Lập kế hoạch ngày theo khung giờ: đặt mục tiêu chính, ước lượng thời lượng và xuất ra file
Công cụ lập lịch một ngày làm việc: bạn thêm từng việc kèm giờ bắt đầu và thời lượng dự kiến, danh sách tự sắp theo giờ, đánh dấu hoàn thành thì thanh tiến độ cập nhật theo phần trăm. Có ô riêng cho mục tiêu chính, mục tiêu phụ và ghi chú, và toàn bộ kế hoạch xuất được ra một tệp văn bản.
Tính năng nổi bật
- Thêm việc kèm giờ bắt đầu và thời lượng chọn từ sáu mức từ 15 phút tới 2 giờ
- Danh sách tự sắp xếp theo giờ nên bạn nhập lộn xộn vẫn ra lịch đúng thứ tự
- Đánh dấu hoàn thành bằng một lần bấm, dòng đã xong đổi màu và gạch ngang
- Thanh tiến độ và phần trăm hoàn thành cập nhật ngay theo số việc đã đánh dấu
- Ô mục tiêu chính và mục tiêu phụ tách riêng khỏi danh sách việc
- Ô ghi chú tự do cho những thứ chưa xếp được vào khung giờ nào
- Chọn ngày cho kế hoạch, tên tệp xuất ra mang đúng ngày đó
- Xuất toàn bộ kế hoạch ra tệp văn bản gồm mục tiêu, lịch trình, tiến độ và ghi chú
Danh sách việc cần làm thất bại ở chỗ nào
Một danh sách việc cần làm thuần túy không có thông tin về thời gian, và đó là lý do nó thường dài mãi mà không vơi. Khi mọi việc chỉ là những dòng gạch đầu dòng ngang nhau, bạn không thấy được mình đang hứa với chính mình mười bốn tiếng công việc trong một ngày tám tiếng, nên cuối ngày luôn có cảm giác thất bại dù đã làm rất nhiều. Gắn giờ bắt đầu và thời lượng cho từng việc buộc bạn phải đối diện với con số tổng: cộng lại thấy vượt quá số giờ có thật thì bạn biết ngay phải bỏ bớt, và bỏ bớt lúc lập kế hoạch dễ hơn nhiều so với bỏ dở lúc đang làm. Ô mục tiêu chính phục vụ đúng mục đích đó: giữa hai mươi việc trong ngày, luôn có một việc mà nếu chỉ làm được nó thôi thì ngày hôm nay vẫn coi là thành công, và việc viết nó ra một chỗ riêng khiến bạn khó lơ nó đi.
Lợi ích khi sử dụng
- Nhìn ra ngay khi kế hoạch đang vượt quá số giờ thật sự có trong ngày
- Danh sách tự sắp theo giờ nên bạn thêm việc bất cứ lúc nào cũng không phải sắp lại
- Thanh tiến độ cho một tín hiệu hoàn thành rõ ràng thay vì cảm giác mơ hồ cuối ngày
- Mục tiêu chính tách riêng nên không bị chìm giữa các việc vụn
- Tệp xuất ra là văn bản thuần nên mở được bằng mọi thiết bị và lưu lại lâu dài
Cách lập kế hoạch cho một ngày
- 1Chọn ngày ở góc trên phải, mặc định là hôm nay, tên tệp khi xuất sẽ mang đúng ngày này.
- 2Viết mục tiêu chính trước tiên, chỉ một việc, đây là việc quan trọng nhất của ngày.
- 3Thêm từng việc vào lịch trình: chọn giờ bắt đầu, gõ tên việc, chọn thời lượng dự kiến rồi bấm thêm hoặc nhấn phím Enter.
- 4Trong ngày, bấm vào vòng tròn bên trái mỗi việc khi làm xong để thanh tiến độ cập nhật.
- 5Cuối ngày, bấm xuất kế hoạch để lưu tệp văn bản làm bản ghi lại, vì kế hoạch trên màn hình sẽ mất khi bạn tải lại trang.
