Có một giai đoạn mà gần như chủ doanh nghiệp doanh nghiệp nhỏ nào cũng trải qua: công việc nhiều đến công việc không xuể, nhưng nghĩ đến việc tuyển người thì lại chần chừ. Sợ không đủ tiền lương đều đặn. Sợ tuyển xong không có việc làm cho họ. Sợ mất thời gian đào tạo rồi họ nghỉ. Và sợ nhất: tuyển sai người .
Nên có nhiều người lựa chọn cách tiếp tục ôm hết — làm việc 12 tiếng mỗi ngày, không có thời gian nghĩ về chiến lược, và doanh nghiệp mắc kẹt ở quy mô hiện tại vì mọi thứ đều phụ thuộc vào một người.
Bài viết này giúp bạn trả lời: khi nào thực sự sẵn sàng tuyển dụng, nên tuyển trí bất kỳ trước, cách phỏng vấn khi bạn không phải dân nhân sự, và những sai phổ biến võ tuyển sai người.
Khi nào thực sự sẵn sàng tuyển dụng?
Dấu hiệu đã đến lúc
1. Bạn từ chối cơ sở không đủ người. Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất — bạn đang mất doanh thu thật vì thiếu năng lực thực thi.
2. Phần lớn thời gian dành cho việc lặp lại, có giá trị thấp. Nếu bạn dành nhiều thời gian mỗi ngày cho công việc mà người khác làm, thì đó là cơ hội lớn.
3. Chất lượng bắt đầu giảm vì quá tải. Trễ hẹn, sai tàn, phản hồi khách chậm — dấu hiệu nguy hiểm vì nó ăn vào uy tín.
4. Doanh thu đã tương đối ổn định trong vài tháng, đủ để bạn có thể mong đợi khả năng trả lương.
5. Có việc đủ đều hết lòng cho một người làm. Không phải lúc cao điểm bận rộn, lúc khác lại miễn phí.
Khi nào CHƯA nên tuyển
Nếu doanh thu không thành công, hãy tuyển dụng người tạo áp lực cố định thường xuyên trong tháng để bạn có thể tạo ra sức lực về dòng tiền. Cân nhắc tài khoản bên ngoài công việc trước đó.
Nếu bạn chưa có quy trình gì. Người mới sẽ không biết làm gì, và bạn sẽ tốn nhiều thời gian hướng dẫn hơn là tự làm. Vui lòng ghi lại cách bạn làm việc trước đó.
Nếu vấn đề thực sự là hiệu suất, không phải nhân lực. Double khi bạn không thiếu người — bạn thiếu công cụ hoặc quy trình. Tự động hóa một số vòng lặp có thể giải nén đủ thời gian mà không cần tuyển dụng.
If you are not available job. Đây là rào cản tâm lý thật: nhiều chủ doanh nghiệp tuyển người rồi vẫn ôm hết vì "không ai làm tốt bằng mình". Kết quả là tiền lương mà không thể giải phóng được gì.
Nên tuyển vị trí nào trước đó?
Đây là quyết định quan trọng nhất, và trả lời phụ thuộc vào công việc bạn đang mắc kẹt ở đâu .
Cách xác định: danh sách và phân loại công việc
Trong một tuần, hãy ghi lại mọi công việc bạn làm và thời gian dành cho mỗi công việc. Sau đó phân tích ba nhóm thành phần:
Nhóm A — Chỉ bạn làm được: quan hệ khách hàng quan trọng, quyết định chiến lược, chuyên môn cốt lõi. Không nên đi.
Nhóm B — Người khác có thể làm được nếu được hướng dẫn: phần lớn công việc chuyên môn liên tục.
Nhóm C — Lặp lại, quy định rõ ràng: nhập dữ liệu, sắp xếp lịch, trả lời câu hỏi cơ bản, xử lý giấy tờ.
Nguyên tắc: nhìn xem nhóm nào sử dụng nhiều thời gian nhất của bạn — đó là nơi nên tuyển.
