Gộp file Excel thành 1 file và tách file Excel lớn ngay trên trình duyệt
Cuối tháng nhận báo cáo từ mười chi nhánh, mỗi nơi một file, cần gộp file Excel thành 1 file để tổng hợp; hoặc ngược lại, có một danh sách mười nghìn dòng cần chia cho từng nhân viên. Công cụ này gộp nhiều file .xlsx, .xls, .csv và nhiều sheet thành một bảng, tự khớp cột theo tên tiêu đề kể cả khi mỗi file sắp cột một kiểu, thêm cột ghi nguồn để biết dòng nào đến từ file nào. Chiều ngược lại, nó tách một file thành nhiều file theo số dòng hoặc theo giá trị một cột, lặp lại dòng tiêu đề ở mỗi phần.
Tính năng nổi bật
- Gộp nhiều file .xlsx, .xls, .ods, .csv cùng lúc, chọn thêm hoặc bỏ từng file trước khi gộp
- Tùy chọn gộp tất cả các sheet trong mỗi file, hoặc chỉ sheet đầu tiên
- Khớp cột theo tên tiêu đề: file có thứ tự cột khác nhau hay thiếu cột vẫn gộp đúng chỗ
- Thêm cột Nguồn ghi tên file, hoặc tên file và tên sheet, cho từng dòng
- Báo cáo từng file: số dòng, cột mới xuất hiện, cột bị thiếu để kiểm tra trước khi dùng
- Tách một file theo số dòng mỗi phần hoặc theo giá trị một cột như Chi nhánh, Nhân viên phụ trách
- Dòng tiêu đề được lặp lại ở đầu mỗi phần; kết quả là file ZIP nhiều file .xlsx hoặc một file nhiều sheet
- Đọc CSV UTF-8 có hoặc không BOM, UTF-16, Windows-1258; giữ nguyên số 0 đứng đầu của mã và số điện thoại
Vì sao copy dán thủ công hay Power Query không phải lúc nào cũng tiện
Gộp mười file bằng tay nghĩa là mở từng file, bôi đen, copy, tìm dòng cuối của file tổng rồi dán, và chỉ cần một chi nhánh chèn thêm cột Ghi chú ở giữa là toàn bộ các cột phía sau bị lệch mà không ai để ý. Power Query trong Excel làm được việc này tốt nhưng cần Excel bản mới trên Windows, và người mới cần thời gian để làm quen. Tách file bằng tay còn tốn công hơn: lọc từng giá trị, copy sang file mới, lưu, lặp lại cho từng chi nhánh. Công cụ này khớp cột theo tên nên không lệch cột, cho bạn thấy file nào thiếu cột nào, và tách hàng chục file trong một lần bấm, chạy được trên mọi trình duyệt kể cả máy Mac hay Chromebook.
Lợi ích khi sử dụng
- Không còn lệch cột khi các file nguồn sắp cột khác nhau
- Biết ngay file nào thiếu cột hay có cột lạ trước khi tổng hợp số liệu
- Tách danh sách cho từng chi nhánh, từng nhân viên trong vài giây
- Không cần Power Query, macro VBA hay cài thêm phần mềm
- File không rời khỏi máy của bạn vì mọi xử lý chạy trong trình duyệt
Cách gộp và tách file Excel bằng công cụ
- 1Để gộp: ở thẻ Gộp file, chọn hoặc kéo thả tất cả các file cần gộp. Có thể thêm file nhiều lần và bấm Bỏ để loại file chọn nhầm.
- 2Nhập số dòng tiêu đề chung của các file, chọn có thêm cột Nguồn hay không, bật Gộp tất cả các sheet nếu mỗi file có nhiều sheet cần lấy.
- 3Bấm Gộp file, xem bảng báo cáo từng file để chắc các cột đã khớp, rồi bấm Tải file đã gộp.
- 4Để tách: ở thẻ Tách file, mở file cần tách, chọn sheet và dòng tiêu đề.
- 5Chọn tách theo số dòng mỗi file hoặc theo giá trị của một cột, chọn kiểu kết quả là ZIP nhiều file hay một file nhiều sheet, xem danh sách các phần sẽ tạo rồi bấm nút tách và tải.
Khớp cột theo tên tiêu đề hoạt động thế nào
Khi file có dòng tiêu đề, công cụ đọc tên từng cột và ghép các cột cùng tên ở mọi file vào một cột chung. Thứ tự cột của file kết quả theo thứ tự xuất hiện: các cột của file đầu tiên trước, cột mới của những file sau được nối thêm vào cuối. Mặc định tên cột được so sánh không phân biệt hoa thường và khoảng trắng thừa, nên Họ tên, họ tên và Họ tên có hai dấu cách được coi là một cột; tắt tùy chọn này nếu bạn cần phân biệt chữ hoa, chữ thường, còn khoảng trắng thừa thì luôn được bỏ qua. Ô tiêu đề để trống được đặt tên theo chữ cái cột như Cột D, và hai cột trùng tên trong cùng một file được đặt thành Tên và Tên (2) để không cột nào bị mất. Với file không có dòng tiêu đề, đặt số dòng tiêu đề bằng 0, các file sẽ được gộp theo đúng vị trí cột A, B, C.
