Chuyển Excel sang PDF đúng khổ giấy, không bị tràn cột, không mất dấu tiếng Việt
Công cụ chuyển Excel sang PDF ngay trong trình duyệt: chọn sheet và vùng in, chọn khổ A4, A3 hoặc Letter, trang dọc hay ngang, co bảng vừa chiều ngang trang giấy, lặp lại dòng tiêu đề ở mỗi trang và bật tắt đường kẻ ô. PDF tạo ra chứa chữ thật với phông có đủ dấu tiếng Việt, nên vẫn bôi đen, sao chép và tìm kiếm được, không phải ảnh chụp màn hình. File Excel không bị tải lên máy chủ nào.
Tính năng nổi bật
- Đọc .xlsx, .xls, .xlsm, .ods và .csv; CSV tự nhận mã hóa UTF-8, UTF-16 hoặc Windows-1258
- Chọn một hoặc nhiều sheet, mỗi sheet có ô vùng in riêng (A1:H40, A:F hoặc 1:40); tự điền sẵn Print Area nếu file đã đặt
- Khổ A4, A3, Letter, trang dọc hoặc ngang, lề tùy chỉnh theo milimét
- Co vừa chiều ngang trang: thu nhỏ chữ và cột theo đúng tỉ lệ; tắt đi thì bảng rộng được chia thành nhiều phần theo chiều ngang
- Lặp lại một hoặc nhiều dòng tiêu đề ở đầu mỗi trang, dòng tiêu đề in đậm và tô nền
- Giữ tỉ lệ độ rộng cột theo file Excel hoặc tự co theo nội dung; chữ dài tự xuống dòng trong ô, số căn phải
- PDF chữ thật dùng phông Roboto nhúng sẵn, hiện đúng mọi dấu tiếng Việt, có đánh số trang và tên sheet
- Xem trước số trang cho từng sheet trước khi tạo, xem thử PDF ngay trên trang rồi mới tải về
Vì sao không chỉ bấm Save As PDF trong Excel
Save As PDF trong Excel in đúng những gì đang đặt trong Page Layout, mà phần lớn bảng tính làm việc hằng ngày chưa bao giờ được chỉnh Page Layout: cột cuối rơi sang trang riêng, dòng tiêu đề chỉ có ở trang đầu, và bạn phải mở từng sheet để chỉnh lại. Trên máy không cài Excel, hoặc khi nhận file qua điện thoại, việc này còn khó hơn. Công cụ này gom các thiết lập hay dùng nhất vào một màn hình, cho biết trước bảng sẽ ra bao nhiêu trang và cỡ chữ còn lại bao nhiêu khi co vừa trang, để bạn chọn giữa trang dọc, trang ngang hay khổ A3 trước khi tạo file. Mọi xử lý chạy trên máy bạn nên bảng lương, công nợ hay danh sách khách hàng không phải gửi lên dịch vụ chuyển đổi của bên thứ ba.
Lợi ích khi sử dụng
- Không còn cột cuối bị đẩy sang trang riêng khi in bảng rộng
- Người nhận đọc được bảng trên mọi thiết bị, không cần Excel
- PDF chữ thật: nhẹ hơn PDF ảnh, tìm được chữ, sao chép được số liệu
- Biết trước số trang để chọn khổ giấy hợp lý trước khi in
- File nhạy cảm như bảng lương không rời khỏi máy tính
Cách chuyển file Excel sang PDF
- 1Kéo thả hoặc chọn file Excel (.xlsx, .xls) hay CSV. Công cụ liệt kê các sheet cùng vùng có dữ liệu của từng sheet.
- 2Đánh dấu các sheet cần in. Nếu chỉ cần một phần bảng, nhập vùng in dạng A1:H40; để trống thì in toàn bộ vùng có dữ liệu.
- 3Chọn khổ giấy, chiều trang, lề và số dòng tiêu đề muốn lặp lại ở đầu mỗi trang.
- 4Bật Co vừa chiều ngang trang nếu muốn mọi cột nằm trên cùng một trang; xem số trang và cỡ chữ dự kiến ở phần xem trước.
- 5Bấm Tạo PDF, xem thử file ngay trên trang, rồi bấm nút tải về.
Co vừa chiều ngang trang hoạt động thế nào
Công cụ cộng độ rộng tự nhiên của mọi cột ở cỡ chữ gốc bạn chọn, rồi so với chiều rộng in được (khổ giấy trừ hai bên lề). Nếu bảng rộng hơn, cả độ rộng cột lẫn cỡ chữ được nhân cùng một tỉ lệ, nên tỉ lệ giữa các cột giữ nguyên như trong Excel. Bảng hẹp hơn trang thì giữ nguyên, không phóng to. Nhược điểm của cách này là bảng càng nhiều cột thì chữ càng nhỏ. Ví dụ với một bảng thử 40 cột, mỗi ô chứa chuỗi kiểu "Giá trị 12-34", co vừa khổ A4 dọc cho cỡ chữ khoảng 2,2 pt, gần như không đọc được; chuyển sang A3 ngang thì còn khoảng 4,7 pt. Phần xem trước hiện cỡ chữ sau khi co để bạn quyết định, và cảnh báo khi chữ xuống dưới 6 pt.
