Chuyển PowerPoint Sang Word

Tính năng nổi bật

• Đọc slide theo đúng thứ tự trình chiếu trong file, tiêu đề slide thành Heading 1 để có mục lục điều hướng trong Word
• Giữ danh sách nhiều cấp, danh sách đánh số, in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang và liên kết bấm được
• Lấy cả chữ trong hộp văn bản tự do và trong các hình đã được nhóm (Group), bỏ qua số trang, ngày tháng, chân trang của slide
• Bảng PowerPoint thành bảng Word, giữ ô gộp ngang và ô gộp dọc, dòng đầu in đậm tô xám
• Biểu đồ được đổi thành bảng số liệu (tên chuỗi, nhãn trục, giá trị) vì hình biểu đồ không giữ được; SmartArt thành danh sách chữ
• Ảnh PNG, JPEG, GIF, BMP được chèn vào Word và co theo bề ngang trang; ảnh EMF, WMF, SVG bị bỏ và được báo số lượng
• Kèm ghi chú diễn giả (Speaker Notes) của từng slide, tùy chọn bỏ slide ẩn, ghi số slide trước tiêu đề, mỗi slide một trang
• Chọn phông chữ và cỡ chữ cho tài liệu; mọi xử lý nằm trong trình duyệt, file không rời khỏi máy

Vì sao cần chuyển PowerPoint sang Word

Slide là thứ để trình chiếu, còn nhiều việc cần văn bản liền mạch: viết biên bản buổi báo cáo, chuyển bài giảng thành giáo trình, soạn tài liệu phát cho người nghe, hay lấy lại nội dung từ một bài thuyết trình cũ để làm báo cáo. Chép tay từng slide vừa lâu vừa sót, còn chức năng xuất sẵn của PowerPoint (File, Export, Create Handouts, rồi chọn gửi sang Word) cho tài liệu có ảnh chụp từng slide nhưng nặng và chữ nằm trong khung không sửa gọn được, riêng kiểu Outline only thì không có hình, không có ghi chú và bỏ các hộp văn bản vẽ thêm. Công cụ này làm theo hướng ngược lại: bỏ hình dáng slide, giữ lại nội dung theo cấu trúc, để bạn có một tài liệu Word sạch, có Heading để điều hướng, có bảng và ghi chú, rồi sửa tiếp như mọi tài liệu khác.

Lợi ích khi sử dụng

• •Lấy lại toàn bộ nội dung chữ của bài thuyết trình trong vài giây
• •Có sẵn Heading cho từng slide để làm mục lục và điều hướng trong Word
• •Bảng và ghi chú diễn giả đi theo, không phải chép từng slide
• •Biểu đồ không mất số liệu vì được đổi thành bảng
• •Không cài phần mềm, không tải bài thuyết trình lên máy chủ

Cách chuyển PowerPoint sang Word

1. 1Kéo thả file .pptx vào công cụ hoặc bấm Chọn file PowerPoint. Công cụ báo số slide và số slide đang ẩn.
2. 2Chọn các tùy chọn: kèm ghi chú diễn giả, chèn ảnh, đổi biểu đồ thành bảng số liệu, ghi số slide, mỗi slide một trang, bỏ slide ẩn, phông chữ và cỡ chữ.
3. 3Đọc phần kết quả: số slide, số từ ước tính, số bảng, ảnh, biểu đồ, SmartArt, slide có ghi chú, và các cảnh báo màu cam về thứ bị bỏ.
4. 4Xem nhanh phần xem trước (tối đa 40 slide, 5 dòng đầu mỗi slide) để chắc rằng thứ tự và tiêu đề đúng.
5. 5Bấm Tải file .docx rồi mở bằng Word. Dùng ngăn Navigation để duyệt theo từng slide và sửa tiếp.

Công cụ đọc file .pptx như thế nào

File .pptx là gói ZIP chứa các tệp XML. Danh sách slide và thứ tự trình chiếu nằm trong ppt/presentation.xml, mỗi slide là một tệp trong ppt/slides, ghi chú diễn giả nằm trong ppt/notesSlides, bảng và hộp văn bản nằm trong chính slide, biểu đồ trong ppt/charts, ảnh trong ppt/media. Công cụ đọc danh sách slide theo đúng thứ tự trình chiếu, không theo tên tệp, nên slide bạn kéo lên đầu trong PowerPoint cũng ở đầu tài liệu Word. Trong mỗi slide, khung có vai trò tiêu đề (title hoặc ctrTitle) thành Heading 1; khung nội dung và hộp văn bản thành đoạn hoặc danh sách; bảng, biểu đồ, SmartArt và ảnh được xử lý theo loại. Khung số trang, ngày tháng và chân trang bị bỏ vì chúng lặp lại ở mọi slide. Các khung chữ không phải tiêu đề được đọc theo thứ tự lưu trong file, thường là thứ tự bạn tạo ra chúng, nên có thể khác thứ tự đọc từ trên xuống nếu bạn đã sắp xếp lại vị trí.