Ví dụ gộp báo cáo hai chi nhánh có cột sắp khác nhau
File cn1.xlsx có dòng tên báo cáo ở dòng 1, tiêu đề ở dòng 2 gồm Mã, Họ tên, SĐT và hai nhân viên, giữa hai dòng có một dòng trống. File cn2.csv có tiêu đề ở dòng 2 nhưng sắp cột khác: SĐT, họ tên viết thường có hai dấu cách, Mã, và thêm cột Ghi chú. Đặt dòng tiêu đề là 2 và thêm cột Nguồn theo tên file, kết quả là bảng năm cột Nguồn, Mã, Họ tên, SĐT, Ghi chú với ba dòng. Dòng của cn2.csv được đặt đúng giá trị vào cột Mã, Họ tên, SĐT dù thứ tự cột gốc khác. Dòng trống bị bỏ qua. Bảng báo cáo cho biết cn2.csv thêm cột mới Ghi chú, còn cn1.xlsx không có cột Ghi chú nên các ô đó để trống. Số điện thoại 0901, 0903 giữ nguyên số 0 đứng đầu.
Gộp nhiều sheet trong một file
Nhiều người lưu mỗi tháng hoặc mỗi cửa hàng trên một sheet riêng trong cùng một file. Bật tùy chọn Gộp tất cả các sheet trong mỗi file, công cụ lấy mọi sheet có dữ liệu, bỏ qua sheet trống, và áp dụng cùng một quy tắc khớp cột. Chọn cột Nguồn là tên file và tên sheet để mỗi dòng ghi rõ, ví dụ baocao.xlsx / Tháng 9. Lưu ý rằng số dòng tiêu đề được áp dụng giống nhau cho mọi sheet và mọi file; nếu có sheet mà tiêu đề nằm ở dòng khác, hãy gộp sheet đó riêng hoặc sửa lại cho thống nhất. Sheet chứa bảng tổng hợp, biểu đồ hay ghi chú cũng sẽ bị gộp vào nếu có dữ liệu, hãy xem bảng báo cáo để phát hiện và gộp lại với các file đã loại sheet đó.
Tách file theo số dòng hoặc theo giá trị một cột
Tách theo số dòng hữu ích khi hệ thống nhập liệu chỉ nhận tối đa một số dòng mỗi lần, hoặc khi cần chia đều danh sách gọi điện cho nhiều người. Với danh sách 2.501 dòng và 1.000 dòng mỗi phần, công cụ tạo ba phần có 1.000, 1.000 và 501 dòng dữ liệu, mỗi phần đều có dòng tiêu đề. Tách theo giá trị cột tạo một phần cho mỗi giá trị khác nhau, ví dụ mỗi chi nhánh một file, thứ tự các phần theo thứ tự giá trị xuất hiện lần đầu. Mặc định Hà Nội và hà nội được coi là một nhóm, khoảng trắng thừa được bỏ qua; ô trống được gom vào phần tên (Trống). Tên phần được dùng làm tên file hoặc tên sheet, các ký tự không hợp lệ như dấu gạch chéo, dấu hai chấm được thay bằng dấu gạch dưới trong tên file và bằng dấu cách trong tên sheet, và tên sheet được cắt còn 31 ký tự theo giới hạn của Excel.
ZIP nhiều file hay một file nhiều sheet
Chọn ZIP nhiều file khi mỗi phần cần gửi cho một người khác nhau, ví dụ gửi mỗi chi nhánh đúng danh sách của họ; giải nén ra bạn có từng file .xlsx đặt tên theo file gốc và tên phần. Chọn một file nhiều sheet khi bạn chỉ muốn chia dữ liệu ra cho dễ xem mà vẫn giữ trong một file. Một lần tách tạo tối đa 1.000 file trong ZIP hoặc 250 sheet trong một file; vượt quá, công cụ sẽ báo để bạn tăng số dòng mỗi phần hoặc chọn cột có ít giá trị hơn. Trong lúc tạo nhiều file, dòng trạng thái cho biết đang làm đến file thứ mấy.
CSV, mã hóa tiếng Việt và số 0 đứng đầu
File CSV xuất từ phần mềm kế toán, bán hàng thường gặp lỗi font khi mở bằng Excel vì khác mã hóa. Công cụ nhận biết dấu BOM ở đầu file để đọc đúng UTF-8 và UTF-16, file không có BOM được thử đọc UTF-8 trước, không hợp lệ mới đọc theo bảng mã Windows-1258 của các phần mềm Việt Nam đời cũ, và dòng thông tin dưới tên file cho biết bảng mã đã dùng. Dấu phân cách phẩy, chấm phẩy, tab được tự nhận. Mọi ô đọc từ CSV giữ nguyên dạng chữ nên 0901234567 không mất số 0. Khi ghi file .xlsx, giá trị có số 0 đứng đầu hoặc dài hơn 15 chữ số được lưu dạng văn bản, còn số thông thường được lưu dạng số để bạn vẫn cộng trừ được.
