Phím Tắt Excel: Tra Cứu Và Luyện Tập Online

Tính năng nổi bật

• Hơn 160 phím tắt Excel trên Windows, trong đó hơn 70 mục có thêm tổ hợp tương ứng cho Excel for Mac, chia thành bảy nhóm theo việc bạn đang làm
• Tìm không dấu: gõ gach chan ra Ctrl+U, gõ ctrl+shift+l ra bộ lọc, gõ f4 ra các phím có F4 như F4, Ctrl+F4 và Alt+F4
• Nút chuyển Windows và Mac, mỗi bên chỉ hiện phím có thật trên nền tảng đó, không đoán phím Mac từ phím Windows
• Ghi chú phiên bản ngay dưới từng mục cần lưu ý, ví dụ Ctrl+Shift+Enter chỉ còn cần cho công thức mảng ở Excel 2016, 2019
• Đánh dấu phím yêu thích bằng nút Lưu, danh sách được lưu ngay trong trình duyệt của bạn và có nút sao chép cả danh sách
• Chế độ luyện phím: hiện mô tả, bạn bấm tổ hợp, công cụ chấm đúng hoặc sai ngay và cho xem đáp án nếu bí
• Phím trình duyệt hoặc hệ điều hành chặn (Ctrl+W, Ctrl+N, Alt+F4...) được đánh dấu chỉ tra cứu và có lý do cụ thể
• Chuỗi phím nhấn lần lượt như Alt+H > O > I (giãn cột vừa nội dung) được ghi rõ từng bước

Vì sao nên học phím tắt Excel theo nhóm thay vì đọc cả danh sách

Ghi nhớ hàng trăm tổ hợp phím một lượt gần như không thể, vì não bạn nhớ theo việc đang làm chứ không nhớ theo thứ tự bảng chữ cái. Khi bạn lọc theo nhóm Chọn ô và vùng, bạn học riêng tám đến mười tổ hợp quanh chuyện chọn dữ liệu, dùng vài ngày cho quen rồi mới sang nhóm Công thức. Chế độ luyện giúp phần chuyển từ biết sang nhớ: bạn đọc mô tả rồi tự bấm, nên tay nhớ trước đầu. Mỗi phím đúng ngay lần đầu được tính riêng, nên bạn nhìn ra phím nào hay nhầm và bấm Lưu để đưa vào danh sách ôn lại.

Lợi ích khi sử dụng

• •Tiết kiệm thao tác chuột cho những việc lặp lại như chọn vùng, định dạng, lọc, chèn hàng cột
• •Biết rõ phím nào có trên Mac, phím nào chỉ có trên Windows, khỏi mất công thử
• •Ghi chú phiên bản và xung đột bộ gõ ngay cạnh phím, tránh tưởng nhầm là Excel hỏng
• •Danh sách yêu thích riêng cho từng người, không cần đăng ký tài khoản
• •Luyện ngay trên trình duyệt, không phải mở Excel hay cài thêm phần mềm

Cách tra cứu và luyện phím tắt Excel

1. 1Chọn hệ điều hành bạn dùng (Windows hoặc Mac). Danh sách chỉ hiện phím có tổ hợp cho nền tảng đó.
2. 2Gõ vào ô tìm kiếm việc bạn muốn làm, ví dụ gach chan, loc du lieu, an cot, hoặc gõ thẳng tổ hợp như ctrl+shift+l để biết nó làm gì.
3. 3Chọn một nhóm bên dưới để thu hẹp, hoặc bấm Lưu ở cuối dòng để đưa phím vào nhóm Yêu thích.
4. 4Chuyển sang Luyện phím, chọn nhóm cần luyện, bấm vào khung bắt phím rồi nhấn tổ hợp bạn nghĩ là đúng. Bí thì bấm Xem đáp án.
5. 5Xem phần Xem các phím chỉ tra cứu và lý do ở cuối chế độ luyện để biết phím nào cần thử trực tiếp trong Excel.

