Tạo chữ ký email HTML: bốn mẫu dựng sẵn và cách để nó không vỡ ở phía người nhận
Công cụ dựng chữ ký email từ các trường thông tin quen thuộc gồm họ tên, chức danh, công ty, số điện thoại, thư điện tử, website, địa chỉ và hai liên kết mạng xã hội, hiển thị bản xem trước ngay bên cạnh. Bạn chọn một trong bốn bố cục, đổi màu chủ đạo, chèn ảnh đại diện và logo, rồi sao chép ở dạng định dạng sẵn hoặc lấy nguyên mã HTML.
Tính năng nổi bật
- Bốn bố cục dựng sẵn: chuyên nghiệp có gạch màu bên trái, hiện đại có nền chuyển sắc, tối giản không viền và sáng tạo nền màu đặc
- Ô chọn màu chủ đạo áp đồng thời cho chức danh, đường kẻ và toàn bộ liên kết trong chữ ký
- Chèn ảnh đại diện dạng tròn và logo công ty, hỗ trợ cả tải tệp lên lẫn dán địa chỉ ảnh có sẵn
- Cảnh báo và chặn khi tệp ảnh vượt quá năm trăm kilobyte để chữ ký không làm nặng thư
- Bản xem trước cập nhật ngay theo từng ký tự bạn gõ, đúng bằng thứ sẽ được sao chép
- Sao chép ở dạng đã định dạng để dán thẳng vào ô chữ ký của Gmail hay Outlook mà không mất kiểu
- Sao chép riêng phần mã HTML cho ai cần chỉnh tay hoặc nạp vào hệ thống thư của công ty
- Tải về tệp HTML hoàn chỉnh hoặc tải về ảnh PNG của chữ ký, đặt tên theo họ tên bạn nhập
Chữ ký email không phải chuyện thẩm mỹ mà là chuyện tiện cho người nhận
Mục đích thật của một chữ ký email là để người vừa đọc thư của bạn biết bạn là ai và liên hệ lại bằng cách nào mà không phải đi tìm. Nghe hiển nhiên nhưng phần lớn chữ ký lại làm hỏng đúng chỗ này. Có loại chỉ ghi mỗi tên, người nhận muốn gọi điện thì phải lục lại email cũ. Có loại nhồi mười dòng gồm khẩu hiệu công ty, ba câu trích dẫn, năm biểu tượng mạng xã hội và một đoạn miễn trừ trách nhiệm dài hơn cả nội dung thư, khiến chuỗi trao đổi qua lại năm lần thành một bức tường chữ. Có loại là một tấm ảnh duy nhất, đẹp trên máy người gửi nhưng ở phía người nhận thì bị chặn ảnh nên chỉ còn một ô trống. Bốn bố cục ở đây đều theo cùng một nguyên tắc: tên và chức danh nổi rõ, thông tin liên hệ có thể bấm được, và không có gì thừa. Việc bạn cần làm chỉ là điền đúng và bỏ trống những trường không thật sự cần, vì trường nào trống thì dòng đó không xuất hiện.
Lợi ích khi sử dụng
- Có ngay bộ khung đúng chuẩn thay vì tự căn chỉnh bảng HTML bằng tay
- Số điện thoại và thư điện tử được gắn liên kết nên bấm là gọi hoặc soạn thư ngay
- Đổi màu chủ đạo một lần là toàn bộ chữ ký đồng bộ theo
- Có sẵn cả bản mã HTML nên đội kỹ thuật của công ty nạp hàng loạt được
- Mọi thông tin bạn nhập chỉ nằm trong trình duyệt, không gửi lên máy chủ nào
Cách tạo và cài chữ ký email
- 1Điền các trường thông tin ở cột trái, để trống những mục bạn không muốn hiện vì dòng tương ứng sẽ tự biến mất khỏi chữ ký.
- 2Chọn một trong bốn bố cục và đặt màu chủ đạo, nên lấy đúng màu thương hiệu của công ty để đồng bộ với các tài liệu khác.
- 3Thêm logo hoặc ảnh đại diện nếu cần, ưu tiên cách dán địa chỉ ảnh đã đặt trên máy chủ thay vì tải tệp lên.
- 4Đối chiếu bản xem trước bên phải, kiểm tra kỹ số điện thoại và địa chỉ thư vì đây là hai thứ sai thì chữ ký mất tác dụng.
- 5Bấm sao chép dạng đã định dạng rồi dán vào ô chữ ký trong phần cài đặt của phần mềm thư, sau đó tự gửi cho mình một thư thử để xem kết quả thật.
