Chuyển Word Sang Excel

Tính năng nổi bật

• Tìm tất cả bảng trong file .docx và liệt kê theo thứ tự xuất hiện, kèm số dòng, số cột, số vùng ô gộp
• Xem trước từng bảng với ô gộp ngang và ô gộp dọc được vẽ đúng, chọn bảng nào cần lấy bằng ô tick
• Mỗi bảng một sheet, đặt tên sheet là Bảng 1, Bảng 2 hoặc lấy theo đoạn chữ nằm ngay phía trên bảng, sửa tên được từng sheet
• Giữ ô gộp như trong Word, hoặc bỏ gộp và lặp giá trị ra mọi ô để lọc, sắp xếp, làm PivotTable dễ hơn
• Nhận dạng số theo kiểu Việt Nam (1.234,5), kiểu Anh (1,234.5) hoặc giữ nguyên là chữ
• Giữ số 0 đứng đầu: số điện thoại, mã nhân viên, mã hàng không bị Excel đổi thành số
• Tùy chọn bỏ dòng và cột trống hoàn toàn, thường là các dòng đệm do Word chèn để dàn trang
• Ô nhiều đoạn giữ nguyên ngắt dòng, bảng lồng trong ô được ghi thành chữ ngăn cách bằng dấu |, mọi xử lý nằm trên máy bạn

Vì sao copy bảng từ Word dán sang Excel hay hỏng

Khi copy một bảng trong Word rồi dán vào Excel, rắc rối thường nằm ở chỗ Excel tự đoán kiểu dữ liệu: 0912345678 có thể mất số 0 đầu, mã 3/4 bị hiểu thành ngày tháng theo cài đặt vùng của máy, còn 1.234 tùy cài đặt mà thành 1234 hoặc 1,234. Thêm vào đó, tài liệu có nhiều bảng thì phải copy từng bảng một và dán vào từng sheet bằng tay. Công cụ này đọc thẳng cấu trúc bảng bên trong file .docx nên biết chính xác ô nào gộp với ô nào, ô nào là chữ, ô nào là số, rồi dựng lại thành bảng tính chuẩn chỉ trong một lần bấm.

Lợi ích khi sử dụng

• •Lấy mọi bảng của một báo cáo dài trong một lần, thay vì copy từng bảng
• •Số điện thoại, mã sản phẩm, mã số thuế giữ nguyên số 0 đứng đầu
• •Ô gộp của dòng tiêu đề được giữ, hoặc bỏ gộp để dùng bộ lọc và PivotTable
• •Số tiền kiểu 1.234.567,5 thành số thật để cộng, nhân, vẽ biểu đồ ngay
• •Không cài thêm phần mềm, không tải tài liệu lên máy chủ

Cách chuyển bảng trong Word sang Excel

1. 1Tải file .docx lên bằng cách kéo thả hoặc bấm Chọn file Word. File không được gửi đi đâu, mọi xử lý nằm trong trình duyệt.
2. 2Xem danh sách bảng tìm thấy. Mỗi bảng có phần xem trước và ô tick; bỏ tick những bảng không cần, sửa tên sheet nếu muốn.
3. 3Chọn cách nhận dạng số (kiểu Việt Nam, kiểu Anh hoặc giữ chữ), cách xử lý ô gộp và có bỏ dòng cột trống hay không.
4. 4Nhìn lại phần xem trước, nhất là cột số và các ô gộp của dòng tiêu đề.
5. 5Bấm Tải file .xlsx, mở bằng Excel, WPS hoặc Google Sheets. Nếu ô có nhiều dòng, bật Wrap Text để thấy đủ chữ.

Công cụ đọc bảng trong file .docx như thế nào

File .docx thực chất là một gói nén chứa các tệp XML. Nội dung nằm trong word/document.xml, mỗi bảng là một phần tử w:tbl, mỗi dòng là w:tr, mỗi ô là w:tc. Ô gộp ngang được ghi bằng thuộc tính gridSpan (ô này chiếm bao nhiêu cột), ô gộp dọc được ghi bằng vMerge: ô đầu có giá trị restart, các ô bên dưới có vMerge trống hoặc continue. Công cụ dựng lại lưới cột từ những thông tin đó, tính ra vùng gộp từ ô nào đến ô nào rồi ghi sang sheet Excel bằng danh sách vùng gộp của bảng tính. Các dòng có phần w:gridBefore (bỏ trống vài cột đầu) cũng được dịch đúng cột. Vì đọc cấu trúc chứ không đọc hình dáng nên công cụ không cần Word, không cần chuyển qua PDF và không bị nhầm giữa bảng thật với đoạn chữ dùng phím Tab để căn cột.