Kế hoạch không tự lưu, hãy xuất tệp trước khi rời trang
Đây là điều quan trọng nhất cần biết trước khi dùng. Công cụ giữ kế hoạch trong bộ nhớ của phiên làm việc chứ không ghi vào bộ nhớ trình duyệt, nên tải lại trang, đóng tab hay tắt máy là toàn bộ danh sách việc, mục tiêu và ghi chú biến mất. Cách xử lý là dùng nút xuất kế hoạch, nó tạo một tệp văn bản gồm ngày, mục tiêu chính, mục tiêu phụ, toàn bộ lịch trình với dấu đánh dấu đã xong hay chưa, dòng tiến độ theo tỷ lệ và phần trăm, cùng phần ghi chú. Tệp mang tên có chứa ngày bạn đã chọn nên xếp theo thứ tự trong thư mục là tự sắp đúng theo thời gian. Cách dùng thực tế mà nhiều người áp dụng là lập kế hoạch vào đầu ngày rồi xuất một bản, làm việc trong ngày và đánh dấu trên tab đang mở, cuối ngày xuất thêm một bản nữa để lưu kết quả thật. Nếu bạn cần một công cụ giữ dữ liệu lâu dài với đồng bộ nhiều thiết bị thì đây không phải lựa chọn phù hợp; đổi lại, chính vì không lưu gì nên nội dung công việc của bạn không nằm lại ở đâu cả.
Ước lượng thời lượng và vì sao bạn luôn ước lượng thiếu
Sáu mức thời lượng có sẵn là 15, 30, 45, 60, 90 và 120 phút. Điều đáng nói là gần như ai cũng chọn mức thấp hơn thực tế, và đây là một hiện tượng đã được nghiên cứu nhiều: người ta ước lượng thời gian cho công việc của chính mình dựa trên kịch bản mọi thứ suôn sẻ, trong khi thực tế luôn có gián đoạn, có việc phát sinh và có phần chuyển trạng thái giữa hai việc. Ba cách khắc phục khá hiệu quả. Thứ nhất, sau khi ước lượng xong thì nhân lên khoảng 1,5 lần, con số này nghe tùy tiện nhưng thường sát hơn con số ban đầu. Thứ hai, dựa vào lịch sử thay vì cảm giác: nếu tuần trước viết một bài mất ba tiếng thì tuần này cũng vậy, dù bạn cảm thấy lần này sẽ nhanh hơn. Thứ ba, chừa các khoảng trống xen kẽ chứ đừng xếp việc nối liền nhau từ 8 giờ sáng tới 6 giờ chiều; một lịch kín đặc chỉ cần một cuộc gọi bất ngờ là đổ hết phần còn lại, còn lịch có khoảng đệm thì hấp thụ được sự cố mà không cần lập lại. Một quy tắc dễ nhớ là chỉ xếp việc cho khoảng sáu mươi phần trăm số giờ làm việc, phần còn lại dành cho những thứ không lường trước.
Chọn mục tiêu chính thế nào cho đúng
Ô mục tiêu chính chỉ có một dòng, và giới hạn đó là cố ý. Nguyên tắc chọn là hỏi: nếu hôm nay chỉ làm được đúng một việc thì việc nào khiến bạn thấy ngày hôm nay không lãng phí. Câu trả lời hầu như không bao giờ là việc gấp nhất mà thường là việc quan trọng nhất, và hai thứ đó khác nhau. Việc gấp là những thứ có người khác đang chờ và có tiếng chuông thông báo đi kèm: trả lời tin nhắn, xử lý một yêu cầu vừa tới, họp. Việc quan trọng là những thứ không ai giục nhưng quyết định kết quả dài hạn: viết bản đề xuất, học một kỹ năng, dọn một khoản nợ kỹ thuật, gọi cho khách hàng lớn. Đặc điểm khó chịu của việc quan trọng là nó luôn có thể lùi tới ngày mai mà không có hậu quả tức thì, nên nó bị lùi mãi. Cách chống lại là xếp mục tiêu chính vào khung giờ đầu ngày, trước khi hộp thư và tin nhắn kịp chiếm lấy sự chú ý của bạn; đó cũng thường là khoảng thời gian bạn tỉnh táo nhất. Mục tiêu phụ thì nên là một việc vừa sức, làm được thì tốt, không xong cũng không sao.
