Quản lý chấm công đơn giản, xuất báo cáo nhanh
0
Tổng
0
Có mặt
0
Đi trễ
0
Vắng
Công cụ chấm công nhân viên của Tấn Phát Digital là giải pháp đơn giản và hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ, startup, và freelancers quản lý thời gian làm việc của team. Ghi nhận giờ vào, giờ ra, trạng thái (có mặt, đi trễ, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm, làm từ xa) cho từng nhân viên theo ngày với giao diện trực quan. Thống kê tự động realtime: tổng số ngày làm việc, số ngày có mặt, đi trễ, vắng mặt để nhanh chóng đánh giá attendance rate. Xuất báo cáo dạng TXT với format dễ đọc để lưu trữ hoặc gửi cho kế toán tính lương. Giao diện responsive với bảng danh sách dễ theo dõi, color-coded trạng thái giúp identify issues nhanh chóng. Hoàn toàn miễn phí, không cần đăng ký tài khoản, xử lý offline trên trình duyệt đảm bảo bảo mật tuyệt đối cho thông tin nhân viên. Đặc biệt phù hợp cho remote teams, hybrid work models, và các doanh nghiệp chưa có ngân sách cho HRIS chuyên nghiệp.
Chấm công là nền tảng của quản lý nhân sự hiệu quả và tuân thủ pháp luật lao động. Nó giúp theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên, làm cơ sở tính lương chính xác, đảm bảo kỷ luật lao động, và tuân thủ quy định pháp luật về giờ làm việc tối đa, nghỉ phép, và overtime. Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, người sử dụng lao động phải ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của người lao động. Với doanh nghiệp nhỏ và startup chưa có ngân sách cho phần mềm HR chuyên nghiệp như Misa, Fast, hoặc Base, công cụ chấm công online miễn phí này là giải pháp tạm thời hiệu quả và đáp ứng yêu cầu cơ bản. Dữ liệu chấm công còn giúp phân tích patterns và insights quan trọng: nhân viên nào thường xuyên đi trễ cần coaching, tháng nào có nhiều nghỉ phép để plan resources, team nào có attendance rate tốt nhất để recognize và reward. Những insights này hỗ trợ quyết định quản lý, cải thiện văn hóa công ty, và tăng productivity. Đặc biệt quan trọng cho remote teams và hybrid work models khi cần track attendance linh hoạt.
Có mặt (Present): Nhân viên đến đúng giờ quy định (thường 8:00 AM) và làm việc bình thường full shift. Đây là trạng thái ideal và được tính 100% công. Đi trễ (Late): Đến sau giờ quy định, cần ghi chú lý do cụ thể (kẹt xe, việc gia đình, v.v.). Tùy policy công ty, có thể bị trừ lương hoặc warning sau số lần nhất định. Vắng mặt (Absent): Không đến làm việc và không có phép được approve trước, cần xử lý theo quy định kỷ luật lao động. Có thể dẫn đến trừ lương hoặc kỷ luật nặng hơn nếu tái diễn. Nghỉ phép (Leave): Nghỉ có kế hoạch, đã được manager approve trước qua email hoặc hệ thống. Phân biệt nghỉ phép có lương (annual leave) và không lương (unpaid leave). Nghỉ ốm (Sick Leave): Nghỉ do sức khỏe, thường cần giấy khám bệnh hoặc đơn thuốc làm bằng chứng. Theo luật lao động, nghỉ ốm có lương tùy thời gian công tác. Làm từ xa (Remote/WFH): Work from home hoặc làm việc ngoài văn phòng, phổ biến sau COVID-19 và trong hybrid work models. Vẫn tính công đầy đủ nhưng cần ensure productivity và communication.
Chấm công ngay khi nhân viên đến và đi để đảm bảo accuracy và avoid disputes sau này. Yêu cầu ghi chú chi tiết cho mọi trường hợp đi trễ, về sớm, hoặc vắng mặt để có documentation. Review dữ liệu chấm công hàng tuần trong team meetings để phát hiện issues sớm và address promptly. Xuất báo cáo cuối tháng và lưu trữ ít nhất 2 năm cho mục đích audit và labor disputes. Communicate rõ ràng policy về giờ làm việc, grace period (nếu có), và consequences của vi phạm trong employee handbook. Với remote work, cân nhắc sử dụng time tracking tools bổ sung như Toggl, Clockify để track actual working hours. Đảm bảo privacy và GDPR compliance - chỉ HR và managers có thẩm quyền mới access dữ liệu chấm công. Set up approval workflow cho nghỉ phép để avoid last-minute absences. Recognize và reward teams/individuals với attendance rate tốt để encourage punctuality. Analyze attendance data quarterly để identify trends và improve policies.
