Lập phiếu lương theo cách trình bày quen thuộc ở Việt Nam
Công cụ dựng nhanh một phiếu lương dạng văn bản với hai nhóm quen thuộc là thu nhập và khấu trừ, tự cộng tổng và tính ra số thực lãnh. Bạn tự nhập số tiền bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân đã tính sẵn, công cụ lo phần trình bày và phép cộng trừ để bảng lương gửi cho nhân viên đọc là hiểu ngay.
Tính năng nổi bật
- Bốn ô thu nhập gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và tăng ca, tự cộng thành tổng thu nhập
- Bốn ô khấu trừ gồm bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng và khấu trừ khác
- Số thực lãnh hiện ngay và cập nhật theo từng con số bạn gõ, không cần bấm tính
- Ô thông tin nhân viên gồm họ tên, mã nhân viên, phòng ban và chức vụ
- Chọn kỳ lương theo tháng, tên tháng được viết bằng tiếng Việt trong phiếu
- Số tiền tự định dạng theo kiểu Việt Nam với dấu chấm ngăn cách hàng nghìn và ký hiệu đồng
- Khung xem trước hiện phiếu hoàn chỉnh kèm hai dòng ký tên người lập và giám đốc
- Sao chép toàn bộ phiếu hoặc tải về tệp văn bản đặt tên theo mã nhân viên và kỳ lương
Bảng kê trả lương không phải thủ tục cho có
Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ nếu có. Nghĩa là phiếu lương là nghĩa vụ chứ không phải sự tử tế tùy hứng của doanh nghiệp. Ngoài khía cạnh tuân thủ, phiếu lương giải quyết một vấn đề rất thực: phần lớn thắc mắc về lương không đến từ việc trả thiếu mà đến từ việc nhân viên không hiểu vì sao con số vào tài khoản khác con số ghi trong hợp đồng. Một tờ phiếu tách bạch từng khoản cộng và từng khoản trừ dập tắt loại thắc mắc đó trong ba mươi giây, thay vì kéo dài thành một cuộc trao đổi qua lại với phòng nhân sự. Nó cũng là giấy tờ nhân viên hay được hỏi tới khi làm hồ sơ vay, thuê nhà hoặc xin thị thực.
Lợi ích khi sử dụng
- Trình bày thống nhất giữa mọi nhân viên nên dễ đối chiếu và ít gây thắc mắc
- Phép cộng trừ do máy làm, loại bỏ kiểu sai một số 0 khi gõ tay trong bảng tính
- Số tiền hiển thị theo định dạng Việt Nam nên nhìn là biết ngay đơn vị hàng triệu hay hàng trăm nghìn
- Tệp kết quả là văn bản thuần, mở được ở mọi máy và dán được vào Word hay email
- Toàn bộ số liệu xử lý ngay trên máy bạn, không gửi bảng lương lên máy chủ nào
Các bước lập một phiếu lương
- 1Nhập tên công ty và chọn kỳ lương theo tháng, phần tiêu đề phiếu sẽ tự viết tên tháng bằng tiếng Việt.
- 2Điền họ tên, mã nhân viên, phòng ban và chức vụ để phiếu có đủ thông tin định danh khi lưu hồ sơ.
- 3Nhập bốn khoản thu nhập, lưu ý tách riêng tiền tăng ca thay vì cộng gộp vào lương cơ bản.
- 4Nhập bốn khoản khấu trừ, trong đó tiền bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân bạn phải tính sẵn ở ngoài rồi điền vào.
- 5Đối chiếu số thực lãnh với số sắp chuyển khoản, rồi bấm sao chép hoặc tải tệp về để gửi cho nhân viên.