Vì sao ảnh tải lên thường không hiện ở phía người nhận
Đây là điểm quan trọng nhất cần biết trước khi dùng nút tải tệp. Khi bạn tải một tệp ảnh lên, công cụ nhúng thẳng dữ liệu ảnh vào trong mã HTML dưới dạng một chuỗi dữ liệu rất dài thay vì trỏ tới một địa chỉ. Cách này hiển thị hoàn hảo trong bản xem trước và trong nhiều phần mềm thư chạy trên máy, nhưng nhiều dịch vụ thư trên nền web, trong đó có Gmail, lại loại bỏ kiểu ảnh nhúng này vì lý do an toàn. Kết quả là người nhận chỉ thấy một khoảng trống hoặc một biểu tượng ảnh hỏng, trong khi bạn vẫn thấy bình thường ở phía mình. Cách làm đúng là đưa logo và ảnh đại diện lên một địa chỉ công khai trên máy chủ hoặc trên hệ thống lưu trữ ảnh của công ty, rồi dùng thẻ dán địa chỉ ảnh trong công cụ này. Địa chỉ đó phải bắt đầu bằng https, phải mở được mà không cần đăng nhập, và không nên đặt trên một dịch vụ chia sẻ tệp cá nhân vì các dịch vụ đó thường chặn nhúng trực tiếp. Ảnh nên nhỏ gọn, logo cao khoảng năm mươi điểm ảnh là đủ.
Bốn bố cục và nơi chúng bị vỡ
Bố cục chuyên nghiệp là an toàn nhất: nó chỉ dùng một đường viền màu bên trái, một đường kẻ ngang và cỡ chữ khác nhau, tất cả đều là những thuộc tính mà mọi phần mềm thư đều hiểu. Bố cục tối giản còn an toàn hơn vì gần như không dùng gì ngoài chữ. Hai bố cục còn lại đẹp hơn nhưng có rủi ro. Bố cục hiện đại dùng nền chuyển sắc, còn bố cục sáng tạo dùng nền màu đặc kèm bo góc; cả hai đều dựa vào những thuộc tính mà Outlook bản cài trên máy tính không hỗ trợ, vì phần mềm này dựng giao diện thư bằng bộ máy của Word chứ không phải bộ máy của trình duyệt. Hệ quả cụ thể: nền chuyển sắc biến mất hoàn toàn và chỉ còn nền trắng, góc bo trở lại thành góc vuông. Riêng bố cục sáng tạo nguy hiểm hơn vì chữ màu trắng trên nền màu, khi nền biến mất bạn còn lại chữ trắng trên nền trắng, tức là chữ ký trở nên vô hình. Nếu người nhận của bạn chủ yếu dùng Outlook trong môi trường doanh nghiệp, hãy chọn bố cục chuyên nghiệp hoặc tối giản.
Đưa chữ ký vào Gmail và vào Outlook
Với Gmail trên trình duyệt, vào phần cài đặt, chọn thẻ chung, kéo xuống mục chữ ký, tạo một chữ ký mới rồi dán bằng tổ hợp phím dán thông thường; phải dùng nút sao chép dạng đã định dạng chứ không phải nút lấy mã, vì ô soạn thảo của Gmail nhận nội dung đã định dạng chứ không nhận mã. Nhớ chọn chữ ký vừa tạo cho cả hai mục là thư mới và thư trả lời, vì mặc định Gmail chỉ đặt cho thư mới. Có một giới hạn cần biết: ô chữ ký của Gmail chỉ nhận khoảng mười nghìn ký tự, mà một ảnh nhúng dạng dữ liệu dễ dàng vượt xa con số đó, thêm một lý do nữa để dùng địa chỉ ảnh. Với Outlook trên trình duyệt, đường đi tương tự trong phần cài đặt thư mục soạn thảo và trả lời. Với Outlook bản cài trên máy, vào phần tùy chọn thư rồi mở hộp thoại chữ ký; bản này khó tính hơn nên sau khi dán bạn cần kiểm tra lại khoảng cách dòng vì bộ máy dựng của nó hay chèn thêm khoảng trống. Sau mỗi lần cài, hãy tự gửi một thư thử tới một địa chỉ dùng dịch vụ khác để kiểm tra.