Điều gì được giữ, điều gì mất

Được giữ: chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, liên kết ngoài (http, https, mailto, tel), danh sách và các cấp thụt vào, danh sách đánh số, bảng và ô gộp, số liệu của biểu đồ, chữ của SmartArt, ghi chú diễn giả, ảnh PNG, JPEG, GIF và BMP. Không giữ: bố cục và vị trí đặt trên slide, màu nền, màu chữ, phông chữ và cỡ chữ gốc (tài liệu Word dùng phông bạn chọn), hình khối và đường nối không có chữ, hiệu ứng, chuyển cảnh, video, âm thanh, ảnh EMF, WMF, SVG, phần cắt (crop) của ảnh nên ảnh hiện nguyên bản chưa cắt, đoạn văn đang nằm trong khung xoay hoặc chữ nghệ thuật WordArt sẽ chỉ còn chữ thường. Biểu đồ được đổi thành bảng chứ không giữ hình biểu đồ; nếu muốn có hình, hãy copy biểu đồ từ PowerPoint dán vào Word. Công cụ cũng không tạo ảnh chụp từng slide: tài liệu chỉ có nội dung, không có hình thu nhỏ của slide.

Biểu đồ và SmartArt được chuyển ra sao

Mỗi biểu đồ trong PowerPoint mang theo bảng số liệu đã lưu sẵn bên trong. Công cụ đọc phần số liệu đó: tên chuỗi (series) làm tiêu đề cột, nhãn trục (categories) làm cột đầu tiên, giá trị là các ô còn lại, đặt dưới dòng in đậm Biểu đồ kèm tên biểu đồ, và một dòng ghi chú in nghiêng rằng đây là dữ liệu của biểu đồ, hình biểu đồ không được giữ. Ô nào biểu đồ không có giá trị thì để trống. Biểu đồ dạng tán xạ, bong bóng hay biểu đồ chỉ liên kết ra file Excel ngoài mà không lưu số liệu có thể cho bảng thiếu hoặc không đọc được; khi đó công cụ báo số biểu đồ không đọc được số liệu. Với SmartArt, công cụ lấy chữ của các nút trong sơ đồ và ghi thành danh sách gạch đầu dòng, bỏ quan hệ trình bày giữa các nút, nên sơ đồ phân cấp sẽ mất thứ bậc. Hãy kiểm tra các slide có biểu đồ hoặc SmartArt sau khi chuyển.

Ảnh và ghi chú diễn giả

Ảnh định dạng PNG, JPEG, GIF và BMP được chèn vào tài liệu Word tại đúng thứ tự xuất hiện, kích thước lấy theo khung ảnh trên slide rồi co lại cho vừa bề ngang trang giấy và không quá cao một trang. Chữ thay thế (alt text) của ảnh trong slide được giữ làm mô tả ảnh trong Word. Ảnh định dạng vector như EMF, WMF, SVG và ảnh bị hỏng không chèn được; số lượng được báo trong phần kết quả. Bỏ tùy chọn Chèn ảnh nếu bạn chỉ cần chữ và muốn tài liệu nhẹ. Ghi chú diễn giả được lấy từ khung ghi chú của từng slide và ghi dưới dòng Ghi chú diễn giả, mỗi đoạn là một đoạn trích dẫn có vạch xám bên trái và chữ nghiêng, để dễ phân biệt với nội dung chính. Tắt tùy chọn Kèm ghi chú diễn giả nếu tài liệu sẽ phát cho người nghe. Nếu slide không có ghi chú thì không có dòng ghi chú nào được thêm.

