Soạn nhanh khung công văn: các thành phần bắt buộc và chỗ bạn phải tự rà
Công cụ dựng sẵn khung một văn bản hành chính từ thông tin bạn điền vào, gồm phần đầu đơn vị gửi, số và ký hiệu, trích yếu, nơi gửi tới, nội dung và phần ký. Kết quả là bản văn thuần dùng làm điểm khởi đầu, bạn vẫn phải bổ sung phần còn thiếu và rà lại theo đúng tình huống của mình trước khi phát hành.
Tính năng nổi bật
- Sáu loại văn bản để chọn: công văn đề nghị, thông báo, thư mời, công văn trả lời, báo cáo và đề xuất
- Ô nhập số và ký hiệu văn bản, tự điền chỗ trống nếu bạn chưa có số
- Ô chọn ngày, tự tách thành cụm ngày tháng năm theo cách viết của văn bản hành chính
- Khối thông tin đơn vị gửi gồm tên, địa chỉ và số điện thoại, tên đơn vị được tự viết hoa
- Khối thông tin nơi nhận gồm họ tên, chức vụ và tên đơn vị của người nhận
- Ô trích yếu riêng, phần này được đưa lên đầu văn bản theo đúng vị trí quen thuộc
- Khối ký gồm chức vụ và họ tên người ký, kèm sẵn phần nơi nhận và ghi chú lưu văn thư
- Xem trước theo thời gian thực, nút sao chép và nút tải về tệp văn bản thuần
Vì sao khung văn bản lại quan trọng đến vậy
Trong giao dịch giữa các tổ chức, hình thức văn bản không phải chuyện hình thức. Một công văn thiếu số và ký hiệu thì bên nhận không vào sổ được, và khi cần dẫn chiếu lại sau vài tháng thì không ai tìm ra. Thiếu trích yếu thì người ở bộ phận văn thư không biết chuyển cho ai, văn bản nằm lại vài ngày. Thiếu phần nơi nhận thì không rõ ai còn được gửi bản sao, dẫn tới cảnh một bộ phận liên quan hoàn toàn không biết chuyện đang diễn ra. Những thứ này nghe vụn vặt nhưng lại quyết định tốc độ xử lý ở phía bên kia. Dùng một khung dựng sẵn giúp bạn không bỏ sót thành phần nào, và quan trọng hơn là giúp mọi văn bản đi ra từ đơn vị của bạn trông giống nhau, điều mà bên nhận cảm nhận rất rõ dù ít khi nói ra. Phần nội dung mới là chỗ đòi hỏi suy nghĩ, và khung dựng sẵn giải phóng thời gian để bạn tập trung vào đó.
Lợi ích khi sử dụng
- Không bỏ sót các thành phần dễ quên như số ký hiệu, trích yếu, nơi nhận và ghi chú lưu văn thư
- Mọi văn bản đi ra từ đơn vị có cùng một khung, tạo cảm giác chỉn chu với đối tác
- Xem trước ngay bên cạnh nên thấy được bố cục trước khi mất công định dạng trong phần mềm soạn thảo
- Tiết kiệm thời gian gõ lại phần khung để dồn sức vào phần nội dung
- Thông tin bạn điền nằm trong trình duyệt, không được gửi lên máy chủ nào
Cách dựng một văn bản
- 1Chọn loại văn bản trong danh sách, vì tên loại sẽ được in hoa ở giữa trang và quyết định giọng của cả văn bản.
- 2Điền số và ký hiệu theo quy tắc đánh số của đơn vị bạn, thường gồm số thứ tự, dấu gạch chéo, chữ viết tắt loại văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị.
- 3Nhập trích yếu thật ngắn nhưng đủ để người đọc biết văn bản nói về việc gì mà không cần mở phần nội dung.
- 4Điền thông tin đơn vị gửi và nơi nhận, chú ý ghi đúng chức vụ vì phần này ảnh hưởng tới cách xưng hô trong toàn bộ văn bản.
- 5Soạn nội dung trong ô lớn, sau đó sao chép hoặc tải về rồi mở bằng phần mềm soạn thảo để bổ sung phần còn thiếu và định dạng lại trước khi in.
