Tạo ảnh chữ ký để chèn vào tài liệu, và phân biệt với chữ ký số
Công cụ tạo một ảnh chữ ký bằng ba cách: vẽ tay bằng chuột hoặc ngón tay, gõ tên rồi chọn phông chữ viết tay, hoặc tải lên ảnh chữ ký đã có. Kết quả xuất ra tệp ảnh định dạng PNG. Cần nói rõ ngay: đây là ảnh chữ ký, không phải chữ ký số gắn với chứng thư số.
Tính năng nổi bật
- Vẽ chữ ký trực tiếp trên vùng vẽ, nhận cả thao tác chuột lẫn thao tác chạm trên màn hình cảm ứng
- Chọn màu mực bằng bảng chọn màu, thường dùng đen hoặc xanh dương như bút thật
- Chỉnh độ dày nét vẽ để giả được cảm giác bút bi mảnh hay bút mực dày
- Gõ họ tên rồi chọn phông chữ dạng viết tay, công cụ sẽ vẽ chuỗi đó vào giữa vùng vẽ
- Tải lên ảnh chữ ký đã chụp hoặc đã quét, ảnh tự co lại vừa khung mà giữ nguyên tỷ lệ
- Nút xóa để làm lại từ đầu khi nét vẽ chưa vừa ý
- Xuất ảnh định dạng PNG, tên tệp gắn sẵn dấu thời gian nên không bị ghi đè lẫn nhau
- Toàn bộ xử lý chạy trên vùng vẽ của trình duyệt, chữ ký không được tải lên máy chủ nào
Khi nào một ảnh chữ ký là đủ dùng
Rất nhiều tài liệu trong công việc hằng ngày chỉ cần dấu hiệu cho biết ai là người soạn và người đó đã xem qua, chứ không cần giá trị chứng cứ chặt chẽ. Chữ ký cuối thư điện tử, bản chào giá gửi tham khảo, biên bản họp nội bộ, phiếu đề xuất trong nhóm, bản nháp hợp đồng gửi qua lại để thống nhất câu chữ, giấy tờ nội bộ không có yếu tố tài chính. Với những thứ này, chụp ảnh chữ ký giấy rồi cắt cúp mất mươi phút và thường cho ra một ảnh nền ngả vàng, viền lem nhem. Vẽ thẳng trên màn hình cảm ứng bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng cho kết quả sạch hơn và nhanh hơn nhiều. Điều quan trọng là biết rõ giới hạn: ảnh chữ ký không chứng minh được ai đã ký, vì bất cứ ai có tệp ảnh đó đều dán được vào bất cứ tài liệu nào. Khi tài liệu có thể phát sinh tranh chấp hoặc phải nộp cho cơ quan quản lý, bạn cần một cơ chế khác hẳn.
Lợi ích khi sử dụng
- Không cần máy quét hay điện thoại chụp rồi cắt cúp thủ công
- Nét vẽ mượt hơn ảnh chụp nhiều vì không có bóng đổ, không có nền giấy ngả màu
- Vẽ trên điện thoại hoặc máy tính bảng cho nét tự nhiên hơn hẳn so với dùng chuột
- Cách gõ chữ hữu ích khi bạn chỉ cần một dòng tên trang trí ở cuối thư
- Chữ ký không rời khỏi máy vì mọi thao tác vẽ và xuất ảnh chạy trong trình duyệt
Cách tạo ảnh chữ ký
- 1Chọn một trong ba thẻ tương ứng ba cách làm: vẽ tay, gõ chữ, hoặc tải ảnh lên.
- 2Nếu vẽ tay, đặt màu mực và độ dày nét trước rồi mới vẽ, vì hai thông số này chỉ áp cho phần nét vẽ sau đó.
- 3Vẽ chậm và liền mạch, tốt nhất là dùng bút cảm ứng trên máy tính bảng; nếu chưa ưng thì bấm xóa và làm lại.
- 4Nếu gõ chữ, nhập họ tên rồi đổi phông chữ cho tới khi nét trông gần với chữ viết tay của bạn.
- 5Bấm tải xuống để lấy tệp ảnh PNG, sau đó chèn vào tài liệu và chỉnh kích thước cho cân đối với dòng chữ bên cạnh.
Ba khái niệm hay bị gộp làm một
Chữ ký dạng ảnh là thứ công cụ này tạo ra: một tấm hình trông giống chữ ký viết tay. Nó không mang thông tin gì về người ký, không gắn với nội dung tài liệu, và có thể sao chép ra dán sang tài liệu khác trong ba giây. Chữ ký điện tử là khái niệm rộng hơn, chỉ mọi dữ liệu điện tử gắn với thông điệp dữ liệu để xác nhận người ký và sự chấp thuận của họ; nó bao gồm cả những cách xác nhận qua mã dùng một lần, qua đăng nhập tài khoản có kiểm soát, hay qua nền tảng ký có ghi nhật ký. Chữ ký số là dạng chặt chẽ nhất, dựa trên mật mã khóa công khai: người ký giữ một khóa bí mật, tài liệu được tính giá trị băm rồi ký bằng khóa đó, và bất kỳ ai cũng kiểm tra được bằng khóa công khai kèm trong chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp. Nhờ cơ chế này, chữ ký số vừa xác định được người ký vừa phát hiện được nếu tài liệu bị sửa dù chỉ một ký tự sau khi ký. Ba thứ này khác nhau về bản chất chứ không phải khác nhau về mức độ tiện lợi.
Công cụ này thuộc loại nào và không làm được gì
Nói thẳng để bạn không dùng nhầm chỗ: công cụ này tạo ra chữ ký dạng ảnh, thuộc nhóm thấp nhất trong ba khái niệm ở trên. Nó không cấp chứng thư số, không dùng khóa mật mã, không gắn chữ ký vào nội dung tài liệu, và không tạo được dấu vết kiểm tra. Nó cũng không mở được tệp tài liệu để chèn chữ ký vào; đầu ra là một tấm ảnh rời và bạn phải tự chèn bằng phần mềm soạn thảo hoặc phần mềm đọc tệp PDF. Hệ quả trực tiếp: một tài liệu có dán ảnh chữ ký của bạn không chứng minh được bạn đã ký, vì người khác có thể lấy ảnh đó từ một tài liệu cũ rồi dán sang tài liệu mới mà không để lại dấu vết nào. Ngược lại, chính bạn cũng không chứng minh được nội dung tài liệu chưa bị sửa sau khi bạn ký. Vì vậy hãy dùng công cụ này cho giấy tờ nhẹ về mặt pháp lý, và chuyển sang giải pháp ký có chứng thư số cho mọi thứ nặng hơn.
Khi nào bắt buộc phải dùng chữ ký số có chứng thư
Ở Việt Nam, giao dịch điện tử được điều chỉnh bởi Luật Giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2024 cùng các văn bản hướng dẫn. Có những nhóm việc mà thực tế bắt buộc phải dùng chữ ký số gắn với chứng thư số hợp lệ: kê khai và nộp thuế điện tử, đăng ký kinh doanh trực tuyến, nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội, khai báo hải quan điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, và tham gia đấu thầu qua mạng. Với hợp đồng giữa doanh nghiệp, chữ ký số không phải lúc nào cũng bắt buộc nhưng là cách an toàn nhất khi giá trị hợp đồng lớn hoặc thời hạn thực hiện kéo dài. Chữ ký số được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã được cấp phép, và thường đi kèm thiết bị lưu khóa dạng USB hoặc dạng ký từ xa qua điện thoại. Chi phí thuê bao thường tính theo năm và không cao so với rủi ro của một hồ sơ bị từ chối. Nếu bạn không chắc trường hợp của mình có bắt buộc hay không, hãy hỏi bộ phận kế toán hoặc người tư vấn pháp lý trước khi ký.
Bảo quản ảnh chữ ký như bảo quản con dấu
Vì ảnh chữ ký sao chép được vô hạn và không thể phân biệt bản gốc với bản sao, nó cần được đối xử như một con dấu chứ không phải như một tấm hình bình thường. Vài nguyên tắc nên theo. Đừng để tệp ảnh chữ ký trong thư mục dùng chung của nhóm hay trong kho lưu trữ đám mây được chia sẻ rộng. Đừng gửi tệp ảnh gốc cho ai, kể cả đồng nghiệp; nếu họ cần văn bản có chữ ký thì gửi văn bản đã chèn sẵn ở dạng PDF chứ không gửi ảnh rời. Khi gửi tài liệu có chữ ký ra ngoài, hãy xuất thành PDF thay vì gửi tệp soạn thảo, vì tệp soạn thảo cho phép người nhận lôi ảnh chữ ký ra rất dễ. Cân nhắc tạo hai phiên bản chữ ký khác nhau, một dùng cho tài liệu nội bộ và một dùng cho đối tác, để nếu một bản bị lạm dụng thì bạn khoanh vùng được nguồn rò rỉ. Cuối cùng, đừng đặt tên tệp kiểu chữ ký giám đốc, vì cái tên đó khiến tệp trở thành mục tiêu tìm kiếm rõ ràng trong bất kỳ ổ đĩa nào.
Mẹo kỹ thuật để ảnh chữ ký trông tự nhiên khi chèn vào tài liệu
Ảnh xuất ra có nền trắng đặc chứ không phải nền trong suốt, và đây là điều cần biết trước khi chèn. Nếu tài liệu của bạn nền trắng thì không thấy khác biệt, nhưng nếu chữ ký đè lên một dòng kẻ, một khung bảng hay một nền màu thì khối trắng sẽ che mất phần bên dưới. Có hai cách xử lý: dùng chức năng đặt màu trong suốt có trong phần mềm soạn thảo văn bản để loại nền trắng, hoặc chạy ảnh qua một công cụ tách nền trước khi chèn. Về nét vẽ, nên đặt độ dày nhỉnh hơn cảm giác tự nhiên một chút, vì khi thu nhỏ ảnh xuống cỡ một dòng chữ thì nét mảnh sẽ gần như biến mất. Khi vẽ bằng chuột, hãy vẽ chậm và dùng ít nét dài thay vì nhiều nét ngắn, vì nét ngắn cho ra đường gãy khúc rất lộ. Với cách gõ chữ, phông chữ dạng viết tay phụ thuộc vào phông có sẵn trên máy nên kết quả có thể khác nhau giữa hai máy; hãy xuất ảnh ngay sau khi thấy vừa ý thay vì để lần sau quay lại làm tiếp.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Chữ ký tạo ở đây có giá trị pháp lý không?
Đây là ảnh chữ ký, không phải chữ ký số gắn với chứng thư số, nên bản thân nó không mang giá trị chứng thực. Nó không xác định được ai đã ký và không phát hiện được việc tài liệu bị sửa sau khi ký. Với hồ sơ có thể phát sinh tranh chấp hoặc phải nộp cho cơ quan quản lý, bạn cần chữ ký số hợp lệ.
Chữ ký số khác chữ ký dạng ảnh ở chỗ nào?
Chữ ký số dựa trên mật mã khóa công khai: nội dung tài liệu được tính giá trị băm rồi ký bằng khóa bí mật của người ký, ai cũng kiểm tra lại được bằng chứng thư số. Nhờ vậy nó gắn chặt với đúng tài liệu đó và phát hiện được mọi thay đổi. Ảnh chữ ký thì tách rời khỏi nội dung và sao chép tự do được.
Những việc gì bắt buộc phải dùng chữ ký số?
Thực tế bắt buộc với kê khai và nộp thuế điện tử, đăng ký kinh doanh trực tuyến, hồ sơ bảo hiểm xã hội, khai báo hải quan điện tử, phát hành hóa đơn điện tử và đấu thầu qua mạng. Với hợp đồng giữa doanh nghiệp thì không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng nên dùng khi giá trị lớn hoặc thời hạn thực hiện kéo dài.
Công cụ có ký thẳng vào tệp PDF được không?
Không. Đầu ra là một tấm ảnh PNG rời, bạn phải tự chèn vào tài liệu bằng phần mềm soạn thảo hoặc phần mềm đọc tệp PDF. Công cụ không mở tệp tài liệu, không đặt được vị trí chữ ký trên trang và không tạo dấu vết kiểm tra nào trong tệp.
Vì sao chèn chữ ký vào tài liệu lại thấy một khối trắng che nội dung?
Vì ảnh xuất ra có nền trắng đặc chứ không phải nền trong suốt. Trên nền trắng thì không nhận ra, nhưng khi đè lên dòng kẻ hay nền màu thì khối trắng sẽ che mất. Cách xử lý là dùng chức năng đặt màu trong suốt trong phần mềm soạn thảo, hoặc chạy ảnh qua công cụ tách nền trước khi chèn.
Chữ ký của tôi có bị lưu lại trên máy chủ không?
Không. Mọi thao tác vẽ, dựng chữ từ phông chữ và xuất ảnh đều diễn ra trên vùng vẽ của trình duyệt, không có bước tải lên. Ảnh chỉ tồn tại trong thẻ trình duyệt cho tới khi bạn bấm tải xuống, và biến mất khi bạn đóng thẻ hoặc tải lại trang.
Vẽ bằng chuột sao xấu hơn hẳn vẽ trên điện thoại?
Vì chuột chỉ cho bạn kiểm soát vị trí chứ không cho kiểm soát mềm mại của cổ tay, nên nét thường gãy khúc. Cách cải thiện là vẽ chậm hơn bình thường và dùng ít nét dài thay vì nhiều nét ngắn nối nhau. Nếu có máy tính bảng hoặc điện thoại, mở trang này trên đó và vẽ bằng bút cảm ứng sẽ cho kết quả tốt hơn nhiều.
Nên chọn độ dày nét bao nhiêu?
Nên chọn nhỉnh hơn cảm giác tự nhiên một chút. Lý do là ảnh thường bị thu nhỏ xuống cỡ chiều cao một dòng chữ khi chèn vào tài liệu, mà nét quá mảnh khi thu nhỏ sẽ gần như biến mất hoặc trông rời rạc. Hãy thử chèn thử vào tài liệu ở kích thước thật rồi mới chốt.
Ai đó lấy ảnh chữ ký của tôi thì có nguy hiểm không?
Có, vì ảnh sao chép được vô hạn và không phân biệt được bản gốc với bản sao, nên người có ảnh đó dán được vào bất kỳ tài liệu nào. Hãy đối xử với tệp này như với con dấu: không để trong thư mục dùng chung, không gửi tệp ảnh rời cho ai, và luôn gửi tài liệu ra ngoài ở dạng PDF thay vì tệp soạn thảo.
Gõ tên rồi chọn phông chữ viết tay có được coi là chữ ký không?
Về hình thức thì trông giống, nhưng nó còn yếu hơn cả chữ ký vẽ tay vì ai gõ cùng tên với cùng phông chữ cũng cho ra ảnh giống hệt. Cách này chỉ nên dùng cho phần trang trí cuối thư điện tử hoặc chữ ký trong tài liệu nội bộ, tuyệt đối không dùng cho giấy tờ có tính ràng buộc.
Chữ ký số có bắt buộc dùng thiết bị USB không?
Không nhất thiết. Ngoài dạng lưu khóa trong thiết bị USB, hiện có dạng ký từ xa cho phép ký bằng ứng dụng trên điện thoại, và dạng lưu khóa trên thẻ SIM. Điểm chung của mọi dạng là khóa bí mật phải được bảo vệ và chứng thư số phải do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực đã được cấp phép phát hành.
Bên đối tác chỉ chấp nhận bản in có chữ ký tươi thì sao?
Đó vẫn là thực tế phổ biến với nhiều cơ quan và doanh nghiệp. Khi đó ảnh chữ ký chỉ dùng cho bản mềm trao đổi trước để thống nhất nội dung, còn bản chính thức vẫn phải in, ký tay và đóng dấu. Hãy thống nhất trước với đối tác về hình thức ký ngay từ đầu để tránh phải làm lại toàn bộ hồ sơ.
Từ khóa liên quan
- tạo chữ ký online
- vẽ chữ ký trên máy tính
- ảnh chữ ký png
- chữ ký điện tử là gì
- chữ ký số khác chữ ký điện tử
- chứng thư số là gì
- chèn chữ ký vào file pdf
- chữ ký nền trong suốt
- chữ ký số có bắt buộc không
- ký hợp đồng điện tử
- luật giao dịch điện tử 2023
- chữ ký số cho doanh nghiệp
- usb token chữ ký số
- ký số từ xa
- tạo chữ ký đẹp theo tên
- signature maker online
- chữ ký cuối email
- bảo mật ảnh chữ ký
- chữ ký tươi và chữ ký số
- công cụ tạo chữ ký miễn phí