Các cách khác để đưa nội dung PowerPoint sang Word

PowerPoint có lệnh File, Export, Create Handouts, Create Handouts in Microsoft Word, với các bố cục Notes next to slides, Blank lines next to slides, Notes below slides, Blank lines below slides và Outline only. Bốn bố cục đầu chèn ảnh chụp mỗi slide cạnh ghi chú hoặc dòng kẻ trống, phù hợp để in phát tay; chữ trong slide khi đó là ảnh nên không sửa được. Bố cục Outline only chỉ lấy chữ nằm trong các khung giữ chỗ (placeholder) của slide, nên hộp văn bản vẽ thêm và hình khối không vào, và ghi chú cũng không có. Một cách khác là chọn Outline View trong PowerPoint, bôi đen và copy toàn bộ rồi dán vào Word, nhanh nhưng cũng chỉ lấy chữ ở các khung chuẩn. Công cụ này nằm giữa hai hướng đó: lấy nội dung chữ ở mọi loại khung, kể cả hộp văn bản và nhóm hình, cộng bảng, số liệu biểu đồ, ảnh và ghi chú, nhưng không có hình thu nhỏ của slide. Nếu bạn cần hình thu nhỏ để in phát tay, hãy dùng Create Handouts của PowerPoint.

Giới hạn và lưu ý khi dùng

Công cụ đọc file .pptx, .pptm, .ppsx và .potx, tối đa 80 MB; file .ppt đời cũ, file bị mã hóa bằng mật khẩu mở và file lưu kiểu Strict Open XML đều bị từ chối bằng thông báo lỗi kèm cách xử lý, như mở bằng PowerPoint rồi Save As định dạng .pptx thông thường. Số từ hiển thị trong phần kết quả chỉ là ước tính bằng cách đếm các cụm chữ cách nhau bởi khoảng trắng, nên với tiếng Việt nó chỉ gần đúng với cách đếm của Word. Văn bản trong ô chữ rất dài hay trong khung bị xoay có thể sai thứ tự đọc. Nếu bài thuyết trình dùng nhiều chữ nghệ thuật, chữ nằm trong ảnh hoặc ảnh chụp màn hình thì phần chữ đó không đọc được vì công cụ không nhận dạng ký tự trong ảnh. Kết quả luôn nên được xem lại trong Word, nhất là các slide có biểu đồ, SmartArt hoặc bảng nhiều ô gộp. Với file thử nghiệm do chúng tôi tự dựng gồm 5 slide (một slide ẩn), công cụ đọc được 1 bảng, 1 biểu đồ, 1 SmartArt, 1 ảnh PNG, ghi chú của 1 slide, và báo bỏ 1 ảnh EMF cùng 2 hình không có chữ (một đường nối và một hình khối). File đó dựng bằng tay theo cấu trúc PresentationML chứ không phải do PowerPoint lưu, nên đây là kiểm thử logic, chưa phải kiểm thử với mọi file thật.

Chuyển PowerPoint sang Word bằng Create Handouts và Save As Outline có sẵn

Cách thứ nhất là File, Export, Create Handouts, rồi bấm Create Handouts; hộp thoại cho chọn bố cục Notes next to slides, Blank lines next to slides, Notes below slides, Blank lines below slides hoặc Outline only, và chọn dán thường hoặc dán liên kết (Paste link) để file Word cập nhật khi bài thuyết trình đổi. Các bố cục có ghi chú đặt ảnh chụp từng slide cạnh phần ghi chú trong một bảng, rất hợp để in phát tay. Cách thứ hai là File, Save As, chọn kiểu Outline/RTF để lấy dàn ý dạng RTF, mở bằng Word; theo các hướng dẫn mà chúng tôi tham khảo, kiểu này chỉ lấy chữ trong khung giữ chỗ và không có ghi chú. Hai cách này làm trong PowerPoint trên máy có cài Office; bản Mac chúng tôi chưa kiểm chứng đầy đủ các lựa chọn. Công cụ của chúng tôi hợp hơn khi bạn không có PowerPoint trên máy, hoặc cần chữ của mọi loại khung, bảng, số liệu biểu đồ và ghi chú trong cùng một tài liệu sửa được.

Chuyển file PPT sang Word không bị lỗi font

Tài liệu Word kết quả dùng phông bạn chọn (Calibri, Times New Roman, Arial, Cambria, Georgia hoặc Verdana) và ghi chữ ở dạng Unicode, nên chữ tiếng Việt có dấu từ slide sang Word vẫn đúng nếu chữ trong slide vốn là Unicode. Lỗi font xuất hiện khi bài thuyết trình gõ bằng phông bảng mã cũ như .VnTime hay VNI-Times: ký tự bên trong file không phải chữ tiếng Việt chuẩn mà chỉ trông đúng nhờ phông cũ, sang Word sẽ thành ký tự lạ. Công cụ chép nguyên ký tự trong file chứ không đoán bảng mã. Bạn xử lý bằng cách đổi chữ trong slide sang Unicode trước, ví dụ qua công cụ chuyển mã của Unikey, rồi lưu lại và chuyển. File .ppt đời cũ cũng cần Save As thành .pptx trước, vì công cụ không đọc định dạng nhị phân.

