Đánh số trang PDF: chọn vị trí, định dạng và xử lý trang bìa
Công cụ vẽ số trang lên tệp PDF có sẵn với sáu vị trí đặt, năm kiểu hiển thị, tùy chọn cỡ chữ, màu, lề, số bắt đầu, bỏ qua trang đầu và chỉ đánh trang chẵn hoặc lẻ. Toàn bộ việc đọc tệp, vẽ số và ghi tệp mới chạy trong trình duyệt, không có bước tải lên máy chủ nào.
Tính năng nổi bật
- Sáu vị trí đặt số gồm trên và dưới kết hợp với trái, giữa, phải
- Năm kiểu hiển thị: chỉ số, Trang kèm số, số trên tổng, số giữa hai gạch và số La Mã
- Chỉnh cỡ chữ từ 6 tới 36 pt và lề cách mép giấy từ 8 tới 96 pt
- Chọn màu chữ bằng bảng màu hệ thống hoặc bốn màu dựng sẵn thường dùng cho tài liệu
- Đặt số bắt đầu khác 1 để nối tiếp một tập hồ sơ đã đánh số trước đó
- Bỏ qua một số trang đầu để bìa và trang trắng không bị đánh số
- Lọc theo trang chẵn hoặc trang lẻ cho tài liệu in hai mặt
- Xem trước trang đầu và trang cuối bằng ảnh dựng lại từ chính tệp kết quả
Vì sao nên đánh số trang trước khi in hoặc nộp hồ sơ
Một tập hồ sơ không đánh số là tập hồ sơ dễ mất trang mà không ai phát hiện ra. Khi in hai mặt, khi photo, khi chuyển qua nhiều bộ phận ký duyệt, chỉ cần một lần rơi kẹp là thứ tự đảo lộn và không có cách nào biết bản mình đang cầm có đủ hay không. Số trang giải quyết đúng vấn đề đó với chi phí gần bằng không. Với hợp đồng, số trang còn là điều kiện thực tế để hai bên dẫn chiếu điều khoản khi thương lượng: câu nói trang bảy điều bốn có ý nghĩa rõ ràng, còn câu nói ở gần cuối phần thanh toán thì không. Với hồ sơ thầu và hồ sơ nộp cơ quan nhà nước, nhiều mẫu biểu yêu cầu ghi tổng số trang trong phần mục lục hoặc trang bìa, nên định dạng số trên tổng là bắt buộc. Ngoài ra, khi bạn gộp nhiều tệp rời thành một tập, số trang liên tục là dấu hiệu duy nhất cho thấy tập đó đã được ghép hoàn chỉnh chứ không phải một chồng tệp lẻ đặt cạnh nhau.
Lợi ích khi sử dụng
- Tệp hợp đồng và hồ sơ không rời khỏi máy bạn trong suốt quá trình xử lý
- Xem trước cả trang đầu và trang cuối nên phát hiện sớm việc số bị đè lên nội dung
- Số trang là chữ thật trong tệp nên vẫn tìm kiếm và sao chép được, không phải ảnh
- Không phải cài phần mềm nặng chỉ để làm một thao tác đơn giản
- Không giới hạn số lần dùng và không chèn quảng cáo vào tệp kết quả
- Giữ nguyên nội dung, phông chữ và dung lượng của tệp gốc vì chỉ vẽ thêm một dòng chữ
Các bước đánh số trang cho tệp PDF
- 1Kéo thả tệp PDF vào vùng nhận hoặc bấm để chọn, số trang của tệp hiện ngay bên dưới tên tệp.
- 2Chọn vị trí đặt số và kiểu hiển thị, phần xem trước tự dựng lại sau khi bạn ngừng chỉnh khoảng nửa giây.
- 3Chỉnh cỡ chữ, lề và màu cho hợp với bố cục tài liệu, chú ý đừng để số đè lên chân trang có sẵn.
- 4Nhập số bắt đầu và số trang đầu cần bỏ qua nếu tài liệu có bìa hoặc trang trắng ở đầu.
- 5Đối chiếu ảnh trang đầu và trang cuối, thấy đúng vị trí thì bấm tải tệp đã đánh số về máy.