Ba hướng phổ biến
Hướng 1: Tuyển người làm việc chính, hỗ trợ (nhóm C).
Ưu điểm: dễ tuyển, lương thấp hơn, đào tạo nhanh, giải phóng nhiều giờ mỗi tuần
Phù hợp khi: bạn đang chìm trong công việc rao vặt và cần thiết để tập trung vào công việc quan trọng
Hướng 2: Tuyển người làm chuyên môn (nhóm B).
Ưu điểm: thực hiện tăng năng lực trực tiếp, nhận được nhiều việc hơn
Thử thức: khó tuyển hơn, lương cao hơn, cần thời gian đào tạo để đạt chuẩn của bạn
Phù hợp khi: bạn phải từ chối khách vì không đáp ứng
Hướng 3: Tuyển người bán hàng/chăm sóc khách.
Ưu điểm: trực tiếp thu doanh thu, có thể trả một phần kết quả
Thử thách: cần có quy trình bán hàng rõ ràng để họ theo, nếu không sẽ khó có kết quả
Phù hợp khi: bạn có năng lực thực hiện nhưng dư thừa khách hàng
Lời khuyên thực tế: dành cho người đầu tiên, hướng dẫn 1 thường an toàn nhất — rủi ro thấp, chi phí thấp và giải phóng thời gian để bạn thực hiện những công việc chỉ mình làm được. Nhiều chủ doanh nghiệp bất ngờ vì một lý do làm việc chính tốt tạo ra nhiều giá trị hơn họ tưởng.
Chuẩn bị trước khi đăng tuyển
Đây là phần quyết định bạn có thể tuyển người phù hợp không.
1. Viết mô tả công việc thực tế
Sai phổ biến: viết mô tả quá rộng ("làm việc được giao") hoặc quá mọi lý tưởng (đòi hỏi kinh nghiệm và kỹ năng không tương xứng với trình độ lương).
Tuy có:
Danh sách công việc cụ thể , đánh giá tỷ lệ thời gian mỗi công việc
Kỹ năng bắt quân và kỹ năng có thì tốt (phân biệt — nhiều người ứng tuyển bị loại oan vì bạn liệt kê tất cả vào phần bắt buộc)
Mức lương hoặc khoảng lương. rõ ràng giúp lọc ứng dụng phù hợp và có thể hiện bạch huyết
Thực tế về môi trường: doanh nghiệp nhỏ, sẽ phải làm nhiều loại việc làm, cơ hội học nhanh
Nguyên tắc: trung thực về công việc thực tế. Vẽ ra viễn cảnh đẹp rồi người mới vào thất vọng và nghỉ sớm — bạn mất công tuyển lại từ đầu.
2. Chuẩn bị quy trình để giao tiếp
Trước khi người mới đến, hãy ghi lại cách bạn thực hiện các công việc sẽ giao dịch . Không cần bất kỳ yêu cầu nào — từng bước hướng dẫn một vài dòng hoặc quay lại màn hình nếu đang làm việc trên máy tính.
Vì sao quan trọng: không có tài liệu nên bạn phải hướng dẫn lại nhiều lần và người mới bị mất rất lâu mới tự làm được.
3. Tìm hiểu pháp lý định nghĩa
Việc thuê người lao động đi kèm các nghĩa vụ về hợp đồng lao động, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các quy định lao động khác. Quy định này thay đổi thời gian và các tùy chọn cấu hình khác.
Hãy tìm hiểu quy định hiện hành trước khi tuyển dụng, và tham mưu kế toán hoặc chuyên môn nếu chưa rõ. Bài viết này không thay thế tư vấn giải pháp — nhưng đây là công việc bạn phải làm rõ trước đó , vì làm sai có thể phát hiện ra cột rối và chi phí không chuyển động trước đó.