Chuyển PowerPoint sang Word trên MacBook và điện thoại

Công cụ chạy trong trình duyệt nên không đòi hỏi Word hay PowerPoint trên máy: bạn chọn file .pptx, bấm Tải file .docx và mở kết quả bằng Word, Pages hoặc ứng dụng đọc .docx khác. Trên MacBook dùng Safari hoặc Chrome đều được; trên điện thoại chọn file từ bộ nhớ hoặc ứng dụng Tệp. File tối đa 80 MB và toàn bộ được đọc vào bộ nhớ, nên bài thuyết trình nhiều ảnh lớn có thể chậm trên máy yếu. Chúng tôi chưa thử từng mẫu điện thoại. Nếu bài thuyết trình nằm trong email hoặc Zalo, hãy lưu về máy trước để trình duyệt chọn được file.

Chuyển PDF của bài PowerPoint sang Word thì khác gì

Công cụ này đọc file .pptx gốc, không đọc PDF. Nếu bạn còn file .pptx thì luôn nên dùng nó, vì nội dung chữ, bảng, số liệu biểu đồ và ghi chú còn nguyên cấu trúc. Nếu bạn chỉ có bản PDF xuất từ PowerPoint, Word có thể mở trực tiếp PDF (File, Open) và đổi thành tài liệu sửa được, nhưng mỗi slide thường thành các khung chữ và hình rời rạc, thứ tự đọc dễ sai. PDF được quét từ giấy hay chụp màn hình thì chữ nằm trong ảnh, cần công cụ nhận dạng ký tự (OCR) trước. Vì vậy nếu có thể, hãy xin lại file .pptx hoặc dùng phiên bản lưu trên máy của người soạn.

Lấy chữ từ PowerPoint ra Word làm giáo trình, biên bản hoặc tài liệu phát tay

Với bài giảng, mỗi slide thành một mục có tiêu đề Heading 1, nên trong Word bạn mở ngăn Navigation để duyệt theo từng slide, và dùng References, Table of Contents để tạo mục lục tự động từ các tiêu đề đó. Bật tùy chọn ghi số slide trước tiêu đề nếu muốn đối chiếu với bản trình chiếu, bật mỗi slide một trang nếu cần bản in từng slide tách rời. Tắt ghi chú diễn giả khi tài liệu phát cho người nghe, bật khi bạn làm giáo trình hay kịch bản thuyết trình. Với biên bản buổi báo cáo, nên giữ ghi chú vì thường chứa lời giải thích mà slide không có. Sau khi chuyển, hãy rà lại: tiêu đề slide ngắn có thể cần viết lại thành câu hoàn chỉnh, và các ý gạch đầu dòng cần nối thành đoạn văn để đọc mạch lạc.

Ví dụ cụ thể: file PowerPoint thử nghiệm thành tài liệu Word

Với file thử nghiệm 5 slide của chúng tôi, cài đặt mặc định cho 5 mục Heading 1 và khoảng 80 từ. Slide 1 có tiêu đề Bài thuyết trình và phụ đề, ô ngày tháng bị bỏ. Slide 2 có một khung nội dung nhiều cấp, một hộp văn bản có dấu chấm đầu dòng, một hộp văn bản thường và chữ trong một nhóm hình, kèm hai đoạn ghi chú diễn giả; đường nối và hình khối không chữ bị bỏ. Slide 3 có bảng gộp ô và ảnh PNG. Slide 4 là slide ẩn với một biểu đồ cột thành bảng ba dòng (Q1 bằng 10, Q2 để trống vì biểu đồ không có giá trị, Q3 bằng 30,5) và một SmartArt thành hai gạch đầu dòng. Slide 5 không có tiêu đề nên mục được đặt tên Slide 5. Khi bật Bỏ slide đang ẩn, tài liệu còn 4 mục.