Chọn vị trí đặt số sao cho không đè lên nội dung sẵn có
Vị trí phổ biến nhất là dưới và ở giữa, vì phần lớn tài liệu chừa lề dưới rộng hơn lề trên và ít khi đặt gì ở chính giữa chân trang. Tuy nhiên có ba tình huống bạn nên đổi sang vị trí khác. Thứ nhất, tài liệu đã có chân trang ghi tên công ty hoặc đường dẫn website ở giữa; khi đó hãy chuyển sang góc dưới bên phải. Thứ hai, tài liệu sẽ được đóng gáy hoặc bấm ghim ở mép trái; khi đó tránh vị trí trái vì phần đóng gáy che mất số, đặc biệt với tập dày. Thứ ba, tài liệu in hai mặt kiểu sách; quy ước ngành in là số trang nằm ở mép ngoài, tức trang lẻ đặt bên phải và trang chẵn đặt bên trái. Công cụ hỗ trợ tình huống thứ ba bằng cách chạy hai lượt: lượt đầu chọn chỉ trang lẻ với vị trí dưới bên phải, tải kết quả về, sau đó nạp lại chính tệp kết quả đó và chạy lượt hai chọn chỉ trang chẵn với vị trí dưới bên trái. Về lề, con số 32 pt mặc định tương đương khoảng 1,13 cm tính từ mép giấy, đủ xa để máy in không cắt mất và đủ gần để không lấn vào vùng nội dung.
Năm kiểu hiển thị số và tình huống dùng từng kiểu
Kiểu chỉ số là kiểu gọn nhất, hợp với tài liệu nội bộ, bản nháp, tài liệu trình chiếu in ra. Kiểu Trang kèm số rõ ràng hơn cho người đọc lớn tuổi hoặc tài liệu gửi ra ngoài, nhưng chiếm nhiều chỗ nên cần lề rộng. Kiểu số trên tổng là kiểu quan trọng nhất về mặt kiểm soát: khi cầm tờ ghi 7/20 mà thiếu tờ nào, người nhận biết ngay, nên hồ sơ thầu, hồ sơ vay vốn và hồ sơ nộp cơ quan nhà nước gần như luôn dùng kiểu này. Kiểu số giữa hai gạch mang tính trang trí, thường gặp trong sách và tài liệu học thuật, giúp con số nổi lên giữa vùng trắng của chân trang. Kiểu số La Mã dùng cho phần dẫn nhập của tài liệu dài: lời nói đầu, mục lục, danh mục bảng biểu thường đánh i, ii, iii rồi phần nội dung chính mới bắt đầu lại từ 1. Muốn làm đúng kiểu đó, bạn tách tệp bằng công cụ tách PDF, đánh số La Mã cho phần dẫn nhập, đánh số thường cho phần chính, rồi gộp lại bằng công cụ gộp PDF.
Bỏ qua trang đầu, đặt số bắt đầu và cách hai tùy chọn này phối hợp
Hai ô nhập này hay bị nhầm lẫn nên cần nói rõ. Ô bỏ qua mấy trang đầu quyết định những trang nào không được vẽ số, tính từ trang một của tệp. Đặt giá trị 1 nghĩa là trang bìa không có số, trang thứ hai của tệp là trang đầu tiên có số. Ô số bắt đầu quyết định con số in ra trên trang đầu tiên được đánh, chứ không liên quan tới việc đếm trang trong tệp. Kết hợp hai ô này cho bạn ba tình huống thường gặp. Tình huống một, bìa không đánh số và phần ruột bắt đầu từ 1: đặt bỏ qua bằng 1, số bắt đầu bằng 1. Tình huống hai, bìa không đánh số nhưng vẫn tính là trang 1 nên ruột bắt đầu từ 2: đặt bỏ qua bằng 1, số bắt đầu bằng 2. Tình huống ba, tệp này là phần tiếp theo của một tập trước đó đã kết thúc ở trang 48: đặt bỏ qua bằng 0, số bắt đầu bằng 49. Với kiểu số trên tổng, phần tổng được tính là con số của trang cuối cùng được đánh, nên nó luôn khớp với dãy số bạn thấy chứ không phải tổng số trang thô của tệp.