Quy tắc nhận dạng số và vì sao số điện thoại không bị đổi

Ở chế độ số kiểu Việt Nam, một ô được xem là số khi nó có dạng 1.234.567,5 (dấu chấm ngăn hàng nghìn, dấu phẩy thập phân), hoặc là dãy chữ số thuần có thể kèm phần thập phân sau dấu phẩy. Ví dụ 1.234.567,5 thành 1234567,5; 12,5 thành 12,5; -15,5 thành -15,5; 2024 thành 2024. Những giá trị dễ nhầm được giữ là chữ: 0912345678 và 007 vì có số 0 đứng đầu, dãy trên 15 chữ số vì Excel chỉ lưu chính xác 15 chữ số, và 1.5 vì ở kiểu Việt Nam dấu chấm chỉ được dùng ngăn nhóm ba chữ số. Chế độ kiểu Anh làm ngược lại: 1,234.5 thành 1234,5 còn 1.5 thành 1,5. Nếu số trong tài liệu của bạn trộn cả hai kiểu, hãy chọn Giữ nguyên là chữ và dùng Text to Columns hoặc công thức trong Excel sau đó. Công cụ không đổi phần trăm, tiền tệ có ký hiệu hay ngày tháng: 12% hay 5 triệu vẫn là chữ.

Ô gộp: giữ nguyên hay bỏ gộp

Ô gộp rất hợp với bảng để in, như dòng tiêu đề BẢNG DOANH THU QUÝ 1 trải trên bốn cột, nhưng lại gây khó khi bạn muốn xử lý dữ liệu: bộ lọc AutoFilter, sắp xếp, PivotTable và công thức đều làm việc kém với vùng gộp. Vì vậy công cụ có hai chế độ. Giữ ô gộp như trong Word sẽ ghi lại đúng vùng gộp, chữ nằm ở ô trên cùng bên trái. Bỏ gộp và lặp giá trị sẽ tháo mọi vùng gộp và chép giá trị ra từng ô trong vùng, nhờ đó mỗi dòng mang đủ thông tin của nhóm. Ví dụ ô Miền Bắc gộp hai dòng sẽ thành hai ô cùng ghi Miền Bắc. Nếu bảng của bạn là dữ liệu cần phân tích, nên chọn chế độ bỏ gộp; nếu chỉ chuyển sang để in lại hoặc gửi đi, hãy giữ ô gộp.

Những gì công cụ không chuyển được

Công cụ chỉ lấy chữ trong ô. Màu nền ô, in đậm, đường viền, cỡ chữ, ảnh, hình vẽ, công thức toán và ghi chú cuối trang trong ô đều không được mang sang file Excel. Bảng lồng trong ô được ghi thành chữ, mỗi dòng của bảng con là một dòng chữ với các ô cách nhau bằng dấu |. Ô có ảnh vẫn được lấy phần chữ, còn ảnh bị bỏ và số ô có ảnh được báo ở phần thông tin bảng. Chữ nằm trong hộp văn bản, nằm ngoài bảng thì không phải dữ liệu bảng nên không được lấy. Các thay đổi đang theo dõi (Track Changes) được lấy theo bản đã chấp nhận: chữ chèn vào được giữ, chữ đã đánh dấu xóa thì bỏ. File .doc đời cũ, file đặt mật khẩu mở và file lưu dạng Strict Open XML sẽ được báo lỗi rõ ràng kèm cách xử lý.

Các cách chuyển bảng Word sang Excel khác và khi nào nên dùng

Cách nhanh nhất cho một bảng nhỏ là bôi đen bảng trong Word, copy rồi dán vào Excel; cách này giữ được ô gộp nhưng Excel tự đoán kiểu dữ liệu nên dễ mất số 0 đầu và đổi một số mã thành ngày. Cách thứ hai là dùng Layout, Convert to Text trong Word, chọn dấu Tab để tách cột rồi dán vào Excel và dùng Text to Columns; cách này mất hết ô gộp. Cách thứ ba là lưu tài liệu thành trang web rồi mở bằng Excel, ít khi đẹp với bảng phức tạp. Khi tài liệu có nhiều bảng, bảng có ô gộp hoặc chứa số điện thoại và mã có số 0 đầu, dùng công cụ này tiết kiệm thời gian hơn vì làm hết các bảng một lượt, mỗi bảng một sheet và kiểm soát được kiểu dữ liệu.

