Soạn email công việc từ mẫu: năm tình huống thường gặp và cách rà trước khi gửi
Công cụ nạp sẵn năm mẫu email công sở tiếng Việt cho các tình huống hay phải viết nhất, kèm ô soạn tiêu đề, ô soạn nội dung và bốn ô chữ ký. Bạn sửa lại theo tình huống của mình rồi sao chép cả tiêu đề lẫn nội dung sang Gmail hay Outlook. Đây là điểm khởi đầu, không phải bản gửi thẳng.
Tính năng nổi bật
- Năm mẫu nạp sẵn: thư mời họp, đơn xin nghỉ phép, gửi báo cáo, thư cảm ơn và thư nhắc việc
- Mỗi mẫu nạp đồng thời dòng tiêu đề và phần nội dung, sửa lại tự do sau khi nạp
- Các chỗ cần thay nằm trong ngoặc vuông nên dễ nhìn ra khi soát lại
- Bốn ô chữ ký gồm họ tên, chức vụ, số điện thoại và địa chỉ email, tự nối vào cuối thư
- Khối xem trước hiện đúng những gì sẽ được chép, gồm cả dòng tiêu đề
- Nút sao chép gộp tiêu đề và nội dung thành một khối để dán sang trình gửi thư
- Soạn từ đầu cũng được, không bắt buộc phải chọn mẫu
- Chạy hoàn toàn trong trình duyệt, nội dung thư không gửi lên máy chủ nào
Vì sao email công việc nên bắt đầu từ một khung có sẵn
Email công sở là loại văn bản mà người viết ít khi được ai chỉnh sửa, nên lỗi cứ lặp lại năm này qua năm khác. Ba lỗi hay gặp nhất là tiêu đề không nói được việc gì, nội dung không nêu rõ người nhận cần làm gì, và thiếu mốc thời gian nên không ai thấy gấp. Một khung có sẵn giải quyết phần lớn chuyện đó vì nó đã đặt sẵn chỗ cho từng thông tin bắt buộc: thư mời họp có chỗ cho thời gian, địa điểm và thành phần tham dự; đơn xin nghỉ phép có chỗ cho khoảng ngày và người nhận bàn giao. Khi nhìn thấy một ô còn trống, bạn biết mình chưa nghĩ tới phần đó. Lợi ích thứ hai là tính nhất quán: nếu cả phòng dùng chung một khung thì người đọc quen mắt, quét nhanh được thông tin cần tìm mà không phải đọc hết từ đầu tới cuối.
Lợi ích khi sử dụng
- Không quên các thông tin bắt buộc như thời gian, địa điểm hay người bàn giao
- Chữ ký tự nối vào cuối thư nên không phải gõ lại mỗi lần
- Các chỗ cần thay nằm trong ngoặc vuông, dễ soát trước khi gửi
- Cả phòng dùng chung một khung thì người đọc quét thông tin nhanh hơn
- Nội dung nằm trong trình duyệt, an toàn khi bạn gõ thông tin nội bộ
Cách soạn một email từ mẫu
- 1Bấm chọn một trong năm mẫu, công cụ sẽ nạp đồng thời dòng tiêu đề và phần nội dung.
- 2Điền bốn ô chữ ký để phần ký tên tự nối vào cuối thư mỗi khi bạn đổi nội dung.
- 3Sửa lại toàn bộ các chỗ nằm trong ngoặc vuông, đọc từ trên xuống để không sót chỗ nào.
- 4Viết lại dòng tiêu đề cho đúng việc của bạn, đừng để nguyên tiêu đề mẫu.
- 5Đọc lại khối xem trước, bấm sao chép rồi dán sang Gmail, Outlook hay hệ thống thư nội bộ và kiểm tra người nhận trước khi bấm gửi.
