Vẽ sơ đồ quy trình: ba khối cơ bản, quy ước ký hiệu và giới hạn của bản phác nhanh
Công cụ cho phép thêm nhanh ba loại khối cơ bản của lưu đồ là khối xử lý, khối bắt đầu kết thúc và khối rẽ nhánh, rồi tải cả bảng vẽ về dưới dạng ảnh PNG. Đây là công cụ phác nhanh chuỗi bước trên một hàng, không phải phần mềm vẽ lưu đồ đầy đủ, và trang này nói rõ nó dừng ở đâu.
Tính năng nổi bật
- Ba loại khối theo quy ước lưu đồ: hình chữ nhật cho bước xử lý, hình tròn cho điểm bắt đầu và kết thúc, hình thoi cho điểm rẽ nhánh
- Nhập nội dung cho từng khối rồi bấm thêm, khối xuất hiện ngay trên bảng vẽ
- Bảng vẽ kích thước 800 nhân 600 điểm ảnh, nền trắng, khối tô xanh nhạt viền xanh
- Các khối tự xếp thành một hàng ngang theo đúng thứ tự bạn thêm vào
- Bấm vào một khối để xem lại nội dung của khối đó
- Nút xóa toàn bộ để làm lại từ đầu
- Nút tải bảng vẽ về máy dưới dạng ảnh PNG nền trắng
- Vẽ hoàn toàn bằng canvas trong trình duyệt, nội dung không gửi lên máy chủ
Vì sao nên phác lưu đồ trước khi viết quy trình bằng lời
Một quy trình viết bằng văn xuôi rất dễ giấu lỗ hổng. Câu nếu hồ sơ hợp lệ thì chuyển sang bộ phận kế toán nghe trôi chảy, nhưng đọc kỹ sẽ thấy nó không nói gì về trường hợp hồ sơ không hợp lệ, và trong thực tế đó lại là trường hợp xảy ra nhiều nhất. Khi vẽ ra hình, mỗi khối rẽ nhánh bắt buộc phải có ít nhất hai nhánh đi ra, nên chỗ thiếu lộ ngay lập tức. Đó là giá trị lớn nhất của lưu đồ: nó buộc người viết phải trả lời những câu hỏi mà văn xuôi cho phép né. Với một quy trình dưới mười bước, phác nhanh bằng công cụ này rồi chụp lại gửi cho đồng nghiệp xem thường nhanh hơn nhiều so với mở phần mềm vẽ chuyên dụng, và cũng đủ để chốt logic trước khi ai đó bỏ công dựng bản chính thức.
Lợi ích khi sử dụng
- Phác được chuỗi bước trong vài chục giây, không phải cài phần mềm
- Ba hình vẽ đúng quy ước lưu đồ nên người xem hiểu ngay ý nghĩa từng khối
- Ảnh PNG nền trắng dán được thẳng vào tài liệu Word hoặc slide
- Nội dung quy trình nội bộ không rời khỏi trình duyệt của bạn
- Biết trước giới hạn nên bạn chọn đúng thời điểm chuyển sang công cụ nặng hơn
Cách phác một lưu đồ
- 1Chọn loại khối trước, dùng hình tròn cho bước mở đầu, hình chữ nhật cho các bước xử lý và hình thoi cho câu hỏi có hay không.
- 2Gõ nội dung ngắn cho khối vào ô nhập, nên giữ dưới mười lăm ký tự để chữ không tràn ra ngoài hình.
- 3Bấm nút thêm, khối sẽ nối tiếp vào cuối hàng theo đúng thứ tự bạn thêm.
- 4Lặp lại cho tới khi đủ các bước, nếu sai thì bấm xóa toàn bộ và làm lại vì công cụ chưa xóa được từng khối.
- 5Bấm tải xuống để lấy ảnh PNG, sau đó vẽ tay các mũi tên nối hoặc dựng lại bản chính thức bằng phần mềm chuyên dụng.