4. Tính đúng chi phí
Người tuyển dụng không chỉ là lương . Cần tính thêm: các tài khoản đóng theo quy định, ngồi và thiết bị, phần mềm/công cụ, thời gian đào tạo (chi phí ẩn lớn nhất), và giai đoạn đầu năng lượng khi chưa đạt cao.
Nguyên tắc an toàn: đảm bảo bạn được trả lương ổn định trong ít nhất vài tháng ngay khi doanh nghiệp thu chữ lại.
Tìm ứng viên ở đâu?
Mạng lưới cá nhân thường là nguồn tốt nhất cho vị trí đầu tiên — người được giới thiệu qua một lớp lọc sẵn có và bạn biết nhiều hơn về họ.
Nhóm cộng đồng ngành nghề, hội nhóm địa phương — hiệu quả với các vị trí thông minh.
Tuyển dụng nền tảng — tiếp cận rộng rãi nhưng cần phải sẵn sàng lọc.
Trang tuyển dụng trên website của bạn — nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua, nhưng ứng viên nguy hiểm thường tìm hiểu về công ty trước khi phụ trợ. Một trang giới thiệu môi trường làm việc và các vị trí tuyển dụng giúp bạn thu hút người phù hợp hơn, và cũng có thể hiện doanh nghiệp việc làm bài bản. Đây là hạng mục cần có khi thiết kế website doanh nghiệp.
Sinh viên mới ra trường hoặc người chuyển chuyên ngành — lương thấp hơn, nhiệt tình, nhưng cần đầu tư đào tạo nhiều hơn.
Vấn đề khi bạn không phải nhân vật
Đây là phần tạo ra nhiều chủ doanh nghiệp tự do. Một số nguyên tắc thực thi:
Hỏi về công việc đã làm, không đặt câu hỏi định nghĩa
Kém hiệu quả: "Nếu gặp khách hàng khó tính, em sẽ làm gì?" — ai cũng trả lời câu hỏi này bằng lý thuyết.
Hiệu quả hơn: "Em kể về một lần em gặp khách hàng khó tính. Chuyện gì đã xảy ra và xử lý thế nào?"
Câu chuyện thật cho biết nhiều hơn về cách người thực hiện hành động.
Hãy thử một công việc nhỏ
Đây là cách đánh giá chính xác nhất. Giao một công việc thật, nhỏ, có trả công — ví dụ xử lý một dữ liệu tệp, một tài liệu, trả lời một vấn đề khách hàng.
Bạn sẽ tìm thấy: chất lượng công việc, cách họ đặt câu hỏi khi chưa biết, tốc độ và thái độ khi nhận lời khuyên.
Kiểm tra trạng thái quan trọng hơn kỹ năng
Với vị trí đầu tiên trong doanh nghiệp nhỏ, kỹ năng dạy được, thái độ thì khó . Minor sẽ tìm thấy:
Hỏi chủ đề khi không xác định được dự đoán
Chịu trách nhiệm khi sai lầm thay đổi lỗi
Sẵn sàng làm nhiều loại công việc (đặc thù doanh nghiệp nhỏ)
Ổn định — hỏi về lý do loại bỏ các công việc trước đó
Nói thật về công việc
Đừng chỉ bán viễn cảnh đẹp. nêu rõ: doanh nghiệp nhỏ, sẽ phải làm nhiều công việc khác nhau, đôi khi bận rộn, quy trình còn đang xây dựng. Người phù hợp sẽ thấy đó là cơ hội; người không phù hợp sẽ tự rút — và đó là điều tốt cho cả hai.
Trao đổi xác định về lương và kỳ vọng
Mức độ cao nhất từ đầu: Phương thức lương, phương thức thanh toán, thử nghiệm thời gian và cách đánh giá kết quả . Hồ sơ ở đây dẫn đến sự hiểu biết về các vấn đề và tính nhất quán sau đây — nguyên tắc tương tự làm rõ phạm vi công việc trong báo giá & hợp đồng .