Năm mẫu có sẵn và thứ chúng buộc bạn phải điền
Thư mời họp yêu cầu bốn khối thông tin: chủ đề, thời gian, địa điểm hoặc đường dẫn phòng họp trực tuyến, và thành phần tham dự, kèm danh sách nội dung chính đánh số. Nếu thiếu phần nội dung chính, người được mời không chuẩn bị được gì và cuộc họp sẽ dài gấp đôi. Đơn xin nghỉ phép yêu cầu họ tên, chức vụ, phòng ban, số ngày nghỉ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, lý do và tên người nhận bàn giao; dòng bàn giao chính là chỗ hay bị bỏ và cũng là chỗ quản lý nhìn đầu tiên. Mẫu gửi báo cáo chia làm ba phần: tóm tắt chỉ tiêu, đánh giá tổng quan, kế hoạch tiếp theo, kèm câu nhắc có tệp đính kèm. Thư cảm ơn ngắn, có chỗ nêu rõ cảm ơn vì việc gì thay vì nói chung chung. Thư nhắc việc có chỗ ghi hạn chót và nội dung cần nhắc, đây là mẫu ngắn nhất và cũng là mẫu nên giữ ngắn nhất khi gửi thật.
Ngoặc vuông là chỗ phải thay, và quy trình rà trước khi bấm gửi
Mọi chỗ nằm trong ngoặc vuông đều là chỗ giữ chỗ, không phải nội dung thật. Lỗi kinh điển của việc dùng mẫu là gửi đi một lá thư còn nguyên dòng Kính gửi Anh Chị Tên quản lý, và người nhận sẽ hiểu ngay rằng thư này gửi hàng loạt. Cách rà nhanh là dùng chức năng tìm kiếm của trình duyệt để tìm dấu ngoặc vuông mở, nếu còn kết quả nào tức là còn chỗ chưa điền. Sau đó soát ba thứ theo thứ tự: tên người nhận viết đúng chính tả và đúng chức danh, các con số về ngày tháng có khớp với lịch thật hay không, và câu cuối có nói rõ bạn muốn người nhận làm gì hay không. Riêng với thư gửi ra ngoài công ty, nên đọc lại một lượt để xóa các biểu tượng hình vẽ mà mẫu chèn sẵn, vì trong thư trang trọng chúng làm giảm mức nghiêm túc và một số phần mềm thư cũ hiển thị sai thành ô vuông trống.
Viết dòng tiêu đề để thư được mở và được tìm lại
Dòng tiêu đề làm hai việc: quyết định người ta có mở thư ngay hay không, và quyết định sáu tháng sau bạn có tìm lại được thư đó không. Trên điện thoại, phần tiêu đề hiển thị thường chỉ khoảng ba mươi lăm tới bốn mươi ký tự trước khi bị cắt, nên thông tin quan trọng nhất phải nằm ở đầu. Tiêu đề tốt nêu được loại việc, đối tượng và mốc thời gian, ví dụ Duyệt ngân sách tháng 9 cho phòng Marketing, hạn 20 tháng 8. Tiêu đề kém là những dòng kiểu Về việc hôm trước, Gửi anh, hay chỉ một chữ Gấp. Nhiều công ty dùng tiền tố trong ngoặc vuông để phân loại, ví dụ Cần duyệt, Để biết, Cần phản hồi trước ngày, và cách này rất hiệu quả khi hộp thư của người nhận có hàng trăm thư mỗi ngày. Một lưu ý nữa là khi nội dung trao đổi đã đổi chủ đề, hãy đổi luôn tiêu đề thay vì tiếp tục trả lời trong chuỗi thư cũ, nếu không sau này không ai tìm ra.