Khi tắt co vừa trang: bảng rộng được chia theo chiều ngang
Nếu bỏ chọn co vừa chiều ngang, chữ giữ nguyên cỡ gốc và các cột được xếp lần lượt vào trang cho tới khi hết chiều rộng; các cột còn lại chuyển sang phần tiếp theo. Thứ tự in giống thiết lập mặc định Down, then Over của Excel: in hết các dòng của nhóm cột thứ nhất rồi mới sang nhóm cột thứ hai. Với bảng 40 cột ở trên, cỡ chữ 10 pt trên A4 dọc được chia thành 5 phần theo chiều ngang, mỗi phần một trang. Tên sheet ở đầu trang ghi rõ đang là phần mấy trên tổng số phần để người đọc ghép lại. Cách này phù hợp khi cần in to, rõ để đối chiếu trên giấy, còn co vừa trang hợp với gửi file để đọc trên màn hình.
Dòng tiêu đề lặp lại và ô gộp
Ô Số dòng tiêu đề lặp lại tương đương Rows to repeat at top trong Excel: nhập 1 thì dòng đầu vùng in xuất hiện trên đầu mọi trang, nhập 2 khi bảng có một dòng tên báo cáo phía trên dòng tên cột. Các dòng này được in đậm và tô nền xám nhạt để tách khỏi dữ liệu. Ô gộp theo chiều ngang (thường gặp ở dòng tiêu đề báo cáo trải qua nhiều cột) được in thành một ô rộng, chữ tự xuống dòng trong toàn bộ bề ngang ô gộp. Ô gộp theo chiều dọc hiện chưa được vẽ thành một ô cao: nội dung nằm ở ô đầu tiên và các ô còn lại để trống; công cụ báo trước khi sheet có loại ô gộp này.
Số, ngày tháng và định dạng được in ra sao
Ô ngày được in theo dạng ngày/tháng/năm. Ô số có định dạng riêng như phân cách hàng nghìn, phần trăm hay số 0 đứng đầu (mã nhân viên 00125) được in đúng chuỗi mà định dạng đó tạo ra; ô số chung giữ đủ chữ số, số dài như số tài khoản không bị đổi sang dạng 1,23E+11. Excel lưu định dạng phân cách hàng nghìn theo kiểu 1,234,567 rồi để cài đặt vùng miền của máy quyết định cách hiển thị, nên công cụ có ô tùy chọn in số kiểu Việt Nam 1.234.567,5 (bật sẵn) hoặc kiểu quốc tế 1,234,567.5. Ô trông giống số được căn phải như trong Excel, còn chữ căn trái.
Vì sao PDF tạo ra có chữ thật chứ không phải ảnh
Nhiều công cụ chuyển đổi trên trình duyệt chụp bảng thành ảnh rồi dán vào PDF, vì bộ phông mặc định của thư viện tạo PDF không có dấu tiếng Việt. Kết quả là file nặng, chữ mờ khi phóng to và không tìm kiếm được. Công cụ này tải phông Roboto (bản thường và bản đậm, có đủ các ký tự như ệ, ử, ỹ, đ, ₫) từ chính website rồi nhúng vào PDF, nên mọi chữ trong file là chữ thật: bôi đen để sao chép được, Ctrl+F tìm được, in sắc nét ở mọi độ phóng. Lần đầu dùng, trình duyệt tải khoảng 1 MB phông chữ; những lần sau được lưu trong bộ nhớ đệm.
Giới hạn cần biết trước khi dùng
Công cụ in nội dung chữ và số của ô, không mang theo màu nền ô, màu chữ, viền tùy chỉnh, định dạng có điều kiện, hình ảnh, biểu đồ hay hình vẽ trong sheet. Công thức được in theo kết quả đã lưu trong file lần gần nhất Excel tính toán. Chiều cao dòng được tính lại theo nội dung chứ không theo chiều cao dòng trong Excel. Ô chứa đoạn văn quá dài, cao hơn một trang, sẽ bị cắt bớt và công cụ báo số ô bị cắt. Để trình duyệt không bị treo, mỗi lần tạo tối đa 400.000 ô; bảng lớn hơn nên chia vùng in. Nếu cần PDF giống hệt từng chi tiết định dạng, hãy dùng Save As PDF trong Excel sau khi chỉnh Page Layout.