Bảy khoản làm nên một phiếu lương đọc là hiểu
Một phiếu lương đủ dùng cần tách rạch ròi bảy nhóm. Lương theo hợp đồng là phần cố định hằng tháng. Phụ cấp là các khoản như ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở, thường ghi riêng vì có khoản không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm bắt buộc. Thưởng là phần biến động theo kết quả công việc hoặc theo dịp lễ tết. Tiền làm thêm giờ và làm ban đêm phải đứng riêng vì luật yêu cầu ghi rõ. Bên khấu trừ, phần bảo hiểm bắt buộc thường gộp ba loại nên ghi chú tỷ lệ để nhân viên tự kiểm được. Thuế thu nhập cá nhân đứng riêng vì đây là khoản doanh nghiệp giữ lại nộp thay. Cuối cùng là các khoản trừ khác như tạm ứng đã nhận hoặc bồi thường thiệt hại. Số thực lãnh chỉ có ý nghĩa khi bảy nhóm trên đều minh bạch, còn nếu dồn hết vào một dòng thì tờ phiếu không khác gì tin nhắn báo số tiền.
Bảo hiểm bắt buộc: phần người lao động chịu và phần doanh nghiệp chịu
Trên phiếu lương chỉ hiện phần người lao động phải đóng, gồm bảo hiểm xã hội 8 phần trăm, bảo hiểm y tế 1,5 phần trăm và bảo hiểm thất nghiệp 1 phần trăm, cộng lại là 10,5 phần trăm tính trên tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm. Đây chính là lý do ô bảo hiểm trong công cụ để sẵn 1.050.000 đồng khi lương cơ bản là 10.000.000 đồng. Phần doanh nghiệp đóng thêm khoảng 21,5 phần trăm nữa không hiển thị trên phiếu vì không trừ vào lương nhân viên, nhưng nên nhớ nó tồn tại khi tính chi phí nhân sự. Một điểm hay bị nhầm là căn cứ tính: tiền lương đóng bảo hiểm không phải tổng thu nhập mà là mức lương cùng phụ cấp và các khoản bổ sung theo thỏa thuận trong hợp đồng, một số khoản hỗ trợ được loại trừ nếu ghi thành mục riêng. Ngoài ra mức đóng có trần, tính theo bội số của mức lương cơ sở với bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, theo mức lương tối thiểu vùng với bảo hiểm thất nghiệp, nên hãy tra mức đang áp dụng tại thời điểm lập bảng lương.
Vì sao công cụ không tự tính thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương tính theo biểu lũy tiến từng phần, thuế suất thấp nhất 5 phần trăm và cao nhất 35 phần trăm, áp trên phần thu nhập tính thuế chứ không áp trên toàn bộ thu nhập. Muốn ra được thu nhập tính thuế, bạn phải lấy tổng thu nhập chịu thuế trừ đi phần bảo hiểm bắt buộc, trừ giảm trừ cho bản thân, trừ giảm trừ cho từng người phụ thuộc đã đăng ký, rồi trừ tiếp các khoản đóng góp được miễn như quỹ từ thiện hay hưu trí tự nguyện. Bốn biến số đó khác nhau ở từng người và thay đổi ngay trong năm khi có thêm con hoặc người phụ thuộc hết điều kiện. Chưa kể lao động thử việc hay ký hợp đồng dưới ba tháng lại áp cách khấu trừ khác. Vì vậy công cụ để bạn tự điền con số đã tính, tránh trường hợp máy đưa ra một số tiền trông có vẻ đúng nhưng sai căn cứ. Mức giảm trừ gia cảnh cũng có thể được điều chỉnh, nên hãy kiểm tra mức đang áp dụng trước mỗi kỳ quyết toán.