Vì sao số trang chỉ dùng ký tự không dấu và điều đó ảnh hưởng gì
Công cụ vẽ số bằng phông chuẩn có sẵn trong đặc tả PDF là Helvetica, Times Roman và Courier. Ưu điểm rất lớn của nhóm phông này là chúng không cần nhúng vào tệp, nên dung lượng tệp kết quả gần như không tăng dù bạn đánh số cho một nghìn trang. Đổi lại, chúng chỉ mã hóa được bảng ký tự WinAnsi, tức bảng chữ Latin mở rộng của Tây Âu, và bảng này không có các tổ hợp dấu tiếng Việt. Đó là lý do các kiểu hiển thị trong công cụ đều dùng ký tự không dấu, kể cả chữ Trang trong kiểu Trang kèm số vốn không có dấu nên vẫn hiển thị đúng. Nếu bạn cần chân trang bằng tiếng Việt có dấu, chẳng hạn dòng ghi tên phòng ban hay ghi chú mật, thì phải nhúng một tệp phông hỗ trợ tiếng Việt vào PDF, việc này nặng hơn nhiều và làm tệp phình lên vài trăm kilobyte. Trong trường hợp đó, cách thực tế hơn là thêm chân trang ngay từ tệp nguồn trong Word rồi xuất lại bằng công cụ chuyển Word sang PDF, hoặc dùng công cụ đóng dấu chìm nếu chỉ cần một dòng chữ lặp lại trên mọi trang.
Thứ tự thao tác hợp lý khi xử lý một tập hồ sơ nhiều tệp
Đánh số trang nên là bước gần cuối trong chuỗi xử lý, vì bất cứ thao tác nào làm thay đổi số lượng hoặc thứ tự trang sau đó đều khiến dãy số sai lệch. Thứ tự thực tế nên theo năm bước. Bước một, gỡ mật khẩu cho mọi tệp bị khóa, vì công cụ không đọc được tệp còn mã hóa. Bước hai, xoay lại các trang bị quét ngược hoặc quét ngang, vì hướng trang quyết định vị trí góc dưới bên phải nằm ở đâu. Bước ba, gộp toàn bộ tệp rời thành một tệp duy nhất theo đúng thứ tự cuối cùng, và kiểm tra lại thứ tự trước khi sang bước sau. Bước bốn, đánh số trang cho tệp đã gộp. Bước năm, nếu cần giảm dung lượng để gửi qua thư điện tử thì nén sau cùng. Riêng thao tác nén cần lưu ý: công cụ nén hoạt động bằng cách dựng lại từng trang thành ảnh, nên sau khi nén thì số trang vẫn nhìn thấy nhưng không còn là chữ tìm kiếm được nữa. Nếu bạn cần vừa nhẹ tệp vừa giữ chữ, hãy nén trước rồi mới đánh số, chấp nhận việc chất lượng nội dung đã giảm từ bước nén.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Công cụ có làm thay đổi nội dung sẵn có trong tệp không?
Không. Công cụ chỉ vẽ thêm một dòng chữ lên lớp trên cùng của mỗi trang, giống như viết bằng bút lên một tờ giấy đã in. Toàn bộ chữ, ảnh, bảng biểu và phông chữ gốc giữ nguyên vị trí và chất lượng. Dung lượng tệp kết quả cũng gần như không đổi vì phông chuẩn không phải nhúng vào tệp.
Tôi muốn bìa không có số nhưng ruột vẫn bắt đầu từ 1 thì đặt thế nào?
Đặt ô bỏ qua mấy trang đầu bằng 1 và ô số bắt đầu bằng 1. Trang bìa sẽ không có số, trang thứ hai của tệp hiện số 1. Nếu bạn muốn bìa vẫn được tính là trang 1 nên ruột phải bắt đầu từ 2, giữ ô bỏ qua bằng 1 và đổi ô số bắt đầu thành 2.
Kiểu số trên tổng lấy tổng ở đâu ra?
Tổng được tính là con số của trang cuối cùng được đánh số, tức số bắt đầu cộng với số trang còn lại sau khi trừ phần bỏ qua. Cách tính này giúp mẫu số luôn khớp với dãy số bạn nhìn thấy trên tài liệu. Nếu bạn bỏ qua hai trang bìa của tệp hai mươi trang và bắt đầu từ 1, mẫu số sẽ là 18.
Vì sao tôi không nhập được chữ tiếng Việt có dấu vào số trang?
Vì công cụ dùng phông chuẩn có sẵn của định dạng PDF, nhóm phông này chỉ mã hóa bảng ký tự Tây Âu và không có tổ hợp dấu tiếng Việt. Đổi lại, chúng không phải nhúng vào tệp nên không làm tệp nặng thêm. Nếu cần chân trang tiếng Việt có dấu, hãy thêm từ tệp nguồn trong Word rồi xuất lại thành PDF.
Làm sao đánh số kiểu sách với số nằm ở mép ngoài mỗi mặt?
