Bấm giờ công việc và xuất bảng chấm giờ: cách dùng và điều cần biết trước
Công cụ bấm giờ từng đầu việc, gắn nhãn dự án, lưu lại thành danh sách phiên làm việc và xuất ra tệp CSV có cột thời lượng tính bằng giờ thập phân. Phù hợp khi bạn cần số liệu thật để lập hóa đơn theo giờ hoặc để đối chiếu ước lượng, nhưng dữ liệu chỉ tồn tại trong phiên hiện tại nên phải xuất trước khi rời trang.
Tính năng nổi bật
- Bấm giờ theo từng đầu việc, có ô nhập tên công việc và ô nhập tên dự án tùy chọn
- Đồng hồ hiển thị theo định dạng giờ, phút, giây và tự cập nhật mỗi giây
- Nút tạm dừng và tiếp tục cho phép ngừng cập nhật hiển thị giữa chừng
- Bấm dừng là phiên được lưu vào danh sách kèm mốc bắt đầu ghi theo giờ Việt Nam
- Ô thống kê tổng thời gian hôm nay, số đầu việc hôm nay và tổng số phiên đã lưu
- Danh sách lịch sử hiển thị tên việc, tên dự án, thời điểm bắt đầu và thời lượng của từng phiên
- Xóa riêng từng phiên khi bạn bấm nhầm hoặc ghi trùng
- Xuất tệp CSV có năm cột, tên tệp tự đặt theo ngày xuất
Ước lượng thời gian và thời gian thật lệch nhau nhiều hơn bạn tưởng
Ai làm nghề cũng từng nói một việc mất khoảng hai tiếng rồi hết cả buổi chiều mới xong. Đó không phải lười hay bất tài, mà là hệ quả của việc nhớ lại chọn lọc: bạn nhớ phần làm chính và quên phần chuẩn bị, phần chờ phản hồi, phần sửa đi sửa lại và phần bị ngắt quãng. Khi làm việc theo giờ, khoảng lệch này ăn thẳng vào tiền. Khi làm việc khoán, nó khiến bạn báo giá thấp hơn công sức thật mà không nhận ra suốt nhiều tháng. Ghi lại thời gian thật giải quyết vấn đề bằng cách thay trí nhớ bằng số liệu. Sau vài tuần, bạn có căn cứ để trả lời những câu hỏi rất cụ thể: một trang đích thực sự tốn bao nhiêu giờ, thời gian sửa theo yêu cầu khách chiếm bao nhiêu phần trăm dự án, và khách nào tốn nhiều giờ ngoài phạm vi hơn mức đã tính. Với người làm tự do và đội nhỏ, đó là dữ liệu quan trọng bậc nhất mà lại ít ai chịu thu thập.
Lợi ích khi sử dụng
- Có số liệu thật thay cho ước lượng khi lập hóa đơn hoặc khi báo giá dự án tiếp theo
- Nhóm phiên theo dự án nên dễ cộng tổng giờ cho từng khách hàng
- Tệp CSV mở được bằng bảng tính nên dễ nhân với đơn giá để ra số tiền
- Không cần đăng ký tài khoản, mở trang là bấm giờ được ngay
- Không gửi dữ liệu lên máy chủ nên tên khách hàng và tên dự án không rời khỏi máy bạn
Cách ghi lại một phiên làm việc
- 1Nhập tên công việc vào ô đang làm gì, đây là trường bắt buộc vì nút bắt đầu chỉ mở khi ô này có nội dung.
- 2Nhập tên dự án nếu bạn muốn nhóm các phiên theo khách hàng hay theo hạng mục, ô này có thể bỏ trống.
- 3Bấm bắt đầu và làm việc, đồng hồ chạy ngay cả khi bạn chuyển sang tab khác miễn là tab này chưa đóng.
- 4Bấm dừng khi xong, phiên được đưa vào danh sách lịch sử kèm thời lượng và mốc bắt đầu.
- 5Trước khi rời trang, bấm nút tải xuống để lấy tệp CSV, vì toàn bộ dữ liệu biến mất khi bạn tải lại trang.
