Receipt Generator - Tạo biên nhận online miễn phí
Receipt Generator của Tấn Phát Digital giúp tạo mẫu biên nhận tiền, biên nhận thanh toán, biên nhận đặt cọc hoặc giao nhận tài sản theo form rõ ràng. Công cụ phù hợp cho cá nhân, freelancer, cửa hàng nhỏ và doanh nghiệp cần soạn nhanh nội dung biên nhận để in, lưu hồ sơ hoặc gửi xác nhận. Biên nhận là giấy xác nhận giao nhận giữa các bên, không phải hóa đơn điện tử hay hóa đơn giá trị gia tăng, nên không thay thế nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Mẫu biên nhận chỉ mang tính tham khảo, người dùng nên kiểm tra thông tin, chữ ký và yêu cầu pháp lý riêng của từng giao dịch trước khi sử dụng chính thức.
Tính năng nổi bật
- Mẫu biên nhận dễ chỉnh sửa với đủ số biên nhận, ngày lập, bên nhận tiền, bên giao tiền
- Tự định dạng số tiền theo kiểu Việt Nam, ví dụ 15000000 thành 15.000.000đ
- Ô ghi số tiền bằng chữ, lý do và hình thức thanh toán nhập tự do
- Xem trước toàn bộ biên nhận ngay khi đang gõ
- Khung ký tên cho bên giao và bên nhận ở cuối biên nhận
- Xuất TXT, tên file gồm số biên nhận và ngày lập
- Copy nhanh nội dung để dán vào Word, email hoặc Zalo
- Xử lý trên trình duyệt, không gửi dữ liệu lên máy chủ
- Miễn phí sử dụng
Tại sao cần biên nhận?
Biên nhận là chứng từ ghi nhận việc giao nhận tiền, tài sản hoặc thanh toán giữa các bên. Một mẫu biên nhận rõ ràng giúp hạn chế nhầm lẫn về số tiền, thời điểm, lý do thanh toán và trách nhiệm của từng bên. Trong thực tế ở Việt Nam, biên nhận hay được dùng khi trả tiền mặt cho cá nhân không kinh doanh, nhận tiền đặt cọc thuê nhà, giao nhận tiền trả góp giữa người quen, hoặc xác nhận đã nhận một khoản tạm ứng. Có tờ giấy ký xác nhận của cả hai bên thì khi phát sinh tranh chấp, bạn có căn cứ để chứng minh giao dịch đã diễn ra.
Lợi ích khi sử dụng
- Tạo biên nhận rõ ràng với bố cục dễ đọc
- Đầy đủ thông tin bên nhận tiền và bên giao tiền
- Ghi được mọi hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản, séc vì ô hình thức thanh toán nhập tự do
- Xem trước biên nhận trước khi in hoặc gửi
- Xuất file TXT để lưu trữ, in ấn hoặc gửi email
- Copy nội dung biên nhận chỉ với một click
- Định dạng tiền VND tự động, không cần format thủ công
- Miễn phí sử dụng trong phạm vi công cụ
- Không cần cài đặt phần mềm kế toán phức tạp
Cách sử dụng
- 1Điền thông tin biên nhận: số biên nhận (ví dụ 001/BN) và ngày lập, mặc định là ngày hôm nay theo giờ máy của bạn.
- 2Điền họ tên, đơn vị, địa chỉ của bên nhận tiền và bên giao tiền. Trường nào để trống sẽ hiện dòng chấm để điền tay sau khi in.
- 3Nhập số tiền bằng số (công cụ tự định dạng VNĐ), tự ghi số tiền bằng chữ, lý do và hình thức thanh toán.
- 4Xem trước biên nhận, sau đó bấm Copy để sao chép nội dung hoặc Tải xuống để lưu file TXT, rồi in ra và ký.
Biên nhận là gì và khi nào cần sử dụng
Biên nhận (receipt) là chứng từ xác nhận việc giao nhận tiền, tài sản giữa hai bên. Biên nhận nên được lập khi thanh toán tiền mặt, giao nhận tài sản, đặt cọc, hoặc bất kỳ giao dịch nào cần có bằng chứng. Một biên nhận rõ ràng, dễ dùng làm chứng cứ nên có đầy đủ thông tin: số biên nhận, ngày lập, thông tin bên giao và bên nhận, số tiền (bằng số và bằng chữ), lý do giao nhận, và chữ ký của cả hai bên. Khi giao nhận tài sản thay vì tiền, bạn có thể mô tả tài sản (tên, số lượng, tình trạng, số seri nếu có) trong ô Lý do.