Dữ liệu chấm công là input quan trọng nhất cho payroll processing. Số ngày làm việc thực tế (actual working days) quyết định lương cơ bản theo công thức: Lương tháng / 26 ngày * số ngày làm việc. Giờ làm thêm (overtime) cần được track riêng và tính với rate cao hơn: 150% cho ngày thường, 200% cho ngày nghỉ, 300% cho ngày lễ theo Bộ luật Lao động. Đi trễ có thể bị trừ lương theo policy: ví dụ trừ 0.5 ngày công nếu đi trễ >2 giờ, hoặc warning system với 3 lần đi trễ = 1 ngày trừ lương. Nghỉ phép có lương (paid leave) vs không lương (unpaid leave) cần phân biệt rõ trong payroll. Nghỉ ốm có lương theo quy định: 100% lương nếu công tác >15 năm, 75% nếu <15 năm. Xuất báo cáo từ công cụ này, format lại trong Excel với formulas tính lương, sau đó import vào phần mềm kế toán như Misa, Fast, hoặc Bravo. Lưu ý: công cụ này là basic tracker cho SMEs, doanh nghiệp lớn (>50 nhân viên) nên invest vào HRIS chuyên nghiệp với payroll integration, leave management, và compliance features.
Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, chính xác thời gian làm việc của người lao động (Điều 106). Thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Người lao động có quyền nghỉ hàng tuần ít nhất 1 ngày (thường Chủ nhật). Nghỉ phép năm: 12 ngày cho người làm việc bình thường, tăng thêm 1 ngày cho mỗi 5 năm làm việc. Nghỉ lễ, Tết: 10 ngày trong năm được hưởng nguyên lương. Làm thêm giờ không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, tối đa 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm (có thể 300 giờ trong trường hợp đặc biệt). Vi phạm quy định về thời giờ làm việc có thể bị phạt hành chính từ 5-75 triệu đồng tùy mức độ. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ chấm công ít nhất 2 năm để phục vụ thanh tra lao động.
Dữ liệu chỉ lưu tạm trên trình duyệt trong session hiện tại (session storage). Khi refresh hoặc đóng trang, dữ liệu sẽ mất hoàn toàn. Đây là design choice để đảm bảo privacy. Hãy xuất báo cáo TXT trước khi đóng trang để lưu trữ lâu dài. Bạn có thể lưu file TXT theo tháng (cham-cong-thang-12-2024.txt) để organize dễ dàng.
Có, bạn có thể thêm không giới hạn records cho nhiều nhân viên khác nhau trong cùng một session. Mỗi record bao gồm đầy đủ: tên nhân viên, ngày, giờ vào/ra, trạng thái (6 loại), và ghi chú. Thống kê sẽ tự động aggregate data cho tất cả nhân viên. Phù hợp cho teams từ 5-20 người.
Báo cáo xuất ra dạng TXT (plain text) với format structured, bao gồm header với ngày xuất, thống kê tổng hợp (tổng/có mặt/đi trễ/vắng), và chi tiết từng record. Có thể mở bằng Notepad để đọc, hoặc import vào Excel bằng cách: Data > From Text > Delimited > chọn delimiter là | hoặc space. Sau đó format lại trong Excel để tính lương.
Phù hợp cho: Doanh nghiệp nhỏ và startup (5-20 nhân viên), freelancers quản lý contractors, hoặc sử dụng tạm thời khi chưa có budget cho HRIS. Không phù hợp cho: Doanh nghiệp lớn (>50 nhân viên) cần features như biometric integration, shift management, leave approval workflow, payroll integration. Những trường hợp đó nên invest vào HRIS chuyên nghiệp như Misa, Fast, Base, hoặc international solutions như BambooHR, Zoho People.
Hiện tại công cụ chưa có tính năng notifications hoặc reminders. Bạn cần tự nhớ chấm công hàng ngày hoặc assign một người responsible. Có thể setup workarounds: Đặt recurring reminder trên Google Calendar hoặc Outlook, sử dụng Slack/Teams bot để remind team, hoặc include trong daily standup checklist. Chúng tôi đang consider thêm browser notifications cho phiên bản tương lai.
Có, bảo mật tuyệt đối. Tất cả xử lý diễn ra hoàn toàn trên trình duyệt của bạn (client-side), không gửi dữ liệu lên server, không có API calls, không có tracking. Thông tin nhân viên hoàn toàn private và không rời khỏi máy tính của bạn. Tuy nhiên, lưu ý: ai có physical access vào máy tính của bạn có thể xem dữ liệu trong session đang mở. Nên lock screen khi rời khỏi máy.
Công cụ này là standalone tool, không có API hoặc direct integration. Tuy nhiên, bạn có thể export báo cáo TXT, sau đó manually import vào Excel để process, rồi import vào phần mềm kế toán. Với HRIS như Misa hoặc Fast, thường có template Excel để import attendance data - bạn có thể format exported data theo template đó.
Best practice: Xuất báo cáo TXT cuối mỗi ngày hoặc tuần, lưu vào folder organized theo tháng (2024-12-Cham-Cong/). Backup folder này lên Google Drive, Dropbox, hoặc OneDrive để avoid data loss. Với doanh nghiệp, nên lưu trữ ít nhất 2 năm theo quy định pháp luật. Consider scanning physical timesheets (nếu có) và lưu cùng digital records.
Chúng tôi không chỉ thiết kế website, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu số mạnh mẽ. Cung cấp dịch vụ thiết kế website trọn gói từ thiết kế đến tối ưu SEO. Hãy liên hệ ngay với Tấn Phát Digital để cùng tạo nên những giải pháp công nghệ đột phá, hiệu quả và bền vững cho doanh nghiệp của bạn tại Hồ Chí Minh.