Dữ liệu chỉ sống trong phiên hiện tại, đây là điều phải nhớ trước tiên
Công cụ giữ toàn bộ danh sách phiên trong bộ nhớ của tab đang mở. Không có bước ghi vào bộ nhớ trình duyệt, không có đồng bộ tài khoản, không có bản sao ở đâu cả. Nghĩa là tải lại trang, đóng tab, trình duyệt tự khởi động lại sau khi cập nhật hay máy sập nguồn đều làm mất sạch dữ liệu, kể cả phiên đang chạy dở. Đây không phải lỗi mà là cách công cụ được xây dựng, nhưng hậu quả rất thực nếu bạn không biết trước. Cách làm việc an toàn gồm ba thói quen. Thứ nhất, xuất tệp CSV vào cuối mỗi buổi chứ không đợi tới cuối tuần. Thứ hai, nếu buổi làm việc dài, xuất giữa chừng một lần vì tệp xuất ra chứa toàn bộ danh sách chứ không phải phần mới. Thứ ba, mở công cụ trong một tab riêng và cố định tab đó lại để không vô tình đóng khi dọn dẹp cửa sổ. Với nhu cầu theo dõi lâu dài nhiều tuần, bạn nên chuyển sang phần mềm có tài khoản và lưu trữ thật.
Nút tạm dừng không trừ thời gian đã dừng
Đây là điểm dễ hiểu nhầm nhất và nên biết trước khi lập hóa đơn. Thời lượng của một phiên được tính bằng khoảng cách giữa lúc bấm bắt đầu và lúc bấm dừng, chứ không phải bằng tổng thời gian đồng hồ chạy. Nút tạm dừng chỉ ngừng cập nhật con số trên màn hình. Nếu bạn bấm tạm dừng, đi ăn trưa một tiếng rồi quay lại bấm tiếp tục, đồng hồ sẽ nhảy vọt lên và một tiếng nghỉ đó vẫn nằm trong thời lượng cuối cùng. Cách xử lý đúng là coi tạm dừng như nút ẩn hiển thị chứ không phải nút dừng đếm: khi rời việc thật sự, hãy bấm dừng để chốt phiên, rồi bắt đầu một phiên mới khi quay lại. Việc này còn cho dữ liệu tốt hơn vì bạn thấy được mình bị ngắt quãng bao nhiêu lần trong ngày. Nếu lỡ để một phiên chạy suốt đêm, hãy xóa phiên đó khỏi danh sách thay vì giữ lại vì nó làm hỏng mọi con số tổng.
Giờ thập phân trong tệp xuất và cách quy đổi
Cột thời lượng trong tệp CSV ghi bằng giờ thập phân với hai chữ số sau dấu phẩy, không phải theo định dạng giờ phút. Một phiên dài một giờ ba mươi phút sẽ hiện là 1,50 chứ không phải 1:30. Cách viết này thuận cho việc lập hóa đơn vì bạn chỉ cần nhân thẳng với đơn giá theo giờ, nhưng dễ đọc nhầm nếu quen nhìn đồng hồ. Bảng quy đổi cần nhớ: mười lăm phút là 0,25 giờ; hai mươi phút là 0,33; ba mươi phút là 0,50; bốn mươi lăm phút là 0,75; năm mươi phút là 0,83. Ngược lại, muốn đổi giờ thập phân sang phút thì lấy phần lẻ nhân với sáu mươi, ví dụ 2,40 giờ là hai giờ hai mươi bốn phút chứ không phải hai giờ bốn mươi phút. Lỗi hay gặp nhất khi lập hóa đơn là đọc 1,45 thành một giờ bốn mươi lăm phút trong khi con số đúng là một giờ hai mươi bảy phút. Việc làm tròn tới hai chữ số cũng gây sai lệch nhỏ khi cộng nhiều phiên ngắn, nên với hóa đơn lớn hãy cộng từ số giây gốc nếu có thể.
