Bảng Kanban ba cột: cách dùng cho đúng phương pháp và dữ liệu được lưu ở đâu
Bảng công việc theo kiểu Kanban với ba cột cố định là Cần làm, Đang làm và Hoàn thành, thêm việc kèm mức ưu tiên và kéo thả giữa các cột. Toàn bộ bảng được lưu ngay trong bộ nhớ của trình duyệt trên máy bạn, không cần tài khoản, và xuất được ra một tệp văn bản để gửi báo cáo cuối ngày.
Tính năng nổi bật
- Ba cột cố định theo dòng chảy công việc: Cần làm, Đang làm, Hoàn thành
- Thêm việc chỉ với một dòng tiêu đề, chọn mức ưu tiên và chọn cột muốn đưa vào
- Ba mức ưu tiên cao, trung bình, thấp, phân biệt bằng màu nền của thẻ
- Kéo thả thẻ từ cột này sang cột khác để cập nhật trạng thái công việc
- Nút xóa hiện ra khi rê chuột lên thẻ, xóa từng việc một cách gọn gàng
- Bảng tự lưu vào bộ nhớ trình duyệt sau mỗi thay đổi, mở lại trang vẫn còn nguyên
- Hiển thị số việc trong từng cột và tổng số việc trên toàn bảng
- Xuất bảng ra tệp văn bản đặt tên theo ngày, liệt kê từng cột kèm số lượng và mức ưu tiên
Danh sách gạch đầu dòng không cho bạn thấy mình đang ôm bao nhiêu việc dở dang
Một danh sách việc cần làm chỉ có hai trạng thái là chưa gạch và đã gạch, nên nó giấu đi thứ quan trọng nhất: số việc bạn đã bắt đầu nhưng chưa xong. Đó chính là chỗ thời gian bị đốt nhiều nhất, vì mỗi lần chuyển qua lại giữa các việc dở dang bạn phải nạp lại toàn bộ bối cảnh trong đầu. Bảng ba cột làm hiện ra đúng con số đó: nhìn vào cột Đang làm là biết mình đang ôm mấy thứ cùng lúc. Từ đó mới có cơ sở để tự áp một giới hạn, và giới hạn ấy chính là điều làm nên hiệu quả của phương pháp Kanban chứ không phải bản thân cái bảng. Công cụ này cố ý giữ tối giản để bạn dùng được ngay: không đăng ký, không mời thành viên, không cấu hình quy trình, mở lên là kéo thả. Đổi lại nó chỉ hợp với công việc cá nhân hoặc một bảng dùng tạm trong buổi họp; mọi thứ cần nhiều người cùng nhìn một bảng đều nằm ngoài khả năng của nó.
Lợi ích khi sử dụng
- Nhìn một cái là biết đang ôm bao nhiêu việc dở dang, thứ mà danh sách gạch đầu dòng không cho thấy
- Kéo thả nhanh hơn nhiều so với mở phần mềm quản lý dự án chỉ để đổi trạng thái một việc
- Bảng còn nguyên khi mở lại trang nên dùng được liên tục trong ngày mà không cần tài khoản
- Tệp xuất ra là văn bản thuần nên dán thẳng vào tin nhắn hay thư điện tử để báo cáo
- Nội dung công việc nằm trong máy bạn, phù hợp cả với việc nội bộ chưa tiện đưa lên dịch vụ ngoài
Cách dựng và duy trì một bảng công việc
- 1Đổ hết việc đang nằm trong đầu vào cột Cần làm trước, mỗi việc một thẻ, đặt tiêu đề bắt đầu bằng một động từ cụ thể.
- 2Gán mức ưu tiên khi thêm, nhưng chỉ dành mức cao cho những việc thật sự phải xong trong hôm nay, nếu không màu đỏ sẽ mất tác dụng cảnh báo.
- 3Kéo sang cột Đang làm đúng những việc bạn bắt tay vào ngay bây giờ, và tự đặt cho mình một trần khoảng ba thẻ cho cột này.
- 4Mỗi khi xong một việc, kéo nó sang cột Hoàn thành trước khi kéo việc mới vào cột Đang làm, thay vì bắt đầu thêm việc khi việc cũ còn dở.