Đừng biến chữ ký thành một tấm ảnh
Công cụ có nút tải chữ ký về dưới dạng ảnh PNG, và nút đó hữu ích cho vài việc như đưa vào tài liệu hướng dẫn nhận diện thương hiệu, gửi cho đồng nghiệp xem trước, hay chèn vào bản trình chiếu nội bộ. Nhưng đừng dùng chính tấm ảnh đó làm chữ ký thật, dù cách này nghe rất tiện vì bảo đảm mọi người thấy đúng như bạn thiết kế. Lý do thứ nhất là không bấm được: số điện thoại và địa chỉ thư trong ảnh chỉ là điểm ảnh, người nhận muốn liên hệ phải gõ tay lại. Lý do thứ hai là rất nhiều phần mềm thư chặn ảnh theo mặc định cho tới khi người dùng bấm cho phép, nên chữ ký của bạn thường xuất hiện dưới dạng một ô trống. Lý do thứ ba là bộ lọc thư rác chấm điểm dựa trên tỷ lệ giữa ảnh và chữ, thư có nhiều ảnh ít chữ dễ bị đẩy vào hộp thư rác hơn. Lý do thứ tư là người dùng trình đọc màn hình không đọc được gì. Chữ ký bằng chữ luôn là lựa chọn đúng, ảnh chỉ nên là logo nhỏ đi kèm.
Đưa bao nhiêu thông tin vào là đủ
Nguyên tắc gọn nhất là chỉ giữ những gì người nhận thực sự dùng tới. Bốn dòng bắt buộc gồm họ tên đầy đủ, chức danh, tên công ty và ít nhất một cách liên hệ trực tiếp. Số điện thoại nên có nếu công việc của bạn cần gọi; nếu không thì bỏ đi còn hơn để một số bạn không bao giờ nghe máy. Địa chỉ văn phòng chỉ cần khi khách hàng có thể ghé, còn với công ty làm việc từ xa thì dòng này chỉ tốn chỗ. Liên kết mạng xã hội nên chọn lọc: công cụ này cho hai ô là LinkedIn và Facebook, và trong bối cảnh làm việc thì LinkedIn thường hữu ích hơn với đối tác, còn Facebook hợp hơn nếu bạn làm dịch vụ tiếp cận khách lẻ. Đừng điền cả hai chỉ vì có sẵn ô. Về độ dài tổng thể, chữ ký nên gói trong bốn tới sáu dòng vì nó sẽ bị lặp lại ở mọi lượt trả lời trong cùng một chuỗi thư. Nếu công ty bạn bắt buộc có đoạn miễn trừ trách nhiệm pháp lý, hãy để nó ở cỡ chữ nhỏ và tách hẳn khỏi khối thông tin liên hệ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Vì sao logo tôi tải lên không hiện trong thư người nhận?
Vì tệp tải lên được nhúng thẳng vào mã dưới dạng chuỗi dữ liệu, và nhiều dịch vụ thư trên nền web trong đó có Gmail loại bỏ kiểu ảnh này vì lý do an toàn. Cách xử lý là đưa ảnh lên một địa chỉ công khai bắt đầu bằng https rồi dùng thẻ dán địa chỉ ảnh trong công cụ thay vì nút tải tệp.
Nên dùng nút sao chép nào khi dán vào Gmail?
Dùng nút sao chép dạng đã định dạng, vì ô soạn chữ ký của Gmail nhận nội dung đã định dạng chứ không nhận mã nguồn. Nút lấy mã HTML dành cho trường hợp bạn cần chỉnh tay hoặc đưa cho đội kỹ thuật nạp hàng loạt vào hệ thống thư của công ty.
Chữ ký hiện đẹp ở Gmail nhưng vỡ ở Outlook, vì sao?
Vì Outlook bản cài trên máy dựng giao diện thư bằng bộ máy của Word chứ không phải bộ máy trình duyệt, nên nó bỏ qua nền chuyển sắc và góc bo. Bố cục hiện đại sẽ mất nền, còn bố cục sáng tạo mất nền màu khiến chữ trắng nằm trên nền trắng. Nếu người nhận chủ yếu dùng Outlook, hãy chọn bố cục chuyên nghiệp hoặc tối giản.
Có nên dùng ảnh PNG làm chữ ký không?
Không nên. Số điện thoại và địa chỉ thư trong ảnh không bấm được, nhiều phần mềm thư chặn ảnh theo mặc định nên chữ ký thành ô trống, bộ lọc thư rác chấm điểm bất lợi cho thư nhiều ảnh ít chữ, và trình đọc màn hình không đọc được. Nút tải ảnh chỉ nên dùng để xem trước hoặc đưa vào tài liệu nhận diện.
