỗi ngày chỉ cho phép tối đa hai đến ba việc mang mức cao, tức khoảng mười lăm việc cho cả tuần là kịch trần. Việc xứng đáng mức cao thường có một trong hai đặc điểm: trễ là có hậu quả với người khác, hoặc nó chặn đường một chuỗi việc phía sau. Mức trung bình dành cho việc quan trọng nhưng còn dư thời gian, đây thường là nhóm chiếm số đông. Mức thấp dành cho việc làm được thì tốt, bỏ qua cũng không sao, và chính nhóm này là chỗ để cắt khi tuần bị vỡ kế hoạch. Sau khi gán xong, hãy nhìn theo cột: nếu một ngày có bốn năm thẻ màu đỏ thì ngày đó chắc chắn sẽ vỡ, hãy dời bớt sang ngày khác ngay từ lúc lập lịch.
Đặt giờ cho từng việc và chừa chỗ cho việc phát sinh
Vì mỗi việc chỉ có một mốc giờ bắt đầu chứ không có thời lượng, bạn nên tự quy ước độ dài mỗi khối và đặt các mốc giờ cách nhau đúng bằng quy ước đó. Cách hay dùng là chia ngày làm việc thành các khối chín mươi phút, khớp với khoảng thời gian phần lớn mọi người giữ được sự tập trung liên tục trước khi cần nghỉ. Với ngày làm việc tám tiếng, bạn có khoảng bốn khối như vậy, và nguyên tắc an toàn là chỉ xếp kín ba khối, chừa một khối trống cho họp phát sinh, việc gấp và phần chạy quá giờ của các khối trước. Lịch xếp kín một trăm phần trăm gần như luôn vỡ ngay từ thứ ba. Hai mẹo nữa đáng thử: đặt việc cần suy nghĩ sâu vào buổi sáng khi đầu óc còn tỉnh, và gom các việc cùng loại như gọi điện, trả lời thư, duyệt tài liệu vào chung một khối để đỡ mất thời gian chuyển ngữ cảnh. Với các công ty làm việc sáng thứ bảy, cột thứ bảy nên chỉ nhận việc nhẹ và việc tổng kết.
Khi nào công cụ này đủ dùng và khi nào nên chuyển sang thứ khác
Công cụ hợp nhất với việc lập kế hoạch cho chính mình trong đúng một tuần, khi bạn cần nhìn tổng thể rồi in hoặc gửi đi. Nó không phù hợp trong bốn trường hợp. Một là khi bạn cần được nhắc giờ, vì ở đây không có thông báo nào cả, hãy dùng lịch có báo thức trên điện thoại. Hai là khi việc cần giao cho người khác và theo dõi ai làm đến đâu, lúc đó bảng cộng tác dạng thẻ hoặc phần mềm quản lý công việc mới có phân công, bình luận và lịch sử thay đổi. Ba là khi việc lặp lại đều đặn hằng tuần, vì ở đây không có việc lặp nên bạn phải gõ lại mỗi tuần, dùng lịch có tính năng lặp sẽ đỡ hơn nhiều. Bốn là khi bạn cần theo dõi thời gian thực tế bỏ ra cho từng việc để tính công hay xuất hóa đơn, việc đó cần công cụ bấm giờ riêng. Ngược lại, nếu bạn chỉ muốn ngồi mười lăm phút đầu tuần dàn việc ra bảy cột rồi in một bản dán lên bàn, thì đây là cách nhanh nhất.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Đóng tab rồi mở lại thì lịch còn không?
Không còn. Danh sách việc chỉ nằm trong bộ nhớ tạm của trang, không ghi vào bộ nhớ cục bộ của trình duyệt và không có tài khoản để đồng bộ. Tải lại trang cũng mất. Vì vậy hãy bấm Xuất để tải tệp văn bản về máy ngay khi dàn xong lịch, đó là bản lưu duy nhất.
Làm sao đổi một việc từ chưa làm sang hoàn thành?
Bấm thẳng vào thẻ việc trên bảng. Mỗi lần bấm sẽ xoay một bậc theo vòng chưa làm, đang làm, hoàn thành rồi quay lại chưa làm. Việc đã hoàn thành hiện chữ gạch ngang, nền xanh lá và một dấu tích nhỏ ở góc, đồng thời con số ở ô thống kê cập nhật theo.
Xóa nhầm một việc thì hoàn tác được không?
Không có nút hoàn tác, việc đã xóa là mất hẳn và phải nhập lại. Nút xóa chỉ hiện khi rê chuột lên thẻ nên khả năng bấm nhầm thấp, nhưng trên màn hình cảm ứng thì dễ chạm trúng hơn. Với lịch dày, nên xuất tệp trước khi dọn dẹp hàng loạt.
