Theo dõi thời hạn hợp đồng, giấy phép
Chưa có hợp đồng nào
Công cụ theo dõi và đếm ngược thời hạn hợp đồng online miễn phí của Tấn Phát Digital là giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp, HR managers, legal teams, và bất kỳ ai cần quản lý nhiều hợp đồng với thời hạn khác nhau. Trong môi trường kinh doanh, việc quên gia hạn hợp đồng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng: mất nhân sự quan trọng (hợp đồng lao động), gián đoạn hoạt động (hợp đồng thuê văn phòng, dịch vụ), vi phạm pháp luật (giấy phép kinh doanh), hoặc mất bảo hiểm khi cần nhất. Công cụ này giúp bạn tập trung theo dõi tất cả hợp đồng ở một nơi, với countdown tự động, cảnh báo sớm khi sắp hết hạn (30 ngày), và phân loại trạng thái bằng màu sắc trực quan. Hỗ trợ 6 loại hợp đồng phổ biến: Lao động, Thuê, Dịch vụ, Bảo hiểm, Giấy phép, và Khác. Sắp xếp tự động theo độ ưu tiên - hợp đồng sắp hết hạn luôn hiển thị đầu tiên.
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể có hàng chục hợp đồng đang active: hợp đồng lao động với nhân viên, hợp đồng thuê văn phòng/kho bãi, hợp đồng với nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ (hosting, software, marketing), bảo hiểm (tài sản, nhân sự, trách nhiệm), giấy phép kinh doanh, chứng chỉ, và nhiều hơn nữa. Mỗi hợp đồng có thời hạn khác nhau, và việc quên gia hạn có thể gây ra: Mất nhân sự quan trọng khi hợp đồng lao động hết hạn mà không gia hạn kịp. Gián đoạn hoạt động khi hợp đồng thuê văn phòng hết hạn. Vi phạm pháp luật khi giấy phép kinh doanh hết hạn. Mất bảo hiểm đúng lúc cần nhất. Chi phí phạt và thủ tục phức tạp khi gia hạn muộn. Công cụ này giúp bạn proactive thay vì reactive.
Hợp đồng lao động: Có thời hạn xác định (1 năm, 2 năm, 3 năm) hoặc không xác định. Cần gia hạn hoặc chuyển đổi trước khi hết hạn để giữ chân nhân sự. Hợp đồng thuê: Văn phòng, kho bãi, cửa hàng, thiết bị. Thường có điều khoản thông báo trước 30-90 ngày nếu muốn gia hạn hoặc chấm dứt. Hợp đồng dịch vụ: Hosting, domain, software licenses, marketing agencies, outsourcing. Nhiều dịch vụ auto-renew nên cần track để cancel nếu không cần. Bảo hiểm: Tài sản, nhân sự, trách nhiệm, xe cộ. Hết hạn = không được bảo vệ, rủi ro rất lớn. Giấy phép: Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề, giấy phép xây dựng, giấy phép quảng cáo. Hết hạn có thể bị phạt hoặc đình chỉ hoạt động.
Centralize: Tập trung tất cả hợp đồng vào một hệ thống thay vì rải rác. Công cụ này là bước đầu, doanh nghiệp lớn có thể cần contract management software. Set reminders sớm: 30 ngày là minimum, với hợp đồng quan trọng nên set 60-90 ngày để có thời gian đàm phán. Assign ownership: Mỗi hợp đồng nên có người chịu trách nhiệm theo dõi và gia hạn. Review định kỳ: Hàng tháng hoặc hàng quý, review toàn bộ danh sách hợp đồng. Document everything: Lưu trữ bản gốc hợp đồng, amendments, correspondence liên quan. Negotiate early: Bắt đầu đàm phán gia hạn sớm để có leverage và thời gian tìm alternatives nếu cần.
Case 1 - Hợp đồng lao động: Công ty quên gia hạn hợp đồng với senior developer, nhân viên nhận offer từ đối thủ và nghỉ việc. Mất 3 tháng tuyển dụng và training người mới, project bị delay. Case 2 - Giấy phép kinh doanh: Cửa hàng quên gia hạn giấy phép, bị thanh tra phạt và đình chỉ hoạt động 2 tuần, mất doanh thu và uy tín. Case 3 - Bảo hiểm: Kho hàng hết hạn bảo hiểm cháy nổ, không may xảy ra hỏa hoạn, thiệt hại hàng tỷ đồng không được bồi thường. Case 4 - Domain: Startup quên gia hạn domain chính, bị người khác mua mất, phải mua lại với giá gấp 100 lần hoặc đổi domain mới. Tất cả những case này có thể tránh được với việc theo dõi thời hạn đúng cách.
Hiện tại công cụ hiển thị cảnh báo trực tiếp trên giao diện với badge và màu sắc. Hợp đồng sắp hết hạn trong 30 ngày sẽ được highlight màu cam, đã hết hạn màu đỏ. Để nhận email reminders, bạn có thể kết hợp với Google Calendar hoặc Outlook Calendar - tạo events với reminders cho các deadline quan trọng.
Dữ liệu được lưu trong session browser hiện tại. Khi refresh hoặc đóng tab, dữ liệu sẽ mất. Đây là thiết kế để đảm bảo privacy cho thông tin hợp đồng nhạy cảm. Nếu cần lưu lâu dài, bạn nên screenshot hoặc export ra file riêng. Phiên bản sau có thể hỗ trợ localStorage hoặc export/import.
Không giới hạn số lượng. Tuy nhiên để dễ quản lý và performance tốt, nên giữ danh sách gọn gàng: xóa các hợp đồng đã hết hạn lâu và đã xử lý xong, archive thông tin quan trọng ra file riêng. Với doanh nghiệp có hàng trăm hợp đồng, nên cân nhắc contract management software chuyên dụng.
4 trạng thái với color-coding rõ ràng: Còn hạn (xanh lá): còn hơn 90 ngày, an toàn. Cần chú ý (vàng): còn 31-90 ngày, nên bắt đầu chuẩn bị gia hạn. Sắp hết hạn (cam): còn 1-30 ngày, cần action ngay. Đã hết hạn (đỏ): đã quá hạn, cần xử lý khẩn cấp hoặc xóa khỏi danh sách.
Một số tips: (1) Đặt bookmark và mở đầu tiên mỗi sáng, (2) Set daily reminder trong calendar, (3) Assign một người trong team chịu trách nhiệm check và báo cáo, (4) Tích hợp vào morning routine hoặc weekly meeting. Với hợp đồng quan trọng, nên có backup reminder trong Google Calendar hoặc task management tool.
Công cụ phù hợp cho cá nhân, freelancers, và doanh nghiệp nhỏ với số lượng hợp đồng vừa phải (<50). Với doanh nghiệp lớn có hàng trăm hợp đồng, cần features như: multi-user access, role-based permissions, audit trail, integrations, reporting - nên cân nhắc contract management software như ContractWorks, Concord, hoặc DocuSign CLM.
Chúng tôi không chỉ thiết kế website, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu số mạnh mẽ. Cung cấp dịch vụ thiết kế website trọn gói từ thiết kế đến tối ưu SEO. Hãy liên hệ ngay với Tấn Phát Digital để cùng tạo nên những giải pháp công nghệ đột phá, hiệu quả và bền vững cho doanh nghiệp của bạn tại Hồ Chí Minh.