Tháng đầu tiên: quyết định failed
Nhiều người được tuyển dụng đúng nhưng vẫn thất bại vì giai đoạn đầu làm việc không tốt.
1. Có kế hoạch đầu tiên. Đừng để người mới đến rồi hỏi "giờ em làm gì ạ?". Chuẩn bị sẵn: giới thiệu về doanh nghiệp, khách hàng, sản phẩm; các công cụ cần sử dụng; và một số công cụ có thể bắt đầu.
2. Giao việc từ đơn giản đến phức tạp. Để họ sớm "chiến thắng nhỏ" — điều này xây dựng tin tự động và cho bạn cơ sở đánh giá.
3. Hướng dẫn một lần thật kỹ năng thay đổi nhiều lần. Đầu tư thời gian ban đầu tiết kiệm nhiều về sau.
4. Cho phản hồi thường xuyên trong tháng đầu. Don't đợi hết việc nói mới. Góp ý sớm, cụ thể, và cả điều họ làm tốt.
5. Chấp nhận họ làm cách khác. Miễn là kết quả đạt được yêu cầu. Ép làm y cốt mình là cách nhanh nhất tạo ra người giỏi nghỉ việc.
6.Đánh giá trung thực khi hết việc. Nếu không phù hợp, hãy kết thúc sớm hơn cho cả hai — kéo dài vì chỉ tốn thời gian và tiền bạc của bạn, và giữ họ ở một chỗ không phù hợp.
Sai phổ biến khi tuyển người đầu tiên
Tuyển khi doanh thu chưa ổn định — tạo áp lực dòng tiền cố định, dễ dàng phải cho nghỉ sớm.
Không có quy trình gì trước khi tuyển dụng — người mới không biết làm gì, bạn tốn thời gian hơn tự làm.
Mô tả công việc quá rộng hoặc quá lý tưởng — thu hút sai người hoặc không ai ứng tuyển.
Không nêu mức lương — mất thời gian phỏng vấn rồi mới biết không khớp kỳ vọng.
Chỉ phỏng vấn, đừng thử — bỏ qua cách đánh giá độ chính xác nhất.
Tuyển theo kỹ năng, bỏ qua thái độ — kỹ năng dạy được, thái độ thì khó.
Vẽ viễn cảnh đẹp hơn thực tế — người mới thất vọng và nghỉ sớm.
Tuyển xong vẫn hết việc — giá rẻ mà không thể giải phóng được gì.
Không có kế hoạch đầu tuần — người mới lỏng lẻo, mất động lực.
Không thể tìm thấy ý nghĩa của giải pháp trước đó — phát sinh phân rối và chi phí không có ý nghĩa trước đó.
Sau lần đầu tiên: xây dựng nền tảng để mở rộng
Khi có người thứ hai, một số điều chỉnh nên chuẩn bị cho việc mở rộng sau này:
Ghi lại quy trình theo hướng dẫn. Mỗi lần bạn hướng dẫn người mới một lần, hãy ghi lại tài liệu. Người thứ hai, thứ ba sẽ được đào tạo nhanh hơn nhiều.
Xây dựng giao diện quen thuộc rõ ràng. xác định kết quả mong muốn, thời gian và mức độ tự động quyết định — thay vì hướng dẫn từng thao tác.
Có nơi lưu thông tin chung. Khi nhiều người cùng làm, thông tin khách hàng, đơn hàng, tiến độ không thể ở đầu bạn hay trong tin nhắn riêng của từng người nữa. Đây là nơi cần thiết tập trung — từ bảng tính chung đến hệ thống quản lý theo yêu cầu quy mô.
Theo dõi kết quả. Để đánh giá công việc, cần biết ai làm gì và kết quả ra sao. Nguyên tắc đo lường tương tự như tiếp thị, trình bày trong bài đo hiệu quả tiếp thị cho doanh nghiệp nhỏ .