Mẹo kiểm tra file Excel sau khi chuyển

Sau khi mở file .xlsx, hãy kiểm tra ba chỗ. Một, cột số: chọn cả cột rồi nhìn thanh trạng thái, nếu có Sum nghĩa là Excel nhận là số thật; nếu thấy ô lệch trái và có tam giác xanh ở góc thì đó là chữ. Hai, ô nhiều dòng: bật Wrap Text ở thẻ Home để thấy đủ các dòng. Ba, số điện thoại và mã: định dạng cột là Text trước khi gõ thêm dữ liệu mới vào cuối cột, nếu không Excel lại đổi số 0 đầu của giá trị mới. Nếu bảng Word có dòng tiêu đề lặp lại ở đầu mỗi trang, mỗi bảng chỉ được ghi một lần theo thứ tự trong tài liệu. Còn nếu một bảng dài bị Word tách làm hai bảng liền nhau, công cụ sẽ ra hai sheet; hãy copy hai sheet vào cùng một sheet nếu muốn gộp.

Chuyển bảng từ Word sang Excel giữ nguyên định dạng được đến đâu

Chỉ giữ được cấu trúc, không giữ được vẻ ngoài. Công cụ này ghi vào file .xlsx chữ trong ô, số, vùng ô gộp, ngắt dòng trong ô và độ rộng cột ước lượng theo ô dài nhất (tối đa 60 ký tự). Màu nền, đường viền, in đậm, cỡ chữ và phông của bảng gốc không được mang theo. Nếu điều bạn cần là bảng trông giống hệt trong Word thì cách có sẵn phù hợp hơn: bôi đen bảng, Ctrl+C, rồi dán vào Excel với tùy chọn giữ định dạng nguồn (Keep Source Formatting). Công cụ này hợp với tình huống ngược lại, khi bạn quan tâm đến dữ liệu hơn là hình thức: tài liệu có nhiều bảng cần lấy một lượt, số điện thoại và mã cần giữ số 0, hoặc cần bỏ ô gộp để lọc và làm PivotTable. Nhiều người dùng cả hai: lấy dữ liệu sạch bằng công cụ, rồi tô màu và kẻ viền lại trong Excel bằng Format as Table.

Chuyển word sang excel không bị lỗi font: nguyên nhân và cách xử lý

File .xlsx không nhúng phông chữ, nó chỉ lưu ký tự Unicode, còn Excel hiển thị bằng phông mặc định của chính nó hoặc phông bạn chọn cho ô. Vì vậy với văn bản tiếng Việt chuẩn Unicode, chữ sang Excel vẫn đúng dấu, không phụ thuộc phông trong Word. Lỗi font chỉ xảy ra khi tài liệu gốc gõ bằng bảng mã cũ như TCVN3 (phông .VnTime) hay VNI (phông VNI-Times): các ký tự đó thực chất là chữ Latin lạ được phông cũ vẽ thành dấu tiếng Việt, nên sang Excel sẽ thành chuỗi ký tự vô nghĩa. Công cụ chép đúng ký tự có trong file, không tự đoán bảng mã. Cách xử lý là đổi tài liệu sang Unicode trước, ví dụ bằng công cụ chuyển mã của Unikey (bôi đen chữ, Ctrl+C, mở Công cụ chuyển mã, chọn bảng mã nguồn và đích Unicode), lưu lại .docx rồi mới chuyển.