- 5Cuối ngày bấm xuất để lấy tệp văn bản làm nhật ký, rồi dọn bớt cột Hoàn thành để bảng của ngày hôm sau còn dễ nhìn.
Dữ liệu nằm trong bộ nhớ trình duyệt, và điều đó có nghĩa gì
Bảng được ghi vào kho lưu trữ cục bộ của trình duyệt ngay sau mỗi thay đổi, dưới một khóa riêng của công cụ. Có bốn hệ quả cần nắm. Thứ nhất, dữ liệu gắn với đúng một trình duyệt trên đúng một thiết bị: mở bảng trên máy tính rồi mở tiếp trên điện thoại sẽ thấy hai bảng trắng khác nhau, và chuyển từ trình duyệt này sang trình duyệt khác trên cùng máy cũng vậy. Thứ hai, dữ liệu bị mất khi bạn xóa dữ liệu duyệt web, dùng chức năng dọn dẹp của phần mềm tối ưu máy, hoặc gỡ cài đặt trình duyệt. Thứ ba, chế độ ẩn danh có kho lưu trữ riêng và bị xóa sạch khi bạn đóng cửa sổ, nên đừng dùng chế độ đó cho bảng bạn muốn giữ. Thứ tư, ở mặt tích cực, không có bản sao nào của công việc bạn nằm trên máy chủ nào cả. Cách phòng ngừa hợp lý là bấm xuất mỗi cuối ngày; tệp văn bản đó nhỏ, đọc được bằng mắt và là bản lưu duy nhất bạn kiểm soát được.
Giới hạn số việc đang làm mới là phần cốt lõi của Kanban
Kanban ra đời trong hệ thống sản xuất của Toyota, nơi tấm thẻ được dùng để báo hiệu khi nào được phép bắt đầu công đoạn tiếp theo. Ý tưởng gốc không phải là vẽ ra ba cột mà là chỉ kéo việc mới vào khi năng lực đã trống. Có một quy luật đơn giản giải thích vì sao điều đó quan trọng: thời gian trung bình để hoàn thành một việc bằng số việc đang dở chia cho số việc hoàn thành trong một đơn vị thời gian. Nếu bạn hoàn thành trung bình hai việc mỗi ngày mà cột Đang làm luôn có mười thẻ, thì mỗi việc trung bình mất năm ngày mới xong tính từ lúc bắt đầu. Giảm cột Đang làm xuống còn bốn thẻ, cùng nhịp độ đó, thời gian chờ trung bình rút xuống hai ngày mà bạn không cần làm nhanh hơn chút nào. Công cụ không có chức năng chặn khi vượt trần, nên trần đó do bạn tự đặt và tự giữ. Con số ba tới năm thẻ là mức thực tế cho một người làm việc cá nhân.
Viết tiêu đề thẻ sao cho ba tháng sau vẫn hiểu
Mỗi thẻ ở đây chỉ có một dòng tiêu đề, không có phần mô tả, không có ghi chú, không có tệp đính kèm. Ràng buộc này buộc bạn phải viết tiêu đề tự nó đủ nghĩa, và đó lại là một thói quen tốt. Ba nguyên tắc dùng được ngay. Bắt đầu bằng động từ chỉ hành động cụ thể: viết gọi khách hàng chốt hợp đồng thay vì viết khách hàng, viết sửa lỗi giỏ hàng trên điện thoại thay vì viết giỏ hàng. Gói mỗi thẻ vào một việc kết thúc được trong khoảng nửa ngày; thẻ nào mô tả một mục tiêu kéo dài cả tuần thì đó là dự án chứ không phải việc, hãy tách nhỏ. Ghi rõ điều kiện coi là xong ngay trong tiêu đề khi có thể, chẳng hạn thêm cụm đã gửi hoặc đã duyệt, để bạn không lăn tăn lúc kéo sang cột Hoàn thành. Với việc lặp lại hằng tuần, hãy thêm mốc thời gian vào tiêu đề vì bảng này không có trường hạn chót riêng.