Thứ tự đọc các khung chữ trên slide và cách sắp xếp lại

Công cụ đọc các khung theo thứ tự chúng được lưu trong file, và thứ tự lưu chính là thứ tự lớp xếp chồng từ dưới lên trên. Với slide được tạo từ mẫu có sẵn, thứ tự này thường trùng với thứ tự đọc; với slide mà bạn kéo thả, thêm khung sau cùng thì khung mới thêm sẽ đứng cuối. Tiêu đề thì luôn được đưa lên đầu mục của slide bất kể vị trí. Muốn kiểm tra trước khi chuyển, mở PowerPoint, vào Home, Arrange, Selection Pane: danh sách ở đó hiện lớp trên cùng ở đầu, tức ngược với thứ tự mà công cụ đọc. Nếu cần sửa, đổi thứ tự lớp trong PowerPoint rồi lưu lại, hoặc kéo đoạn trong Word sau khi chuyển. Các khung nằm trong cùng một nhóm hình được đọc theo thứ tự bên trong nhóm.

Danh sách đánh số và gạch đầu dòng từ slide sang Word

Công cụ xác định kiểu dòng theo thiết lập của từng đoạn trong slide: dòng có kiểu đánh số tự động thành danh sách đánh số, dòng có ký tự đầu dòng riêng thành danh sách gạch đầu dòng, dòng tắt đầu dòng thành đoạn thường. Với khung nội dung của slide, nơi đầu dòng thường được thừa hưởng từ mẫu, công cụ coi mọi dòng là gạch đầu dòng trừ khi dòng đó tắt đầu dòng. Với hộp văn bản tự vẽ, không có đầu dòng thì là đoạn thường. Các cấp thụt vào từ 0 đến 8 được giữ thành danh sách nhiều cấp trong Word. Số bắt đầu của danh sách đánh số trong slide chưa được đọc, nên mỗi danh sách mới luôn bắt đầu từ 1; nếu slide dùng số bắt đầu khác, hãy chỉnh bằng Set Numbering Value trong Word.

Kiểm tra số liệu biểu đồ và bảng sau khi chuyển

Số liệu biểu đồ lấy từ bảng tính đã lưu sẵn trong biểu đồ và được ghi đúng dạng chữ mà biểu đồ lưu, không áp định dạng hiển thị như phần trăm hay dấu phân cách hàng nghìn; vì vậy 0,25 có thể hiện là 0.25 và bạn cần định dạng lại trong Word. Điểm dữ liệu trống được để ô trống. Biểu đồ nhiều chuỗi cho bảng nhiều cột, tên chuỗi làm tiêu đề cột. Bảng PowerPoint giữ nguyên ô gộp ngang và dọc, nhưng dòng đầu luôn được coi là dòng tiêu đề, in đậm và tô nền xám nhạt kể cả khi bảng gốc không có dòng tiêu đề. Hãy so một vài số trong bảng Word với slide gốc, đặc biệt ở các biểu đồ có trục thứ hai hay biểu đồ kết hợp, nơi chuỗi dữ liệu có thể xếp theo thứ tự khác với thứ tự trên hình.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• chuyển powerpoint sang word
• chuyển file powerpoint sang word
• convert powerpoint to word
• powerpoint to word online
• chuyển ppt sang word
• chuyển pptx sang docx
• chuyển slide powerpoint thành văn bản word
• lấy chữ từ powerpoint ra word
• xuất ghi chú powerpoint ra word
• chuyển powerpoint sang word miễn phí
• chuyển powerpoint sang word giữ định dạng
• trích nội dung powerpoint
• đổi file powerpoint thành file word
• chuyển bài giảng powerpoint thành giáo trình word
• pptx to docx
• chuyển slide thành tài liệu word
• xuất speaker notes powerpoint sang word
• chuyển bảng trong powerpoint sang word
• ppt to word converter
• công cụ chuyển powerpoint sang word online
• cách chuyển powerpoint sang word
• cách chuyển ppt sang word
• chuyển nội dung powerpoint sang word
• chuyển văn bản từ powerpoint sang word
• cách chuyển chữ từ ppt sang word
• cách chuyển slide powerpoint sang word
• chuyển file ppt sang word không bị lỗi font
• chuyển ppt sang word online
• chuyển powerpoint sang word trực tuyến
• cách chuyển file powerpoint sang word trên máy tính
• cách chuyển bài giảng powerpoint sang word
• chuyển dữ liệu từ powerpoint sang word
• chuyển slide ppt sang word
• cách chuyển nội dung ppt sang word
• chuyển từ powerpoint sang word miễn phí