Câu hỏi thường gặp
Khi doanh nghiệp nhỏ nên tuyển nhân viên đầu tiên? Khi bạn bắt đầu từ chối cơ sở không đủ người, khi phần lớn thời gian dành cho việc lặp lại giá trị thấp, hoặc khi chất lượng giảm quá tải — và doanh thu đã tương đối ổn định trong một số tháng để đảm bảo trả lương đều đặn.
Nên tuyển vị trí nào trước đó? Tùy vào công việc bạn đang mắc kẹt ở đâu. Với người đầu tiên, tuyển dụng người hỗ trợ hoạt động chính thường an toàn nhất — rủi ro thấp, chi phí thấp, và giải phóng ngay nhiều để giờ bạn tập trung vào công việc chỉ mình làm được.
Làm sao biết ứng viên có phù hợp không khi tôi không phải dân nhân sự? Hai cách hiệu quả nhất: hỏi về những việc họ đã làm (tràn chuyện thật) thay vì câu chuyện giả định, và cho việc thử một công việc nhỏ có trả công . Làm bài kiểm tra chất lượng đã biết, cách đặt câu hỏi và lời khuyên thái độ — chính xác hơn nhiều so với phỏng vấn.
Ưu tiên kỹ năng hay thái độ? Với vị trí đầu tiên trong doanh nghiệp nhỏ, thái độ quan trọng hơn — vì kỹ năng dạy được còn thái độ thì khó thay đổi. Cần tìm người chủ động hỏi khi chưa rõ, chịu trách nhiệm khi sai, và sẵn sàng làm nhiều loại công việc.
Chi phí thuê một người bao gồm những gì? Không chỉ lương. Còn lại các khoản đóng theo quy định, chỗ ngồi và thiết bị, công cụ phần mềm và chi phí ẩn lớn nhất là thời gian đào tạo cùng giai đoạn năng suất chưa cao. Cần phải đảm bảo được trả lương ổn định vài tháng ngay khi doanh thu chững.
Nếu tuyển xong không phù hợp thì sao? Đánh giá trung thực khi hết thử việc và kết thúc sớm nếu không phù hợp — tốt hơn cho cả hai bên. Kéo dài vì giá cả phải chăng, tiền bạc của bạn và giữ họ ở một vị trí không phù hợp.
kết luận
Tuyển người đầu tiên là bước khôn quyết định mô nghiệp nghiệp có thoát khỏi trần quy hay không. Nhưng nó chỉ có hiệu quả khi thực hiện đúng thời điểm và đúng cách.
Ba điều quan trọng nhất: xác định bạn đang mắc kẹt ở đâu (liệt kê công việc một tuần rồi phân loại — nơi giá nhiều thời gian nhất là nơi nên tuyển), ghi lại quy trình trước khi tuyển (không có tài liệu thì hướng dẫn mãi mãi không xong), và cho ứng viên làm thử một việc thật thay vì chỉ phỏng vấn.
Và một điều mang tính tâm lý nhưng quyết định: sẵn sàng thả việc thật sự . Nhiều chủ doanh nghiệp tuyển người rồi vẫn ôm hết vì "không ai làm tốt bằng mình" — kết quả là giá lương mà không giải phóng được gì. Chấp nhận người khác làm cách khác, miễn kết quả đạt yêu cầu, là điều kiện để doanh nghiệp lớn lên.
Khi có nhiều người cùng làm, thông tin không thể nằm ở đầu bạn hay tin nhắn riêng của từng người nữa. Nếu doanh nghiệp bạn đang đến giai đoạn cần một nơi tập trung để quản lý khách hàng, công việc và tiến độ, hãy liên hệ Tấn Phát Digital để trao đổi về giải pháp phù hợp quy mô hiện tại — kể cả khi kết luận là bạn chưa cần đầu tư gì phức tạp. Và nếu bạn muốn xây dựng năng lực xử lý hàng khách cho nhân viên mới, hãy tham khảo thêm bài xử lý khách hàng khó tính & kiệt sức .
