Eisenhower Priority Matrix

Tính năng nổi bật

• Bốn ô cố định theo ma trận gốc: làm ngay, lên lịch, ủy quyền và loại bỏ
• Ô nhập việc kèm danh sách chọn ô đích, gõ xong bấm Enter là thêm được
• Đổi ô cho một đầu việc bằng danh sách chọn hiện lên khi rê chuột vào dòng đó
• Xóa từng đầu việc bằng nút thùng rác trên dòng
• Mỗi ô có màu riêng và ghi rõ tổ hợp hai tiêu chí ngay dưới tên ô
• Tự lưu vào bộ nhớ cục bộ của trình duyệt sau mỗi thay đổi, không cần bấm nút lưu
• Có sẵn bốn việc mẫu minh họa cho bốn ô để bạn hình dung cách phân loại
• Không cần đăng nhập, không có bước gửi dữ liệu lên máy chủ

Vì sao danh sách việc cần làm thông thường không giúp bạn chọn được

Một danh sách phẳng gồm hai mươi dòng chỉ trả lời câu hỏi có những việc gì, không trả lời câu hỏi nên làm việc nào trước. Trong thực tế, thứ tự thường bị quyết định bởi cái gì kêu to nhất: tin nhắn mới đến, cuộc gọi của khách, email có chữ gấp trong tiêu đề. Kết quả là hết ngày bạn vẫn bận rộn nhưng những việc thật sự thay đổi được kết quả công việc thì chưa đụng tới. Ma trận Eisenhower buộc bạn tách hai câu hỏi vốn hay bị trộn lẫn: việc này có hậu quả lớn không, và việc này có phải làm ngay không. Khi hai câu hỏi được tách ra, bức tranh thay đổi rõ rệt: phần lớn nội dung trong ngày rơi vào ô khẩn cấp nhưng không quan trọng, tức những việc phải xử lý nhưng không nên do bạn xử lý. Việc bày ra thành bốn ô cũng giúp cuộc trao đổi với quản lý hoặc đồng đội dễ hơn, vì đó là một hình ảnh cụ thể để cùng nhìn vào thay vì tranh luận cảm tính.

Lợi ích khi sử dụng

• •Thấy rõ tỷ lệ giữa việc thật sự quan trọng và việc chỉ ồn ào
• •Có cơ sở cụ thể để từ chối hoặc dời một yêu cầu thay vì nhận hết
• •Danh sách còn nguyên khi mở lại vì được lưu trong trình duyệt
• •Dùng làm hình ảnh chung khi trao đổi thứ tự ưu tiên với quản lý hoặc đồng đội
• •Không cần tài khoản, mở là dùng được ngay trên máy tính lẫn điện thoại

Cách dùng ma trận ưu tiên

1. 1Xóa bốn việc mẫu đi rồi liệt kê tất cả những gì đang chờ bạn, kể cả việc nhỏ, chưa cần sắp xếp gì.
2. 2Với từng việc, tự hỏi hai câu tách bạch: không làm thì hậu quả có lớn không, và hạn chót có thật sự sát không.
3. 3Chọn ô đích trong danh sách bên cạnh ô nhập rồi bấm Enter hoặc bấm dấu cộng để thêm việc vào ô đó.
4. 4Rê chuột vào một dòng để hiện danh sách chọn, đổi ô cho việc đó nếu bạn thấy đã xếp nhầm sau khi nhìn tổng thể.
5. 5Nhìn lại toàn bộ ma trận: nếu ô làm ngay có quá năm việc thì phần lớn trong đó chưa thật sự vừa quan trọng vừa khẩn, hãy phân loại lại trước khi bắt tay vào việc.

Quan trọng và khẩn cấp là hai thứ khác nhau

Ma trận này gắn với Dwight Eisenhower vì trong một bài phát biểu năm 1954 ông dẫn lại lời một vị hiệu trưởng đại học rằng mình có hai loại vấn đề, loại khẩn cấp và loại quan trọng, và loại khẩn cấp thì không quan trọng còn loại quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp. Cách trình bày thành bốn ô như hiện nay được Stephen Covey phổ biến rộng rãi qua cuốn Bảy thói quen. Cái lõi rất đơn giản: một việc quan trọng khi nó ảnh hưởng tới kết quả dài hạn hoặc tới mục tiêu bạn thật sự theo đuổi, còn một việc khẩn cấp khi nó đòi hỏi phản ứng ngay, thường vì có hạn chót sát hoặc vì có người đang chờ. Hai tiêu chí này độc lập với nhau. Một tin nhắn hỏi han rất khẩn nhưng gần như không quan trọng; việc học một kỹ năng sẽ đổi nghề bạn trong hai năm tới thì rất quan trọng nhưng chẳng khẩn ngày nào. Mẹo phân loại nhanh: khẩn cấp trả lời câu hỏi khi nào, quan trọng trả lời câu hỏi nếu không làm thì sao.