Ảnh nên đặt kích thước và dung lượng bao nhiêu?
Logo nên cao khoảng năm mươi điểm ảnh, đúng bằng mức mà công cụ giới hạn khi hiển thị, còn ảnh đại diện hiển thị ở kích thước tám mươi nhân tám mươi điểm ảnh dạng tròn. Về dung lượng, công cụ chặn tệp lớn hơn năm trăm kilobyte, nhưng thực tế bạn nên giữ dưới năm mươi kilobyte để thư nhẹ và tải nhanh trên mạng di động.
Chữ ký có tự co lại trên điện thoại không?
Bố cục dùng bảng với chiều rộng tối đa năm trăm điểm ảnh nên trên màn hình hẹp nó co lại theo, không tràn ngang. Tuy nhiên dòng địa chỉ dài có thể xuống dòng khá xấu trên màn hình nhỏ, nên nếu phần lớn người nhận đọc thư bằng điện thoại thì hãy rút gọn địa chỉ hoặc bỏ hẳn dòng đó.
Chữ ký dài bao nhiêu là hợp lý?
Bốn tới sáu dòng. Hãy nhớ rằng chữ ký lặp lại ở mọi lượt trả lời trong cùng chuỗi thư, nên một khối mười dòng sau năm lượt trao đổi sẽ chiếm nhiều chỗ hơn cả nội dung. Cách rút gọn dễ nhất là bỏ trống những trường không thật sự cần, vì trường nào trống thì dòng đó tự biến mất khỏi chữ ký.
Ô chữ ký của Gmail có giới hạn độ dài không?
Có, khoảng mười nghìn ký tự. Chữ ký bằng chữ thuần thì không bao giờ chạm ngưỡng này, nhưng một ảnh nhúng dạng chuỗi dữ liệu có thể dài hàng trăm nghìn ký tự và khiến Gmail từ chối lưu. Đây là thêm một lý do nên trỏ tới địa chỉ ảnh thay vì tải tệp lên.
Thông tin tôi nhập có bị lưu lại không?
Không. Toàn bộ việc dựng chữ ký chạy bằng JavaScript trong trình duyệt, tệp ảnh cũng được đọc tại chỗ chứ không tải lên đâu cả. Bạn có thể ngắt mạng sau khi trang tải xong và công cụ vẫn hoạt động, kể cả nút tải tệp HTML và nút xuất ảnh.
Có thêm được liên kết Zalo hay Instagram không?
Bản hiện tại chỉ có hai ô là LinkedIn và Facebook. Nếu cần thêm kênh khác, bạn lấy mã HTML rồi tự chèn một thẻ liên kết nữa vào cùng dòng, sao chép nguyên cách viết của hai liên kết có sẵn để giữ đồng bộ kiểu chữ và màu. Nhớ dùng địa chỉ đầy đủ bắt đầu bằng https.
Chữ ký có hiển thị đúng ở chế độ nền tối không?
Không bảo đảm. Một số phần mềm thư tự đảo màu khi người dùng bật nền tối, và cách đảo mỗi nơi một khác. Bố cục tối giản chịu được tốt nhất vì nó không đặt màu nền. Nếu đây là mối quan tâm lớn, hãy tránh chữ màu nhạt và tránh dựa vào màu nền để tạo tương phản.
Cả công ty dùng chung một mẫu thì làm thế nào?
Tạo một bản mẫu bằng công cụ này, bấm lấy mã HTML rồi đưa cho đội kỹ thuật. Với hệ thống thư doanh nghiệp, quản trị viên có thể đặt chữ ký ở cấp tổ chức và thay các trường thông tin bằng biến lấy từ hồ sơ nhân viên, nhờ đó mọi người cùng một bố cục mà không ai phải tự dán.
Từ khóa liên quan
- tạo chữ ký email
- chữ ký email chuyên nghiệp
- email signature generator
- mẫu chữ ký email đẹp
- cách tạo chữ ký trong gmail
- chữ ký email outlook
- chữ ký email html
- chèn logo vào chữ ký email
- chữ ký email công ty
- chữ ký email không hiện ảnh
- kích thước logo chữ ký email
- chữ ký email cho điện thoại
- email signature template
- chữ ký email tiếng việt
- đặt chữ ký mặc định gmail
- chữ ký email nhân viên bán hàng
- chuẩn nhận diện thương hiệu
- email marketing cơ bản
- chữ ký email miễn phí
- thiết kế chữ ký email