Xếp việc theo mức tập trung chứ không chỉ theo giờ rảnh
Một lịch tốt không chỉ khớp về thời gian mà còn khớp về trạng thái của bạn. Phần lớn người làm việc trí óc có mức tập trung cao nhất trong khoảng vài giờ đầu sau khi bắt đầu ngày làm việc, giảm rõ rệt vào đầu giờ chiều rồi hồi lại một phần vào cuối chiều. Vì vậy nên xếp việc đòi hỏi suy nghĩ sâu như viết, phân tích, thiết kế vào buổi sáng, và dồn những việc cơ học như trả lời thư, cập nhật bảng biểu, sắp xếp tài liệu vào đầu giờ chiều. Nguyên tắc thứ hai là gộp các việc cùng loại vào một khối thay vì rải rác, vì mỗi lần chuyển giữa hai loại việc khác nhau bạn mất một khoảng để lấy lại nhịp, và khoảng đó cộng dồn lại rất đáng kể. Nguyên tắc thứ ba là đặt các cuộc họp liền nhau nếu có thể, thay vì để một cuộc họp lúc mười giờ và một cuộc lúc hai giờ cắt đôi cả sáng lẫn chiều. Cuối cùng, hãy dành mười phút cuối ngày để lập lịch cho ngày mai; làm lúc đó tốt hơn làm vào sáng hôm sau vì bạn còn nhớ rõ hôm nay dở dang ở đâu.
Đọc thanh tiến độ cho đúng và những gì công cụ không làm được
Thanh tiến độ tính theo số việc đã đánh dấu chia cho tổng số việc, không tính theo thời lượng. Điều đó có nghĩa là một việc 15 phút và một việc 2 giờ đóng góp như nhau vào con số phần trăm, nên đạt tám mươi phần trăm không đồng nghĩa với việc bạn đã xong tám mươi phần trăm khối lượng. Cách đọc đúng là coi nó như một tín hiệu động viên chứ không phải một chỉ số quản lý, và nếu bạn cần con số theo khối lượng thì tự cộng thời lượng các việc đã xong. Ngoài ra công cụ có vài giới hạn nữa: không có nhắc nhở hay chuông báo nên bạn vẫn phải tự nhìn đồng hồ; không sửa được một việc đã thêm mà phải xóa rồi thêm lại; không lặp lại được các việc cố định hằng ngày nên mỗi sáng phải nhập lại; không có khái niệm việc chưa xong chuyển sang ngày mai. Với những nhu cầu đó bạn cần một ứng dụng quản lý công việc đầy đủ. Công cụ này mạnh ở chỗ khác: mở ra là dùng được ngay, không tài khoản, không cài đặt, và mất chưa tới ba phút để có một kế hoạch ngày rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Kế hoạch của tôi có được lưu lại khi tải lại trang không?
Không. Công cụ giữ dữ liệu trong bộ nhớ của phiên làm việc, nên tải lại trang, đóng tab hay tắt máy là mất hết. Hãy dùng nút xuất kế hoạch để lưu ra tệp văn bản trước khi rời trang, nhất là khi bạn muốn giữ lại bản ghi cuối ngày.
Tệp xuất ra có nội dung gì?
Một tệp văn bản gồm ngày của kế hoạch, mục tiêu chính, mục tiêu phụ, toàn bộ lịch trình kèm dấu đánh dấu đã xong hay chưa và thời lượng từng việc, dòng tiến độ theo tỷ lệ và phần trăm, cùng phần ghi chú. Tên tệp chứa ngày nên xếp trong thư mục là tự đúng thứ tự thời gian.
Có sửa được một việc đã thêm không?
Không sửa trực tiếp được, bạn phải xóa dòng đó rồi thêm lại với thông tin mới. Vì danh sách tự sắp theo giờ nên việc thêm lại không làm xáo trộn thứ tự, chỉ mất thêm vài giây gõ lại tên việc.
Thanh tiến độ tính theo gì?
Theo số việc đã đánh dấu chia cho tổng số việc, không tính theo thời lượng. Một việc 15 phút và một việc 2 giờ đóng góp như nhau, nên tám mươi phần trăm không có nghĩa bạn đã xong tám mươi phần trăm khối lượng. Hãy coi nó là tín hiệu động viên chứ không phải chỉ số quản lý.