Chuyển danh sách, câu hỏi trắc nghiệm, hợp đồng từ Word sang Excel

Công cụ chỉ nhận bảng thật, nên danh sách gõ bằng Enter, câu hỏi trắc nghiệm xuống dòng A. B. C. D. hay điều khoản hợp đồng nằm trong đoạn văn sẽ không được lấy. Cách xử lý là biến chữ thành bảng trước, ngay trong Word: bôi đen các dòng, chọn Insert, Table, Convert Text to Table, đặt số cột và chọn dấu tách là Tab, dấu phẩy hoặc dấu bạn đang dùng. Với danh sách mỗi dòng một mục, chọn một cột; với dòng có dạng họ tên, ngày sinh, lớp cách nhau bằng Tab hoặc dấu chấm phẩy, số cột bằng số trường. Sau khi Word dựng bảng, mở lại file bằng công cụ này. Công cụ không tự tách câu hỏi và đáp án, vì mỗi tài liệu trình bày một kiểu; nếu cần, hãy tách bằng Text to Columns trong Excel sau khi chuyển.

Chuyển word sang excel trên điện thoại và MacBook

Công cụ chạy bằng JavaScript trong trình duyệt nên không phụ thuộc hệ điều hành: trên MacBook mở bằng Safari hoặc Chrome, trên điện thoại bấm Chọn file Word rồi chọn file .docx từ bộ nhớ hoặc ứng dụng Tệp. Không cần cài Word hay Excel để chuyển; muốn mở kết quả bạn cần ứng dụng đọc .xlsx như Excel, Numbers hoặc Google Sheets. Chúng tôi chưa kiểm thử trên từng mẫu điện thoại, và với file gần 40 MB thì máy yếu có thể chậm hoặc hết bộ nhớ vì toàn bộ file được đọc vào bộ nhớ trình duyệt. Nếu file nằm trong ứng dụng Zalo hay email, hãy lưu về máy trước rồi mới chọn. Phần xem trước gồm bảng cuộn ngang, nên trên màn hình nhỏ bạn có thể kéo để xem các cột bị che.

Chuyển bảng Excel sang Word chỉnh sửa được thì làm thế nào

Công cụ này đi theo một chiều, từ Word sang Excel; chiều ngược lại có sẵn trong Office và làm tốt hơn. Trong Excel, bôi đen vùng dữ liệu, Ctrl+C, rồi vào Word và dán. Nút Paste Options hiện ra cho chọn: Keep Source Formatting (giữ vẻ ngoài của Excel), Use Destination Styles (theo kiểu của Word, dễ sửa), Link and Keep Source Formatting (dán liên kết, bảng đổi theo file Excel), Picture (thành ảnh) hoặc Keep Text Only (chỉ chữ). Muốn bảng sửa được như bảng Word thì chọn hai kiểu đầu. Với bảng quá rộng, hãy đổi khổ giấy sang ngang trước khi dán. Dán dạng liên kết tiện khi số liệu thay đổi, nhưng file Word sẽ phụ thuộc vào file Excel nguồn và hỏi cập nhật khi mở.

Lấy bảng từ file PDF hoặc ảnh chụp ra Excel

Công cụ chỉ đọc .docx. Với PDF, Word có thể mở trực tiếp file PDF (File, Open) và đổi thành tài liệu Word sửa được; kết quả tốt với PDF sinh ra từ Word, kém hơn với PDF phức tạp. Sau khi lưu thành .docx bạn đưa vào công cụ này để lấy bảng, nhưng hãy kiểm tra kỹ vì bảng sau khi đổi có thể bị tách thành nhiều bảng nhỏ hoặc nhiều ô gộp bất thường. Với PDF quét hoặc ảnh chụp, chữ nằm trong hình nên cần nhận dạng ký tự (OCR) trước; công cụ này không làm bước đó. Khi gặp bảng bị tách đôi sau chuyển đổi, bạn có thể chọn tất cả các sheet liên quan, dán nối vào một sheet trong Excel rồi xóa các dòng tiêu đề lặp lại.

