Xử lý tài liệu giấy đồng nghĩa với hàng giờ làm việc thủ công. Bạn phải gõ lại hóa đơn và tài liệu in để số hóa chúng. Việc gõ thủ công các văn bản dài cũng dễ xảy ra lỗi.
Có nguy cơ xảy ra lỗi đánh máy và bỏ sót thông tin quan trọng, đặc biệt là các con số, trong quá trình số hóa tài liệu kinh doanh. Ngoài ra, nếu bạn cần một tài liệu cụ thể, hoặc thậm chí chỉ một trang, bạn phải tìm kiếm trong hàng đống hồ sơ giấy.
Công nghệ OCR đã thay đổi phần lớn điều này. Công nghệ này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu lỗi đánh máy. Văn bản bị khóa trong một trang giấy vật lý hoặc một hình ảnh giờ đây có thể được chuyển đổi thành văn bản kỹ thuật số có thể chỉnh sửa và tìm kiếm chỉ trong vài giây.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu công nghệ OCR là gì, cách thức hoạt động và cách nó đang thực sự thay đổi cách xử lý tài liệu hiện nay.
Công nghệ OCR là gì và hoạt động như thế nào?
"OCR" là viết tắt của "Optical Character Recognition" (Nhận dạng ký tự quang học). Đây là công nghệ đọc văn bản được in trên hình ảnh hoặc trang được quét và chuyển đổi nó thành văn bản kỹ thuật số. Văn bản này sau đó có thể được sao chép, chỉnh sửa và tìm kiếm dễ dàng. Quá trình này thường tuân theo quy trình bốn bước ở phía máy chủ. Sau đây là quy trình đó:
1) Xử lý sơ bộ hình ảnh
Độ chính xác của văn bản phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng Công nghệ OCR hình ảnh và độ sắc nét của văn bản trên đó. Vì vậy, bước đầu tiên trong quy trình này là xử lý sơ bộ hình ảnh. Công cụ OCR sẽ làm sạch hình ảnh, loại bỏ bất kỳ vết bẩn, dòng thừa hoặc ký tự không có nghĩa nào. Nó điều chỉnh độ sáng hoặc độ tương phản, làm sắc nét các cạnh và làm thẳng các trang bị nghiêng để nhận dạng tốt hơn.
2) Phát hiện và phân đoạn văn bản
Sau đó, hệ thống xác định vị trí của văn bản trong hình ảnh và phân tích nó thành các dòng, từ hoặc ký tự. Nó phân biệt văn bản với nền bằng cách đọc các điểm ảnh của văn bản từ một hình ảnh đen trắng để đơn giản hóa việc nhận dạng văn bản.
3) Nhận diện nhân vật
Quá trình trích xuất đặc trưng chia hình ảnh thành các thành phần như vòng khép kín, đường thẳng, hướng đường thẳng và giao điểm của các đường thẳng. Sau đó, nó sử dụng các thành phần này để tìm ra kết quả phù hợp nhất hoặc gần nhất.
Tiếp theo là bước so khớp mẫu. Bước này tách riêng một hình ảnh ký tự, hay glyph, và so sánh nó với một glyph tương tự đã được lưu trữ trong thư viện của công cụ. OCR dựa trên mẫu truyền thống hoạt động tốt nhất khi ký tự được quét khớp chặt chẽ với mẫu đã lưu trữ về phông chữ, kích thước và hình dạng. Phương pháp này hiệu quả hơn đối với các tài liệu sử dụng các phông chữ và bố cục đã biết, nhất quán.
4) Tái cấu trúc và xuất văn bản
Cuối cùng, các ký tự được nhận dạng sẽ được nhóm lại thành từ, câu và đoạn văn, đồng thời cố gắng giữ nguyên thứ tự đọc ban đầu càng nhiều càng tốt.
Có vẻ như đây là một quy trình khó khăn và tốn thời gian. Tuy nhiên, tất cả điều này diễn ra chỉ trong vài giây. Các công cụ chuyển đổi hình ảnh thành văn bản hiện đại sử dụng công nghệ này ở phần mềm xử lý ảnh để trích xuất văn bản từ hình ảnh của các tài liệu in và tài liệu được quét. Một ví dụ về công cụ như vậy là Imagetotext.info. Đây là giao diện của công cụ này:
Bạn chỉ cần tải ảnh lên công cụ và nhấp vào nút chuyển đổi. Công cụ sẽ cung cấp cho bạn văn bản đã trích xuất trong vài giây. Bạn có thể sao chép vào clipboard hoặc tải xuống thiết bị của mình. Công nghệ nghe có vẻ phức tạp nhưng lại hoạt động rất đơn giản.
Tác động của công nghệ OCR đối với các nhiệm vụ xử lý tài liệu giấy
Công nghệ OCR đã ảnh hưởng rất lớn đến việc quản lý cả tài liệu giấy và tài liệu quét. Một số lợi ích quan trọng nhất của công nghệ này như sau:
1) Giảm thiểu công việc thủ công
Nhập liệu trước đây là một công việc rất vất vả. Người nhập liệu phải ngồi trước bàn phím, gõ tất cả các chi tiết thủ công trên máy tính. Giờ đây, với các công cụ chuyển đổi hình ảnh thành văn bản hiện đại cho phép chuyển đổi hàng loạt, công việc này đã được tự động hóa. Vì vậy, người vận hành chỉ cần chạy công cụ thay vì gõ thủ công.