Công cụ dừng ở đâu, nói thẳng trước khi bạn mất thời gian
Điểm quan trọng nhất phải biết là công cụ chưa vẽ mũi tên nối giữa các khối. Bạn sẽ có một dãy hình đúng loại, đúng thứ tự, nhưng không có đường nối và không có nhãn nhánh đúng hay sai. Điểm thứ hai là vị trí khối do máy tự đặt: khối đầu tiên ở tọa độ ngang 100, mỗi khối sau cách khối trước 150 điểm ảnh, tất cả nằm trên cùng một hàng ở giữa bảng vẽ. Bảng vẽ rộng 800 điểm ảnh nên từ khối thứ sáu trở đi hình sẽ nằm ngoài vùng nhìn thấy và không xuất hiện trong ảnh tải về. Điểm thứ ba là không kéo thả di chuyển được khối, không sửa và không xóa riêng từng khối; bấm vào một khối chỉ hiện lại nội dung của nó, muốn sửa thì phải xóa toàn bộ và làm lại. Điểm thứ tư là chữ trong khối không tự xuống dòng, nội dung dài sẽ tràn ra ngoài viền. Vì vậy hãy coi đây là bảng nháp cho quy trình năm bước trở xuống, không phải nơi dựng sơ đồ để đưa vào tài liệu chính thức.
Ba khối cơ bản và ý nghĩa quy ước của từng hình
Bộ ký hiệu lưu đồ đã được chuẩn hóa từ lâu và người trong nghề đọc theo hình chứ không đọc theo chú thích, nên dùng sai hình là gây hiểu nhầm. Hình bầu dục hoặc hình tròn đánh dấu điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quy trình, mỗi lưu đồ chỉ nên có một điểm bắt đầu nhưng có thể có nhiều điểm kết thúc. Hình chữ nhật là một bước xử lý, tức một hành động cụ thể có người hoặc hệ thống thực hiện, và nội dung nên viết ở dạng động từ cộng bổ ngữ như kiểm tra hồ sơ, gửi thư xác nhận. Hình thoi là điểm rẽ nhánh, bên trong luôn là một câu hỏi trả lời được bằng có hoặc không, và bắt buộc phải có ít nhất hai nhánh đi ra được ghi nhãn rõ ràng. Ngoài ba hình này, bộ ký hiệu đầy đủ còn có hình bình hành cho bước nhập hoặc xuất dữ liệu, hình chữ nhật có hai vạch dọc cho một quy trình con đã định nghĩa nơi khác, và hình trụ cho kho dữ liệu. Công cụ này chỉ có ba hình đầu tiên.
Cách đặt tên khối để lưu đồ đọc được sau sáu tháng
Lỗi phổ biến nhất khi vẽ lưu đồ không phải là chọn sai hình mà là đặt tên khối quá mơ hồ. Những khối mang tên xử lý, kiểm tra, hoàn tất không cho người đọc biết ai làm gì. Quy tắc thực dụng là mỗi khối xử lý viết theo cấu trúc động từ cộng đối tượng, và nếu quy trình có nhiều bộ phận tham gia thì thêm chủ thể vào đầu, ví dụ kế toán đối chiếu chứng từ. Với khối rẽ nhánh, câu hỏi phải đóng, tức chỉ trả lời được có hoặc không; câu hỏi mở kiểu tình trạng hồ sơ thế nào sẽ khiến người vẽ phải bịa ra ba bốn nhánh và lưu đồ vỡ trận. Nếu một khối cần hơn một dòng để mô tả, đó là dấu hiệu bước đó nên tách làm hai. Riêng với công cụ này, khoảng mười lăm ký tự là ngưỡng thực tế vì chữ không tự xuống dòng và hình chữ nhật chỉ rộng 120 điểm ảnh, nên hãy viết ngắn hết mức rồi chú thích chi tiết ở phần văn bản kèm theo sơ đồ.
Khi nào một quy trình xứng đáng được vẽ, khi nào không
Không phải quy trình nào cũng cần sơ đồ. Chuỗi ba bước tuyến tính, không có rẽ nhánh, không có vòng lặp thì viết thành danh sách đánh số còn rõ hơn vẽ hình. Lưu đồ phát huy tác dụng khi xuất hiện ít nhất một trong ba yếu tố sau. Thứ nhất là rẽ nhánh: có điều kiện dẫn tới hai hướng xử lý khác nhau, ví dụ hồ sơ đủ điều kiện thì đi tiếp, thiếu thì trả về bổ sung. Thứ hai là vòng lặp: một bước có thể quay lại bước trước, điển hình là vòng duyệt và chỉnh sửa giữa bên làm và bên duyệt, và đây là chỗ mà văn xuôi mô tả rất kém. Thứ ba là nhiều bộ phận tham gia, khi đó lưu đồ chia làn theo bộ phận cho thấy ngay trách nhiệm chuyển qua tay ai ở bước nào và tắc ở đâu. Nếu quy trình của bạn có cả ba yếu tố và dài hơn mười khối, hãy dùng phần mềm vẽ chuyên dụng ngay từ đầu thay vì phác ở đây rồi phải vẽ lại.
Đưa bản phác thành sơ đồ chính thức
Ảnh tải về từ đây là tệp PNG nền trắng đúng bằng kích thước bảng vẽ, tức 800 nhân 600 điểm ảnh. Kích thước đó đủ để chèn vào tài liệu Word hoặc slide xem trên màn hình, nhưng khi in khổ lớn hoặc phóng to sẽ thấy răng cưa vì đây là ảnh điểm ảnh chứ không phải ảnh vectơ. Nếu sơ đồ sẽ đi vào tài liệu chính thức, quy trình hợp lý là phác ở đây để chốt logic, sau đó dựng lại bằng công cụ có hỗ trợ mũi tên và làn trách nhiệm. Một cách khác rất tiện cho người quen làm việc với mã nguồn là mô tả lưu đồ bằng cú pháp văn bản rồi để công cụ tự dựng hình, ưu điểm là sơ đồ lưu được trong hệ thống quản lý phiên bản và sửa được bằng cách sửa vài dòng chữ. Dù chọn cách nào, hãy giữ nguyên tắc mỗi khối rẽ nhánh phải có đủ nhánh và mỗi nhánh phải kết thúc ở đâu đó, vì lưu đồ có nhánh cụt là lưu đồ chưa hoàn thành.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Vì sao các khối không có mũi tên nối với nhau?
Vì phần vẽ đường nối chưa có trong công cụ. Bạn sẽ có một dãy hình đúng loại và đúng thứ tự nhưng không có mũi tên, cũng không có nhãn đúng hay sai cho các nhánh. Cách xử lý thực tế là tải ảnh về rồi thêm mũi tên bằng công cụ chỉnh ảnh, hoặc dựng lại sơ đồ bằng phần mềm vẽ chuyên dụng.
Có kéo thả để di chuyển khối được không?
Không. Vị trí do máy tự đặt: khối đầu tiên ở tọa độ ngang 100 và mỗi khối sau cách khối trước 150 điểm ảnh, tất cả nằm trên cùng một hàng. Bấm vào một khối chỉ hiện lại nội dung của khối đó chứ không cho phép di chuyển hay sửa.
Thêm được tối đa bao nhiêu khối?
Bảng vẽ rộng 800 điểm ảnh và mỗi khối cách nhau 150 điểm ảnh, nên thực tế chỉ khoảng năm khối nằm trọn trong vùng nhìn thấy. Từ khối thứ sáu trở đi, hình sẽ nằm ngoài mép phải và không xuất hiện trong ảnh tải về. Với quy trình dài hơn, hãy dùng phần mềm vẽ chuyên dụng.
Xóa riêng một khối vẽ sai được không?
Không, hiện chỉ có nút xóa toàn bộ. Vì vậy nên nghĩ trước danh sách các bước rồi mới thêm lần lượt, thay vì vừa nghĩ vừa vẽ. Đây cũng là lý do công cụ chỉ nên dùng cho bản phác nhanh chứ không dùng để chỉnh sửa nhiều lần.
Chữ trong khối bị tràn ra ngoài, xử lý thế nào?