Nên xếp bao nhiêu việc cho một ngày?
Một quy tắc dễ áp dụng là chỉ xếp việc cho khoảng sáu mươi phần trăm số giờ làm việc, phần còn lại để dành cho những thứ không lường trước. Lịch kín đặc từ sáng tới chiều chỉ cần một cuộc gọi bất ngờ là đổ hết, còn lịch có khoảng đệm thì hấp thụ được sự cố.
Vì sao tôi luôn ước lượng thời gian thiếu?
Vì người ta ước lượng dựa trên kịch bản mọi thứ suôn sẻ, không tính gián đoạn, việc phát sinh và thời gian chuyển giữa hai việc. Ba cách khắc phục là nhân ước lượng ban đầu lên khoảng 1,5 lần, dựa vào lịch sử làm việc thật thay vì cảm giác, và chừa khoảng trống xen kẽ.
Chọn mục tiêu chính theo tiêu chí nào?
Hỏi bản thân nếu hôm nay chỉ làm được đúng một việc thì việc nào khiến ngày hôm nay không lãng phí. Câu trả lời hầu như luôn là việc quan trọng chứ không phải việc gấp. Việc gấp có người giục, việc quan trọng thì không ai giục nên rất dễ bị lùi mãi.
Nên xếp việc quan trọng vào giờ nào?
Vào khung giờ đầu ngày, trước khi hộp thư và tin nhắn kịp chiếm lấy sự chú ý. Phần lớn người làm việc trí óc tập trung tốt nhất trong vài giờ đầu, giảm rõ vào đầu giờ chiều, nên hãy dồn việc cơ học như trả lời thư và cập nhật bảng biểu vào khoảng đó.
Có nhắc nhở hay chuông báo khi tới giờ không?
Không, công cụ không có chức năng nhắc nhở nên bạn vẫn phải tự theo dõi đồng hồ. Nếu cần nhắc nhở, hãy đặt thêm báo thức trên điện thoại cho vài mốc quan trọng trong ngày, đặc biệt là mốc bắt đầu làm mục tiêu chính.
Có lặp lại được các việc cố định hằng ngày không?
Không, mỗi ngày bạn phải nhập lại từ đầu. Cách xoay xở là giữ tệp kế hoạch của một ngày điển hình, mở ra và nhập lại theo đó, hoặc đơn giản là chấp nhận việc nhập lại như một bước rà soát mỗi sáng, thường mất chưa tới ba phút.
Việc chưa xong có tự chuyển sang ngày mai không?
Không, công cụ không có khái niệm chuyển việc sang ngày sau. Bạn xuất tệp kế hoạch cuối ngày, nhìn những dòng chưa đánh dấu và tự quyết định việc nào đưa vào kế hoạch ngày mai, việc nào bỏ hẳn vì đã hết ý nghĩa.
Nội dung công việc tôi nhập có bị gửi đi đâu không?
Không. Mọi thứ chạy trong trình duyệt và không có lời gọi mạng nào, tệp xuất ra cũng được tạo ngay trên máy bạn. Nội dung công việc, kể cả những việc nội bộ nhạy cảm, không nằm lại ở bất kỳ đâu sau khi bạn đóng tab.
Từ khóa liên quan
- lập kế hoạch ngày
- daily planner online tiếng việt
- lịch công việc hàng ngày
- mẫu kế hoạch làm việc trong ngày
- quản lý thời gian hiệu quả
- to do list theo khung giờ
- time blocking là gì
- ước lượng thời gian công việc
- việc quan trọng và việc gấp
- ma trận ưu tiên công việc
- mục tiêu chính trong ngày
- theo dõi tiến độ công việc
- xuất kế hoạch ra file
- lập kế hoạch cuối ngày cho hôm sau
- tập trung sâu buổi sáng
- gộp việc cùng loại
- công cụ tăng năng suất miễn phí
- kế hoạch làm việc không cần cài app
- sắp xếp lịch họp trong ngày
- cách hết việc mà không kiệt sức
