Mẫu Tin Nhắn Chăm Sóc Khách Hàng Zalo, SMS

Tính năng nổi bật

• 12 tình huống chăm sóc khách hàng, mỗi tình huống có mẫu Zalo (có dấu) và mẫu SMS (không dấu), tổng 27 mẫu
• Lọc mẫu theo kênh Zalo hoặc SMS, bấm Dùng mẫu này để đưa vào ô soạn và sửa tự do
• Chèn 9 biến vào đúng vị trí con trỏ: tên khách, tên shop, hotline, mã đơn, sản phẩm, ngày hẹn, giờ hẹn, ưu đãi, link
• Đếm ký tự và số tin SMS theo chuẩn GSM 03.38: không dấu 160 ký tự một tin (tin ghép 153), có dấu dùng Unicode 70 ký tự (tin ghép 67)
• Tính đúng ký tự mở rộng GSM như € [ ] { } tốn 2 đơn vị, emoji tốn 2 đơn vị, không cắt đôi ký tự ở ranh giới tin
• Chỉ ra từng ký tự khiến tin phải gửi dạng Unicode, có nút chuyển cả nội dung sang không dấu và đổi ngoặc kép cong, gạch dài sang ký tự GSM
• Dán bảng khách từ Excel hoặc chọn file .xlsx, .xls, .csv; cột trùng tên biến (Tên khách, Mã đơn) tự khớp
• Trộn ra tin riêng cho từng khách, báo dòng nào còn thiếu dữ liệu, đếm số tin SMS của từng người và tổng cả danh sách
• Sao chép từng tin hoặc tất cả, tải Excel hay CSV gồm số điện thoại, nội dung, số ký tự, số tin để nhập vào phần mềm gửi tin
• Chạy trên trình duyệt, danh sách khách không gửi lên máy chủ và không được lưu lại

Khi nào cần một thư viện tin nhắn chăm sóc khách hàng

Shop nhỏ và spa thường nhắn tin cho khách mỗi ngày: xác nhận đơn, báo giao hàng, nhắc lịch hẹn, chúc sinh nhật. Gõ lại từng tin vừa mất thời gian vừa dễ sai tên, sai giờ, và giọng văn mỗi nhân viên một kiểu. Có sẵn mẫu theo tình huống giúp cả nhóm nhắn cùng một cách, chỉ thay tên và thông tin đơn. Với SMS, chuyện đếm ký tự còn liên quan trực tiếp đến tiền: một tin có dấu tiếng Việt chỉ chứa được 70 ký tự, dài hơn là thành tin ghép tính thành nhiều tin. Công cụ đếm theo đúng chuẩn mã hóa SMS để bạn biết trước tin tốn mấy tin, và khi có danh sách khách, nó trộn ra từng tin riêng để bạn sao chép hoặc nhập vào phần mềm gửi tin mà bạn đang dùng.

Lợi ích khi sử dụng

• •Nhắn tin nhanh và đồng đều giọng văn giữa các nhân viên chăm sóc khách hàng
• •Biết trước một tin SMS tốn mấy tin trước khi gửi hàng loạt
• •Không gõ sai tên khách, mã đơn, giờ hẹn khi nhắn cho nhiều người
• •Có sẵn câu cho những tình huống khó viết như xin lỗi giao chậm, nhắn khách cũ
• •Xuất file để nhập vào phần mềm gửi tin mà không phải sửa tay từng dòng
• •Dữ liệu khách hàng nằm trên máy bạn, không đi qua máy chủ của công cụ