Mở tệp CSV trong bảng tính mà không bị lỗi phông chữ
Tệp xuất ra được mã hóa theo chuẩn Unicode nhưng không kèm dấu nhận diện ở đầu tệp, nên khi bạn nhấp đúp mở bằng phần mềm bảng tính trên Windows, tên công việc tiếng Việt có thể hiện thành chuỗi ký tự lạ. Đây là lỗi phía trình đọc chứ không phải tệp hỏng. Có ba cách xử lý. Cách thứ nhất là đừng mở trực tiếp mà dùng chức năng lấy dữ liệu từ tệp văn bản trong phần mềm bảng tính, rồi chọn bảng mã Unicode ở bước xem trước. Cách thứ hai là tải tệp lên bảng tính trực tuyến, các dịch vụ này mặc định đọc đúng bảng mã. Cách thứ ba là mở tệp bằng trình soạn thảo văn bản rồi lưu lại kèm dấu nhận diện đầu tệp. Một lưu ý nữa về dấu phân tách: tệp dùng dấu phẩy giữa các cột, nhưng nếu máy bạn đặt vùng miền Việt Nam thì phần mềm bảng tính có thể mong đợi dấu chấm phẩy và dồn tất cả vào một cột. Trong bước nhập dữ liệu, hãy chọn dấu phẩy làm dấu phân tách.
Đặt tên công việc và tên dự án sao cho số liệu dùng được
Công cụ nhóm và cộng dồn theo chuỗi ký tự chính xác, nó không hiểu rằng thiet ke banner và Thiết kế banner là cùng một việc. Vì vậy quy ước đặt tên quyết định dữ liệu sau này có phân tích được hay không. Với tên dự án, hãy chọn một dạng viết duy nhất và dùng lại y hệt mỗi lần, tốt nhất là tên ngắn không dấu để tránh gõ lệch, ví dụ chỉ dùng ABC-Web thay vì lúc thì Website ABC lúc thì Web công ty ABC. Với tên công việc, nên đặt theo cấu trúc động từ cộng đối tượng để sau này lọc được theo loại việc: viết nội dung trang chủ, sửa lỗi giỏ hàng, họp với khách. Tránh những tên quá chung như làm việc hay xử lý vì chúng không nói lên điều gì khi bạn nhìn lại bảng sau một tháng. Nếu bạn tính tiền theo hạng mục hợp đồng, hãy thêm mã hạng mục vào đầu tên việc để khi mở tệp CSV có thể sắp xếp và cộng theo mã, việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian ở khâu đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Đóng tab rồi mở lại thì dữ liệu còn không?
Không. Toàn bộ danh sách phiên nằm trong bộ nhớ của tab đang mở, không được ghi vào bộ nhớ trình duyệt hay lên máy chủ. Tải lại trang, đóng tab hay trình duyệt tự khởi động lại đều làm mất sạch, kể cả phiên đang chạy dở. Hãy xuất tệp CSV vào cuối mỗi buổi làm việc.
Bấm tạm dừng thì thời gian nghỉ có bị trừ đi không?
Không. Thời lượng được tính bằng khoảng cách giữa lúc bấm bắt đầu và lúc bấm dừng, nút tạm dừng chỉ ngừng cập nhật con số hiển thị. Nếu bạn tạm dừng một tiếng rồi tiếp tục, một tiếng đó vẫn nằm trong thời lượng cuối. Khi rời việc thật sự, hãy bấm dừng rồi bắt đầu phiên mới.
Đồng hồ có chạy tiếp khi tôi chuyển sang tab khác không?
Có, và con số vẫn chính xác. Thời gian được tính từ mốc bắt đầu chứ không phải bằng cách đếm từng nhịp, nên dù trình duyệt giảm tần suất cập nhật cho tab chạy nền thì kết quả cuối cùng vẫn đúng. Điều duy nhất bị ảnh hưởng là con số trên màn hình có thể cập nhật chậm hơn khi bạn quay lại.
Con số 1,50 trong tệp CSV nghĩa là gì?
Là một giờ ba mươi phút, vì cột thời lượng ghi bằng giờ thập phân chứ không phải theo định dạng giờ phút. Quy đổi hay dùng: 0,25 là mười lăm phút, 0,50 là ba mươi phút, 0,75 là bốn mươi lăm phút. Đừng đọc 1,45 thành một giờ bốn mươi lăm phút, con số đúng là một giờ hai mươi bảy phút.
Mở tệp CSV bị lỗi phông chữ tiếng Việt, sửa thế nào?