Có sửa được nội dung một việc đã thêm không?
Không sửa trực tiếp được. Thẻ việc chỉ nhận thao tác đổi trạng thái và xóa. Muốn đổi giờ, đổi tên việc hay đổi mức ưu tiên, bạn xóa thẻ cũ rồi thêm lại bằng biểu mẫu bên trái. Với việc chỉ cần dời sang ngày khác thì cách này cũng nhanh vì biểu mẫu giữ nguyên các lựa chọn trước đó.
Tệp xuất ra có định dạng gì và mở bằng phần mềm nào?
Là tệp văn bản thuần theo bảng mã UTF-8 nên tiếng Việt có dấu hiển thị đúng, mở được bằng Notepad, TextEdit hay bất kỳ trình soạn thảo nào. Mỗi dòng việc gồm giờ, tên việc, mức ưu tiên và trạng thái ngăn cách bằng dấu gạch đứng, nên bạn cũng có thể tách cột trong bảng tính.
Vì sao ngày không có việc lại không xuất hiện trong tệp?
Vì phần xuất chỉ in những ngày có ít nhất một việc, giúp tệp gọn hơn khi tuần chỉ bận vài ngày. Nếu bạn cần đủ bảy ngày trên bản in, hãy thêm một việc giữ chỗ vào ngày trống trước khi bấm Xuất, hoặc tự thêm dòng vào tệp sau khi mở ra.
Việc lặp lại hằng tuần có tự thêm không?
Không, công cụ không có tính năng lặp nên mỗi tuần bạn phải nhập lại. Mẹo đỡ mất công là giữ tệp xuất của một tuần điển hình làm bản mẫu, đầu tuần mở ra và nhập lại theo đúng thứ tự. Nếu việc lặp chiếm phần lớn lịch của bạn thì nên dùng lịch có tính năng lặp.
Công cụ có nhắc giờ khi tới việc không?
Không. Đây là bảng lập kế hoạch, không có thông báo, không có chuông báo và không chạy nền. Nếu bạn cần được nhắc, hãy đặt báo thức trên điện thoại cho những việc quan trọng, còn dùng bảng này để nhìn tổng thể cả tuần và cân đối khối lượng.
Nên đặt mấy việc ưu tiên cao mỗi ngày?
Thực tế nên giới hạn hai đến ba việc mức cao mỗi ngày. Nếu gán mức cao cho gần hết danh sách thì nhãn ưu tiên mất ý nghĩa và bảng lịch chỉ còn là danh sách phẳng. Khi một cột có bốn năm thẻ mức cao, đó là dấu hiệu ngày đó sẽ vỡ, nên dời bớt sang ngày khác ngay lúc lập lịch.
Có chia sẻ lịch cho đồng nghiệp cùng sửa được không?
Không. Không có liên kết chia sẻ và không có nhiều người cùng sửa. Cách chia sẻ khả thi là xuất tệp văn bản rồi gửi qua email hoặc tin nhắn nhóm. Nếu cả nhóm cần cùng cập nhật tiến độ, hãy dùng phần mềm quản lý công việc có phân công và lịch sử thay đổi.
Ô Tuần bắt đầu ảnh hưởng gì tới bảng lịch?
Nó không đổi cách hiển thị bảy cột mà chỉ đi vào hai chỗ: dòng ghi ngày bắt đầu trong tệp xuất và phần đuôi tên tệp tải về. Nhờ vậy khi bạn lưu nhiều tuần liên tiếp, các tệp không trùng tên và xếp theo thứ tự thời gian trong thư mục tải về.
Dữ liệu công việc của tôi có bị gửi lên máy chủ không?
Không. Mọi thao tác thêm, đổi trạng thái, xóa và tạo tệp xuất đều chạy bằng JavaScript trong trình duyệt, tệp tải về cũng được dựng ngay trên máy bạn. Không có lời gọi mạng nào mang theo nội dung công việc, nên dùng được cả với kế hoạch nội bộ.
Từ khóa liên quan
- lập lịch công việc tuần online
- lịch công việc tuần mẫu
- bảng kế hoạch tuần online
- quản lý công việc theo tuần
- weekly planner online
- công cụ lên kế hoạch tuần miễn phí
- danh sách việc cần làm theo ngày
- sắp xếp công việc theo mức ưu tiên
- phương pháp chia khối thời gian
- kế hoạch làm việc thứ 2 đến chủ nhật
- mẫu báo cáo kế hoạch tuần
- xuất lịch công việc ra file txt
- theo dõi tiến độ công việc cá nhân
- quản lý thời gian cá nhân
- lịch trực theo tuần
- bảng phân công công việc tuần
- to do list theo tuần
- lập kế hoạch đầu tuần
- công cụ quản lý công việc không cần đăng ký
- lịch công việc online miễn phí
