Tạo số hóa đơn, báo giá, đơn hàng theo chuẩn
Chưa có số hóa đơn nào được tạo
Công cụ Invoice Number Generator của Tấn Phát Digital giúp bạn tạo số hóa đơn, báo giá, đơn hàng theo chuẩn kế toán một cách chuyên nghiệp. Tùy chỉnh tiền tố (INV, HD, QT, PO), bao gồm năm và tháng tự động, số thứ tự với padding zeros. Chọn ký tự phân cách: gạch ngang (-), gạch chéo (/), gạch dưới (_). Tự động tăng sequence với một click. 4 mẫu format phổ biến sẵn sàng sử dụng. Lưu lịch sử 10 số gần nhất. Số hóa đơn chuẩn giúp quản lý tài chính, đáp ứng yêu cầu kế toán và thuế, dễ dàng tìm kiếm và báo cáo.
Số hóa đơn (invoice number) là yếu tố bắt buộc trong quản lý tài chính và kế toán. Theo quy định thuế, mỗi hóa đơn phải có số duy nhất, không trùng lặp, và theo thứ tự liên tục. Số hóa đơn chuẩn giúp: Quản lý tài chính - dễ dàng track payments, outstanding invoices, và cash flow. Đáp ứng yêu cầu thuế - audit trail rõ ràng, chứng minh tính hợp lệ của giao dịch. Tìm kiếm nhanh - format nhất quán giúp locate invoice trong seconds. Báo cáo chính xác - phân tích theo thời gian (năm, tháng) dễ dàng. Chuyên nghiệp - thể hiện sự organized và trustworthy với khách hàng. Format phổ biến bao gồm năm và tháng giúp sắp xếp theo thời gian tự nhiên.
INV-YYYY-MM-XXXX: Format đầy đủ nhất, dễ sắp xếp theo thời gian. VD: INV-2024-01-0001. HD-YYYY-XXXX: Bỏ tháng, reset sequence mỗi năm. VD: HD-2024-0001. QT-MM-XXXX: Chỉ có tháng, phù hợp cho báo giá ngắn hạn. VD: QT-01-0001. PO-XXXX: Đơn giản nhất, chỉ có sequence. VD: PO-0001. Lựa chọn format phụ thuộc vào: volume giao dịch (nhiều thì cần năm/tháng), yêu cầu kế toán, và hệ thống hiện tại của bạn.
Unique và sequential: Mỗi số chỉ dùng một lần, theo thứ tự tăng dần. Không skip numbers: Gaps trong sequence có thể gây nghi ngờ khi audit. Consistent format: Dùng cùng format cho tất cả invoices. Padding zeros: 0001 thay vì 1 để sort đúng (0001, 0002... thay vì 1, 10, 11, 2...). Include date info: Năm/tháng giúp organize và search. Separate series: Có thể dùng prefix khác cho invoice types khác nhau (INV cho sales, CN cho credit notes). Backup: Lưu record của số đã dùng để tránh duplicate.
Accounting software (QuickBooks, Xero, MISA): Thường auto-generate invoice numbers, nhưng cho phép customize format. ERP systems (SAP, Oracle): Có document numbering rules phức tạp với multiple number ranges. Ecommerce platforms: Order numbers khác invoice numbers - order khi đặt hàng, invoice khi xuất hóa đơn. Hóa đơn điện tử Việt Nam: Theo Nghị định 123/2020, số hóa đơn gồm: ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, và số hóa đơn (tối đa 8 chữ số). Công cụ này giúp bạn tạo số cho internal tracking, có thể khác với số trên hóa đơn điện tử chính thức.
INV-YYYY-MM-XXXX (VD: INV-2024-01-0001) là format phổ biến nhất vì: dễ sắp xếp theo thời gian, biết ngay invoice thuộc tháng/năm nào, và sequence reset mỗi tháng giúp số không quá dài. Tuy nhiên, format đơn giản hơn như INV-YYYY-XXXX cũng phổ biến nếu volume không quá lớn.
Tùy thuộc vào volume và preference. Reset mỗi tháng: phù hợp nếu có nhiều invoices, số không quá dài. Reset mỗi năm: đơn giản hơn, ít phải track. Không reset: sequence liên tục, dễ biết tổng số invoices. Quan trọng là consistent - chọn một cách và stick với nó.
Số hóa đơn cần unique within your business/system. Không cần globally unique như UUID. Tuy nhiên, nếu bạn có multiple branches hoặc systems, cần thêm prefix để phân biệt (VD: HN-INV-001 cho Hà Nội, HCM-INV-001 cho HCM).
Theo nguyên tắc kế toán, không nên skip numbers. Nếu đã skip, document lý do (VD: invoice cancelled, system error). Một số jurisdictions yêu cầu giải trình gaps trong invoice sequence khi audit. Best practice: nếu cần cancel invoice, vẫn giữ số đó và mark as cancelled thay vì delete.
Không bắt buộc, nhưng nên có format riêng để phân biệt. Thường dùng prefix khác: QT, QUO, hoặc BG (báo giá). Quotation có thể không cần strict sequential như invoice vì không phải tax document. Tuy nhiên, consistent format vẫn giúp organization.
Công cụ lưu 10 số gần nhất trong session để bạn có thể copy lại. Tuy nhiên, data không persist khi refresh page. Để track số đã dùng permanently, bạn cần lưu vào spreadsheet, accounting software, hoặc database của mình.
Chúng tôi không chỉ thiết kế website, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu số mạnh mẽ. Cung cấp dịch vụ thiết kế website trọn gói từ thiết kế đến tối ưu SEO. Hãy liên hệ ngay với Tấn Phát Digital để cùng tạo nên những giải pháp công nghệ đột phá, hiệu quả và bền vững cho doanh nghiệp của bạn tại Hồ Chí Minh.
Tính điểm hòa vốn cho kinh doanh.
Tạo tên doanh nghiệp độc đáo.
Mẫu kế hoạch kinh doanh.
Tạo hợp đồng mẫu nhanh.
Tạo thỏa thuận bảo mật NDA.
Tính giá bán sản phẩm.
Tính biên lợi nhuận.
Tính hoa hồng bán hàng.
Phân tích SWOT cho dự án.
