Sở hữu email theo tên miền (ví dụ: info@tencongty.com) giúp doanh nghiệp trông chuyên nghiệp, tăng độ tin cậy và giảm rủi ro bị xếp vào spam. Tin vui là bạn vẫn có thể bắt đầu miễn phí nếu chọn đúng giải pháp, đồng thời cấu hình xác thực gửi mail bài bản để đảm bảo khả năng vào inbox.
Ba con đường “miễn phí” phổ biến
1) Hộp thư miễn phí theo tên miền với Zoho Mail (khuyến nghị để có inbox thật)
Zoho Mail Forever Free Plan: lưu trữ email cho 1 tên miền, tối đa 5 người dùng, 5GB/người. Bản miễn phí không hỗ trợ IMAP/POP/ActiveSync (dùng webmail/app Zoho), bản trả phí mới có. Zoho+1
Trang giới thiệu tùy biến tên miền cũng xác nhận free plan tối đa 5 địa chỉ; nâng lên số lượng lớn hơn cần trả phí. Zoho
Điểm lưu ý: free plan chỉ khả dụng ở một số data center. Zoho
2) Chuyển tiếp email miễn phí (forwarding-only) với Cloudflare Email Routing hoặc ImprovMX
Cloudflare Email Routing: tạo địa chỉ theo tên miền và chuyển tiếp về hộp thư đang dùng (Gmail/Outlook…) miễn phí. Không có inbox riêng, không có SMTP gửi đi. CloudflareCloudflare Docs
ImprovMX (Free): 1 domain – ~25 alias chuyển tiếp miễn phí; SMTP gửi đi là tính năng premium (nếu cần “Send As” không lệ thuộc ứng dụng web). improvmx.com+1
3) Yandex 360 for Business (không còn miễn phí cho domain riêng)
Email tên miền thuộc gói Yandex 360 for Business và yêu cầu trả phí; không còn gói miễn phí cho domain như trước. 360.yandex.com+1
Kết luận nhanh: nếu doanh nghiệp cần inbox thật miễn phí → chọn Zoho Mail Free. Nếu chỉ cần địa chỉ đẹp để nhận thư và vẫn muốn dùng Gmail/Outlook hiện tại → chọn Cloudflare Email Routing hoặc ImprovMX Free.
Lộ trình thiết lập chi tiết (theo kịch bản)
A) Tạo inbox miễn phí với Zoho Mail (5 người dùng)
Đăng ký & xác minh tên miền
Tạo tổ chức trong Zoho Mail → thêm domain → xác minh (TXT/CNAME). Hướng dẫn “set up business email” của Zoho có từng bước rõ ràng. ZohoTrỏ MX sang Zoho để nhận thư
Thêm 3 bản ghi MX tiêu chuẩn của Zoho:
mx.zoho.com(priority 10)mx2.zoho.com(priority 20)mx3.zoho.com(priority 50)
Zoho nêu cụ thể các giá trị và có hướng dẫn theo từng nhà đăng ký. Zoho CorporationZoho+1
Bật SPF/DKIM/DMARC để tăng tỉ lệ vào inbox
SPF: tạo/điều chỉnh TXT SPF, chỉ 1 record SPF cho mỗi domain, thêm
include:zoho.com(hoặc theo gợi ý trong Admin Console). ZohoPowerDMARCDKIM: tạo selector trong Zoho → thêm TXT
selector._domainkeyvào DNS → verify. ZohoDMARC: tạo TXT
_dmarc(bắt đầu vớip=none/quarantine/rejecttùy giai đoạn). Zoho
Tạo user & bắt đầu dùng
Tạo hộp thưinfo@…,sales@…và dùng webmail/app Zoho (vì free không có IMAP/POP). Zoho
Gợi ý cấu hình mẫu (tham khảo):
SPF:v=spf1 include:zoho.com ~all
DMARC (nhẹ nhàng để theo dõi):v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@tencongty.com; fo=1
(Bạn nên tạo hộpdmarc@…để nhận báo cáo tổng hợp.)
B) Nhận thư qua chuyển tiếp miễn phí, vẫn dùng Gmail/Outlook hiện tại
Phương án 1: Cloudflare Email Routing
Kích hoạt Email Routing cho domain → tạo alias (ví dụ
hello@tencongty.com) trỏ về Gmail cá nhân. Miễn phí. CloudflareĐây là nhận thư; để gửi với From: hello@…, bạn cần SMTP của một nhà cung cấp (ví dụ nâng cấp ImprovMX/Zoho, hoặc SMTP trả phí khác). improvmx.com
Phương án 2: ImprovMX Free
Kết nối domain, thêm MX/TXT theo hướng dẫn → tạo tối đa ~25 alias cho 1 domain. improvmx.com+1
Muốn gửi “Send As” thực thụ (không bị “on behalf of”), bật SMTP Relay (premium) của ImprovMX hoặc dùng SMTP của một bên khác. improvmx.com
Lưu ý quan trọng: nếu chỉ chuyển tiếp và không ký DKIM/không chuẩn SPF cho máy chủ gửi đi, khả năng vào Spam sẽ cao. Ưu tiên có SMTP chuẩn + SPF/DKIM/DMARC đầy đủ.
Vấn đề deliverability nhiều người bỏ sót
Một domain – chỉ một SPF record: nếu đã có SPF, hãy gộp (thêm
include:) thay vì tạo bản ghi mới. ZohoDKIM bắt buộc khi bạn gửi: không DKIM = dễ vào spam; Zoho có hướng dẫn DKIM rất cụ thể. Zoho
DMARC theo lộ trình: bắt đầu
p=noneđể đọc báo cáo, sau đóquarantine→reject. ZohoRegion & giới hạn: Zoho Free giới hạn data center; tính năng IMAP/POP không có ở free. Zoho+1
Yandex 360: domain mail nằm trong gói trả phí, không còn miễn phí cho domain riêng. 360.yandex.com+1
Gợi ý triển khai thực tế theo quy mô
Startups ≤5 người: Zoho Mail Free để có inbox thật + SPF/DKIM/DMARC; khi cần CRM/lịch/IMAP thì nâng cấp. Zoho
Đã có Gmail/Outlook cá nhân nhưng cần địa chỉ “đẹp” nhanh: Cloudflare Email Routing hoặc ImprovMX Free để nhận, kết hợp một SMTP trả phí rẻ để gửi với DKIM chuẩn. Cloudflareimprovmx.com+1
Doanh nghiệp cần cộng tác chuyên sâu: cân nhắc Google Workspace/Microsoft 365 (trả phí) cho hệ sinh thái làm việc – nhưng bài này tập trung các ngõ miễn phí trước.
Tấn Phát Digital có thể giúp gì?
Với vai trò dịch vụ thiết kế web chuyên nghiệp HCM, Tấn Phát Digital có thể lo trọn gói: kết nối domain, cấu hình MX/SPF/DKIM/DMARC, thiết lập Zoho/Cloudflare/ImprovMX, chuẩn hóa chữ ký, alias/phân phối mail nhóm, và audit deliverability định kỳ – đồng bộ với Thiết Kế Website Hồ Chí Minh để thương hiệu nhất quán và chuyên nghiệp.