Các thành phần của một văn bản hành chính và phần công cụ chưa tạo
Theo quy định hiện hành về công tác văn thư, một văn bản hành chính đầy đủ gồm quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành, số và ký hiệu, địa danh cùng thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, phần nội dung, chức vụ và họ tên cùng chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, và nơi nhận. Bản dựng của công cụ này bao gồm phần lớn các thành phần đó, nhưng có một chỗ bạn phải tự bổ sung và đây là điều cần nói thẳng: bản dựng không có quốc hiệu và tiêu ngữ, tức hai dòng ghi tên nước cùng khẩu hiệu độc lập tự do hạnh phúc đặt ở góc trên bên phải. Với văn bản gửi cơ quan nhà nước hoặc văn bản mang tính hành chính chính thức, thiếu hai dòng này là thiếu một thành phần thể thức, nên hãy thêm vào khi mở tệp bằng phần mềm soạn thảo. Ngoài ra dấu của tổ chức và chữ ký thật đương nhiên phải thực hiện trên bản in hoặc bằng chữ ký số, công cụ chỉ chừa sẵn vị trí.
Quy cách trình bày khi đưa vào phần mềm soạn thảo
Bản kết quả là văn bản thuần nên mọi thứ về phông chữ và căn lề phải làm lại trong phần mềm soạn thảo. Quy cách đang được áp dụng cho văn bản hành chính là khổ giấy A4 đặt dọc, phông chữ Times New Roman cỡ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng màu đen. Về căn lề, mép trên và mép dưới cách khoảng 20 tới 25 milimét, mép trái cách khoảng 30 tới 35 milimét vì còn chừa chỗ đóng ghim hoặc kẹp hồ sơ, mép phải cách khoảng 15 tới 20 milimét. Tên loại văn bản viết hoa, in đậm, căn giữa. Trích yếu đặt ngay dưới tên loại. Số và ký hiệu đặt ở góc trên bên trái, cùng hàng với địa danh và ngày tháng đặt ở bên phải. Phần nơi nhận đặt ở góc dưới bên trái, còn khối chữ ký đặt ở bên phải. Nếu văn bản dài hơn một trang thì đánh số trang ở giữa lề trên bắt đầu từ trang thứ hai. Đây là quy cách bắt buộc với cơ quan nhà nước; doanh nghiệp không bắt buộc nhưng làm theo vẫn có lợi vì bên nhận đọc quen mắt.
Viết trích yếu và đánh số ký hiệu cho đúng
Trích yếu là câu tóm tắt đặt ngay đầu văn bản, mở đầu bằng cụm về việc rồi tới nội dung. Nguyên tắc là một câu, không quá hai dòng, nêu đúng việc và tránh mọi từ chung chung. Viết về việc trao đổi công việc thì vô nghĩa; viết về việc đề nghị gia hạn thời gian bàn giao mặt bằng dự án tại số 12 đường A thì người đọc nắm ngay. Số và ký hiệu thường có dạng số thứ tự, dấu gạch chéo, chữ viết tắt loại văn bản, dấu gạch nối, rồi chữ viết tắt tên đơn vị ban hành. Ví dụ số 45 gạch chéo CV gạch nối ABC nghĩa là công văn thứ 45 do đơn vị ABC ban hành trong năm. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm và bắt đầu lại từ số 1 vào đầu năm sau, nên đơn vị nào cũng cần một sổ đăng ký để tránh cấp trùng số. Chỗ này rất hay sai khi nhiều người cùng soạn văn bản mà không thống nhất qua một đầu mối, dẫn tới hai văn bản khác nhau mang cùng một số và không phân biệt được khi tra cứu.