Nên làm gì với từng ô

Ô thứ nhất gồm việc vừa quan trọng vừa khẩn: xử lý ngay và tự mình làm, ví dụ sự cố hệ thống đang ảnh hưởng khách hàng hay hồ sơ thầu nộp chiều nay. Ô thứ hai gồm việc quan trọng nhưng chưa khẩn: đây là nơi tạo ra kết quả dài hạn, và cách xử lý đúng không phải là để đó mà là đặt lịch cụ thể có ngày giờ, vì việc không có lịch thì không bao giờ xảy ra. Ô thứ ba gồm việc khẩn nhưng không quan trọng: chuyển cho người phù hợp, hoặc gộp lại xử lý một lần trong khung giờ cố định thay vì phản ứng rải rác cả ngày, phần lớn thư điện tử và tin nhắn thuộc nhóm này. Ô thứ tư gồm việc không quan trọng cũng không khẩn: bỏ hẳn, và điểm khó là dám bỏ thật chứ không dời sang tuần sau. Một dấu hiệu ma trận đang được dùng đúng là ô thứ hai dày lên theo thời gian còn ô thứ nhất mỏng dần, vì việc được chuẩn bị sớm thì ít khi biến thành khủng hoảng.

Ô thứ hai là nơi quyết định, và cũng là nơi dễ bị bỏ rơi nhất

Những việc quan trọng nhưng chưa khẩn có một đặc điểm nguy hiểm: hoãn hôm nay không gây hậu quả gì thấy được. Viết lại quy trình cho đội, dựng bộ tài liệu bàn giao, học công cụ mới, kiểm tra sao lưu dữ liệu, nói chuyện định kỳ với nhân viên, tất cả đều có thể lùi vô hạn mà không ai phàn nàn, cho tới ngày hậu quả xuất hiện dưới dạng một cuộc khủng hoảng trong ô thứ nhất. Cách bảo vệ ô này không phải quyết tâm mà là cơ chế: đặt một khung giờ cố định trong tuần và coi nó như một cuộc họp không được dời, chọn khung giờ mà bạn ít bị cắt ngang nhất, và chia việc lớn thành phần nhỏ chừng chín mươi phút để mỗi lần ngồi xuống đều có kết quả nhìn thấy được. Một cách thử độ thật của ưu tiên: nếu một việc nằm mãi ở ô thứ hai suốt sáu tuần mà không nhích, khả năng cao nó không thật sự quan trọng với bạn và nên chuyển thẳng xuống ô loại bỏ.

Ba lỗi hay gặp khi phân loại

Lỗi thứ nhất là dồn gần hết vào ô làm ngay. Khi ô thứ nhất có mười lăm việc thì ma trận không còn tác dụng vì bạn vẫn phải chọn trong mười lăm việc đó. Cách chữa là hỏi thẳng hậu quả cụ thể nếu việc này lùi ba ngày; nếu không nêu ra được hậu quả rõ ràng thì nó không khẩn. Lỗi thứ hai là lẫn lộn giữa khẩn với người khác và khẩn với mình. Yêu cầu gấp của đồng nghiệp chỉ là hạn chót của họ, và nó chỉ thành quan trọng với bạn khi ảnh hưởng tới kết quả bạn chịu trách nhiệm; đây chính là nội dung của ô ủy quyền hoặc thương lượng lại thời hạn. Lỗi thứ ba là xếp việc dễ vào ô quan trọng vì làm xong thấy sướng. Dọn hộp thư, sắp lại thư mục, chỉnh sửa bản trình bày lần thứ năm đều cho cảm giác năng suất mà không đổi được kết quả nào. Một cách kiểm tra là viết bên cạnh mỗi việc ở ô thứ nhất một câu ngắn nói rõ điều gì xấu sẽ xảy ra nếu bỏ qua; câu nào viết không nổi thì việc đó xếp sai ô.

Công cụ lưu ở đâu và khi nào nên dùng khung phân loại khác

Danh sách của bạn được ghi vào bộ nhớ cục bộ của trình duyệt dưới khóa priority-matrix, tức nằm trên chính máy bạn và gắn với đúng trình duyệt đó. Mở bằng máy khác, trình duyệt khác hay chế độ ẩn danh sẽ không thấy dữ liệu; xóa dữ liệu duyệt web hoặc dọn bộ nhớ trang cũng xóa luôn danh sách. Công cụ hiện chưa có xuất file, chưa có hạn chót, chưa có người phụ trách và chưa có tính năng kéo thả, biểu tượng tay nắm trên mỗi dòng chỉ là dấu hiệu thị giác còn việc chuyển ô thực hiện qua danh sách chọn. Vì vậy nên xem đây là chỗ suy nghĩ và sắp xếp cho một tuần làm việc của cá nhân, còn kế hoạch nhóm nhiều người thì nên đưa sang công cụ quản lý công việc có phân quyền. Ma trận này cũng không hợp với mọi bài toán: khi cần xếp thứ tự tính năng sản phẩm, các khung có chấm điểm như RICE hoặc ICE cho kết quả so sánh được giữa các hạng mục; khi làm việc với khách hàng theo hợp đồng, cách phân nhóm bắt buộc phải có, nên có, có thì tốt và không làm lần này lại rõ ràng hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• ma trận eisenhower
• ma trận ưu tiên công việc
• priority matrix online
• quản lý thời gian hiệu quả
• phân biệt quan trọng và khẩn cấp
• cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
• eisenhower matrix là gì
• ma trận quản lý thời gian 4 ô
• stephen covey 7 thói quen
• kỹ năng quản lý công việc
• to do list hiệu quả
• cách lập kế hoạch tuần
• ủy quyền công việc
• công cụ quản lý công việc online
• phương pháp rice ưu tiên
• moscow prioritization
• chống trì hoãn công việc
• tập trung vào việc quan trọng
• ma trận eisenhower ví dụ
• bảng ưu tiên công việc miễn phí