Tạo Phiếu Lương

Tính năng nổi bật

Tại sao cần phiếu lương? Tầm quan trọng và quy định pháp luật

Phiếu lương (payslip/salary slip) là tài liệu chính thức từ người sử dụng lao động cho người lao động, chi tiết hóa các khoản thu nhập và khấu trừ trong kỳ lương. Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo cho người lao động biết về tiền lương, các khoản khấu trừ (nếu có) trước khi trả lương. Phiếu lương quan trọng vì: Minh bạch - nhân viên hiểu rõ cấu trúc lương, các khoản thưởng, phụ cấp, và khấu trừ. Bằng chứng thu nhập - cần thiết khi vay ngân hàng, thuê nhà, xin visa, hoặc các thủ tục pháp lý. Kiểm tra sai sót - nhân viên có thể verify số liệu và report nếu có sai sót. Hồ sơ thuế - reference cho khai thuế TNCN cuối năm. Giải quyết tranh chấp - bằng chứng trong trường hợp có dispute về lương. Tạo trust - thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của công ty. Theo khảo sát, 78% nhân viên cảm thấy được tôn trọng hơn khi nhận phiếu lương chi tiết.

Lợi ích khi sử dụng

• •Tạo phiếu lương chuyên nghiệp trong vài phút
• •Template chuẩn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết
• •Tính toán tự động, tránh sai sót thủ công
• •Minh bạch cấu trúc lương cho nhân viên
• •Cung cấp bằng chứng thu nhập cho nhân viên
• •Tiết kiệm thời gian so với tạo thủ công trong Excel
• •Không cần phần mềm HR đắt tiền cho SMEs
• •Bảo mật thông tin lương với xử lý offline
• •Dễ dàng gửi qua email hoặc in ấn
• •Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty

Hướng dẫn chi tiết cách tạo phiếu lương online

1. 1Nhập tên công ty vào ô 'Công ty'
2. 2Chọn kỳ lương (tháng/năm) từ date picker
3. 3Điền thông tin nhân viên: họ tên, mã NV, phòng ban, chức vụ
4. 4Nhập các khoản thu nhập: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, tăng ca
5. 5Nhập các khoản khấu trừ: BHXH/BHYT/BHTN, thuế TNCN, tạm ứng, khác
6. 6Xem tổng thu nhập, tổng khấu trừ, và lương thực lãnh tự động tính
7. 7Preview phiếu lương ở panel bên phải
8. 8Click 'Copy' để copy vào clipboard hoặc 'Tải xuống' để save file TXT
9. 9Gửi cho nhân viên qua email hoặc in ấn

Cấu trúc phiếu lương chuẩn và các thành phần

Header: Tên công ty, logo (nếu có), tiêu đề 'PHIẾU LƯƠNG', kỳ lương (tháng/năm). Thông tin nhân viên: Họ tên đầy đủ, Mã nhân viên (employee ID), Phòng ban/bộ phận, Chức vụ/vị trí, Ngày vào làm (optional), Số tài khoản ngân hàng (optional). Thu nhập (Earnings): Lương cơ bản (basic salary) - lương theo hợp đồng, Phụ cấp (allowances) - ăn trưa, xăng xe, điện thoại, nhà ở, Thưởng (bonus) - KPI, doanh số, lễ tết, Tăng ca (overtime) - giờ làm thêm × rate, Các khoản thu nhập khác. Khấu trừ (Deductions): BHXH (8% lương đóng BH), BHYT (1.5%), BHTN (1%), Thuế TNCN (theo biểu thuế lũy tiến), Tạm ứng (advance payment), Các khoản khấu trừ khác (vay công ty, phạt...). Summary: Tổng thu nhập (gross salary), Tổng khấu trừ, Lương thực lãnh (net salary). Footer: Chữ ký người lập, chữ ký giám đốc/kế toán trưởng (nếu cần).

Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định hiện hành

Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc: Người lao động đóng (khấu trừ từ lương): BHXH: 8% lương đóng BH, BHYT: 1.5% lương đóng BH, BHTN: 1% lương đóng BH, Tổng: 10.5% lương đóng BH. Người sử dụng lao động đóng (không hiển thị trên payslip): BHXH: 17.5%, BHYT: 3%, BHTN: 1%, Tổng: 21.5%. Lương đóng BH: Là mức lương ghi trong hợp đồng lao động, tối thiểu bằng lương tối thiểu vùng, tối đa bằng 20 lần lương cơ sở (hiện tại 1.8 triệu × 20 = 36 triệu). Ví dụ: Lương đóng BH 20 triệu → Khấu trừ = 20,000,000 × 10.5% = 2,100,000 VND. Lưu ý: Tỷ lệ có thể thay đổi theo quy định mới. Luôn check với cơ quan BHXH hoặc kế toán để có tỷ lệ chính xác nhất.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và cách tính

Thuế TNCN áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công theo biểu thuế lũy tiến từng phần: Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế - Giảm trừ gia cảnh. Giảm trừ gia cảnh: Bản thân: 11 triệu/tháng, Người phụ thuộc: 4.4 triệu/người/tháng. Biểu thuế lũy tiến (áp dụng cho thu nhập tính thuế): Đến 5 triệu: 5%, 5-10 triệu: 10%, 10-18 triệu: 15%, 18-32 triệu: 20%, 32-52 triệu: 25%, 52-80 triệu: 30%, Trên 80 triệu: 35%. Ví dụ: Thu nhập 30 triệu, độc thân, không người phụ thuộc. Thu nhập tính thuế = 30 - 11 = 19 triệu. Thuế = 5×5% + 5×10% + 8×15% + 1×20% = 0.25 + 0.5 + 1.2 + 0.2 = 2.15 triệu. Công cụ này không tự động tính thuế TNCN vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố cá nhân. Bạn cần tính riêng hoặc dùng công cụ tính thuế TNCN.

Best practices khi phát hành phiếu lương

Timing: Phát hành cùng ngày hoặc trước ngày trả lương. Nhân viên cần thời gian review trước khi tiền vào tài khoản. Confidentiality: Phiếu lương là thông tin nhạy cảm. Gửi riêng cho từng nhân viên, không CC nhiều người. Dùng email cá nhân hoặc hệ thống HR có bảo mật. Consistency: Sử dụng format thống nhất cho tất cả nhân viên. Đảm bảo các khoản mục giống nhau để dễ so sánh. Clarity: Giải thích các khoản mục nếu có thay đổi. Cung cấp contact HR nếu nhân viên có thắc mắc. Record keeping: Lưu trữ phiếu lương ít nhất 5 năm theo quy định. Backup điện tử và/hoặc bản cứng. Digital delivery: Email với PDF attachment là phổ biến nhất. Một số công ty dùng employee portal để nhân viên tự download. Tránh gửi qua messaging apps không bảo mật.

Phiếu lương cho các trường hợp đặc biệt

Nhân viên mới (chưa đủ tháng): Tính lương theo số ngày làm việc thực tế. Công thức: Lương tháng / 26 ngày × Số ngày làm. Ghi chú rõ trên phiếu lương. Nhân viên nghỉ việc: Tính lương đến ngày cuối cùng. Thanh toán phép năm chưa sử dụng. Các khoản còn nợ công ty (nếu có). Nghỉ thai sản: Lương do BHXH chi trả (không qua công ty). Công ty có thể hỗ trợ thêm (ghi riêng). Nghỉ ốm: Lương BHXH + lương công ty (nếu có policy). Ghi rõ số ngày nghỉ ốm. Part-time/Freelance: Tính theo giờ hoặc theo project. Format có thể khác với full-time. Thử việc: Lương thử việc (thường 85% lương chính thức). Ghi rõ 'Kỳ thử việc' trên phiếu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan