Website đã chạy. Nhưng ai cập nhật bảng giá khi thay đổi? Ai viết bài mới? Ai kiểm tra form liên hệ còn hoạt động? Ai xử lý khi có sự cố?
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, câu trả lời là không ai cả — và đó là lý do website dần trở nên lỗi thời rồi vô dụng, dù ban đầu được đầu tư nghiêm túc.
Vấn đề thường không phải thiếu người mà là chưa ai được giao rõ ràng. Mọi người đều bận việc chính, và website là thứ "khi nào rảnh sẽ làm" — tức là không bao giờ.
Bài viết này liệt kê cụ thể: website cần những công việc gì, mỗi việc tốn bao nhiêu thời gian, ai làm được, và cách phân công theo quy mô doanh nghiệp.
Website cần những công việc gì?
Nhiều người nghĩ "quản lý website" là một việc. Thực tế đó là bốn nhóm công việc khác nhau, đòi hỏi kỹ năng khác nhau.
Nhóm 1: Kỹ thuật và bảo mật
Gồm: cập nhật nền tảng và các thành phần bổ sung, sao lưu, quét mã độc, theo dõi hạn tên miền và hosting, xử lý sự cố.
Kỹ năng cần: hiểu biết kỹ thuật cơ bản. Một số việc (như xử lý sự cố, khôi phục sau tấn công) cần chuyên môn thật.
Tần suất: hằng tháng cho cập nhật, cộng xử lý đột xuất khi có sự cố.
Thời gian ước tính: vài giờ mỗi tháng nếu mọi thứ bình thường — nhưng có thể là cả ngày khi gặp sự cố.
Rủi ro nếu bỏ bê: cao nhất. Website có lỗ hổng bảo mật, bị tấn công, hoặc sập vì quên gia hạn.
Nhóm 2: Nội dung
Gồm: cập nhật thông tin (giá, sản phẩm, giờ làm việc), viết bài mới, cập nhật ảnh, sửa nội dung lỗi thời.
Kỹ năng cần: hiểu về sản phẩm/dịch vụ và biết diễn đạt. Không cần kỹ thuật nếu website được xây cho phép tự cập nhật.
Tần suất: cập nhật thông tin khi có thay đổi; viết bài mới thì tùy chiến lược.
Thời gian ước tính: phụ thuộc mức độ hoạt động. Chỉ cập nhật thông tin: vài giờ mỗi tháng. Có viết bài đều đặn: nhiều hơn đáng kể.
Rủi ro nếu bỏ bê: website lỗi thời làm mất niềm tin; không có nội dung mới thì không được tìm thấy.
Nhóm 3: Tiếp nhận và xử lý khách
Gồm: trả lời form liên hệ, tin nhắn, cuộc gọi từ website; theo dõi khách tiềm năng.
Kỹ năng cần: hiểu sản phẩm và giao tiếp tốt.
Tần suất: hằng ngày.
Rủi ro nếu bỏ bê: cao nhất về mặt kinh doanh. Khách liên hệ mà không ai trả lời là mất trực tiếp — và họ chuyển sang đối thủ.
Lưu ý quan trọng: đây là việc nhiều doanh nghiệp bỏ sót khi phân công, vì nghĩ nó thuộc bộ phận bán hàng chứ không phải "quản lý website". Nhưng nếu không ai được giao rõ, các liên hệ từ website dễ bị rơi.
Nhóm 4: Theo dõi và cải thiện
Gồm: xem số liệu (bao nhiêu người vào, từ đâu, có liên hệ không), phát hiện vấn đề, quyết định cải thiện gì.
Kỹ năng cần: biết đọc số liệu cơ bản và có quyền quyết định.
Tần suất: hằng tháng là đủ với doanh nghiệp nhỏ.
Thời gian ước tính: khoảng một giờ mỗi tháng.
Rủi ro nếu bỏ bê: không biết website có hiệu quả không, và mọi quyết định sau đó đều là đoán.
Phân công theo quy mô doanh nghiệp
Doanh nghiệp rất nhỏ (dưới 5 người)
Thực tế: thường chủ doanh nghiệp làm hầu hết.
Phân công khả thi:
Nhóm 3 (tiếp nhận khách): bắt buộc phải có người, thường là chủ hoặc người bán hàng. Đây là việc không thể bỏ.
Nhóm 2 (nội dung): chủ doanh nghiệp cập nhật thông tin khi cần. Viết bài mới thì tùy có thời gian.
Nhóm 1 (kỹ thuật): nên thuê ngoài. Đây là việc đòi hỏi chuyên môn và nếu bỏ bê thì hậu quả nặng.
Nhóm 4 (theo dõi): chủ doanh nghiệp xem một lần mỗi tháng.
Tổng thời gian nội bộ: khoảng vài giờ mỗi tháng cho nhóm 2 và 4, cộng thời gian trả lời khách hằng ngày.
Doanh nghiệp nhỏ (5-20 người)
Phân công khả thi:
Nhóm 3: giao cho bộ phận bán hàng hoặc chăm sóc khách, có quy định thời gian phản hồi
Nhóm 2: giao cho một người phụ trách (thường là marketing hoặc hành chính), dành thời gian cố định mỗi tuần
Nhóm 1: thuê ngoài, hoặc nếu có nhân sự kỹ thuật thì giao kèm quy trình rõ ràng
Nhóm 4: người phụ trách nhóm 2 làm báo cáo, chủ doanh nghiệp xem và quyết định
Điểm quan trọng: phải có một người chịu trách nhiệm chính về website, kể cả khi họ không tự làm hết. Không có người này, các việc sẽ rơi giữa các bộ phận.
Doanh nghiệp vừa (trên 20 người)
Lúc này thường cần người chuyên trách marketing hoặc số hóa, và có thể vẫn thuê ngoài phần kỹ thuật.
Nguyên tắc giao việc rõ ràng cho từng người được bàn trong bài giao việc & quản lý nhân viên.
Nên làm nội bộ hay thuê ngoài?
Không có câu trả lời chung, nhưng có thể phân theo từng nhóm:
Nhóm việc | Nên làm nội bộ khi | Nên thuê ngoài khi |
|---|---|---|
Kỹ thuật | Có nhân sự kỹ thuật thật sự | Hầu hết trường hợp còn lại |
Nội dung | Có người hiểu sản phẩm và biết viết | Không ai có thời gian duy trì đều |
Tiếp nhận khách | Luôn nên nội bộ | Chỉ khi lượng quá lớn |
Theo dõi | Chủ DN nên tự xem | Có thể nhờ báo cáo, nhưng quyết định vẫn là của bạn |
Nhóm kỹ thuật — vì sao thường nên thuê ngoài:
Không phải vì khó, mà vì cần làm đều đặn. Bảo trì thất bại chủ yếu do không ai nhớ làm, chứ không phải vì phức tạp. Một đơn vị bên ngoài có lịch cố định và làm theo quy trình.
Ngoài ra, khi có sự cố nghiêm trọng (bị tấn công, website sập), bạn cần người có chuyên môn xử lý ngay — không phải lúc để tự học.
Nhóm tiếp nhận khách — vì sao luôn nên nội bộ:
Người trả lời khách cần hiểu sản phẩm và có quyền báo giá, tư vấn. Thuê ngoài phần này thường dẫn đến trả lời chung chung và mất khách.
Mô hình phổ biến và hiệu quả
Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, mô hình cân bằng nhất là:
Nội bộ:
Tiếp nhận và xử lý khách (bắt buộc)
Cập nhật thông tin cơ bản (giá, sản phẩm, giờ làm việc)
Xem số liệu và ra quyết định
Thuê ngoài:
Bảo trì kỹ thuật, sao lưu, bảo mật
Xử lý sự cố
Sản xuất nội dung (nếu không có người viết)
Vì sao mô hình này hiệu quả: bạn giữ những gì cần hiểu biết về doanh nghiệp mình, và giao đi những gì cần chuyên môn kỹ thuật hoặc sự đều đặn.
Điều kiện để mô hình này chạy: website phải cho phép bạn tự cập nhật nội dung cơ bản mà không cần nhờ ai. Nếu mỗi lần đổi số điện thoại đều phải nhắn cho đơn vị kỹ thuật, mô hình này không khả thi.
Cách phân công cụ thể trong doanh nghiệp
Nếu bạn quyết định làm nội bộ một phần, đây là cách phân công để nó thực sự chạy:
1. Chỉ định một người chịu trách nhiệm chính. Kể cả khi họ không tự làm hết, phải có người theo dõi tổng thể. Không có người này, mọi việc rơi vào khoảng trống giữa các bộ phận.
2. Ghi rõ từng việc, tần suất và người phụ trách. Ví dụ: "Kiểm tra form liên hệ — hằng tháng — [tên người]". Mơ hồ dẫn đến không ai làm.
3. Đưa vào lịch cố định. Việc không có trong lịch sẽ không được làm. Đặt lịch nhắc hằng tháng.
4. Đảm bảo người phụ trách có quyền truy cập. Nghe hiển nhiên nhưng đây là lỗi thường gặp — giao việc mà không giao quyền.
5. Có hướng dẫn cơ bản. Người phụ trách cần biết cách làm từng việc. Nếu chưa có, hãy yêu cầu đơn vị làm website hướng dẫn và ghi lại.
6. Tính vào khối lượng công việc của họ. Nếu giao thêm việc mà không giảm việc khác, nó sẽ bị bỏ.
Vấn đề thường gặp: người phụ trách nghỉ việc
Đây là rủi ro nhiều doanh nghiệp gặp và không lường trước.
Tình huống: người duy nhất biết cách quản lý website nghỉ việc — mang theo mật khẩu, kiến thức, và không ai tiếp nhận được.
Cách phòng ngừa:
Tài khoản quản trị phải đứng tên doanh nghiệp, không phải email cá nhân của nhân viên.
Ít nhất hai người có quyền truy cập vào các hệ thống quan trọng.
Lập tài liệu ghi rõ: website nằm ở đâu, tài khoản nào, ai giữ gì, quy trình các việc thường làm. Lưu ở nơi nhiều người truy cập được.
Khi nhân sự nghỉ: thu hồi quyền truy cập và đổi mật khẩu ngay.
Vấn đề tương tự với các dữ liệu khác của doanh nghiệp được bàn trong bài tuyển nhân viên đầu tiên.
Dấu hiệu bạn cần thuê ngoài
Vài tín hiệu rõ ràng:
Đã 3 tháng không ai đụng vào website. Không cập nhật, không kiểm tra gì.
Bạn không nhớ lần cuối sao lưu là khi nào.
Có sự cố mà không ai xử lý được, phải tìm người từ đầu.
Nội dung trên website đã lỗi thời — giá cũ, sản phẩm không còn bán.
Bạn tự làm nhưng thường xuyên quên, hoặc làm không đều.
Nhân viên được giao nhưng luôn ưu tiên việc khác.
Nếu bạn nhận ra 2-3 dấu hiệu trên, việc thuê ngoài phần bảo trì thường thực tế hơn là tiếp tục hy vọng sẽ làm được.
Chi tiết về phạm vi công việc bảo trì và cách chọn đơn vị có trong bài bảo trì website gồm những gì.
Chi phí: nội bộ so với thuê ngoài
Nhiều người so sánh sai vì chỉ tính chi phí thuê ngoài mà quên chi phí nội bộ.
Chi phí khi làm nội bộ:
Thời gian của nhân viên (tính theo lương của họ)
Thời gian học và làm quen
Rủi ro làm sai gây sự cố
Chi phí cơ hội — thời gian đó lẽ ra dành cho việc chính
Chi phí khi thuê ngoài:
Phí dịch vụ định kỳ
Thời gian phối hợp (ít hơn nhiều)
Cách so sánh đúng: ước lượng số giờ nhân viên cần dành cho việc này, nhân với chi phí giờ làm của họ, rồi so với phí dịch vụ. Với các việc kỹ thuật, kết quả thường nghiêng về thuê ngoài — vì nhân viên không chuyên mất nhiều thời gian hơn.
Sai lầm thường gặp
Không giao cho ai cụ thể — mọi người tưởng người khác làm.
Giao việc mà không giao quyền truy cập — người phụ trách không làm được gì.
Giao thêm việc mà không giảm việc khác — nó sẽ bị bỏ.
Không có lịch cố định — việc không có trong lịch sẽ không được làm.
Chỉ một người biết mật khẩu — người đó nghỉ là mắc kẹt.
Tài khoản đứng tên email cá nhân nhân viên — mất quyền khi họ nghỉ.
Bỏ sót nhóm tiếp nhận khách — tưởng thuộc bán hàng nên không ai được giao rõ.
Tự làm phần kỹ thuật khi không có chuyên môn — rủi ro cao khi gặp sự cố.
Chỉ so sánh phí thuê ngoài mà không tính chi phí nội bộ — so sánh sai.
Câu hỏi thường gặp
Vận hành website cần những công việc gì? Bốn nhóm: kỹ thuật và bảo mật (cập nhật, sao lưu, xử lý sự cố), nội dung (cập nhật thông tin, viết bài), tiếp nhận và xử lý khách, và theo dõi số liệu. Mỗi nhóm cần kỹ năng khác nhau.
Doanh nghiệp nhỏ cần bao nhiêu người quản lý website? Không cần người chuyên trách. Mô hình phổ biến: nội bộ giữ phần tiếp nhận khách và cập nhật thông tin cơ bản (vài giờ mỗi tháng), thuê ngoài phần kỹ thuật và sản xuất nội dung nếu không có người viết.
Nên tự làm hay thuê ngoài? Phần tiếp nhận khách luôn nên nội bộ — người trả lời cần hiểu sản phẩm và có quyền tư vấn. Phần kỹ thuật thường nên thuê ngoài — không phải vì khó mà vì cần làm đều đặn, và bảo trì thất bại chủ yếu do không ai nhớ làm.
Làm sao để việc quản lý website không bị bỏ quên? Chỉ định một người chịu trách nhiệm chính, ghi rõ từng việc kèm tần suất và người phụ trách, đưa vào lịch cố định, đảm bảo họ có quyền truy cập, và tính việc này vào khối lượng công việc của họ.
Người phụ trách website nghỉ việc thì sao? Phòng ngừa bằng cách: tài khoản đứng tên doanh nghiệp (không phải email cá nhân), ít nhất hai người có quyền truy cập, và có tài liệu ghi rõ website nằm ở đâu, ai giữ gì, quy trình thế nào.
Khi nào nên thuê ngoài phần bảo trì? Khi bạn nhận ra vài dấu hiệu: đã lâu không ai đụng vào website, không nhớ lần cuối sao lưu, có sự cố mà không ai xử lý được, hoặc nhân viên được giao nhưng luôn ưu tiên việc khác.
Kết luận
Website không tự vận hành. Nó cần bốn nhóm công việc khác nhau — và ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, vấn đề không phải thiếu người mà là chưa ai được giao rõ ràng.
Ba nguyên tắc quan trọng nhất:
Phải có một người chịu trách nhiệm chính, kể cả khi họ không tự làm hết. Không có người này, mọi việc rơi vào khoảng trống giữa các bộ phận.
Giữ nội bộ phần cần hiểu biết về doanh nghiệp — tiếp nhận khách, cập nhật thông tin. Thuê ngoài phần cần chuyên môn kỹ thuật và sự đều đặn — bảo trì, bảo mật, xử lý sự cố.
Đảm bảo không phụ thuộc vào một người. Tài khoản đứng tên doanh nghiệp, ít nhất hai người có quyền truy cập, và có tài liệu ghi lại mọi thứ.
Và hãy trung thực với chính mình: nếu bạn biết mình hoặc đội ngũ sẽ không làm đều đặn, thuê ngoài là quyết định thực tế hơn là để website xuống cấp dần — vì một website bỏ bê sẽ làm mất giá trị của toàn bộ khoản đầu tư ban đầu.
Nếu bạn muốn giao phần kỹ thuật cho một đơn vị có lịch bảo trì rõ ràng và báo cáo định kỳ, tham khảo dịch vụ chăm sóc, bảo trì website của chúng tôi. Nếu bạn cần hỗ trợ phần sản xuất nội dung, tham khảo dịch vụ content & social, hoặc liên hệ Tấn Phát Digital để trao đổi về mô hình phù hợp với quy mô của bạn.