Tính tiền làm thêm giờ và làm ban đêm cho đúng
Bộ luật Lao động quy định mức tối thiểu rõ ràng cho tiền làm thêm giờ, tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả của công việc đang làm. Làm thêm vào ngày thường được ít nhất 150 phần trăm, vào ngày nghỉ hằng tuần ít nhất 200 phần trăm, vào ngày nghỉ lễ tết và ngày nghỉ có hưởng lương ít nhất 300 phần trăm chưa kể tiền lương của ngày đó với người hưởng lương theo ngày. Làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30 phần trăm so với đơn giá của công việc làm vào ban ngày. Nếu làm thêm giờ mà rơi vào ban đêm thì ngoài hai khoản trên còn được cộng thêm 20 phần trăm đơn giá tiền lương của công việc làm vào ban ngày. Đây là các mức sàn, doanh nghiệp trả cao hơn thì được, thấp hơn thì sai. Trên phiếu lương nên ghi số giờ tăng ca kèm số tiền để nhân viên tự nhân lại được, vì tranh chấp về tăng ca gần như luôn bắt đầu từ chỗ không ai biết máy đã tính bao nhiêu giờ.
Giới hạn của mẫu phiếu này và những chỗ cần cẩn thận
Đây là mẫu trình bày, không phải phần mềm tính lương. Công cụ không tự tính bảo hiểm, không tự tính thuế, không theo dõi ngày công, không lưu dữ liệu giữa các lần mở trang và không cập nhật khi quy định thay đổi. Với doanh nghiệp có vài chục nhân sự trở lên hoặc có cơ cấu lương phức tạp, bạn nên dùng phần mềm tính lương chuyên dụng vì phần khó nhất của bảng lương nằm ở chấm công, ở quy tắc tính phép và ở việc theo kịp văn bản mới, chứ không nằm ở phép cộng. Một điểm nữa cần nhớ khi điền khoản khấu trừ khác: luật giới hạn việc khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại ở mức không quá 30 phần trăm tiền lương thực trả hằng tháng sau khi đã trích nộp bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân, đồng thời người lao động phải được biết lý do. Cuối cùng, tệp tải về là văn bản thuần không có chữ ký số nên giá trị pháp lý phụ thuộc vào cách doanh nghiệp ký và lưu trữ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Người lao động phải đóng bao nhiêu phần trăm cho bảo hiểm bắt buộc?
Tổng cộng 10,5 phần trăm tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, gồm bảo hiểm xã hội 8 phần trăm, bảo hiểm y tế 1,5 phần trăm và bảo hiểm thất nghiệp 1 phần trăm. Phần doanh nghiệp đóng thêm khoảng 21,5 phần trăm nữa nhưng không trừ vào lương nên không xuất hiện trên phiếu lương của nhân viên.
Tiền lương đóng bảo hiểm có phải là tổng thu nhập không?
Không. Căn cứ đóng là mức lương cùng phụ cấp lương và các khoản bổ sung xác định được ghi trong hợp đồng lao động. Một số khoản hỗ trợ như tiền ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại hay hỗ trợ nhà ở được loại trừ nếu ghi thành mục riêng đúng quy định. Vì vậy tổng thu nhập trên phiếu thường cao hơn mức dùng để tính bảo hiểm.
Vì sao công cụ không tự tính thuế thu nhập cá nhân giúp tôi?
Vì số thuế phụ thuộc vào số người phụ thuộc đã đăng ký, các khoản được giảm trừ khác và loại hợp đồng của từng người. Một con số tính tự động từ mỗi lương gộp gần như chắc chắn sai với ai đó. Bạn nên tính riêng rồi điền vào ô thuế, hoặc để kế toán cung cấp con số cho từng kỳ.
Lương gộp và lương thực nhận khác nhau ra sao?
Lương gộp là tổng mọi khoản trước khi trừ. Lương thực nhận là số vào tài khoản sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập cá nhân và các khoản trừ khác. Khi thỏa thuận theo lương thực nhận, doanh nghiệp phải quy đổi ngược để tìm lương gộp, và con số quy đổi này thay đổi khi số người phụ thuộc thay đổi.
Tiền tăng ca ngày thường tính thế nào cho đúng luật?
