Tạo công văn, thư công chuyên nghiệp theo mẫu chuẩn
─────────────────────────────────────────
Số: ...../CV
V/v:
........, ngày 07 tháng 12 năm 2025
CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ
Kính gửi:
Nội dung công văn...
Trân trọng./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
- Như trên;
- Lưu: VT.
(Ký tên, đóng dấu)Công cụ tạo công văn, thư công chuyên nghiệp theo mẫu chuẩn hành chính Việt Nam của Tấn Phát Digital. Hỗ trợ 6 loại văn bản phổ biến: công văn đề nghị, thông báo, thư mời, công văn trả lời, báo cáo, đề xuất. Tự động format ngày tháng tiếng Việt chuẩn, điền đầy đủ thông tin đơn vị gửi và nhận, trích yếu nội dung, nơi nhận, chữ ký. Xem trước công văn trước khi xuất, copy nội dung với một click hoặc tải xuống file TXT để chỉnh sửa thêm trong Word. Hoàn toàn miễn phí, không cần đăng ký, xử lý offline trên trình duyệt.
Công văn là văn bản hành chính quan trọng nhất trong giao tiếp giữa các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Một công văn được trình bày đúng mẫu, đầy đủ thông tin sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị, đảm bảo tính pháp lý khi cần thiết, và tăng hiệu quả giao tiếp công việc. Ngược lại, công văn sai format có thể bị từ chối tiếp nhận, gây chậm trễ công việc, hoặc tạo ấn tượng không tốt về đơn vị. Công cụ này giúp bạn tạo công văn nhanh chóng, đúng chuẩn mà không cần nhớ format phức tạp hay tìm kiếm mẫu trên mạng. Đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ, startup, freelancer chưa có bộ phận hành chính chuyên nghiệp.
Một công văn chuẩn theo quy định hành chính Việt Nam gồm các thành phần: 1) Quốc hiệu và tiêu ngữ (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM - Độc lập - Tự do - Hạnh phúc) - đối với cơ quan nhà nước. 2) Tên đơn vị ban hành văn bản. 3) Số và ký hiệu văn bản (Số: .../CV-...). 4) Địa danh và ngày tháng năm. 5) Trích yếu nội dung (V/v: ...). 6) Nơi nhận (Kính gửi: ...). 7) Nội dung chính. 8) Nơi nhận cuối văn bản. 9) Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền. 10) Dấu của cơ quan/đơn vị (nếu có).
Công văn đề nghị: Dùng khi cần yêu cầu, đề xuất một vấn đề với đơn vị khác. Ví dụ: đề nghị hợp tác, đề nghị cung cấp thông tin, đề nghị hỗ trợ. Thông báo: Dùng để thông tin một sự việc, quyết định đến các bên liên quan. Ví dụ: thông báo nghỉ lễ, thông báo thay đổi địa chỉ, thông báo tuyển dụng. Thư mời: Dùng để mời tham dự sự kiện, họp, hội nghị. Cần ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung. Công văn trả lời: Phản hồi công văn đã nhận, cần ghi rõ số công văn đang trả lời. Báo cáo: Trình bày kết quả công việc, tình hình hoạt động. Đề xuất: Đưa ra ý kiến, giải pháp cho một vấn đề cụ thể.
Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, rõ ràng, tránh từ ngữ mơ hồ hoặc quá suồng sã. Nội dung: Đi thẳng vào vấn đề, trình bày logic, có căn cứ pháp lý nếu cần. Độ dài: Công văn nên ngắn gọn, súc tích, thường 1-2 trang A4. Số công văn: Đánh số liên tục trong năm, theo format của đơn vị. Lưu trữ: Giữ bản gốc có chữ ký và dấu, lưu file điện tử để tra cứu. Gửi đi: Gửi qua đường công văn chính thức, email công vụ, hoặc hệ thống văn bản điện tử.
Có nhiều loại công văn phổ biến: Công văn đề nghị (yêu cầu, đề xuất một vấn đề), Công văn thông báo (thông tin sự việc, quyết định), Thư mời (mời tham dự sự kiện), Công văn trả lời (phản hồi công văn đã nhận), Báo cáo (trình bày kết quả, tình hình), Công văn hướng dẫn (hướng dẫn thực hiện công việc). Mỗi loại có mục đích và cách viết khác nhau.
Số công văn thường theo format: Số/Năm/Ký hiệu đơn vị. Ví dụ: 01/2024/CV-ABC (công văn số 01, năm 2024, của công ty ABC). Số được đánh theo thứ tự phát hành trong năm, bắt đầu từ 01 vào đầu năm mới. Một số đơn vị còn thêm ký hiệu loại văn bản: CV (công văn), TB (thông báo), BC (báo cáo).
Hiện tại công cụ hỗ trợ xuất file TXT để đảm bảo tương thích với mọi hệ thống. Bạn có thể copy nội dung và paste vào Word để định dạng thêm như: thêm logo công ty, căn chỉnh lề, thêm header/footer, chèn chữ ký số, đóng dấu điện tử. File TXT giữ nguyên cấu trúc văn bản, dễ dàng format trong Word.
Công văn chuẩn gồm: Quốc hiệu tiêu ngữ (với cơ quan nhà nước), Tên đơn vị ban hành, Số và ký hiệu văn bản, Địa danh và ngày tháng năm, Trích yếu nội dung (V/v), Nơi nhận (Kính gửi), Nội dung chính, Nơi nhận cuối văn bản, Chức vụ và họ tên người ký, Chữ ký và đóng dấu.
Công văn có giá trị pháp lý khi: Được ký bởi người có thẩm quyền, Có đóng dấu của đơn vị (nếu là tổ chức có tư cách pháp nhân), Nội dung không vi phạm pháp luật. Công văn là bằng chứng cho các giao dịch, thỏa thuận giữa các bên và có thể được sử dụng trong tranh chấp pháp lý.
Để công văn chuyên nghiệp: Sử dụng giấy tiêu đề có logo công ty, In trên giấy chất lượng tốt, Ký tên bằng bút mực xanh hoặc đen, Đóng dấu rõ ràng (nếu có), Gửi kèm phong bì có in sẵn thông tin công ty, Lưu trữ bản gốc cẩn thận, Scan và lưu file điện tử để backup.
KHÔNG. Toàn bộ xử lý diễn ra trên trình duyệt của bạn. Dữ liệu công văn không được gửi lên server hay lưu trữ ở đâu cả. Khi refresh trang, dữ liệu sẽ mất. Nên copy hoặc download ngay sau khi hoàn thành để lưu trữ.
Công cụ này thiết kế cho công văn tiếng Việt theo chuẩn hành chính Việt Nam. Tuy nhiên, bạn có thể nhập nội dung tiếng Anh vào các trường và điều chỉnh format sau khi copy sang Word. Đối với business letter tiếng Anh, format sẽ khác (không có quốc hiệu, tiêu ngữ).
Chúng tôi không chỉ thiết kế website, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu số mạnh mẽ. Cung cấp dịch vụ thiết kế website trọn gói từ thiết kế đến tối ưu SEO. Hãy liên hệ ngay với Tấn Phát Digital để cùng tạo nên những giải pháp công nghệ đột phá, hiệu quả và bền vững cho doanh nghiệp của bạn tại Hồ Chí Minh.