Chữ được vẽ trên một dòng và không tự xuống dòng, trong khi hình chữ nhật chỉ rộng 120 điểm ảnh. Hãy rút nội dung xuống khoảng mười lăm ký tự, dùng cách viết động từ cộng đối tượng thật ngắn, rồi ghi chú chi tiết ở phần văn bản đặt cạnh sơ đồ trong tài liệu.
Ba hình có ý nghĩa quy ước gì?
Hình tròn đánh dấu điểm bắt đầu và điểm kết thúc, hình chữ nhật là một bước xử lý tức một hành động cụ thể, hình thoi là điểm rẽ nhánh chứa câu hỏi trả lời được bằng có hoặc không. Đây là quy ước lâu đời nên người đọc nhận ra ý nghĩa qua hình dạng, dùng sai hình sẽ gây hiểu nhầm.
Một khối rẽ nhánh cần bao nhiêu nhánh đi ra?
Ít nhất hai, và mỗi nhánh phải được ghi nhãn rõ ràng. Lỗi hay gặp nhất khi mô tả quy trình bằng văn xuôi là chỉ nói tới trường hợp thuận lợi rồi bỏ quên nhánh còn lại, trong khi nhánh bị bỏ quên thường lại là trường hợp xảy ra nhiều nhất trong thực tế.
Ảnh tải về có kích thước và định dạng gì?
Tệp PNG nền trắng, kích thước đúng bằng bảng vẽ là 800 nhân 600 điểm ảnh. Kích thước này đủ để chèn vào Word hoặc slide xem trên màn hình, nhưng phóng to hay in khổ lớn sẽ thấy răng cưa vì đây là ảnh điểm ảnh, không phải ảnh vectơ.
Khi nào nên vẽ lưu đồ, khi nào chỉ cần danh sách đánh số?
Chuỗi bước tuyến tính không rẽ nhánh thì danh sách đánh số rõ hơn hình vẽ. Lưu đồ đáng vẽ khi có rẽ nhánh theo điều kiện, có vòng lặp quay lại bước trước như vòng duyệt và chỉnh sửa, hoặc có nhiều bộ phận cùng tham gia và cần thấy trách nhiệm chuyển qua tay ai ở bước nào.
Đặt tên khối thế nào cho người khác đọc hiểu?
Mỗi khối xử lý nên viết theo cấu trúc động từ cộng đối tượng, thêm chủ thể ở đầu nếu quy trình có nhiều bộ phận, ví dụ kế toán đối chiếu chứng từ. Tránh những tên chung chung như xử lý hay kiểm tra. Nếu một khối cần hơn một dòng để mô tả thì bước đó nên tách làm hai khối.
Nội dung tôi nhập có được gửi lên máy chủ không?
Không. Toàn bộ việc vẽ diễn ra trên thẻ canvas ngay trong trình duyệt, và ảnh tải về cũng được tạo tại chỗ từ nội dung bảng vẽ. Không có bước gọi máy chủ nào, nên bạn có thể phác quy trình nội bộ mà không lo lộ thông tin.
Có lưu lại sơ đồ để mở lại lần sau không?
Không. Danh sách khối nằm trong bộ nhớ tạm của trang và mất khi bạn tải lại hoặc đóng tab. Hãy bấm tải ảnh về ngay khi phác xong. Nếu cần sơ đồ sửa được nhiều lần, nên dựng bằng công cụ lưu được tệp nguồn thay vì phác ở đây.
Từ khóa liên quan
- vẽ sơ đồ quy trình online
- flowchart maker online
- lưu đồ thuật toán
- ký hiệu lưu đồ
- hình thoi trong lưu đồ
- vẽ flowchart miễn phí
- sơ đồ quy trình làm việc
- cách vẽ lưu đồ
- sơ đồ khối thuật toán
- vẽ quy trình nghiệp vụ
- flowchart là gì
- sơ đồ quy trình phê duyệt
- biểu đồ luồng công việc
- vẽ sơ đồ online không cần cài đặt
- xuất sơ đồ ra png
- quy ước ký hiệu sơ đồ khối
- sơ đồ phân làn trách nhiệm
- vẽ quy trình bằng văn bản
- công cụ vẽ sơ đồ đơn giản
- phác thảo quy trình nhanh