Chạy hai lượt. Lượt một chọn chỉ trang lẻ với vị trí dưới bên phải rồi tải kết quả về. Lượt hai nạp lại chính tệp kết quả đó, chọn chỉ trang chẵn với vị trí dưới bên trái. Kết quả là số luôn nằm ở mép ngoài khi mở sách, đúng quy ước của ngành in.
Số trang bị đè lên chân trang sẵn có thì xử lý ra sao?
Đổi vị trí sang góc dưới bên phải hoặc trái nếu chân trang có sẵn nằm ở giữa, hoặc tăng lề để đẩy số ra sát mép hơn. Phần xem trước dựng lại từ chính tệp kết quả nên bạn nhìn thấy đúng những gì sẽ in ra, hãy chỉnh cho tới khi không còn chồng lấn rồi mới tải về.
Tệp của tôi có trang ngang xen lẫn trang dọc thì số đặt ở đâu?
Công cụ đọc kích thước thật của từng trang nên số luôn được đặt theo mép giấy của chính trang đó. Với trang xoay, hướng hiển thị có thể khiến số trông như nằm ở cạnh khác, vì vậy hãy xoay lại toàn bộ tài liệu cho thống nhất bằng công cụ xoay PDF trước khi đánh số.
Đánh số trước hay gộp tệp trước?
Gộp trước rồi mới đánh số. Nếu đánh số từng tệp rồi mới gộp, mỗi tệp sẽ bắt đầu lại từ 1 và tập hồ sơ cuối cùng có nhiều dãy số trùng nhau. Trường hợp bắt buộc phải giữ dãy số riêng cho từng phần, hãy dùng ô số bắt đầu để nối tiếp thủ công, ví dụ phần hai bắt đầu từ 49.
Xóa số trang đã đánh có được không?
Không xóa được bằng công cụ này vì sau khi ghi ra tệp mới, dòng số trở thành một phần nội dung của trang. Vì vậy hãy luôn giữ lại tệp gốc chưa đánh số ở một chỗ riêng. Nếu chỉ cần đổi vị trí hoặc kiểu hiển thị, hãy nạp lại tệp gốc và chạy lại thay vì chỉnh trên tệp đã đánh.
Số trang có tìm kiếm được bằng chức năng tìm trong trình đọc không?
Có, vì đó là chữ thật nằm trong lớp nội dung chứ không phải hình ảnh. Bạn tìm được, sao chép được và các công cụ trích xuất văn bản cũng đọc ra được. Điều này khác với trường hợp bạn nén tệp bằng công cụ nén, khi đó cả trang bị dựng lại thành ảnh và mọi chữ đều mất tính tìm kiếm.
Tệp có mật khẩu thì đánh số được không?
Không. Tệp còn mã hóa không đọc được cấu trúc trang nên công cụ sẽ báo lỗi ngay khi nạp. Hãy chạy công cụ gỡ khóa PDF trước, và chỉ làm việc này với tài liệu bạn có quyền hợp pháp. Sau khi gỡ khóa, tệp trở về dạng thường và mọi công cụ PDF khác đều xử lý được.
Tài liệu vài trăm trang có xử lý nổi không?
Được, nhưng thời gian dựng bản xem trước sẽ lâu hơn vì công cụ phải ghi lại toàn bộ tệp rồi dựng ảnh hai trang. Máy cấu hình thấp có thể chậm hoặc hết bộ nhớ với tệp rất nặng. Khi đó hãy tách tệp thành vài phần bằng công cụ tách PDF, đánh số từng phần với số bắt đầu nối tiếp nhau, rồi gộp lại.
Từ khóa liên quan
- đánh số trang pdf
- chèn số trang vào pdf
- đánh số trang pdf online
- thêm số trang cho file pdf
- đánh số trang pdf miễn phí
- số trang pdf không cần phần mềm
- đánh số trang hồ sơ thầu
- đánh số trang hợp đồng pdf
- bỏ qua trang bìa khi đánh số
- đánh số trang chẵn lẻ
- số trang la mã trong pdf
- định dạng số trang 1/10
- đặt số trang góc dưới bên phải
- đánh số trang pdf trên trình duyệt
- công cụ pdf không upload file
- đánh số trang tài liệu scan
- chỉnh cỡ chữ số trang pdf
- đánh số trang pdf nhiều file
- add page number to pdf
- pdf page numberer tiếng việt