Ba mức ưu tiên và cách không làm hỏng chúng
Bảng phân biệt ba mức bằng màu nền của thẻ, và giá trị của cách phân biệt này phụ thuộc hoàn toàn vào kỷ luật của bạn khi gán mức. Lỗi phổ biến nhất là gán mức cao cho mọi thứ, vì khi mọi thẻ đều đỏ thì không thẻ nào còn nổi bật và bảng quay về trạng thái không phân loại. Một cách tự kiểm tra là giữ số thẻ mức cao không quá ba trên toàn bảng tại bất kỳ thời điểm nào; muốn thêm thẻ đỏ thứ tư thì phải hạ một thẻ đỏ hiện có xuống. Về cách quyết định mức, khung phân loại theo hai trục khẩn cấp và quan trọng vẫn là công cụ tốt nhất: việc vừa khẩn vừa quan trọng để mức cao và làm ngay, việc quan trọng nhưng chưa khẩn để mức trung bình và xếp lịch cụ thể, việc khẩn nhưng không quan trọng thì tìm cách chuyển cho người khác hoặc làm gọn trong mười lăm phút, việc không khẩn không quan trọng thì đừng đưa lên bảng. Nhóm thứ hai chính là nhóm quyết định kết quả dài hạn, và cũng là nhóm hay bị các việc đỏ chen ngang.
Những gì bảng này không làm và khi nào nên đổi công cụ
Ba cột là cố định, bạn không thêm cột, không đổi tên và không xóa cột được. Thẻ không sửa lại được tiêu đề sau khi tạo, nên muốn đổi chữ thì phải xóa và thêm mới. Không có hạn chót, không có người phụ trách, không có nhãn phân loại, không có ghi chú hay tệp đính kèm, không có bình luận. Kéo thả chỉ có tác dụng khi chuyển giữa hai cột khác nhau, kéo trong cùng một cột không thay đổi thứ tự. Tệp xuất ra chỉ đi một chiều, không có chức năng nạp lại tệp đó vào bảng. Và quan trọng nhất, không có đồng bộ giữa các thiết bị nên không có cách nào để hai người cùng nhìn một bảng. Vì vậy hãy dùng nó cho việc cá nhân trong ngày, cho một danh sách tạm trong buổi họp, hoặc cho một dự án nhỏ chỉ mình bạn làm. Khi cần phân công người phụ trách, theo dõi hạn chót, bình luận trao đổi hoặc nhiều người cùng cập nhật, hãy chuyển sang một phần mềm quản lý công việc có tài khoản và có đồng bộ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Đóng trình duyệt rồi mở lại thì bảng còn không?
Còn, vì bảng được ghi vào kho lưu trữ cục bộ của trình duyệt ngay sau mỗi thay đổi. Nhưng nó chỉ còn trên đúng trình duyệt và đúng thiết bị đó. Nếu bạn dùng chế độ ẩn danh, kho lưu trữ sẽ bị xóa khi đóng cửa sổ, nên đừng dùng chế độ đó cho bảng bạn muốn giữ lâu.
Mở bảng trên điện thoại có thấy công việc đã thêm trên máy tính không?
Không. Dữ liệu nằm trong bộ nhớ của từng trình duyệt trên từng thiết bị, không có bước đồng bộ qua máy chủ. Muốn chuyển bảng sang thiết bị khác, bạn phải xuất tệp văn bản rồi tự nhập lại bằng tay, vì công cụ không có chức năng nạp tệp trở lại.
Vì sao bảng của tôi bỗng trống trơn?
Nguyên nhân phổ biến nhất là dữ liệu duyệt web đã bị xóa, có thể do bạn tự xóa, do phần mềm dọn dẹp máy, hoặc do cài đặt tự xóa dữ liệu khi đóng trình duyệt. Nguyên nhân thứ hai là bạn đang mở bằng một trình duyệt khác hoặc một hồ sơ người dùng khác. Hãy tập thói quen xuất tệp mỗi cuối ngày.
Sửa lại tiêu đề của một thẻ bằng cách nào?
Công cụ hiện không cho sửa tiêu đề sau khi tạo. Cách duy nhất là xóa thẻ cũ rồi thêm thẻ mới với nội dung đúng, nhớ chọn lại cột và mức ưu tiên. Vì vậy nên viết tiêu đề gọn và rõ ngay từ đầu, bắt đầu bằng một động từ cụ thể.
Thêm cột thứ tư như Chờ duyệt được không?