Giới hạn cần biết
Công cụ chỉ lấy giá trị ô. Định dạng màu, font, độ rộng cột, công thức, ô gộp, hình ảnh, biểu đồ và bộ lọc của file gốc không được mang sang file kết quả; ô công thức được lấy theo kết quả đã lưu trong file. Ngày tháng được ghi dạng văn bản ngày/tháng/năm, định dạng phần trăm hay tiền tệ không được giữ mà ghi theo giá trị gốc. Mỗi file tối đa 50 MB và phải gỡ mật khẩu trước. Kết quả gộp không được vượt 1.048.576 dòng, giới hạn một sheet của Excel. Với tổng dữ liệu vài trăm nghìn dòng, trình duyệt cần vài giây và một lượng bộ nhớ đáng kể; nếu máy yếu, hãy chia làm nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Làm sao gộp nhiều file Excel thành 1 file mà không lệch cột?
Đảm bảo các file có dòng tiêu đề và nhập đúng số dòng tiêu đề. Công cụ khớp cột theo tên nên thứ tự cột trong từng file không quan trọng; cột chỉ có ở một số file vẫn được giữ, file thiếu cột đó sẽ để trống.
Có gộp được file .xlsx với file .csv không?
Được. Có thể chọn lẫn .xlsx, .xls, .ods, .csv trong cùng một lần gộp. Kết quả luôn là file .xlsx.
Có gộp được nhiều sheet trong cùng một file không?
Được. Bật tùy chọn Gộp tất cả các sheet trong mỗi file. Mặc định công cụ chỉ lấy sheet đầu tiên của mỗi file.
Làm sao biết dòng nào đến từ file nào sau khi gộp?
Chọn thêm cột Nguồn ở tùy chọn gộp. Cột này ghi tên file, hoặc tên file và tên sheet, ở đầu mỗi dòng.
Dòng tiêu đề của các file sau có bị lặp lại trong file gộp không?
Không. Dòng tiêu đề và các dòng phía trên nó của mỗi file đều được bỏ, file gộp chỉ có một dòng tiêu đề chung ở đầu. Dòng trống cũng được bỏ.
Tách file Excel theo số dòng thì dòng tiêu đề có được giữ không?
Có. Mỗi phần đều bắt đầu bằng dòng tiêu đề của file gốc, số dòng bạn nhập là số dòng dữ liệu không tính tiêu đề.
Có tách file theo từng chi nhánh, từng nhân viên được không?
Được. Chọn tách theo giá trị của một cột và chọn cột Chi nhánh hoặc Nhân viên. Mỗi giá trị khác nhau thành một file hoặc một sheet riêng, đặt tên theo giá trị đó.
File ZIP tải về có mở được trên điện thoại không?
File ZIP là định dạng chuẩn, giải nén được trên Windows, macOS và hầu hết điện thoại có ứng dụng quản lý file. Nếu cần một file duy nhất, chọn kiểu kết quả một file nhiều sheet.
CSV có tiếng Việt bị lỗi font thì có đọc được không?
Công cụ đọc được CSV mã hóa UTF-8, UTF-16 và Windows-1258, tên bảng mã đã dùng hiện ngay dưới tên file. File dùng bảng mã cũ khác như VNI hay TCVN3 cần dùng font tương ứng nên sẽ không hiển thị đúng; hãy chuyển mã sang Unicode trước.
Số điện thoại, mã nhân viên có bị mất số 0 ở đầu không?
Không. Giá trị có số 0 đứng đầu được đọc và ghi dạng văn bản nên giữ nguyên. Số dài hơn 15 chữ số như số tài khoản cũng được ghi dạng văn bản để không bị làm tròn.
Công thức và định dạng màu có được giữ khi gộp hoặc tách không?
Không. Công cụ chỉ lấy giá trị ô; công thức được thay bằng kết quả đã lưu, màu sắc, độ rộng cột, ô gộp không được giữ.
File của tôi có bị tải lên máy chủ không?
Không. Việc đọc, gộp, tách và nén ZIP đều chạy trong trình duyệt trên máy bạn, không có dữ liệu nào được gửi đi.
Từ khóa liên quan
- gộp file excel thành 1 file online
- gộp nhiều file excel thành 1
- gộp nhiều sheet thành 1 sheet
- gộp file csv
- tách file excel
- tách file excel thành nhiều file
- tách sheet excel thành file riêng
- chia nhỏ file excel
- tách file excel theo điều kiện
- tách file excel theo cột
- merge excel files online
- split excel file online
- gộp báo cáo các chi nhánh
- gộp dữ liệu nhiều file excel
- nối file excel
- tổng hợp nhiều file excel
- gộp file excel không lệch cột
- tách danh sách excel cho từng nhân viên