Cách viết phần nội dung theo từng loại văn bản
Sáu loại văn bản trong công cụ đòi hỏi cách triển khai khác nhau. Công văn đề nghị nên đi theo ba đoạn: nêu căn cứ và bối cảnh, nêu đề nghị cụ thể kèm mốc thời gian mong muốn, rồi nêu cam kết hoặc thông tin liên hệ. Điểm chết người của loại này là đề nghị chung chung khiến bên nhận không biết phải làm gì; hãy nói rõ bạn muốn họ làm gì, trước ngày nào. Thông báo thì đưa thông tin quan trọng nhất lên câu đầu tiên, sau đó mới giải thích, vì người đọc thường chỉ đọc câu đầu. Thư mời cần đủ năm dữ kiện là sự kiện gì, thời gian, địa điểm, thành phần được mời và việc có cần xác nhận tham dự hay không. Công văn trả lời phải dẫn chiếu rõ số, ký hiệu và ngày của văn bản đến ngay ở câu đầu, rồi trả lời lần lượt từng vấn đề theo đúng thứ tự bên kia hỏi. Báo cáo nên có phần số liệu tách khỏi phần nhận định để người đọc phân biệt được đâu là sự việc đâu là ý kiến. Đề xuất thì bắt buộc phải nêu phương án kèm chi phí và lợi ích, vì thiếu hai thứ đó người duyệt không có căn cứ để quyết.
Đây là mẫu khởi điểm, không phải tư vấn pháp lý
Cần nói rõ giới hạn để bạn dùng đúng chỗ. Bản dựng ra là khung hình thức chung, không được soạn theo tình huống cụ thể của bạn và không xét tới thỏa thuận đã ký, quy định nội bộ của tổ chức, hay quy định chuyên ngành áp dụng cho lĩnh vực bạn đang làm. Với những văn bản có thể phát sinh hậu quả pháp lý, hãy đưa cho người có chuyên môn xem trước khi phát hành. Nhóm này gồm văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng, văn bản khiếu nại hay yêu cầu bồi thường, văn bản cam kết ràng buộc nghĩa vụ tài chính, văn bản gửi cơ quan quản lý nhà nước, và mọi văn bản có khả năng trở thành chứng cứ khi tranh chấp. Ngoài ra hãy rà lại ba điểm trước khi ký: người ký có đúng thẩm quyền theo điều lệ và văn bản ủy quyền không, mọi con số và mốc thời gian trong văn bản có khớp với hồ sơ gốc không, và các cam kết đưa ra có thực hiện được không. Một văn bản trình bày đẹp nhưng hứa điều không làm được còn tệ hơn một văn bản trình bày vụng.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Bản dựng ra có đầy đủ thể thức văn bản hành chính chưa?
Chưa hoàn toàn. Bản dựng có tên đơn vị, số ký hiệu, trích yếu, địa danh và ngày tháng, tên loại, nội dung, khối ký và nơi nhận. Nhưng nó thiếu quốc hiệu và tiêu ngữ, tức hai dòng ghi tên nước và khẩu hiệu đặt ở góc trên bên phải. Bạn cần tự thêm phần này khi mở tệp bằng phần mềm soạn thảo.
Tải về là tệp định dạng gì?
Là tệp văn bản thuần với đuôi txt, không phải tệp của phần mềm soạn thảo và cũng không phải tệp PDF. Bạn mở nó bằng phần mềm soạn thảo, dán nội dung vào một tài liệu mới rồi đặt phông chữ, cỡ chữ và căn lề theo quy cách. Cách này tuy thêm một bước nhưng cho bạn toàn quyền kiểm soát phần trình bày.
Quy cách phông chữ và căn lề của văn bản hành chính ra sao?
Khổ A4 đặt dọc, phông Times New Roman cỡ 13 hoặc 14, chữ đứng màu đen. Mép trên và mép dưới cách khoảng 20 tới 25 milimét, mép trái cách khoảng 30 tới 35 milimét để chừa chỗ đóng ghim, mép phải cách khoảng 15 tới 20 milimét. Văn bản nhiều trang thì đánh số trang ở giữa lề trên từ trang thứ hai.
Số và ký hiệu công văn viết thế nào cho đúng?
Thường theo dạng số thứ tự, dấu gạch chéo, chữ viết tắt tên loại văn bản, dấu gạch nối, rồi chữ viết tắt tên đơn vị ban hành. Số thứ tự đánh liên tục trong năm và bắt đầu lại từ số 1 vào năm sau. Đơn vị nên có một sổ đăng ký chung để tránh hai văn bản khác nhau bị cấp trùng số.
Trích yếu nên viết dài bao nhiêu?