Ví dụ cụ thể: cùng một giá trị, ba chế độ nhận dạng số cho ba kết quả

Kết quả sau lấy từ đúng hàm nhận dạng số của công cụ. Ở chế độ kiểu Việt Nam: 1.234,5 thành số 1234,5; 1.234.567 thành số 1234567; 0,5 thành 0,5; -7 thành -7; 1,5 thành 1,5; 1.234 thành số 1234; còn 3.14, 1e3, 12%, +5 và 1 234 (dấu cách ngăn hàng nghìn) giữ là chữ. Ở chế độ kiểu Anh: 1,234.5 thành 1234,5; 3.14 thành 3,14; 1.234 thành 1,234 (một phẩy hai ba bốn), còn 1.234,5 giữ là chữ. Ở chế độ Giữ nguyên là chữ, mọi ô đều là chữ. Cả hai chế độ đầu đều giữ chữ cho 0123, 00, và dãy có tổng cộng hơn 15 chữ số như 1234567890123456, trong khi 123456789012345 (đúng 15 chữ số) vẫn thành số. Ví dụ 1.234 là chỗ dễ nhầm nhất: ở kiểu Việt Nam nó là một nghìn hai trăm ba mươi bốn, ở kiểu Anh nó là một phẩy hai ba bốn, nên hãy chọn chế độ khớp với cách tài liệu của bạn viết số.

Giới hạn của Excel và của công cụ khi chuyển bảng lớn

Một ô Excel chứa tối đa 32.767 ký tự; ô Word dài hơn sẽ bị cắt ở mức đó và công cụ báo số ô bị cắt sau khi tải. Một sheet Excel có tối đa 1.048.576 dòng và 16.384 cột, rộng hơn nhiều so với mọi bảng Word thông thường. Tên sheet tối đa 31 ký tự tính theo đơn vị UTF-16 (emoji chiếm hai), không chứa \ / ? * [ ] :, không bắt đầu hoặc kết thúc bằng dấu nháy đơn, và không được đặt là History vì Excel dành riêng tên đó; công cụ tự chỉnh các điểm này. Phía công cụ, file .docx tối đa 40 MB, không giới hạn số bảng, nhưng phần xem trước chỉ vẽ 40 dòng và 14 cột đầu mỗi bảng. Nếu tài liệu có vài trăm bảng, việc mở trang xem trước có thể chậm; hãy bỏ tick những bảng không cần để giảm bớt.

Lỗi thường gặp khi chuyển Word sang Excel và cách xử lý

Thông báo không có bảng nào nghĩa là tài liệu căn cột bằng phím Tab hoặc dấu cách, hoặc bảng nằm trong hộp văn bản; hãy dùng Convert Text to Table trong Word. Thông báo file không hợp lệ thường do đuôi .docx nhưng thực chất là .doc cũ, RTF, file đặt mật khẩu hoặc file bị hỏng khi tải; mở bằng Word và lưu lại .docx mới. Số hiện dạng chữ trong Excel nghĩa là chế độ nhận dạng số chưa khớp với cách viết số trong tài liệu, hãy đổi chế độ rồi tải lại. Cột và dòng trống thừa do Word chèn để dàn trang có thể bỏ bằng tùy chọn bỏ dòng và cột trống. Bảng bị chia hai sheet là do trong Word nó thực sự là hai bảng liền nhau. Cuối cùng, nếu chữ trong ô bị dính thành một dòng dài, hãy chọn cột trong Excel và bật Wrap Text ở thẻ Home.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• chuyển word sang excel
• chuyển bảng từ word sang excel
• convert word to excel
• word to excel online
• chuyển file docx sang xlsx
• lấy bảng trong word ra excel
• chuyển word sang excel không bị lỗi
• chuyển word sang excel giữ định dạng
• chuyển word sang excel miễn phí
• tách bảng từ word sang excel
• copy bảng word sang excel bị lỗi
• chuyển word sang excel không mất số 0
• chuyển nhiều bảng word sang excel
• chuyển bảng word có ô gộp sang excel
• docx to xlsx
• xuất bảng word ra excel
• chuyển danh sách trong word sang excel
• chuyển bảng word sang google sheet
• đổi file word thành file excel
• công cụ chuyển word sang excel online
• chuyển dữ liệu word sang excel
• chuyển số liệu từ word sang excel
• chuyển bảng dữ liệu từ word sang excel
• chuyển file word sang excel không bị lỗi font
• chuyển câu hỏi trắc nghiệm từ word sang excel
• chuyển văn bản word sang excel
• cách chuyển bảng từ word sang excel 2010
• cách chuyển file word sang excel trên máy tính
• cách chuyển file word sang excel trên macbook
• chuyển word sang excel trên điện thoại
• chuyển bảng word sang bảng excel
• chuyển danh sách word sang excel
• có thể chuyển file word sang excel được không
• hướng dẫn chuyển bảng từ word sang excel
• chuyển word sang excel online miễn phí