Xưng hô và giọng văn trong thư công việc tiếng Việt
Các mẫu ở đây mở đầu bằng Kính gửi, đây là mức trang trọng phù hợp khi gửi cấp trên, khách hàng hoặc đối tác lần đầu. Với đồng nghiệp cùng cấp hoặc người đã trao đổi nhiều lần, Chào anh hoặc Chào chị nghe tự nhiên hơn và không bị cứng. Trong tiếng Việt, cách xưng hô còn phụ thuộc tuổi tác và vai vế nên khi chưa chắc, dùng Anh hoặc Chị kèm tên riêng là lựa chọn an toàn, tránh gọi bằng tên trống không. Phần kết thư, Trân trọng là mức trung tính dùng được gần như mọi trường hợp. Về giọng văn, thư công việc nên đi thẳng vào việc trong hai tới ba câu đầu, phần giải thích để sau, và câu cuối phải nói rõ bạn cần gì kèm mốc thời gian. Về danh sách người nhận, để trong ô đồng gửi những người chỉ cần biết chứ không cần làm gì, và cân nhắc kỹ trước khi bấm trả lời tất cả, vì đây là nguồn gây phiền nhiều nhất trong hộp thư công ty.
Đây là mẫu khởi điểm, không phải văn bản có giá trị thủ tục
Cần nói rõ để tránh hiểu nhầm. Đơn xin nghỉ phép soạn theo mẫu này là một thư báo và xin ý kiến, không đương nhiên thay được đơn theo biểu mẫu mà công ty bạn quy định, và cũng không thay được thao tác khai trên phần mềm quản lý nhân sự nếu đơn vị bạn đang dùng. Tương tự, thư nhắc việc gửi cho đối tác về khoản công nợ hay tiến độ hợp đồng chỉ là trao đổi thông thường; khi cần làm căn cứ pháp lý thì phải theo đúng cách thức thông báo ghi trong hợp đồng. Ngoài ra các mẫu ở đây là khung chung, không gắn với ngành nghề, quy mô hay văn hóa riêng của tổ chức bạn, nên hãy đọc lại từng câu và sửa cho khớp với cách nói quen thuộc trong công ty. Về mặt kỹ thuật, công cụ chỉ tạo văn bản thuần chứ không tạo thư định dạng HTML, không đính kèm được tệp và không lưu bản nháp, nên hãy sao chép trước khi đóng tab.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Các chỗ trong ngoặc vuông có tự điền được không?
Không, đó là chỗ giữ chỗ để bạn thay bằng thông tin thật. Cách rà nhanh là dùng chức năng tìm kiếm của trình duyệt để tìm dấu ngoặc vuông mở, nếu còn kết quả tức là còn chỗ chưa điền. Gửi đi một lá thư còn nguyên ngoặc vuông là lỗi để lại ấn tượng rất xấu với người nhận.
Có lưu lại mẫu tùy chỉnh của tôi không?
Không. Toàn bộ nội dung nằm trong bộ nhớ tạm của trình duyệt và mất khi bạn tải lại trang. Nếu bạn hay dùng một mẫu riêng, hãy sao chép nó vào phần mẫu trả lời sẵn có trong Gmail hoặc Outlook, hoặc lưu thành tài liệu riêng trong thư mục làm việc của bạn.
Dán vào Gmail hay Outlook có giữ được định dạng không?
Nội dung là văn bản thuần nên khi dán sang, phần xuống dòng và khoảng trắng được giữ, còn chữ đậm hay bảng thì không có vì bản gốc cũng không có. Bạn dán xong rồi tự định dạng trong trình soạn thư nếu cần. Dòng đầu tiên trong khối đã chép là tiêu đề, hãy tách nó ra ô tiêu đề chứ đừng dán chung vào phần nội dung.
Tiêu đề email nên dài bao nhiêu?
Trên điện thoại, phần hiển thị thường chỉ khoảng ba mươi lăm tới bốn mươi ký tự trước khi bị cắt, nên hãy đặt thông tin quan trọng nhất ở đầu dòng. Tiêu đề tốt nêu được loại việc, đối tượng và mốc thời gian. Tránh những dòng chung chung như Về việc hôm trước hay chỉ một chữ Gấp.
Nên dùng Kính gửi hay Chào anh chị?
Kính gửi phù hợp khi gửi cấp trên, khách hàng hoặc đối tác lần đầu, đây cũng là cách mở đầu của các mẫu trong công cụ. Với đồng nghiệp cùng cấp hoặc người đã trao đổi nhiều lần, Chào anh hoặc Chào chị nghe tự nhiên hơn. Khi chưa rõ vai vế, dùng Anh hoặc Chị kèm tên riêng là lựa chọn an toàn.