Nhóm phím chọn ô, nhóm đáng học đầu tiên

Hầu hết thao tác trong Excel bắt đầu bằng việc chọn đúng vùng, nên nhóm này cho hiệu quả nhanh nhất. Ctrl+Space chọn cả cột, Shift+Space chọn cả hàng, Ctrl+A chọn vùng dữ liệu liên tục rồi bấm lần nữa chọn cả bảng tính. Ctrl+Shift+Mũi tên mở rộng vùng chọn tới mép của dữ liệu, nhanh hơn kéo chuột nhiều lần với bảng dài hàng nghìn dòng. Alt+; chỉ chọn các ô đang nhìn thấy, rất hữu ích khi bạn đã lọc hoặc ẩn dòng và chỉ muốn sao chép những dòng còn hiện. Lưu ý Ctrl+Space có thể trùng phím chuyển bộ gõ trên một số máy, khi đó hãy đổi phím chuyển bộ gõ thay vì bỏ phím tắt của Excel.

Dấu chấm phẩy hay dấu phẩy: phím tắt và công thức không giống nhau

Phím tắt Excel tính theo vị trí vật lý của phím trên bàn phím US, cho nên Ctrl+; luôn là phím dấu chấm phẩy, bất kể bạn gõ tiếng Việt kiểu Telex hay VNI. Công thức thì khác: dấu ngăn cách các đối số do cài đặt vùng của Windows quyết định. Máy dùng định dạng tiếng Việt, dấu phẩy là dấu thập phân, thường yêu cầu chấm phẩy như =SUM(A1;B1). Máy dùng định dạng English (US) thì dùng dấu phẩy như =SUM(A1,B1). Khi dán công thức từ nguồn nước ngoài mà Excel báo lỗi, nguyên nhân thường nằm ở dấu ngăn cách này. Bạn đổi được trong Settings, Time and Language, Region, Additional date, time and regional settings.

Phím tắt khác nhau giữa Windows và Mac

Nhiều phím giữ nguyên ý nghĩa, chỉ đổi Ctrl thành Cmd: Cmd+C, Cmd+V, Cmd+S, Cmd+Z, Cmd+B. Nhưng cũng nhiều phím đổi hẳn. Chèn công thức Tính tổng là Alt+= trên Windows nhưng Cmd+Shift+T trên Mac. Sửa nội dung ô là F2 trên Windows và Control+U trên Mac. Đổi kiểu tham chiếu tuyệt đối là F4 trên Windows và Cmd+T trên Mac. Công cụ chỉ liệt kê cột Mac cho những phím đã kiểm tra, vì đoán sai sẽ làm bạn mất thời gian hơn là không có. Trên MacBook, các phím F cần giữ thêm Fn nếu bạn chưa bật tùy chọn dùng phím F làm phím chuẩn.

Phím tắt theo phiên bản Excel: 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365

Phần lớn phím tắt giống nhau từ Excel 2016 đến Microsoft 365, nhưng vài chỗ đáng chú ý. Flash Fill với Ctrl+E có từ Excel 2013. Hộp tìm lệnh Alt+Q có từ Excel 2016 và đổi tên từ Tell Me thành Search ở Microsoft 365. Công thức mảng kiểu cũ nhập bằng Ctrl+Shift+Enter vẫn cần ở Excel 2016 và 2019, trong khi Excel 2021 và Microsoft 365 có mảng động nên chỉ cần Enter. Chuỗi phím Alt trên ribbon có thể thay đổi nếu Microsoft sắp xếp lại giao diện, nên nếu một chuỗi không chạy, hãy nhấn Alt một lần và đọc các chữ cái hiện trên ribbon của chính bản bạn đang dùng.

Những phím tắt Excel không luyện được trên trình duyệt

Chế độ luyện bắt phím bằng sự kiện bàn phím của trình duyệt, nên chỉ những tổ hợp mà trình duyệt chuyển cho trang web mới kiểm tra được. Ctrl+W (đóng workbook trong Excel) và Ctrl+N (tạo workbook mới) bị trình duyệt giữ để đóng tab và mở cửa sổ. Alt+F4 thoát ứng dụng do Windows xử lý. Ctrl cộng số 1 đến 9 chuyển tab của trình duyệt, nên Ctrl+1 (Format Cells), Ctrl+5, Ctrl+8 và Ctrl+9 (ẩn hàng) của Excel không luyện được. Chuỗi phím nhấn lần lượt như Alt+H > O > I cũng chưa luyện được. Tất cả những mục này vẫn có trong phần tra cứu và được liệt kê cùng lý do ở cuối chế độ luyện để bạn thử trực tiếp trong Excel.