2) Giải pháp tiết kiệm chi phí
Đối với các công ty và doanh nghiệp cấp doanh nghiệp, rất nhiều tài liệu cần được số hóa hàng ngày. Đó là lý do tại sao họ phải thuê một nhóm nhân viên nhập liệu. Và đó là một giải pháp tốn kém. Giờ đây, với các công cụ chuyển đổi hình ảnh thành văn bản sử dụng công nghệ OCR, một người có thể số hóa hàng loạt tài liệu giấy và tài liệu quét. Điều này giúp giảm chi phí và tiết kiệm ngân sách hoạt động.
3) Cải thiện độ chính xác
Tỷ lệ lỗi trong việc số hóa dữ liệu thủ công cao hơn. Theo một nghiên cứu, tỷ lệ chính xác khi nhập dữ liệu thủ công dao động từ 96% đến 99%. Nhưng với việc nhập dữ liệu tự động, lỗi được giảm thiểu và tỷ lệ chính xác duy trì ở mức từ 99,959% đến 99,99%.
4) Cải thiện khả năng truy cập dữ liệu
Văn bản được in trên giấy và được nhúng trong các tài liệu được quét không thể sao chép hoặc chỉnh sửa bằng các chương trình máy tính. Sau khi được chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số, nó trở nên hoàn toàn tương thích với các công cụ hỗ trợ truy cập. Trình đọc màn hình có thể đọc to một cách chính xác. Phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói có thể xử lý nó mà không gặp bất kỳ vấn đề nào. Điều này giúp tài liệu có thể sử dụng được cho những người khiếm thị hoặc gặp khó khăn trong việc đọc.
Ứng dụng thực tế của công nghệ OCR trong các lĩnh vực khác nhau
Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) hiện đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Mỗi lĩnh vực đều tìm ra ứng dụng thực tiễn riêng của công nghệ này.
Ứng dụng OCR trong Y tế
Các bệnh viện và phòng khám phải xử lý một lượng lớn giấy tờ. Chúng bao gồm hồ sơ bệnh nhân, đơn thuốc, hồ sơ y tế cũ và báo cáo xét nghiệm.
OCR giúp số hóa các tệp này để lịch sử bệnh nhân có thể tìm kiếm và truy cập ngay lập tức thay vì phải tìm kiếm trong các tệp giấy. Nó cũng giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra khi các đơn thuốc hoặc ghi chú viết tay được nhập bằng bàn phím.
Ứng dụng OCR trong Kinh doanh
Các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng OCR cho hóa đơn, biên lai và hợp đồng. OCR loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công từ mỗi hóa đơn đến. Nó có thể tự động trích xuất các con số và chi tiết để tăng tốc độ kế toán và lưu trữ hồ sơ. Nó cũng giúp số hóa các hồ sơ kinh doanh cũ.
Ứng dụng OCR trong Giáo dục
Cả học sinh và giáo viên đều được hưởng lợi ở đây. Thay vì gõ từng từ, học sinh có thể sử dụng OCR để chuyển đổi các ghi chú in, các trang sách hoặc tài liệu phát tay thành văn bản có thể chỉnh sửa. Giáo viên cũng sử dụng nó để số hóa các bài tập hoặc tài liệu học tập cũ.
Nó giúp dễ dàng cập nhật và tái sử dụng năm này qua năm khác thay vì phải tạo lại tài liệu từ đầu mỗi lần. OMR chủ yếu được sử dụng trong các trường hợp xử lý câu trả lời đã được đánh dấu trên phiếu trả lời trắc nghiệm, nhưng OCR có thể được sử dụng để nhận dạng văn bản in trên tài liệu thi.
OCR trong các công ty luật
Các công ty luật xử lý một khối lượng lớn giấy tờ. Nó bao gồm hợp đồng, hồ sơ vụ án, tài liệu tòa án và hồ sơ pháp lý tích lũy qua nhiều năm. OCR giúp việc tìm kiếm thông tin trong đống giấy tờ này trở nên khả thi.
Một luật sư có thể tìm kiếm từ khóa trên hàng ngàn trang được số hóa thay vì phải tự mình xem xét từng tập tin giấy. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian nghiên cứu vụ án và giúp việc lưu trữ lịch sử vụ án nhiều năm trên các thiết bị kỹ thuật số dễ dàng hơn nhiều so với việc lưu giữ mọi thứ dưới dạng hồ sơ giấy.
Lời kết
Một vài điều đáng lưu ý khi OCR tiếp tục phát triển. Vẫn không có gì đảm bảo độ chính xác 100%, đặc biệt là với các bản quét chất lượng kém hoặc tài liệu phức tạp. Vì vậy, việc xem lại nhanh văn bản được trích xuất vẫn rất cần thiết đối với bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Một số dự án tự động hóa tài liệu không đạt được kết quả như mong đợi. Lý do không phải là do công nghệ thất bại mà là do cách thức triển khai và tích hợp nó vào quy trình làm việc hiện có.