Không, ba cột là cố định trong công cụ. Nếu quy trình của bạn cần một trạng thái chờ, cách thay thế trong khuôn khổ hiện có là đặt tiền tố vào tiêu đề thẻ, ví dụ thêm chữ chờ duyệt ở đầu, và để thẻ đó ở cột Đang làm. Cần nhiều trạng thái thật sự thì nên dùng phần mềm quản lý công việc khác.
Sắp xếp lại thứ tự các thẻ trong cùng một cột được không?
Không. Kéo thả chỉ có tác dụng khi chuyển thẻ sang cột khác, kéo trong cùng cột không làm gì cả. Thẻ mới luôn được thêm vào cuối cột. Nếu thứ tự trong cột quan trọng với bạn, hãy dùng mức ưu tiên để phân biệt thay vì cố sắp xếp theo vị trí.
Nên để bao nhiêu việc trong cột Đang làm?
Ba tới năm thẻ là mức thực tế cho một người. Lý do nằm ở quy luật đơn giản: thời gian trung bình để một việc xong bằng số việc đang dở chia cho nhịp độ hoàn thành. Ôm mười việc cùng lúc với nhịp độ hai việc mỗi ngày nghĩa là mỗi việc mất trung bình năm ngày, dù bạn không hề làm chậm hơn.
Công cụ có chặn khi tôi vượt quá giới hạn việc đang làm không?
Không, công cụ không có cơ chế chặn, giới hạn hoàn toàn do bạn tự đặt và tự giữ. Một cách thực hành đơn giản là ra quy tắc chỉ được kéo việc mới vào cột Đang làm sau khi đã kéo một việc sang cột Hoàn thành, tức là kết thúc trước rồi mới bắt đầu.
Tệp xuất ra có định dạng gì và dùng vào việc gì?
Một tệp văn bản thuần đặt tên theo ngày, bên trong liệt kê từng cột kèm số lượng việc và từng thẻ kèm ký hiệu mức ưu tiên. Dán được thẳng vào tin nhắn hoặc thư điện tử để báo cáo cuối ngày, và cũng đóng vai trò bản lưu để phòng khi dữ liệu trình duyệt bị xóa.
Nạp lại tệp đã xuất vào bảng được không?
Không, việc xuất chỉ đi một chiều. Tệp sinh ra để đọc và gửi đi, không phải để nhập trở lại. Nếu bạn cần khôi phục sau khi mất dữ liệu, phải tự nhập lại từng thẻ. Đây là lý do nên giữ số thẻ ở mức vừa phải và dọn thường xuyên cột Hoàn thành.
Nên gán mức ưu tiên cao cho bao nhiêu việc?
Không quá ba thẻ trên toàn bảng tại cùng một thời điểm. Khi mọi thẻ đều ở mức cao thì màu sắc mất hết tác dụng phân biệt và bảng quay về trạng thái không phân loại. Muốn thêm một thẻ mức cao thứ tư, hãy hạ một thẻ hiện có xuống mức trung bình trước.
Nhóm hai ba người dùng chung bảng này được không?
Không, vì dữ liệu nằm riêng trên từng máy và không có đồng bộ, mỗi người sẽ thấy một bảng khác nhau. Cách gần đúng nhất là một người giữ bảng rồi xuất tệp gửi cho cả nhóm mỗi ngày. Nếu nhóm cần cùng cập nhật theo thời gian thực, hãy chuyển sang công cụ có tài khoản và phân quyền.
Từ khóa liên quan
- bảng kanban online
- quản lý công việc cá nhân
- task board online
- phương pháp kanban
- giới hạn công việc đang làm
- danh sách việc cần làm
- công cụ quản lý task miễn phí
- kéo thả công việc theo cột
- phân loại độ ưu tiên công việc
- ma trận khẩn cấp quan trọng
- quản lý thời gian hiệu quả
- theo dõi tiến độ công việc
- báo cáo công việc cuối ngày
- bảng công việc không cần đăng ký
- lưu dữ liệu trong trình duyệt
- to do list online
- quy trình làm việc nhóm nhỏ
- chia nhỏ đầu việc dự án
- tăng năng suất cá nhân
- kanban board tiếng việt