Cách biến danh sách thành thói quen: ba tuần học mười phím

Thay vì cố học cả trăm phím, hãy chọn mười phím phục vụ đúng công việc của bạn. Kế toán thường cần Ctrl+Shift+4 (định dạng tiền), Alt+= (tổng), Ctrl+Shift+L (lọc), Ctrl+D (điền xuống). Người làm báo cáo cần F4, Ctrl+Space, Ctrl+Shift+Mũi tên. Bấm Lưu để đưa mười phím đó vào danh sách yêu thích rồi luyện riêng nhóm này mỗi ngày vài phút. Khi tay đã quen thì thêm mười phím tiếp theo. Cách học theo vòng nhỏ này bền hơn học dồn, và dùng ngay trong công việc thật mới giữ được trí nhớ lâu dài.

Phím tắt gộp ô trong Excel: Alt+H, M, C và lựa chọn thay thế

Phím tắt gộp ô và căn giữa (Merge & Center) là chuỗi Alt+H > M > C: nhấn Alt+H, nhả ra, nhấn M rồi nhấn C. Sau chữ M, Excel hiện thêm các chữ cái gợi ý cho những kiểu gộp khác như gộp ngang từng hàng hay bỏ gộp, bạn làm theo chữ cái hiện trên ribbon của chính bản đang dùng. Trên Excel for Mac, danh sách này chưa có tổ hợp tương ứng cho Merge & Center nên bạn dùng nút trên ribbon. Cần cân nhắc trước khi gộp: ô đã gộp làm việc chọn cột, sắp xếp và lọc dữ liệu dễ báo lỗi vì các ô gộp không cùng kích thước. Nếu chỉ muốn tiêu đề nằm giữa nhiều cột, hãy mở Format Cells bằng Ctrl+1, sang thẻ Alignment và chọn Center Across Selection ở mục Horizontal. Chữ vẫn nằm giữa mà từng ô vẫn tách rời.

Phím tắt xuống dòng trong ô Excel trên Windows và Macbook

Muốn xuống dòng ngay trong cùng một ô, bấm Alt+Enter trên Windows. Bấm Enter đơn thuần chỉ chốt nội dung và nhảy sang ô bên dưới. Trên Macbook, Microsoft ghi cả Control+Option+Return lẫn Option+Return. Hai điều hay bị bỏ sót: ô phải đang ở chế độ sửa (bấm F2 hoặc bấm đúp vào ô) thì tổ hợp này mới chèn ngắt dòng, và ô cần bật Wrap Text (Alt+H > W) thì các dòng mới hiện đầy đủ, nếu không bạn chỉ thấy một dòng. Dữ liệu có ngắt dòng khi xuất ra CSV hoặc dán sang hệ thống khác đôi khi làm lệch hàng, nên với dữ liệu cần nhập vào phần mềm khác hãy kiểm tra lại trước khi nhập.

Phím tắt thêm dòng, thêm cột, xóa dòng trong Excel

Cách nhanh nhất là chọn nguyên hàng hoặc cột trước. Shift+Space chọn cả hàng, Ctrl+Space chọn cả cột. Khi đó Ctrl+Plus (trên bàn phím US là Ctrl+Shift+=) chèn ngay một hàng hoặc cột mới ở vị trí đang chọn, còn Ctrl+- xóa hàng hoặc cột đó mà không hỏi lại. Nếu chỉ chọn một ô thì cả hai phím mở hộp thoại hỏi bạn muốn chèn hay xóa theo hướng nào. Chuỗi phím trên ribbon cho kết quả tương tự: Alt+H > I > R chèn hàng, Alt+H > I > C chèn cột, Alt+H > D > R xóa hàng, Alt+H > D > C xóa cột. Chọn nhiều hàng rồi chèn thì Excel chèn bấy nhiêu hàng. Trong một Table, bấm Tab ở ô cuối cùng của dòng cuối sẽ tự thêm một dòng mới. Trên Mac, Microsoft ghi Control+Shift+= để chèn ô và Cmd+- hoặc Control+- để xóa.