Ít nhất 150 phần trăm đơn giá tiền lương của công việc đang làm. Ngày nghỉ hằng tuần ít nhất 200 phần trăm, ngày lễ tết ít nhất 300 phần trăm. Làm ban đêm được cộng thêm ít nhất 30 phần trăm, và nếu làm thêm giờ vào ban đêm thì được cộng thêm 20 phần trăm nữa. Đây là mức sàn, trả cao hơn thì được.
Phiếu lương xuất từ công cụ này có giá trị pháp lý không?
Bản thân tệp văn bản chỉ là bản trình bày. Giá trị pháp lý đến từ việc doanh nghiệp ký, đóng dấu hoặc ký số rồi lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán, và từ việc số liệu trên đó khớp với sổ sách. Hãy coi đây là mẫu để trình bày, không phải chứng từ tự thân có hiệu lực.
Doanh nghiệp được trừ lương nhân viên tối đa bao nhiêu?
Với khoản khấu trừ để bồi thường thiệt hại do làm hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản, luật giới hạn không quá 30 phần trăm tiền lương thực trả hằng tháng sau khi đã trích nộp bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân. Người lao động cũng phải được biết lý do khấu trừ.
Tính lương cho người vào làm giữa tháng thì lấy mẫu số bao nhiêu ngày?
Lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của doanh nghiệp, rồi nhân với số ngày làm thực tế. Con số 26 chỉ đúng khi doanh nghiệp quy định như vậy. Quy tắc này phải ghi trong nội quy hoặc thỏa ước để áp dụng thống nhất, tránh mỗi kỳ tính một kiểu.
Dữ liệu lương tôi nhập có bị lưu lại ở đâu không?
Không. Mọi thứ chạy trong trình duyệt và biến mất khi bạn tải lại hay đóng trang, công cụ cũng không ghi vào bộ nhớ trình duyệt. Điều này đồng nghĩa bạn phải sao chép hoặc tải tệp về trước khi rời trang, vì không có cách nào lấy lại phiếu đã nhập dở.
Có tạo được nhiều phiếu cùng lúc cho cả phòng không?
Không, công cụ làm từng phiếu một. Với số lượng lớn, cách hợp lý là dùng bảng tính kết hợp trộn thư, hoặc phần mềm tính lương có sẵn danh sách nhân sự. Mẫu này hợp với doanh nghiệp nhỏ, với những phiếu lập lẻ hoặc khi cần in lại một phiếu cũ cho nhân viên.
Xuất được PDF thay vì tệp văn bản không?
Công cụ chỉ xuất tệp văn bản thuần. Muốn có PDF, bạn sao chép nội dung dán vào trình soạn thảo rồi in ra PDF, hoặc mở tệp lên và dùng chức năng in thành PDF của hệ điều hành. Nhớ chọn phông chữ đều nét vì phiếu dùng ký tự kẻ khung, phông không đều sẽ làm lệch cột.
Nên gửi phiếu lương cho nhân viên bằng cách nào?
Gửi riêng cho từng người qua email cá nhân hoặc hệ thống nhân sự nội bộ, tuyệt đối không gửi chung một danh sách nhiều người trong cùng thư. Tiền lương là thông tin cá nhân, việc để lộ mức lương của người này cho người khác vừa gây xáo trộn nội bộ vừa là rủi ro về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Từ khóa liên quan
- mẫu phiếu lương
- tạo phiếu lương online
- phiếu lương nhân viên
- bảng kê trả lương
- mẫu bảng lương excel
- cách tính lương thực nhận
- lương gross và lương net
- tính lương gộp sang lương net
- tỷ lệ đóng bhxh bhyt bhtn
- khấu trừ bảo hiểm 10.5%
- tiền lương đóng bảo hiểm xã hội
- cách tính thuế thu nhập cá nhân từ lương
- giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc
- cách tính tiền tăng ca
- làm thêm giờ ngày lễ 300%
- phụ cấp không tính đóng bhxh
- in phiếu lương cho nhân viên
- mẫu phiếu lương công ty nhỏ
- phần mềm tính lương miễn phí
- quy định phiếu lương bộ luật lao động