Đừng nhấp đúp mở trực tiếp. Hãy dùng chức năng lấy dữ liệu từ tệp văn bản trong phần mềm bảng tính rồi chọn bảng mã Unicode ở bước xem trước, hoặc tải tệp lên một bảng tính trực tuyến vì các dịch vụ đó mặc định đọc đúng. Nguyên nhân là tệp không kèm dấu nhận diện bảng mã ở đầu.
Chạy được nhiều đồng hồ cùng lúc không?
Không, mỗi lần chỉ một phiên chạy. Khi có phiên đang chạy, phần nhập tên công việc bị ẩn đi và bạn phải bấm dừng trước khi bắt đầu việc khác. Thực ra đây là hạn chế hợp lý, vì đo song song nhiều việc thường cho ra tổng giờ lớn hơn thời gian thật mà bạn bỏ ra.
Sửa được thời lượng của một phiên đã lưu không?
Không, danh sách chỉ cho xóa chứ không cho sửa. Nếu bạn quên bấm dừng và có một phiên kéo dài bất thường, cách xử lý là xóa phiên đó đi để nó không làm hỏng con số tổng, rồi ghi lại bằng tay trong tệp CSV sau khi xuất, hoặc ghi chú riêng ở ngoài.
Con số tổng thời gian hôm nay tính theo mốc nào?
Theo ngày của thời điểm bắt đầu phiên. Nghĩa là một phiên bắt đầu lúc mười một giờ đêm và kết thúc lúc một giờ sáng hôm sau sẽ được tính trọn vào ngày hôm trước. Nếu bạn hay làm việc qua nửa đêm, hãy chốt phiên trước khi sang ngày mới để số liệu theo ngày không bị lệch.
Tệp xuất ra chứa toàn bộ hay chỉ phần mới?
Chứa toàn bộ danh sách phiên đang có trong trang tại thời điểm bấm xuất. Vì vậy nếu bạn xuất nhiều lần trong một buổi, các tệp sẽ chồng lấn nhau và bạn chỉ cần giữ tệp cuối cùng. Tên tệp được đặt theo ngày xuất nên nếu xuất hai lần trong cùng một ngày, tệp sau sẽ trùng tên với tệp trước.
Nên đặt tên công việc thế nào cho dễ tổng hợp sau này?
Đặt theo cấu trúc động từ cộng đối tượng như viết nội dung trang chủ hay sửa lỗi giỏ hàng, và giữ tên dự án viết y hệt nhau mỗi lần vì công cụ nhóm theo chuỗi chính xác. Nếu bạn tính tiền theo hạng mục hợp đồng, hãy thêm mã hạng mục vào đầu tên việc để dễ sắp xếp trong bảng tính.
Dữ liệu của tôi có được gửi lên máy chủ không?
Không. Mọi thứ chạy trong trình duyệt và tệp CSV cũng được tạo ngay trên máy bạn rồi tải xuống trực tiếp, không đi qua bất kỳ máy chủ nào. Tên khách hàng và tên dự án bạn gõ vào không rời khỏi thiết bị. Mặt trái của thiết kế này là không có bản sao dự phòng nào.
Công cụ này thay được phần mềm chấm công của công ty không?
Không. Đây là đồng hồ bấm giờ cá nhân cho một người trên một máy, không có tài khoản, không có phân quyền, không có báo cáo theo nhóm và không lưu trữ lâu dài. Với chấm công doanh nghiệp hay quản lý dự án nhiều người, bạn cần phần mềm chuyên dụng có cơ sở dữ liệu thật.
Từ khóa liên quan
- bấm giờ làm việc online
- công cụ theo dõi thời gian
- time tracker miễn phí
- ghi lại thời gian làm việc
- timesheet online
- xuất bảng chấm giờ csv
- tính tiền theo giờ freelance
- quy đổi giờ thập phân
- 0.25 giờ là bao nhiêu phút
- theo dõi thời gian dự án
- đo thời gian từng đầu việc
- quản lý thời gian cá nhân
- phần mềm chấm công đơn giản
- báo giá theo giờ
- tổng hợp giờ làm theo dự án
- mở file csv bị lỗi font tiếng việt
- đồng hồ đếm giờ công việc
- ghi chú thời gian làm việc
- năng suất làm việc theo giờ
- công cụ time tracking online