Lưu ý khi tạo biên nhận
Để biên nhận có giá trị làm bằng chứng, cần ghi rõ ràng đầy đủ họ tên, đơn vị công tác và địa chỉ của cả hai bên; với giao dịch giá trị lớn nên ghi thêm số CCCD. Số tiền phải ghi cả bằng số và bằng chữ để tránh tranh chấp. Lý do giao nhận cần cụ thể, ví dụ: thanh toán hợp đồng số..., đặt cọc thuê nhà, hoàn trả tiền mượn. Nên lập hai bản, mỗi bên giữ một bản. Chữ ký của bên nhận tiền là phần quan trọng nhất vì nó chứng minh người đó đã nhận; có thêm chữ ký của bên giao thì biên nhận càng chặt chẽ, nhất là khi trong biên nhận có ghi cam kết của cả hai bên.
Biên nhận không thay thế hóa đơn điện tử
Đây là điểm nhiều người nhầm. Theo quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung), tổ chức, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho người mua, và hình thức phổ biến hiện nay là hóa đơn điện tử. Biên nhận do công cụ này tạo ra chỉ là giấy xác nhận giữa hai bên: không có mã của cơ quan thuế, không được đăng ký hay tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế, và không thay được hóa đơn. Nếu bạn là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh bán hàng, việc đưa biên nhận thay cho hóa đơn không làm bạn hết nghĩa vụ xuất hóa đơn. Nếu bạn là bên mua là doanh nghiệp, biên nhận thường không đủ để đưa khoản chi vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, và không dùng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào; hãy yêu cầu người bán xuất hóa đơn. Biên nhận vẫn hữu ích đi kèm hóa đơn, chẳng hạn để xác nhận đã nhận tiền mặt hoặc đã nhận tiền cọc trước khi xuất hóa đơn.
Biên nhận khác phiếu thu và hợp đồng như thế nào
Phiếu thu là chứng từ kế toán do bộ phận kế toán của doanh nghiệp lập khi thu tiền, theo mẫu và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, có chữ ký của người lập, người nộp tiền, thủ quỹ và thường có kế toán trưởng, người đại diện ký duyệt. Nếu công ty bạn đã có quy trình phiếu thu thì nên dùng đúng mẫu của kế toán, biên nhận chỉ để bổ sung khi cần. Hợp đồng thì ghi quyền và nghĩa vụ của các bên cho cả một giao dịch, còn biên nhận chỉ xác nhận một lần giao nhận cụ thể. Với việc đặt cọc, mua bán tài sản giá trị lớn hay cho vay, nên có hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận riêng ghi rõ điều kiện, và dùng biên nhận để ghi nhận từng lần giao tiền theo hợp đồng đó.
Cách viết số tiền bằng chữ đúng chuẩn
Công cụ không tự đổi số sang chữ, bạn tự nhập vào ô Bằng chữ, vì vậy hãy đối chiếu thật kỹ với số tiền bằng số trước khi in. Một số quy tắc thường dùng: viết hoa chữ cái đầu, kết thúc bằng chữ 'đồng', có thể thêm 'chẵn' khi số tiền tròn để tránh bị viết thêm vào sau. Hàng chục bằng 0 đọc là 'linh' hoặc 'lẻ', ví dụ 105.000 là 'Một trăm linh năm nghìn đồng'. Số 1 ở hàng đơn vị sau hàng chục từ 20 trở lên đọc là 'mốt', số 5 sau hàng chục đọc là 'lăm', ví dụ 21.000.000 là 'Hai mươi mốt triệu đồng' và 15.000.000 là 'Mười lăm triệu đồng'. Vài ví dụ đầy đủ: 1.500.000 là 'Một triệu năm trăm nghìn đồng'; 2.105.000 là 'Hai triệu một trăm linh năm nghìn đồng'; 30.250.000 là 'Ba mươi triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng'. Khi số bằng chữ và bằng số lệch nhau, việc xác định số nào đúng dễ dẫn tới tranh cãi, nên đây là bước đáng kiểm tra lại nhất.