Email xin nghỉ phép gửi qua công cụ này có thay được đơn của công ty không?
Không. Đây là thư báo và xin ý kiến, không thay được biểu mẫu mà công ty quy định, cũng không thay được thao tác khai trên phần mềm quản lý nhân sự nếu đơn vị bạn đang dùng. Hãy gửi thư để quản lý nắm sớm, đồng thời làm đúng thủ tục nội bộ để tránh rắc rối khi tính công.
Các biểu tượng hình vẽ trong mẫu có nên giữ lại không?
Với thư nội bộ thì giữ cũng được vì chúng giúp mắt định vị nhanh từng dòng thông tin. Với thư gửi ra ngoài công ty, gửi cơ quan nhà nước hoặc gửi đối tác lần đầu thì nên xóa, vừa giữ mức trang trọng vừa tránh trường hợp phần mềm thư cũ hiển thị sai thành ô vuông trống.
Thư mời họp nên gửi trước bao lâu?
Không có quy định cứng, nhưng thực tế nên gửi trước ít nhất một ngày làm việc để người tham dự sắp lịch và đọc tài liệu. Quan trọng hơn thời điểm là phần nội dung chính: nếu người được mời không biết cuộc họp bàn gì và cần chuẩn bị gì, họ sẽ đến với đầu óc trống và cuộc họp kéo dài gấp đôi.
Khi nào nên dùng ô đồng gửi và khi nào nên tránh trả lời tất cả?
Ô đồng gửi dành cho người chỉ cần biết chứ không cần làm gì; người phải hành động thì đặt ở ô người nhận chính. Chỉ trả lời tất cả khi câu trả lời của bạn thật sự cần cho mọi người trong danh sách; những câu kiểu đã nhận hay cảm ơn nên gửi riêng cho người viết thư, nếu không hộp thư cả phòng sẽ đầy thư vô nghĩa.
Nội dung tôi gõ có bị gửi lên máy chủ không?
Không. Toàn bộ việc nạp mẫu, ghép chữ ký và tạo bản xem trước đều chạy bằng JavaScript trong trình duyệt của bạn, không có bước gọi máy chủ. Bạn có thể yên tâm gõ tên người thật, số điện thoại và nội dung công việc nội bộ.
Công cụ có gửi email trực tiếp được không?
Không, nó chỉ soạn nội dung. Bạn sao chép rồi dán sang trình gửi thư của mình, đây cũng là cách an toàn hơn vì thư sẽ đi từ đúng địa chỉ công ty bạn, có chữ ký xác thực tên miền và được lưu trong hộp thư đi để sau này tra lại.
Có mẫu tiếng Anh không?
Hiện chỉ có năm mẫu tiếng Việt. Nếu cần viết thư tiếng Anh, bạn có thể giữ cấu trúc của mẫu, tức tiêu đề nêu rõ việc, ba câu đầu đi thẳng vào vấn đề, khối thông tin liệt kê, câu cuối nêu đề nghị và mốc thời gian, rồi tự viết lại bằng tiếng Anh theo cấu trúc đó.
Từ khóa liên quan
- mẫu email công việc
- email template tiếng Việt
- cách viết email chuyên nghiệp
- mẫu email xin nghỉ phép
- mẫu thư mời họp
- mẫu email gửi báo cáo
- mẫu thư cảm ơn khách hàng
- mẫu email nhắc việc
- cách đặt tiêu đề email
- chữ ký email chuyên nghiệp
- kính gửi hay chào anh chị
- email công sở tiếng Việt
- cc và bcc khác nhau
- khi nào dùng reply all
- soạn email nhanh online
- mẫu email gửi khách hàng
- email builder online
- viết email cho sếp
- mẫu email bàn giao công việc
- công cụ soạn email miễn phí