Phím tắt paste value trong Excel: copy giá trị mà không copy công thức

Bấm Ctrl+Alt+V để mở hộp thoại Paste Special, rồi bấm chữ V để chọn Values, bấm Enter để dán. Chuỗi Ctrl+Alt+V, V, Enter chỉ dán giá trị tính ra, bỏ công thức và bỏ định dạng nguồn. Trong cùng hộp thoại, chữ T dán chỉ định dạng, chữ F dán công thức, chữ W dán độ rộng cột, chữ U dán giá trị kèm định dạng số. Trên Mac là Cmd+Control+V, rồi chọn Values trong hộp thoại bằng chuột. Dùng paste value khi bạn cần chốt số liệu: sau khi dán, ô không đổi theo dữ liệu gốc nữa nên sửa hay xóa bảng nguồn không làm mất số. Ngược lại nếu bảng nguồn còn cập nhật, đừng dán giá trị vì số sẽ đứng yên và dễ lệch so với nguồn.

Phím tắt Excel cho kế toán: nhóm phím dùng nhiều nhất khi làm sổ sách

Người làm kế toán lặp đi lặp lại vài việc: nhập số, định dạng, tổng hợp và lọc. Ctrl+Shift+! áp dụng định dạng số có dấu phân cách hàng nghìn và hai chữ số thập phân, Ctrl+Shift+$ áp dụng định dạng tiền tệ, Ctrl+Shift+% áp dụng phần trăm. Alt+= chèn hàm tính tổng cho cột hoặc hàng đang chọn. Ctrl+D điền xuống, Ctrl+R điền sang phải, Ctrl+Shift+L bật lọc, F4 khóa địa chỉ ô trong công thức. Ctrl+; chèn ngày hôm nay làm ngày chứng từ cố định. Ctrl+Alt+V rồi V chốt số liệu thành giá trị trước khi gửi báo cáo. Nên đặt các phím này vào danh sách Yêu thích của công cụ và luyện riêng, vì kế toán dùng vài phím rất nhiều lần chứ ít khi cần cả trăm phím.

Phím tắt chuyển sheet trong Excel, kể cả trên laptop thiếu phím Page Up và Page Down

Ctrl+Page Down chuyển sang sheet kế tiếp, Ctrl+Page Up quay về sheet trước. Trên Mac, Microsoft liệt kê Control+Page Down hoặc Option+Phím mũi tên phải cho sheet kế tiếp, Option+Phím mũi tên trái cho sheet trước. Nhiều laptop không có phím Page Up, Page Down riêng mà gộp vào phím mũi tên, thường phải giữ thêm Fn, nghĩa là Ctrl+Fn+mũi tên xuống hoặc lên. Cách đặt phím phụ thuộc hãng máy nên nếu không chạy, bạn xem hình in trên phím mũi tên của máy. Cần nhảy xa hơn thì bấm chuột phải vào hai mũi tên cuối thanh sheet để hiện danh sách tất cả sheet. Chuyển giữa hai file Excel đang mở dùng Ctrl+F6.

Phím tắt lọc dữ liệu trong Excel và cách bỏ lọc

Ctrl+Shift+L bật hoặc tắt bộ lọc cho vùng dữ liệu quanh ô đang chọn, trên Mac là Cmd+Shift+F hoặc Control+Shift+L. Khi các mũi tên lọc đã hiện, Alt+Mũi tên xuống mở danh sách lọc của cột chứa ô đang chọn; sau đó dùng phím mũi tên, Space để tích chọn từng giá trị và Enter để áp dụng. Để bỏ lọc nhưng vẫn giữ nút lọc, dùng nút Clear trong nhóm Sort & Filter của thẻ Data, hoặc bấm Alt+A rồi theo chữ cái gợi ý trên ribbon. Muốn tắt hẳn nút lọc thì bấm lại Ctrl+Shift+L. Một lỗi hay gặp là bấm Ctrl+Shift+L trong ô trống nằm ngoài vùng dữ liệu nên không có gì xảy ra: hãy bấm vào một ô thuộc bảng trước. Hàng tiêu đề trống hoặc gộp ô cũng khiến lọc chạy sai.