Ví dụ: biên nhận tiền đặt cọc thuê phòng trọ
Giả sử bạn nhận tiền cọc thuê phòng. Điền Số biên nhận 001/BN, chọn ngày; Bên nhận tiền là chủ nhà, Bên giao tiền là người thuê; Số tiền 3000000, công cụ hiển thị 3.000.000đ; Bằng chữ 'Ba triệu đồng chẵn'; Lý do: 'Đặt cọc thuê phòng số 5, địa chỉ ..., thời hạn thuê 12 tháng từ ngày ..., tiền cọc được hoàn lại khi hết hạn hợp đồng nếu không có hư hỏng, nợ tiền điện nước'; Hình thức: Tiền mặt. Phần xem trước sẽ có đủ các mục BÊN NHẬN TIỀN, BÊN GIAO TIỀN, NỘI DUNG và khung ký tên hai bên. Tải file TXT về, mở bằng Notepad hoặc dán vào Word để in hai bản, hai bên ký và mỗi bên giữ một bản. Nếu hai bên không có thỏa thuận khác, Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 328) quy định bên nhận cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì phải trả lại tiền cọc và một khoản tiền tương đương giá trị cọc, còn bên đặt cọc từ chối thì mất tiền cọc; vì vậy hãy ghi rõ điều kiện hoàn cọc, phạt cọc trong hợp đồng hoặc ngay trong ô Lý do.
In biên nhận và lưu bản sao đúng cách
Công cụ xuất file văn bản thuần TXT mã hóa UTF-8, mở được bằng Notepad, TextEdit, Word hay trình duyệt, nên tiếng Việt có dấu hiển thị bình thường. Bố cục dùng các đường kẻ bằng ký tự và căn lề bằng dấu cách, vì vậy khi in hãy dùng phông chữ đơn cách (monospace) như Courier New hoặc Consolas để các cột thẳng hàng; nếu dán vào Word, đổi phông cho đoạn đó sang Courier New. Công cụ không có nút xuất PDF; nếu cần bản PDF, hãy mở file TXT hoặc bản đã dán vào Word rồi dùng lệnh In và chọn máy in 'Save as PDF' hoặc 'Microsoft Print to PDF'. Công cụ không lưu lại nội dung bạn đã nhập, tải lại trang là mất, nên hãy tải file TXT về trước khi đóng tab. Sau khi ký, nên chụp ảnh hoặc scan bản giấy có chữ ký để lưu, vì file TXT chỉ là bản chưa ký.
Những gì công cụ không làm
Để tránh hiểu nhầm: công cụ không tính thuế giá trị gia tăng, không có bảng kê nhiều dòng hàng hóa, không tự cộng tổng tiền từ nhiều khoản, không tự đổi số tiền thành chữ và không xuất PDF trực tiếp. Công cụ cũng không đánh số biên nhận tự động, nên bạn cần tự quản lý dãy số (ví dụ 001/BN, 002/BN) để tránh trùng. Nếu một lần giao tiền gồm nhiều khoản, hãy tự cộng tổng, ghi tổng vào ô Số tiền và liệt kê chi tiết từng khoản trong ô Lý do.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Biên nhận có giá trị pháp lý không?
Biên nhận có thể là chứng cứ giao dịch nếu thông tin rõ ràng và có chữ ký xác nhận của các bên, đặc biệt là chữ ký của bên đã nhận tiền. Với giao dịch giá trị lớn hoặc phức tạp, nên hỏi ý kiến chuyên gia pháp lý hoặc công chứng.
Biên nhận tạo ra có thay được hóa đơn VAT hay hóa đơn điện tử không?
Không. Công cụ tạo biên nhận (giấy xác nhận đã nhận tiền/tài sản) để ghi nhận giao dịch giữa hai bên, hữu ích làm bằng chứng dân sự. Nhưng nó KHÔNG phải hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn điện tử do cơ quan thuế quản lý. Người bán hàng hóa, dịch vụ vẫn phải xuất hóa đơn theo quy định, và doanh nghiệp mua hàng cần hóa đơn hợp lệ để tính chi phí và khấu trừ thuế.
Cần ghi những thông tin gì trong biên nhận?
Nên có ngày lập, thông tin bên giao và bên nhận, số tiền hoặc tài sản bằng số và bằng chữ, lý do giao nhận, hình thức thanh toán, cam kết liên quan và chữ ký hai bên. Thông tin càng rõ ràng thì giá trị làm bằng chứng càng cao.
Có thể dùng cho biên nhận đặt cọc không?
Có thể dùng làm mẫu tham khảo. Tuy nhiên, đặt cọc thường có điều kiện hoàn cọc, phạt cọc và thời hạn, nên cần ghi thật rõ để tránh tranh chấp, tốt nhất là kèm hợp đồng đặt cọc riêng.