Cách dùng mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng

1. 1Ở thẻ 1. Thư viện tin nhắn, chọn tình huống (ví dụ Nhắc lịch hẹn) và kênh Zalo hoặc SMS.
2. 2Bấm Dùng mẫu này để đưa mẫu vào ô soạn ở thẻ 2. Soạn tin, sửa lại cho đúng giọng của shop.
3. 3Dùng các nút chèn biến như Tên khách, Mã đơn; với SMS, bấm Chuyển nội dung sang không dấu hoặc đánh dấu ô Bỏ dấu khi điền và trộn.
4. 4Xem khung Xem trước và đếm ký tự để biết tin dài bao nhiêu ký tự, mã hóa gì, tốn mấy tin SMS.
5. 5Ở thẻ 3. Thông tin chung của shop, nhập tên shop, hotline, link, ưu đãi dùng chung cho mọi tin.
6. 6Ở thẻ 4. Trộn với danh sách khách, dán bảng từ Excel (dòng đầu là tên cột) hoặc chọn file, kiểm tra các biến đã khớp.
7. 7Bấm Sao chép ở từng dòng, Sao chép tất cả, Tải Excel hoặc Tải CSV.

Vì sao tin có dấu chỉ được 70 ký tự

Một tin SMS chở được 140 byte dữ liệu. Theo chuẩn GSM 03.38 (nay là 3GPP TS 23.038), nếu mọi ký tự đều nằm trong bảng ký tự GSM 7 bit thì mỗi ký tự chiếm 7 bit, nên một tin chứa được 160 ký tự. Bảng này có chữ Latin không dấu, chữ số, dấu câu thường gặp và một số chữ có dấu của tiếng châu Âu, nhưng không có các chữ như ả, ơ, ư, đ, ệ của tiếng Việt. Chỉ cần một ký tự ngoài bảng, cả tin phải chuyển sang mã hóa UCS-2, mỗi ký tự 16 bit, nên một tin chỉ còn 70 ký tự. Tin dài hơn giới hạn được chia thành tin ghép; mỗi phần phải dành chỗ cho phần đầu ghép tin nên chỉ còn 153 ký tự với GSM và 67 ký tự với UCS-2. Ví dụ tin có dấu dài 100 ký tự là 2 tin, còn nếu viết không dấu thì vẫn chỉ 1 tin.

Những trường hợp đếm ký tự dễ sai

Một số chữ có dấu lại nằm trong bảng GSM, ví dụ à, è, é, ù, ì, ò, nên chữ chào vẫn gửi được dạng 160 ký tự, nhưng chữ cảm ơn thì không vì ả và ơ nằm ngoài bảng. Các ký tự ^ { } \ [ ] ~ | € thuộc bảng mở rộng GSM, mỗi ký tự tốn 2 đơn vị. Ngoặc kép cong do điện thoại hay Word tự đổi, dấu gạch dài, dấu ba chấm liền một ký tự đều nằm ngoài bảng GSM và âm thầm đẩy tin sang Unicode; nút chuyển không dấu của công cụ đổi luôn các ký tự này. Emoji tốn 2 đơn vị UCS-2. Chữ tiếng Việt gõ bằng kiểu tổ hợp (chữ và dấu tách rời) được chuẩn hóa về dạng dựng sẵn trước khi đếm, nên không bị tính thành hai ký tự. Công cụ cũng không cắt đôi một ký tự 2 đơn vị ở ranh giới giữa hai phần tin ghép.

Nên nhắn qua Zalo hay SMS

Mẫu Zalo trong thư viện viết có dấu, dài và mềm hơn, vì tin Zalo không bị giới hạn 70 hay 160 ký tự như SMS và đọc giống trò chuyện. Mẫu SMS viết không dấu và ngắn, chỉ giữ thông tin chính như tên shop, mã đơn, giờ hẹn, hotline, để vừa một tin. SMS hợp với tin cần chắc chắn đến được người nhận như nhắc lịch hẹn, xác nhận đơn, vì khách không cần cài ứng dụng. Zalo hợp với tin cần trao đổi tiếp như hỏi thăm sau dịch vụ, xin đánh giá. Cách gửi Zalo cho nhiều khách cùng lúc phụ thuộc tài khoản và chính sách của Zalo; công cụ chỉ soạn nội dung, việc gửi bạn làm trên ứng dụng hoặc nền tảng bạn đang dùng.