Phím tắt ngày giờ trong Excel: Ctrl+; và hàm TODAY khác nhau chỗ nào

Ctrl+; chèn ngày hiện tại và Ctrl+Shift+: chèn giờ hiện tại. Trên Mac là Control+; cho ngày và Cmd+; cho giờ. Cả hai chèn giá trị cố định, nghĩa là mở file hôm sau ô vẫn giữ ngày cũ. Rất hợp để ghi ngày chứng từ, ngày nhập liệu, mốc thời gian mà bạn không muốn thay đổi. Muốn ô luôn hiện ngày hôm nay thì dùng hàm TODAY, và dùng NOW nếu cần cả giờ; hai hàm này tính lại mỗi khi mở file hoặc tính lại bảng. Muốn chèn cả ngày lẫn giờ vào một ô, bấm Ctrl+; rồi Space rồi Ctrl+Shift+:. Hiển thị ngày theo kiểu nào là do định dạng ô và cài đặt vùng của Windows quyết định, không phải do phím tắt.

Phím tắt khóa ô trong Excel bằng F4 và dấu $

Khi đang gõ công thức, đặt con trỏ trên hoặc ngay sau địa chỉ ô như A1 rồi bấm F4. Mỗi lần bấm, Excel đổi qua kiểu kế tiếp: $A$1 khóa cả cột lẫn hàng, A$1 chỉ khóa hàng, $A1 chỉ khóa cột, rồi quay về A1 không khóa. Trên Mac dùng Cmd+T. Khóa địa chỉ trong công thức khác với khóa ô để chống sửa: cái đầu giữ cho công thức kéo xuống vẫn trỏ đúng ô, cái sau là Protect Sheet (chuỗi Alt+R > P > S) kèm bỏ khóa các ô được phép nhập. Ngoài công thức, F4 còn lặp lại thao tác vừa làm, như vừa tô màu nền một ô thì bấm F4 trên ô khác để tô lại màu đó. Trên laptop có phím F đa năng, nhớ giữ Fn nếu F4 đang điều khiển âm lượng hay độ sáng.

Phím tắt đổi chữ hoa, chữ thường và chữ hoa đầu từ trong Excel

Excel không có phím tắt đổi kiểu chữ giống Shift+F3 của Word. Trong Excel, Shift+F3 mở hộp thoại Insert Function. Cách làm thực tế là dùng hàm: UPPER đổi thành chữ hoa, LOWER đổi thành chữ thường, PROPER hoa chữ cái đầu mỗi từ. Gõ hàm vào cột phụ, sao chép kết quả rồi dán lại bằng Ctrl+Alt+V, V để thay dữ liệu gốc. Cách thứ hai là Flash Fill: gõ tên theo kiểu mong muốn ở dòng đầu, rồi bấm Ctrl+E ở ô bên dưới để Excel tự điền theo mẫu. Flash Fill đoán theo mẫu nên với dữ liệu không đồng nhất hãy xem lại kết quả. Với tiếng Việt có dấu, các hàm trên xử lý đúng chữ có dấu, chẳng hạn PROPER biến nguyễn văn an thành Nguyễn Văn An.

Phím tắt kẻ viền, tô màu nền và định dạng bảng trong Excel

Ctrl+Shift+& kẻ viền ngoài cho vùng chọn, Ctrl+Shift+_ xóa viền. Muốn chọn kiểu viền cụ thể, bấm Alt+H > B để mở menu viền rồi bấm chữ cái hiện bên cạnh từng kiểu. Tô màu nền là Alt+H > H, sau đó dùng phím mũi tên chọn màu và Enter. Màu vừa chọn lưu ở nút trên ribbon nên với các ô tiếp theo bạn chỉ cần bấm F4 để lặp lại. Format Painter (Alt+H > F > P) chép định dạng từ ô này sang ô khác. Ctrl+T hoặc Ctrl+L biến vùng dữ liệu thành Table với kiểu dòng xen kẽ sẵn, nhanh hơn kẻ bảng thủ công. Trên Mac, viền ngoài là Cmd+Option+0 và xóa viền là Cmd+Option+-. Nên dùng Table hoặc Cell Styles thay vì kẻ tay từng bảng để file đồng bộ và dễ sửa.