Mẹo chọn khổ giấy và chiều trang
Bảng dưới 8 cột với nội dung ngắn thường vừa A4 dọc ở cỡ chữ 10 pt. Bảng 8 đến 15 cột nên chọn A4 ngang. Bảng nhiều cột hơn hoặc có cột ghi chú dài nên thử A3 ngang, hoặc chọn Tự co theo nội dung để cột ngắn bớt chỗ thừa. Lề 10 đến 12 mm là đủ cho máy in văn phòng; nếu định đóng tập, tăng lên 20 mm. Khi bảng có cột ghi chú rất rộng trong file Excel, chuyển Độ rộng cột sang Tự co theo nội dung thường giảm được số trang đáng kể vì chữ dài sẽ xuống dòng trong cột có độ rộng vừa phải.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Chuyển Excel sang PDF bằng công cụ này có mất phí không?
Không. Công cụ miễn phí, không cần đăng ký và không giới hạn số lần chuyển.
File Excel của tôi có bị tải lên máy chủ không?
Không. File được đọc và chuyển đổi hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Thứ duy nhất trình duyệt tải về là file phông chữ Roboto từ website để nhúng vào PDF.
PDF có bị lỗi font tiếng Việt không?
Không. PDF dùng phông Roboto có đủ dấu tiếng Việt được nhúng trực tiếp vào file, nên mở trên máy nào cũng hiện đúng, kể cả máy không cài phông này.
Làm sao để bảng rộng nằm vừa một trang?
Bật Co vừa chiều ngang trang. Nếu chữ quá nhỏ, chuyển sang trang ngang hoặc khổ A3, giảm lề, hoặc chọn Tự co theo nội dung để cột bớt khoảng trống.
Có in được nhiều sheet vào một file PDF không?
Có. Đánh dấu các sheet cần in, mỗi sheet bắt đầu ở trang mới và có vùng in riêng. Số trang được đánh liên tục cho cả file.
Làm sao lặp lại dòng tiêu đề ở mỗi trang?
Nhập số dòng vào ô Số dòng tiêu đề lặp lại mỗi trang. Các dòng này được tính từ dòng đầu của vùng in, nên nếu vùng in bắt đầu từ dòng tên cột thì nhập 1.
Chỉ muốn in một phần của sheet thì làm thế nào?
Nhập vùng in vào ô bên cạnh tên sheet, ví dụ A1:G50. Cũng có thể nhập A:F để lấy cả các cột từ A tới F, hoặc 5:120 để lấy các dòng từ 5 tới 120.
Dòng hoặc cột đang ẩn trong Excel có bị in ra không?
Mặc định không. Bỏ chọn Bỏ qua dòng và cột đang ẩn nếu muốn in cả chúng.
Có chuyển được file .xls đời cũ và file CSV không?
Có. Công cụ đọc .xls, .xlsx, .xlsm, .ods và .csv. CSV không lưu độ rộng cột nên công cụ tự co cột theo nội dung.
File Excel có mật khẩu có chuyển được không?
Không. File được mã hóa bằng mật khẩu thì không đọc được nội dung. Hãy mở bằng Excel, gỡ mật khẩu rồi lưu lại trước khi chuyển.
Màu ô, hình ảnh và biểu đồ trong Excel có được giữ không?
Không. Công cụ in chữ và số trong ô kèm đường kẻ, dòng tiêu đề tô nền xám. Nếu cần giữ màu, hình và biểu đồ, hãy dùng chức năng Save As PDF của Excel.
Công thức trong ô được in ra thế nào?
Ô công thức được in theo giá trị đã tính và lưu trong file. Nếu bạn sửa dữ liệu mà chưa lưu lại trong Excel, giá trị in ra là giá trị lần lưu cuối.
Số 1,234,567 có in thành 1.234.567 không?
Có, khi bật tùy chọn In số kiểu Việt Nam (bật sẵn). Bỏ chọn nếu muốn giữ cách viết quốc tế 1,234,567.5.
Dùng trên điện thoại được không?
Được, trên trình duyệt di động hiện đại. Với bảng rất lớn, máy tính xử lý nhanh hơn và ít bị hết bộ nhớ hơn.
Từ khóa liên quan
- chuyển excel sang pdf
- chuyển file excel sang pdf
- excel to pdf
- chuyển excel sang pdf online
- chuyển excel sang pdf không bị mất cột
- chuyển excel sang pdf vừa trang a4
- xuất excel ra pdf
- lưu excel thành pdf
- chuyển xls sang pdf
- chuyển xlsx sang pdf
- in excel ra pdf
- chuyển csv sang pdf
- excel sang pdf giữ định dạng
- chuyển excel sang pdf nhiều sheet
- lặp lại dòng tiêu đề khi in excel
- in excel vừa 1 trang
- chuyển excel sang pdf không lỗi font
- excel sang pdf khổ a3
- chuyển bảng tính sang pdf miễn phí