Trộn tin với danh sách khách dán từ Excel

Trong Excel, chọn vùng bảng có dòng tiêu đề, sao chép rồi dán vào ô Dán bảng từ Excel; các cột được tách theo ký tự tab như Excel sao chép ra. Công cụ cũng đọc CSV phân cách bằng dấu phẩy hoặc chấm phẩy, và file .xlsx, .xls (lấy trang tính đầu tiên). Tên cột được bỏ dấu, viết thường, khoảng trắng đổi thành gạch dưới để khớp với biến: cột Tên khách khớp {ten_khach}, cột Mã đơn khớp {ma_don}, cột Ngày hẹn khớp {ngay_hen}. Bạn cũng có thể đặt biến theo tên cột riêng, ví dụ cột Chi nhánh thì dùng {chi_nhanh}. Giá trị trong danh sách được ưu tiên, ô trống mới lấy thông tin chung của shop. Dòng nào còn biến chưa có giá trị được đánh dấu thiếu để bạn bổ sung trước khi gửi.

Viết tin chăm sóc khách hàng sao cho khách không thấy phiền

Tin chăm sóc tốt có lý do rõ ràng để nhắn: khách vừa mua, sắp đến lịch hẹn, đơn đang giao chậm. Gọi đúng tên và nhắc đúng thông tin của khách, ví dụ mã đơn hay dịch vụ đã dùng, cho thấy tin viết cho họ chứ không phải gửi đại trà. Tin xin lỗi nên nói nguyên nhân thật và thời gian dự kiến mới, mẫu trong thư viện để chỗ [lý do thật] để bạn không phải bịa lý do. Tin xin đánh giá nên mời nhận xét thật, cả khi chưa hài lòng, thay vì chỉ xin năm sao. Với khách lâu không quay lại, một lời hỏi thăm kèm ưu đãi cụ thể thường dễ chịu hơn một tin quảng cáo dài. Và nên chỉ nhắn cho khách đã mua hàng, đặt lịch hoặc đồng ý nhận tin.

Mẫu tin nhắn cho spa, salon, phòng khám

Nhóm ngành làm theo lịch hẹn dùng nhiều nhất ba loại tin: nhắc lịch, hỏi thăm sau dịch vụ và nhắn khách cũ. Mẫu nhắc lịch có giờ hẹn, ngày hẹn, dịch vụ và cách đổi lịch; một mẫu Zalo còn đề nghị khách trả lời 1 để xác nhận, 2 để đổi lịch, giúp lễ tân biết trước khách có đến không. Mẫu hỏi thăm sau dịch vụ mời khách báo ngay nếu có gì chưa thoải mái để chuyên viên hướng dẫn chăm sóc tiếp. Mẫu khách cũ nhắc lại dịch vụ khách từng dùng và kèm ưu đãi khi quay lại. Bạn chỉ cần dán danh sách khách có cột Tên khách, Ngày hẹn, Giờ hẹn, Sản phẩm, dịch vụ là ra tin cho cả ngày.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng
• mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng spa
• mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng cũ
• mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng mới
• mẫu tin nhắn sms chăm sóc khách hàng
• mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn
• tin nhắn cảm ơn khách hàng đã mua hàng
• tin nhắn nhắc lịch hẹn spa
• tin nhắn chúc mừng sinh nhật khách hàng
• tin nhắn xin lỗi khách hàng giao hàng chậm
• tin nhắn xin đánh giá khách hàng
• mẫu tin nhắn zalo chăm sóc khách hàng
• đếm ký tự sms
• tin nhắn có dấu bao nhiêu ký tự
• 1 tin nhắn sms bao nhiêu ký tự
• chuyển tiếng việt có dấu sang không dấu
• trộn tin nhắn từ excel
• soạn tin nhắn hàng loạt từ excel
• mẫu tin nhắn xác nhận đơn hàng
• tin nhắn chăm sóc khách hàng sau mua
• mẫu tin nhắn chúc tết khách hàng