Cách tạo và gán phím tắt riêng trong Excel

Excel cho phép gán phím tắt cho macro. Bấm Alt+F8 để mở hộp thoại Macro, chọn macro, bấm Options rồi gõ một chữ cái vào ô Shortcut key, khi đó Ctrl cộng chữ đó chạy macro. Tránh chữ trùng phím có sẵn như C, V, Z vì phím gán sẽ đè lên phím gốc khi file đang mở. File chứa macro phải lưu dạng .xlsm. Có thể thêm lệnh hay dùng vào Quick Access Toolbar, khi đó bấm Alt rồi bấm số thứ tự của nút (Alt+1, Alt+2...) để gọi lệnh, đây là cách đặt phím tắt cho lệnh bất kỳ mà không cần macro. Với Mac, Microsoft hướng dẫn tạo phím tắt riêng cho Office qua menu Tools, mục Customize Keyboard. Các phím gốc của Excel không đổi được từng phím riêng lẻ trong bản Windows, nên lựa chọn thực tế là macro hoặc Quick Access Toolbar.

Phím tắt Excel không dùng được: kiểm tra theo thứ tự nào

Thử từng nguyên nhân từ dễ đến khó. Một: ô đang ở chế độ sửa nội dung, nhiều phím chọn ô, di chuyển sẽ không chạy cho tới khi bấm Enter hoặc Esc. Hai: Scroll Lock đang bật nên mũi tên cuộn cả màn hình thay vì chuyển ô, bấm Scroll Lock để tắt hoặc xem thanh trạng thái. Ba: phím chuyển bộ gõ như Ctrl+Shift hay Ctrl+Space chiếm tổ hợp trước Excel. Bốn: laptop cần giữ Fn cho phím F1 đến F12 nếu chưa tắt Fn Lock. Năm: hộp thoại đang mở hoặc cửa sổ không nằm ở phía trước nên phím đi vào chỗ khác. Sáu: ngôn ngữ bàn phím khác nhau làm vị trí dấu ; hay + lệch, dùng thử tổ hợp tương ứng trên bàn phím US. Bảy: dùng Excel trên trình duyệt thì trình duyệt giữ Ctrl+W, Ctrl+N, Ctrl+T. Nếu mọi nguyên nhân đều loại trừ, thử mở Excel ở chế độ an toàn để loại trừ tiện ích bổ sung.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Từ khóa liên quan

• phím tắt excel
• phím tắt trong excel
• các phím tắt trong excel
• bảng phím tắt trong excel
• tổng hợp phím tắt excel
• phím tắt excel cơ bản
• phím tắt excel nâng cao
• phím tắt excel hay dùng
• phím tắt excel cho kế toán
• phím tắt excel cho dân văn phòng
• phím tắt excel trên macbook
• phím tắt excel trên laptop
• phím tắt lọc dữ liệu trong excel
• phím tắt gộp ô trong excel
• phím tắt xuống dòng trong excel
• phím tắt xuống dòng trong excel macbook
• phím tắt paste value trong excel
• phím tắt thêm dòng trong excel
• phím tắt xóa dòng trong excel
• phím tắt chọn cả cột trong excel
• phím tắt chuyển sheet trong excel
• phím tắt tính tổng trong excel
• phím tắt kẻ viền trong excel
• phím tắt freeze panes trong excel
• phím tắt format painter trong excel
• phím tắt chèn ngày hiện tại trong excel
• phím tắt khóa ô trong excel f4
• phím tắt autofit trong excel
• phím tắt đổi chữ hoa chữ thường trong excel
• phím tắt đổi tên sheet trong excel
• phím tắt mở vba trong excel
• cách tạo phím tắt trong excel
• lỗi phím tắt trong excel không dùng được
• luyện phím tắt excel
• học phím tắt excel
• excel keyboard shortcuts