Có thể tạo biên nhận cho tiền trả góp hay thanh toán nhiều đợt không?
Có. Bạn ghi rõ trong phần lý do đây là thanh toán đợt mấy, tổng giá trị theo hợp đồng, số đã trả lũy kế và phần còn lại phải trả, kèm mốc thời gian. Mỗi đợt nên lập một biên nhận riêng với số biên nhận khác nhau.
Nên in mấy bản biên nhận?
Thông thường nên lập ít nhất hai bản có nội dung giống nhau, mỗi bên giữ một bản sau khi ký.
Dữ liệu tôi nhập có bị lưu lại không?
Không. Nội dung biên nhận được xử lý trên trình duyệt để tạo file cho bạn tải về, không gửi và không lưu trên máy chủ, và công cụ cũng không lưu lại trong trình duyệt. Tải lại trang là các ô sẽ trống, nên hãy tải file TXT hoặc in trước khi đóng tab và tự lưu bản sao để đối chiếu khi cần.
Công cụ có tự đổi số tiền thành chữ không?
Không, bạn tự gõ vào ô Bằng chữ. Hãy đối chiếu với số tiền bằng số trước khi in, ví dụ 1.500.000đ là 'Một triệu năm trăm nghìn đồng', 105.000đ là 'Một trăm linh năm nghìn đồng'.
Công cụ có tính thuế VAT hay cộng tổng nhiều khoản không?
Không. Biên nhận chỉ có một ô số tiền. Nếu khoản tiền gồm nhiều phần, hãy tự cộng tổng, ghi vào ô Số tiền và liệt kê chi tiết trong ô Lý do. Khi giao dịch cần thể hiện thuế giá trị gia tăng, chứng từ phù hợp là hóa đơn do người bán xuất, không phải biên nhận.
Làm sao in biên nhận hoặc lưu thành PDF?
Tải file TXT, mở bằng Notepad hoặc dán vào Word, đổi phông sang Courier New để các đường kẻ thẳng hàng rồi in. Muốn có PDF, chọn máy in 'Save as PDF' hoặc 'Microsoft Print to PDF' trong hộp thoại In.
Người nhận tiền là doanh nghiệp thì dùng biên nhận hay phiếu thu?
Doanh nghiệp thu tiền thường lập phiếu thu theo chế độ kế toán đang áp dụng và xuất hóa đơn nếu là bán hàng, cung cấp dịch vụ. Biên nhận từ công cụ này phù hợp hơn cho giao dịch giữa cá nhân với nhau, hoặc làm giấy xác nhận bổ sung.
Chỉ bên nhận tiền ký có được không?
Chữ ký của bên nhận tiền là quan trọng nhất vì nó xác nhận người đó đã nhận. Tuy vậy, mẫu có sẵn chỗ ký cho cả hai bên, và nên để cả hai cùng ký, nhất là khi biên nhận có ghi điều kiện hay cam kết, để tránh bên nào đó phủ nhận nội dung về sau.
Chuyển khoản ngân hàng rồi có cần biên nhận nữa không?
Giao dịch chuyển khoản đã có lịch sử tại ngân hàng làm bằng chứng việc chuyển tiền. Biên nhận vẫn hữu ích để ghi rõ mục đích khoản tiền (ví dụ tiền cọc hay tiền thanh toán đợt 2) và điều kiện kèm theo, điều mà nội dung chuyển khoản ngắn thường không thể hiện đủ. Nên ghi mã giao dịch ngân hàng trong ô Lý do.
Ghi sai số tiền trên biên nhận đã ký thì xử lý thế nào?
Không nên tẩy xóa hay sửa tay trên biên nhận đã ký. Cách an toàn là hai bên cùng hủy bản sai (hoặc ghi rõ 'đã hủy' và cùng ký), sau đó lập biên nhận mới với số biên nhận mới và nội dung đúng.
Từ khóa liên quan
- biên nhận
- receipt
- giấy biên nhận
- xác nhận thanh toán
- mẫu biên nhận tiền
- biên nhận đặt cọc
- biên nhận thanh toán
- giấy nhận tiền
- receipt generator online
- tạo biên nhận online miễn phí
- mẫu giấy biên nhận tiền mặt
- biên nhận cọc thuê nhà
- cách viết số tiền bằng chữ
- biên nhận và hóa đơn điện tử khác nhau
- biên nhận khác phiếu thu
- giấy biên nhận có giá trị pháp lý không
- mẫu biên nhận trả góp
- in giấy biên nhận