Một câu, tốt nhất không quá hai dòng, mở đầu bằng cụm về việc. Yêu cầu là người đọc chỉ cần nhìn dòng đó đã biết văn bản nói về việc gì mà không phải mở phần nội dung. Tránh những cụm chung chung như trao đổi công việc hay một số vấn đề, vì chúng khiến bộ phận văn thư không biết chuyển cho ai.
Phần nơi nhận ghi những gì?
Dòng như trên chỉ chính nơi nhận đã ghi ở phần kính gửi. Sau đó liệt kê các đơn vị hoặc cá nhân được gửi bản sao để biết hoặc để phối hợp. Dòng cuối cùng luôn là lưu văn thư, thường viết tắt, để xác định bản gốc được giữ tại bộ phận nào. Thiếu phần này thì sau vài tháng không ai biết ai đã nhận được văn bản.
Ai có quyền ký văn bản gửi ra ngoài?
Người đại diện theo pháp luật của tổ chức, hoặc người được ủy quyền bằng văn bản trong phạm vi ủy quyền đó. Với doanh nghiệp, thẩm quyền ký thường được quy định trong điều lệ và quy chế nội bộ. Ký vượt thẩm quyền có thể khiến văn bản bị bên nhận từ chối, hoặc gây tranh chấp về hiệu lực của cam kết trong đó.
Công văn trả lời cần lưu ý gì?
Ngay câu đầu phải dẫn chiếu đủ số, ký hiệu và ngày của văn bản đến, để bên nhận nối được hai văn bản với nhau khi tra hồ sơ. Sau đó trả lời lần lượt từng vấn đề theo đúng thứ tự bên kia nêu, kể cả những điểm bạn chưa trả lời được thì cũng nói rõ là chưa trả lời được và khi nào sẽ có câu trả lời.
Doanh nghiệp có bắt buộc theo quy cách này không?
Quy định về thể thức văn bản hành chính áp dụng bắt buộc với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân không bị ràng buộc và có thể dùng mẫu riêng theo bộ nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên khi gửi văn bản cho cơ quan nhà nước hoặc cho doanh nghiệp nhà nước, bám theo quy cách quen thuộc giúp hồ sơ được xử lý trôi hơn.
Văn bản này có thay được hợp đồng không?
Không. Công văn là phương tiện trao đổi và ghi nhận ý kiến, còn quyền và nghĩa vụ của các bên phải được xác lập bằng hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Tuy vậy một công văn vẫn có thể trở thành chứng cứ khi tranh chấp, nên hãy cân nhắc từng câu cam kết bạn viết trong đó.
Có nên gửi văn bản này qua thư điện tử không?
Được với phần lớn giao dịch thông thường, nhưng nên gửi bản đã ký và đóng dấu ở dạng tệp PDF thay vì gửi bản văn thuần. Với văn bản quan trọng, nhiều đơn vị vẫn yêu cầu bản giấy có dấu đỏ gửi kèm đường bưu chính. Hãy hỏi trước bên nhận để tránh phải làm lại.
Thông tin tôi điền vào có được lưu lại không?
Không. Mọi thứ bạn gõ chỉ nằm trong bộ nhớ tạm của trình duyệt và biến mất khi bạn đóng thẻ hoặc tải lại trang, không có bước gửi lên máy chủ. Vì vậy hãy sao chép hoặc tải về ngay sau khi soạn xong, vì công cụ không giữ lại bản nháp cho lần sau.
Từ khóa liên quan
- mẫu công văn
- cách viết công văn
- tạo công văn online
- thể thức văn bản hành chính
- số và ký hiệu công văn
- trích yếu nội dung công văn
- nơi nhận trong công văn
- mẫu thư mời doanh nghiệp
- mẫu công văn đề nghị
- mẫu công văn trả lời
- mẫu thông báo công ty
- quốc hiệu tiêu ngữ trong văn bản
- căn lề văn bản hành chính
- font chữ văn bản hành chính
- cách đánh số văn bản đi
- ai có thẩm quyền ký công văn
- mẫu báo cáo gửi cấp trên
- mẫu đề xuất nội bộ
- soạn văn bản hành chính chuẩn
- công cụ tạo công văn miễn phí
